5 fases de gestión de proyectos para mejorar el flujo de trabajo de su equipo

Resumen

Hay cinco fases clave de gestión de proyectos que pueden ayudar a agilizar su próximo proyecto y permitirle a su equipo un plan organizado. Estas fases incluyen la iniciación, la planificación, la ejecución, el rendimiento y el cierre.

La gestión de proyectos a menudo es mal entendida. Mientras que muchos profesionales lo ven como manejar las líneas de tiempo de los proyectos, hay mucho más en el trabajo. Afortunadamente, hemos reunido una guía fácil para comprender las cinco fases de gestión de proyectos.

¿Por qué las cinco fases son tan importantes para saber? Comprender el ciclo de vida de la gestión del proyecto le ayudará a implementar mejores procesos internos con la ayuda deSoftware de gestión de proyectos .

Este modelo de cinco fases fue definido por el Instituto de Gestión de Proyectos (PMI) en la Guía del Ciclo de Vida PMBOK® del proyecto, de lo contrario, conocido como el Cuerpo de Conocimiento de Gestión de Proyectos. La Guía PMBOK® es un gran punto de referencia para todos los profesionales que buscan hacer crecer su conocimiento de la gestión de proyectos y el conjunto de habilidades.

Comencemos con una introducción rápida a las muchas fases de la gestión de proyectos. O, saltar adelante a laTriángulo de gestión de proyectos .

1. Iniciación del proyecto.

En elfase de iniciacióndel modelo de gestión de proyectos, el proyecto se define en un nivel amplio. Este es el momento de identificar a los patrocinadores de proyectos y partes interesadas y comenzar la fase de investigación inicial. También es una buena idea documentar el proyecto por escrito para que pueda distribuir fácilmente elPlan de comunicaciónal resto del equipo. Muchos equipos comienzan un proyecto con una inicial.Reunión de inicio del proyecto o estudio de factibilidad. Cómo decides de iniciarlo debe depender de su equipo preferidoestilo de comunicación .

Además de presentar la idea inicial del proyecto, también debe describir los beneficios, el costo y los factores de riesgo asociados conproyectos Deliverable. Incluso puede querer describir las métricas adicionales dependiendo de cómo su organización mide el éxito.

Una vez que haya evaluado el proyecto, entonces creará uncaja de negocioso-para proyectos más pequeños, acarta del proyecto. Estas herramientas pueden ayudarlo a describir y incluir su proyecto en profundidad, incorporando detalles, como los objetivos, el presupuesto y la línea de tiempo del proyecto. Ya sea que cree un caso de negocio o una carta de proyecto, estas herramientas son particularmente útiles para referenciar más tarde y rápidamente.Objetivos del proyectopor el camino.

Aquí hay un ejemplo de lo que debe incluirse en un caso de negocio o una carta de proyectos.

2. Planificación de proyectos

En la etapa de planificación del proyecto de la gestión de proyectos, creará objetivos claros utilizando unProyecto de hoja de ruta. Si bien hay múltiples formas de ejecutar la planificación de objetivos, los objetivos inteligentes, los objetivos claros y los objetivos y los resultados clave (OKRS) son tres estrategias de planificación de proyectos que pueden ayudarlo a comenzar.

Los objetivos inteligentes son un acrónimo que significa específico, medible, alcanzable, realista y límite de tiempo. Muchos equipos utilizan este método debido a su capacidad para mejorar la comunicación del equipo, definir una hoja de ruta clara y dar lugar a métricas seguibles.

Los objetivos claros son un acrónimo que significa colaborativo, limitado, emocional, apreciable y refinable. Muchos equipos optan por este método porque es un poco más realista poner en práctica y se centra en la colaboración.

Okrs difieren más significativamente de los otros dos métodos. Este método puede abrir objetivos a toda la empresa, creando visibilidad en toda una organización. En lugar de comenzar con un proyecto y luego definir el objetivo, los OKRS comienzan con el objetivo y luego crean proyectos alrededor de ese objetivo. Aprender más sobreGestión de objetivos OKRpara determinar si es correcto para su organización.

