5 φάσεις διαχείρισης έργων για τη βελτίωση της ροής εργασίας της ομάδας σας

Περίληψη

Υπάρχουν πέντε βασικές φάσεις διαχείρισης έργων που μπορούν να βοηθήσουν στην εξορθολογισμό του επόμενου έργου σας και να επιτρέψει την ομάδα σας με ένα οργανωμένο σχέδιο. Αυτές οι φάσεις περιλαμβάνουν την έναρξη, τον προγραμματισμό, την εκτέλεση, την απόδοση και το κλείσιμο.

Η διαχείριση του έργου είναι συχνά παρεξηγημένη. Ενώ πολλοί επαγγελματίες το θεωρούν ως διαχείριση των χρονοδιαγραμμάτων του έργου, υπάρχουν πολλά περισσότερα για τη δουλειά. Ευτυχώς, έχουμε συγκεντρώσει έναν εύκολο οδηγό για την κατανόηση των πέντε φάσεων διαχείρισης έργων.

Γιατί οι πέντε φάσεις είναι τόσο σημαντικές να γνωρίζουν; Η κατανόηση του κύκλου ζωής της διαχείρισης του έργου θα σας βοηθήσει να εφαρμόσετε καλύτερες εσωτερικές διαδικασίες με τη βοήθεια τουΛογισμικό διαχείρισης έργου .

Αυτό το πρότυπο πέντε φάσεων ορίστηκε από το Ινστιτούτο Διαχείρισης Έργων (PMI) στον κύκλο ζωής του έργου PMBOK®, αλλιώς γνωστό ως το σώμα διαχείρισης του έργου. Ο οδηγός PMBOK® είναι ένα μεγάλο σημείο αναφοράς για όλους τους επαγγελματίες που θέλουν να αναπτύξουν τη γνώση και την εξουσιοδότηση των έργων τους.

Ας ξεκινήσουμε με μια γρήγορη εισαγωγή στις πολλές φάσεις της διαχείρισης έργου. Ή, παραλείψτε μπροστά στοΤρίγωνο διαχείρισης έργου .

1. Έναρξη έργου

Στοφάση έναρξηςτου μοντέλου διαχείρισης έργου, το έργο ορίζεται σε ένα ευρύ επίπεδο. Αυτός είναι ο χρόνος για τον εντοπισμό των χορηγών και των ενδιαφερομένων μερών και να ξεκινήσετε την αρχική φάση έρευνας. Είναι επίσης μια καλή ιδέα να τεκμηριώσετε το έργο γραπτώς, ώστε να μπορείτε εύκολα να διανείμετε τοσχέδιο επικοινωνίαςστην υπόλοιπη ομάδα. Πολλές ομάδες ξεκινούν ένα έργο με ένα αρχικόΣυνάντηση Kickoff έργου ή μελέτη σκοπιμότητας. Πώς αποφασίζετε να το κλωτσήσετε μακριά θα πρέπει να εξαρτάται από την ομάδα σαςστυλ επικοινωνίας .

Εκτός από την παρουσίαση της αρχικής ιδέας του έργου, θα πρέπει επίσης να περιγράψετε τα οφέλη, το κόστος και τους παράγοντες κινδύνου που σχετίζονται μεΠαραδοτέα έργου. Μπορεί ακόμη και να θέλετε να περιγράψετε πρόσθετες μετρήσεις ανάλογα με τον τρόπο με τον οποίο η οργάνωση σας έχει επιτυχία.

Μόλις αξιολογήσετε το έργο, τότε θα δημιουργήσετε έναεπαγγελματική υπόθεσηή-για μικρότερα έργα - αΧάρτης έργου. Αυτά τα εργαλεία μπορούν να σας βοηθήσουν να περιγράψετε και να βγάλετε το έργο σας σε βάθος, ενσωματώνοντας λεπτομέρειες όπως οι στόχοι, ο προϋπολογισμός και το χρονοδιάγραμμα του έργου. Είτε δημιουργείτε μια επιχειρησιακή υπόθεση είτε ένας χάρτης έργου, αυτά τα εργαλεία είναι ιδιαίτερα χρήσιμα για αναφορά αργότερα και γρήγορα εντοπίζοντας τοΣτόχοι του έργουκάτω στο δρόμο.

