5チームのワークフローを向上させるためのプロジェクト管理フェーズ

概要

次のプロジェクトを合理化し、組織化された計画でチームを有効にするのに役立つ5つの重要なプロジェクト管理フェーズがあります。これらのフェーズには、開始、計画、実行、性能、および閉鎖が含まれます。

プロジェクト管理はしばしば誤解されています。多くの専門家がプロジェクトのタイムラインの管理としてそれを見ている間、仕事にはたくさんあります。ありがたいことに、5つのプロジェクト管理フェーズを理解するための簡単なガイドをまとめています。

5つのフェーズが知ることがとても重要なのはなぜですか。プロジェクト管理ライフサイクルを理解するのは、あなたが助けを借りてより良い内部プロセスを実装するのに役立ちますプロジェクト管理ソフトウェア。

この5相モデルは、プロジェクトライフサイクルPMBOK®ガイドのプロジェクト管理研究所（PMI）によって定義され、それ以外の場合は問題のプロジェクト管理体として知られていました。 PMBOK®ガイドは、プロジェクト管理の知識とスキルセットを成長させることを目指しているすべての専門家のための素晴らしい参考ポイントです。

プロジェクト管理の多くの段階を迅速に紹介して始めましょう。またはに先に進むプロジェクト管理の三角形。

1.プロジェクトの開始

の中に開始段階プロジェクト管理モデルのうち、プロジェクトは広いレベルで定義されています。これはプロジェクトスポンサーと利害関係者を特定し、最初の研究段階を始める時です。あなたが簡単に配布することができるように、書面でプロジェクトを文書化することをお勧めします。通信計画チームの残りの部分に。多くのチームは初期のプロジェクトを開始しますプロジェクトキックオフ会議また 実現可能性研究。あなたがそれを蹴ることを決断する方法あなたのチームの好みに頼るべきですコミュニケーションスタイル 。

プロジェクトの最初のアイデアを提示することに加えて、あなたはまた関連する利点、費用、そしてリスク要因を概説するべきです。プロジェクトの成果物。組織がどのように成功を測定するかに応じて、追加の測定基準を概説することさえあります。

プロジェクトを評価したら、それからaを作成しますビジネスケースまたは - 小さなプロジェクトのためのものプロジェクト計画書。これらのツールは、プロジェクトの目標、予算、およびタイムラインなどの詳細を紹介して、プロジェクトの詳細を概説して投影するのに役立ちます。ビジネスケースやプロジェクトチャーターを作成するかどうかにかかわらず、これらのツールは後で参照してすぐに特定するのに特に役立ちます。プロジェクトの目的道を下って。

これは、ビジネスケースまたはプロジェクトチャーターに含まれるべきです。

2.プロジェクト計画

プロジェクト管理のプロジェクト計画段階では、Aを使用してクリア目標を作成します。プロジェクトロードマップ。目標計画、スマート目標、クリア目標、および目標と主要な結果（OKRS）は、複数のプロジェクト計画戦略を実行する方法が複数ありますが、開始するのに役立つ3つのプロジェクト計画戦略が複数あります。

スマートゴールは、特定、測定可能、達成可能、現実的、そして時間バインディングを表す頭字語です。多くのチームはチームコミュニケーションを改善し、明確なロードマップを定義し、追跡可能なメトリックをもたらす能力のためにこの方法を使用しています。

クリアゴールは、共同、限られた、感情的、かなり、そして絞り込むことを表す頭字語です。多くのチームはこの方法を選択し、それが実践に慣れることがもう少し現実的であり、コラボレーションに焦点を当てているので、この方法を選びます。

OKRSは他の2つの方法から大きく異なります。このメソッドは、会社全体までの目標を開くことができ、組織全体の可視性を生み出すことができます。プロジェクトから始めて目的を定義する代わりに、OKRSは目的から始めてその目標の周囲のプロジェクトを作成します。詳細についてもっと知るOKRゴールマネジメント組織に正しいかどうかを判断してください。

3つの戦略は異なるアプローチを取りますが、それらはすべて同様の結果を牽引します。あなたのビジネス目標を最もよく一致する方法を選択するのはあなた次第です。

プロジェクト計画のプロジェクト計画段階で使用できる追加のリソースには、マイルストーンチャートが含まれます。ガントチャート、とプロジェクトリスク管理分析-Allはステークホルダーの詳細を明確にするのに役立ちます。これらの分野が発見されたかもしれませんが プロジェクトの初期範囲、計画段階は、目的、目標、およびリスクを拡大するのに最適な時期です。

これは、スマートプロジェクト管理方法論を使用して目標内訳をまとめた例です。

3.プロジェクトの実行

実行段階では、チームは設定された目的の達成に焦点を当てます。最初の2つの手順で収集された情報を使用して、TeamworkとCollaborationを使用して、指定された期間内のプロジェクトを作成および起動します。

タスクをチームメンバーに割り当てることから始めます。プロジェクト管理ツールをすでに使用している場合は、これらのタスクをプロジェクトワークフローに追加することで、チームがリソースにすばやくアクセスして一箇所で通信できます。タイムラインソフトウェアそして他のプロジェクトマッピングツールはあなたのチームを助けることができますプロジェクトの各ステップを視覚化します。

次に、あなたはあなたの追跡と成功方法論を準備する必要があります。これらはあなたが会いたいと思っているキャンペーンポストの目標を追跡する予定の業績指標である可能性があります。