Si bien las tres estrategias toman diferentes enfoques, todos ellos conducen resultados similares. Depende de usted elegir el método que más coincide estrechamente con su objetivo de negocio.

Los recursos adicionales que puede usar en la fase de planificación del proyecto de la gestión de proyectos incluyen gráficos de hitos,diagramas de Gantt, yAnálisis de gestión de riesgos de proyectos.-Todos pueden ayudar a aclarar los detalles para las partes interesadas. Si bien estas áreas pueden haber sido descubiertas durante el Alcance inicial del proyecto.La fase de planificación es el momento perfecto para ampliar los objetivos, objetivos y riesgos.

Aquí hay un ejemplo que armamos de un desglose de metas utilizando la metodología de administración de proyectos inteligentes.

3. Ejecución del proyecto

En la fase de ejecución, su equipo se centrará en lograr los objetivos que se establecieron. Utilizarán la información recopilada en los dos primeros pasos para crear y iniciar el proyecto dentro del plazo especificado utilizando trabajo en equipo y colaboración.

Comience por asignar tareas a los miembros del equipo. Si ya usa una herramienta de administración de proyectos, puede agregar estas tareas a su flujo de trabajo del proyecto para que su equipo pueda acceder rápidamente a los recursos y comunicarse en un solo lugar.Software de línea de tiempoy otras herramientas de mapeo de proyectos pueden ayudar a su equipoVisualiza cada paso del proyecto. .

A continuación, debe preparar su metodología de seguimiento y éxito para que todos comprendan claramente cómo se medirá el éxito. Estos podrían ser indicadores de desempeño específicos que planea rastrear o post-campañas metas que busca reunirse.

Dado que los plazos y las cargas de trabajo cambian diariamente, asegúrese de actualizar elcronograma del proyectosegún sea necesario y cierre las dependencias que se reunieron una vez. Si tiene una fecha límite de Drop-Dead, asegúrese de organizar el horario de su equipo según la prioridad. Es una buena idea registrarse con miembros del equipo regularmente para asegurarse de que el proyecto esté en el ritmo y que se cumplan los entregables.

Aunque los horarios fluctúan, es importante permanecer tan cerca de la línea de tiempo original como sea posible para que no se encuentre con el alcance de la línea de alcance. En otras palabras, no vayas demasiado lejos del alcance original del proyecto.

Eche un vistazo a este plan de línea de tiempo para comprender mejor cómo organizar unestructura de desglose del trabajo .

4. Rendimiento del proyecto

La medición de la efectividad de un proyecto es importante por varias razones. Ser capaz de mejorar el proyecto es grande, pero también es importante porque los miembros del equipo pueden aprender tanto del éxito como del fracaso. Hay muchos diferentesIndicadores de rendimiento clave (KPI)Puede usar para establecer y lograr los objetivos estratégicos utilizandoSoftware de configuración de objetivos. Los KPI que usan dependerán de su línea de trabajo y del tipo de proyecto en el que está trabajando.

Una de las primeras métricas de rendimiento que debe considerar es el objetivo inicial. ¿El proyecto abordó el problema que estabas tratando de resolver? Es fácil desconectarse del objetivo inicial, pero es importante tenerse en cuenta al medir el rendimiento.

Su próximo paso debe ser examinar otros kpis para determinar si el proyecto fue un éxito. Algunos KPI universales incluyen el retorno de la inversión (ROI), el Índice de rendimiento de costos (IPC), el valor planificado (PV), el costo real (AC) y el valor ganado (EV), aunque hay muchos más que solo aquellos.

Comuníquese a las partes interesadas sobre el éxito del proyecto, incluyendo lo que fue correcto y lo que salió mal. Ser honesto y abierto a la retroalimentación es la mejor manera para que los miembros del equipo aprendan de sus errores.