Ακολουθεί ένα παράδειγμα του τι πρέπει να συμπεριληφθεί σε μια επιχειρηματική περίπτωση ή ναύλος έργου.

2. Σχεδιασμός έργου

Στο στάδιο σχεδιασμού του έργου της διαχείρισης του έργου, θα δημιουργήσετε σαφείς στόχους χρησιμοποιώντας έναΕργαλείο οδού. Ενώ υπάρχουν πολλοί τρόποι για να εκτελέσετε τον προγραμματισμό στόχου, τους έξυπνους στόχους, τους σαφείς στόχους και τους στόχους και τα βασικά αποτελέσματα (OKRS) είναι τρεις στρατηγικές σχεδιασμού έργων που μπορούν να σας βοηθήσουν να ξεκινήσετε.

Οι έξυπνοι στόχοι είναι ένα ακρωνύμιο που αντιπροσωπεύει συγκεκριμένα, μετρήσιμα, εφικτά, ρεαλιστικά και χρονικά δεσμευμένα. Πολλές ομάδες χρησιμοποιούν αυτή τη μέθοδο λόγω της ικανότητάς του να βελτιώσει την επικοινωνία της ομάδας, να ορίσει έναν σαφή χάρτη πορείας και να οδηγήσει σε μετρητές μετρήσεων.

Οι σαφείς στόχοι είναι ένα ακρωνύμιο που αντιπροσωπεύει συνεργατικό, περιορισμένο, συναισθηματικό, αξιοσημείωτο και reminable. Πολλές ομάδες επιλέγουν αυτή τη μέθοδο επειδή είναι λίγο πιο ρεαλιστικό να τεθεί σε εφαρμογή και να επικεντρωθεί στη συνεργασία.

Οι okr διαφέρουν πιο σημαντικά από τις άλλες δύο μεθόδους. Αυτή η μέθοδος μπορεί να ανοίξει τους στόχους σε ολόκληρη την εταιρεία, δημιουργώντας ορατότητα σε ολόκληρο έναν οργανισμό. Αντί να ξεκινήσετε με ένα έργο και στη συνέχεια να ορίσετε τον στόχο, ξεκινούν από το στόχο και στη συνέχεια να δημιουργήσουν έργα γύρω από αυτόν τον στόχο. Μάθε περισσότερα γιαΟΚΡ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΣΤΟΧΩΝΓια να διαπιστώσετε εάν είναι σωστό για τον οργανισμό σας.

Ενώ οι τρεις στρατηγικές λαμβάνουν διαφορετικές προσεγγίσεις, όλοι οδηγούν παρόμοια αποτελέσματα. Εναπόκειται σε εσάς να επιλέξετε τη μέθοδο που ταιριάζει περισσότερο με τον επιχειρηματικό σας στόχο.

Πρόσθετοι πόροι που ενδέχεται να χρησιμοποιήσετε στη φάση σχεδιασμού έργου της διαχείρισης έργου περιλαμβάνουν διαγράμματα ορόσημων,Gantt charts, καιΑναλύσεις διαχείρισης κινδύνων έργου-Όλες οι οποίες μπορούν να συμβάλουν στην αποσαφήνιση των λεπτομερειών για τα ενδιαφερόμενα μέρη. Ενώ αυτές οι περιοχές μπορεί να έχουν ανακαλυφθεί κατά τη διάρκεια του Αρχικό πεδίο εφαρμογής του έργου, η φάση σχεδιασμού είναι η τέλεια στιγμή για να επεκταθεί τους στόχους, τους στόχους και τους κινδύνους.