期限とワークロードは毎日変更されるので、必ず更新してください。プロジェクトスケジュール必要に応じて依存関係を閉じたら、会った。ドロップデッド期限がある場合は、優先順位に基づいてチームのスケジュールを整理してください。プロジェクトがペース上にあること、およびその成果物が満たされていることを確認するために、チームメンバーでチェックインするのは良い考えです。

スケジュールが変動するが、できるだけ元のタイムラインの近くに滞在することが重要であるため、スコープクリープに遭遇しないように。言い換えれば、プロジェクトの元の範囲を超え過ぎないでください。

この例を調整する方法をよりよく理解するためにこの例を見てください。作業分解図 。

4.プロジェクトパフォーマンス

プロジェクトの有効性を測定することはいくつかの理由で重要です。プロジェクトを改善できることは大きなものですが、チームメンバーが成功と失敗の両方から学ぶことができるからです。さまざまな違いがあります主なパフォーマンスインジケータ（KPIS）使用して戦略的目標を設定して実現するために使用できます。目標設定ソフトウェア。あなたが使用するKPIはあなたの仕事の行とあなたが作業しているプロジェクトの種類によって異なります。

考慮すべき最初のパフォーマンスメトリックの1つは、最初の目的です。プロジェクトはあなたが解決しようとしていた問題に対処しましたか？最初の目的から切断するのは簡単ですが、パフォーマンスを測定するときに念頭に置いておくことが重要です。

あなたの次のステップは、他のKPIを調べてプロジェクトが成功したかどうかを判断する必要があります。一部のユニバーサルKPIには、投資収益率（ROI）、コストパフォーマンス指数（CPI）、計画価値（PV）、実際のコスト（AC）、および獲得価値（EV）が含まれます。

正しく行われたものを含むプロジェクトの成功について、ステークホルダーと通信します。誠実でフィードバックにオープンであることは、チームメンバーが彼らの間違いから学ぶための最良の方法です。

下の私たちの例のKPIを見てください。

5.プロジェクトの閉鎖

この段階は、異なる会社とチーム間で最も多く変化します。一部の人は一生懸命働きたいと思いますが、他の人はすぐに次の大きなことで始めるのが好きです。プロジェクトを閉鎖する権利または間違った方法はありません、そしてそれはあなたとあなたのチームのために最善の機能を理解するのはあなた次第です。

プロジェクトを閉じるとき、あなたはと会いたいかもしれませんプロジェクトのステークホルダー成功をもっと詳しく見てください。このタイプの会議はしばしばAと呼ばれます死後。「会議を開催することにした場合は、すべての重要な問題が会議中にカバーされるように、事前に匿名調査を送信したい場合があります。それはあなたが演奏段階で測定したKPIを越えて行くことをお勧めしますので、関係するすべての当事者は何を明確に理解していてうまくいかなかった。これにより、将来のプロジェクトでの繰り返しの間違いを防ぎます。

プロジェクトを閉じる前に、チームメイトの共有フォルダにプロジェクト資料を整理して保存することをお勧めします。のような材料プロジェクトブリーフ、テンプレート、コピー資産、デザインファイル、開発作業などは、時間がパフォーマンスを評価するようになると便利なことが重要です。

よく見逃される重要な機会プロジェクト閉鎖段階パフォーマンスを監視し続けています。あなたのチームは古いプロジェクトを設定して忘れる習慣を身に付けますか？事業として成長を続けるためにプロジェクトを実行するための新しい方法を常にテストして再発明することは重要です。

これは、次のプロジェクトを閉じるのを助けるためのポストMortem Meeting Agendaの例です。

プロジェクト管理の利点

平均的な知識労働者が切り替えて10日に25回までの10アプリそして、大多数のチームはまだ遠隔的に取り組んでいます、チームワークはこれまでに配布されていませんでした。これにより、プロジェクト管理により、成功した組織の重要な部分があります。あなたが5人か500のチームであろうと、タスクとコミュニケーションを整理し、一箇所で課題に挑戦することができます。これらの5つのプロジェクト管理ステップを使用すると、チームがトラックに留まるのに役立ち、生産性が最も高いと確保できます。

プロジェクトサイクル管理ライフサイクルを理解することに加えて、プロジェクト管理の追加の利点もあります。適切なプロジェクト管理ツールが一箇所に編成されていると目標を守るだけでなく、混乱を排除することもできます。チームの有効性を向上させ、効率を高めます通信を整列させます。それは成功した事業を伸ばすような重要なものに焦点を当てるより多くの時間を残します。

現在の方法を改善するのに適した場所は、新しいツールやリソースについて継続的に学習することです。プロジェクト管理方法が好きですがかんばんボード と スクラムスプリントしばらくの間歩き回ってきました、あなたのチームが新しいレベルの生産性と成功に達するのを助けることができる新しいソフトウェア機能があります。プロジェクト管理の鍵は、新しい方法を試すのをやめないことです。

管理不能の管理

探検するための非常に多くの要素で、あなたはどこに始まりますか？それは簡単です：チームを見て始めましょう。一日の終わりに、あなたの仕事はチームメンバーが彼らの最高の仕事をすることを可能にすることです。

実装しているプロジェクト管理プロセスとツールはコミュニケーションを改善するべきであるため、の助けを借りて生産性を高めます。生産性ソフトウェアそして、締め切りの圧力を安らせるのを助けます。疑問があるときは、あなたのチームに尋ねるだけです。あなたは彼らが彼らの頭をまとめたときに個人のグループが達成できるものに驚いています。