Eche un vistazo a nuestro ejemplo KPIs a continuación.

5. Cierre del proyecto

Esta fase varía más entre diferentes compañías y equipos. Mientras que algunos les gusta reconocer mucho trabajo, otros les gusta comenzar de inmediato en la próxima gran cosa. No hay una forma correcta o incorrecta de cerrar un proyecto, y depende de usted averiguar qué funciona mejor para usted y su equipo.

Al cerrar un proyecto, es posible que desee reunirse conpartes interesadas del proyectoPara una mirada más profunda en el éxito. Este tipo de reunión a menudo se conoce como un "Post mortem."Si decide alojar una reunión, es posible que desee enviar una encuesta anónima de antemano para garantizar que todos los problemas críticos estén cubiertos durante la reunión. Es una buena idea repasar los KPI que medías en la fase de desempeño, por lo que todas las partes involucradas tienen una comprensión clara de lo que hizo y no fue bien. Esto evita cualquier error de repetición en proyectos futuros.

También es una buena idea organizar y almacenar materiales del proyecto en una carpeta compartida para que los compañeros de equipo accedan antes de cerrar un proyecto. Materiales tales comocalzoncillos de proyecto, las plantillas, los activos de la copia, los archivos de diseño, el trabajo de desarrollo, etc. son importantes para mantenerse útil cuando llegue el momento de evaluar el rendimiento.

Una oportunidad importante que a menudo se pierde en elFase de cierre del proyectocontinúa monitoreando el rendimiento. ¿Tiene su equipo en el hábito de establecer y olvidar proyectos antiguos? Es importante probar y reinventar constantemente nuevas formas de ejecutar proyectos para continuar creciendo como un negocio.

Aquí hay un ejemplo de una agenda de Post Mortem Meeting para ayudarlo a cerrar su próximo proyecto.

Los beneficios de la gestión de proyectos.

Con la conmutación de trabajadores del conocimiento promedio entre10 aplicaciones hasta 25 veces al díaY la mayoría de los equipos siguen trabajando de forma remota, el trabajo en equipo nunca se ha distribuido más. Esto hace que la gestión de proyectos sea una parte tan importante de cualquier organización exitosa. Si usted es un equipo de cinco o 500, mantener las tareas y la comunicación organizada y en un solo lugar puede ser un desafío. El uso de estos cinco pasos de gestión de proyectos puede ayudar a su equipo a mantenerse en camino y asegurarse de que la productividad sea su máxima más alta.

Además de comprender el ciclo de vida de la gestión del ciclo del proyecto, también hay beneficios adicionales de la gestión de proyectos. Las herramientas de gestión de proyectos no solo pueden mantener el trabajo y los objetivos organizados en un solo lugar, pero también pueden eliminar la confusión,Mejorar la eficacia del equipo, aumentar la eficiencia.y alinear la comunicación. Eso deja más tiempo para centrarse en las cosas importantes, como el cultivo de un negocio exitoso.

Un buen lugar para comenzar a mejorar sus métodos actuales es aprender continuamente sobre nuevas herramientas y recursos. Mientras que los métodos de gestión de proyectos comoTableros de Kanban y Scrum SprintsHan existido por algún tiempo, hay nuevas capacidades de software que pueden ayudar a su equipo a alcanzar un nuevo nivel de productividad y éxito. La clave para la gestión de proyectos es nunca dejar de probar nuevos métodos.

Gestionando lo inmanejable.

Con tantos elementos para explorar, ¿dónde empiezas? Eso es fácil: Comience por mirar a su equipo. Al final del día, su trabajo es permitir que los miembros del equipo hagan su mejor trabajo.

El proceso de gestión de proyectos y las herramientas que implementan deben mejorar la comunicación, aumentar la productividad con la ayuda desoftware de productividad, y ayuda a aliviar la presión de la fecha límite. En caso de duda, solo pregúntale a tu equipo. Te sorprendería de lo que un grupo de individuos puede lograr cuando juntan las cabezas juntas.