Εδώ είναι ένα παράδειγμα που συναντήσαμε μια κατανομή στόχου χρησιμοποιώντας τη μεθοδολογία διαχείρισης έξυπνων έργων.

3. Εκτέλεση έργου

Στη φάση εκτέλεσης, η ομάδα σας θα επικεντρωθεί στην επίτευξη των στόχων που τέθηκαν. Θα χρησιμοποιήσουν τις πληροφορίες που συγκεντρώθηκαν στα πρώτα δύο βήματα για να δημιουργήσουν και να ξεκινήσουν το έργο εντός του καθορισμένου χρονικού πλαισίου χρησιμοποιώντας ομαδική εργασία και συνεργασία.

Ξεκινήστε αναθέτοντας εργασίες στα μέλη της ομάδας. Εάν χρησιμοποιείτε ήδη ένα εργαλείο διαχείρισης έργου, μπορείτε να προσθέσετε αυτές τις εργασίες στη ροή εργασίας του έργου σας, ώστε η ομάδα σας να μπορεί να αποκτήσει γρήγορα πόρους και να επικοινωνήσει σε ένα μέρος.Λογισμικό χρονοδιαγράμματοςκαι άλλα εργαλεία χαρτογράφησης έργων μπορούν να βοηθήσουν την ομάδα σαςΟπτικοποιήστε κάθε βήμα του έργου .

Στη συνέχεια, θα πρέπει να προετοιμάσετε την μεθοδολογία παρακολούθησης και επιτυχίας σας έτσι ώστε όλοι να κατανοήσουν σαφώς πώς θα μετρηθεί η επιτυχία. Αυτά θα μπορούσαν να είναι συγκεκριμένοι δείκτες απόδοσης που σκοπεύετε να παρακολουθείτε ή να μεταφέρετε τους στόχους της καμπάνιας που θέλετε να συναντήσετε.

Δεδομένου ότι οι προθεσμίες και οι φόρτοι εργασίας αλλάζουν καθημερινά, βεβαιωθείτε ότι έχετε ενημερώσει τοπρογραμματισμός έργουόπως απαιτείται και κλείνει τις εξαρτήσεις μόλις συναντηθεί. Εάν έχετε μια προθεσμία Drop-Dead, βεβαιωθείτε ότι οργανώνετε το χρονοδιάγραμμα της ομάδας σας με βάση την προτεραιότητα. Είναι καλή ιδέα να κάνετε check in με τα μέλη της ομάδας τακτικά για να βεβαιωθείτε ότι το έργο είναι σε ρυθμό και ότι πληρούνται τα παραδοτέα.

Αν και τα δρομολόγια κυμαίνονται, είναι σημαντικό να παραμείνετε όσο το δυνατόν πλησιέστερα στο αρχικό χρονοδιάγραμμα, ώστε να μην είστε σε εξέλιξη. Με άλλα λόγια, μην πάτε πάρα πολύ πέρα ​​από το αρχικό πεδίο εφαρμογής του έργου.

Ρίξτε μια ματιά σε αυτό το παράδειγμα σχέδιο χρονοδιαγράμματος για να κατανοήσετε καλύτερα πώς να οργανώσετε ένααναλυτική δομή εργασιών .

4. Απόδοση του έργου

Η μέτρηση της αποτελεσματικότητας ενός έργου είναι σημαντική για διάφορους λόγους. Το να είσαι σε θέση να βελτιώσει το έργο είναι ένα μεγάλο, αλλά είναι επίσης σημαντικό επειδή τα μέλη της ομάδας μπορούν να μάθουν τόσο από την επιτυχία όσο και από την αποτυχία. Υπάρχουν πολλά διαφορετικάΒασικοί δείκτες απόδοσης (KPI)Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να ρυθμίσετε και να επιτύχετε στρατηγικούς στόχους χρησιμοποιώνταςΛογισμικό ρύθμισης στόχου. Το KPI που χρησιμοποιεί θα εξαρτηθεί από τη γραμμή εργασίας σας και τον τύπο του έργου που εργάζεστε.

Μία από τις πρώτες μετρήσεις απόδοσης που πρέπει να εξετάσετε είναι ο αρχικός στόχος. Το έργο αντιμετώπισε το πρόβλημα που προσπαθούσατε να λύσετε; Είναι εύκολο να αποσυνδεθείτε από τον αρχικό στόχο, αλλά είναι σημαντικό να το κρατήσετε κατά νου κατά τη μέτρηση της απόδοσης.

Το επόμενο βήμα σας θα πρέπει να είναι να εξετάσετε άλλα KPI για να διαπιστώσετε εάν το έργο ήταν επιτυχία. Ορισμένα καθολικά KPI περιλαμβάνουν την επιστροφή των επενδύσεων (ROI), δείκτη απόδοσης κόστους (CPI), προγραμματισμένη τιμή (PV), πραγματικό κόστος (AC) και κερδισμένη αξία (EV) -

Επικοινωνήστε με τα ενδιαφερόμενα μέρη σχετικά με την επιτυχία του έργου, συμπεριλαμβανομένου του τι πήγε δεξιά και τι πήγε στραβά. Το να είσαι ειλικρινής και ανοιχτός στην ανατροφοδότηση είναι ο καλύτερος τρόπος για τα μέλη της ομάδας να μάθουν από τα λάθη τους.

Ρίξτε μια ματιά στο παράδειγμα μας KPI παρακάτω.

5. Κλείσιμο έργου

Αυτή η φάση ποικίλλει περισσότερο μεταξύ διαφορετικών εταιρειών και ομάδων. Ενώ κάποιοι θέλουν να αναγνωρίσουν τη σκληρή δουλειά, άλλοι επιθυμούν να ξεκινήσουν αμέσως στο επόμενο μεγάλο πράγμα. Δεν υπάρχει σωστός ή λανθασμένος τρόπος να κλείσετε ένα έργο και εξαρτάται από εσάς να καταλάβετε τι λειτουργεί καλύτερα για εσάς και την ομάδα σας.

Όταν κλείνετε ένα έργο, ίσως να θέλετε να συναντήσετεΕργοστάσιο έργωνΓια μια πιο εμπεριστατωμένη ματιά στην επιτυχία. Αυτός ο τύπος συνάντησης αναφέρεται συχνά ως ""μετά θάνατον."Εάν αποφασίσετε να φιλοξενήσετε μια συνάντηση, ίσως θελήσετε να στείλετε μια ανώνυμη έρευνα εκ των προτέρων για να εξασφαλίσετε ότι όλα τα κρίσιμα ζητήματα καλύπτονται κατά τη διάρκεια της συνάντησης. Είναι καλή ιδέα να περάσετε από την KPI που μετρήσατε στη φάση απόδοσης, έτσι όλα τα εμπλεκόμενα μέρη έχουν σαφή κατανόηση του τι έκανε και δεν πήγαινε καλά. Αυτό εμποδίζει τυχόν επαναλαμβανόμενα λάθη σε μελλοντικά έργα.

Είναι επίσης μια καλή ιδέα να οργανώσετε και να αποθηκεύσετε υλικά έργου σε ένα κοινόχρηστο φάκελο για τους συμπαίκτες να έχουν πρόσβαση πριν κλείσετε ένα έργο. Υλικά όπωςΣειρά έργων, πρότυπα, περιουσιακά στοιχεία αντιγραφής, αρχεία σχεδιασμού, εργασίες ανάπτυξης και ούτω καθεξής είναι σημαντικές για να διατηρηθούν εύχρηστα όταν η ώρα θα αξιολογηθεί η απόδοση.

Μια σημαντική ευκαιρία που συχνά χάνεται στοΦάση κλεισίματος έργουσυνεχίζει να παρακολουθεί την απόδοση. Η ομάδα σας έχει τη συνήθεια να θέτει και να ξεχνάμε παλιά έργα; Είναι σημαντικό να δοκιμάσετε συνεχώς και να επανεκκινήσετε νέους τρόπους για την εκτέλεση έργων για να συνεχίσετε να αναπτύσσεται ως επιχείρηση.

Εδώ είναι ένα παράδειγμα μιας ατζέντας συνάντησης μετά τη σφαγή για να βοηθήσετε στο επόμενο έργο σας σε ένα κλείσιμο.

Τα οφέλη της διαχείρισης του έργου

Με τη μέση εναλλαγή του εργαζόμενου γνώσης μεταξύ10 εφαρμογές έως 25 φορές την ημέραΚαι η πλειοψηφία των ομάδων εξακολουθούν να εργάζονται εξ αποστάσεως, η ομαδική εργασία δεν έχει ποτέ κατανεμηθεί. Αυτό καθιστά τη διαχείριση του έργου ένα τόσο σημαντικό μέρος κάθε επιτυχημένης οργάνωσης. Είτε είστε ομάδα πέντε ή 500 ετών, η διατήρηση των καθηκόντων και η επικοινωνία οργανωμένη και σε ένα μέρος μπορεί να αποτελέσει πρόκληση. Χρησιμοποιώντας αυτά τα πέντε βήματα διαχείρισης έργων μπορούν να βοηθήσουν την ομάδα σας να παραμείνει σε τροχιά και να διασφαλίσει την παραγωγικότητα είναι η υψηλότερη του.

Εκτός από την κατανόηση του κύκλου ζωής του κύκλου του κύκλου του έργου, υπάρχουν επίσης πρόσθετα οφέλη της διαχείρισης του έργου. Όχι μόνο μπορούν τα σωστά εργαλεία διαχείρισης έργων να διατηρούν την εργασία και τους στόχους που οργανώνονται σε ένα μέρος, αλλά μπορούν επίσης να εξαλείψουν τη σύγχυση,Βελτιώστε την αποτελεσματικότητα της ομάδας, αυξήστε την αποτελεσματικότητακαι ευθυγραμμίστε την επικοινωνία. Αυτό αφήνει περισσότερο χρόνο για να επικεντρωθεί στα σημαντικά πράγματα που μεγαλώνουν μια επιτυχημένη επιχείρηση.

Ένα καλό μέρος για να αρχίσετε να βελτιώνετε τις τρέχουσες μεθόδους σας είναι συνεχώς μαθαίνοντας για νέα εργαλεία και πόρους. Ενώ οι μέθοδοι διαχείρισης έργων όπωςKanban BoardsκαιScrum SprintsΈχουν περάσει εδώ και αρκετό καιρό, υπάρχουν νέες δυνατότητες λογισμικού που μπορούν να βοηθήσουν την ομάδα σας να φτάσει σε ένα νέο επίπεδο παραγωγικότητας και επιτυχίας. Το κλειδί για τη διαχείριση του έργου δεν θα σταματήσει ποτέ να δοκιμάζει νέες μεθόδους.

Διαχείριση των μη εκπαιδευτικών

Με τόσα πολλά στοιχεία για να εξερευνήσετε, πού ξεκινάτε ακόμη και; Αυτό είναι εύκολο: ξεκινήστε κοιτάζοντας την ομάδα σας. Στο τέλος της ημέρας, η δουλειά σας είναι να επιτρέψετε στα μέλη της ομάδας να κάνουν την καλύτερη δουλειά τους.

Η διαδικασία διαχείρισης έργων και τα εργαλεία που εφαρμόζετε πρέπει να βελτιώσουν την επικοινωνία, να αυξήσουν την παραγωγικότητα με τη βοήθεια τουΛογισμικό παραγωγικότηταςκαι να διευκολύνετε την πίεση προθεσμίας. Σε περίπτωση αμφιβολίας, απλά ρωτήστε την ομάδα σας. Θα εκπλαγείτε σε αυτό που μια ομάδα ατόμων μπορεί να επιτύχει όταν βάζουν τα κεφάλια τους μαζί.