5 Ekibinizin iş akışını iyileştirmek için proje yönetimi aşamaları

Özet

Bir sonraki projenizi kolaylaştırmaya yardımcı olabilecek beş kilit proje yönetimi aşaması vardır ve ekibinizi organize bir planla etkinleştirin. Bu aşamalar, başlangıç, planlama, yürütme, performans ve kapatma içerir.

Proje yönetimi genellikle yanlış anlaşılıyor. Birçok profesyonel onu proje zaman çizelgelerini yönetirken görürken, iş için çok daha fazlası var. Neyse ki, beş proje yönetimi aşamasını anlamak için kolay bir rehber koyduk.

Beş aşama neden bilmek için çok önemli? Proje Yönetimi Yaşam Döngüsünü Anlamak, yardımıyla daha iyi iç süreçler uygulamanıza yardımcı olacaktır.Proje Yönetimi Yazılımı .

Bu beş fazlı model, Proje Yönetimi Enstitüsü (PMI) tarafından Proje Yaşam Döngüsü PMBOK® rehberinde tanımlandı, aksi takdirde Proje Yönetimi Bilgi Ormanı olarak bilinir. PMBOK® rehberi, proje yönetimi bilgi ve beceri setini yetiştirmek isteyen tüm profesyoneller için mükemmel bir referans noktasıdır.

Proje yönetiminin birçok aşamasına hızlı bir giriş yapalım. Veya, ileri atlaProje Yönetimi Üçgeni .

1. Proje Başlangıcı

İçindeBaşlatma AşamasıProje yönetimi modelinin, proje geniş bir seviyede tanımlanır. Bu, proje sponsorlarını ve paydaşları tanımlama ve ilk araştırma aşamasına başlama zamanıdır. Projeyi yazılı olarak belgelemek iyi bir fikirdir, böylece kolayca dağıtabilirsiniz.iletişim planıTakımın geri kalanına. Birçok takım ilk bir projeye başlarProje Kickoff Toplantısıveyafizibilite çalışması. Onu tekmelemeye nasıl karar verdiğiniz, takımınızın tercih ettiğine bağlı olmalıdıriletişim şekli .

Projenin ilk fikrini sunmanın yanı sıra, ayrıca ilgili faydaları, maliyet ve risk faktörlerini de ana hatlarıyla belirtmelisiniz.Proje Teslimatları. Kuruluşunuzun başarıyı nasıl ölçerdiğine bağlı olarak ek ölçümleri bile anlatmak isteyebilirsiniz.

Projeyi değerlendirdikten sonra, daha sonra biriş durumuveya-daha küçük projeler içinproje kiralama. Bu araçlar, projenin hedefleri, bütçesi ve zaman çizelgesi gibi detayları içeren projenizi derinlemesine ve yerleştirmenize yardımcı olabilir. Bir iş vakası veya proje charter oluşturup bu araçlar, bu araçlar daha sonra referanslamak için özellikle yardımcı olur veProjenin hedefleriyolun aşağısı.

İşte bir iş durumuna veya proje charter'a dahil edilmesi gereken bir örnek.

2. Proje Planlama

Proje yönetiminin proje planlama aşamasında, bir kullanarak net hedefler yaratacaksınız.Proje Yol Haritası. Hedef planlaması, akıllı hedefleri, net hedefleri ve hedefleri ve temel sonuçları (OKR'ler) yürütmenin birden fazla yolu varken, başlamanıza yardımcı olabilecek üç proje planlama stratejisidir.

Akıllı hedefler, belirli, ölçülebilir, elde edilebilir, gerçekçi ve zamana bağlı olan bir kısaltmadır. Birçok takım bu yöntemi, takım iletişimi geliştirme, net bir yol haritasını tanımlama ve takip edilebilir ölçümlerle sonuçlanma kabiliyeti nedeniyle kullanır.

Net hedefler, işbirlikçi, sınırlı, duygusal, kayda değer ve tazelenen anlamına gelen bir kısaltmadır. Birçok takım bu yöntemi tercih ediyor çünkü uygulamaya koymak ve işbirliğine odaklanmak biraz daha gerçekçi.

Okrs, diğer iki yöntemden daha önemli ölçüde farklılık gösterir. Bu yöntem, bir kuruluş boyunca görünürlük yaratarak tüm şirkete kadar hedefleri açabilir. Bir proje ile başlamak ve objeyi tanımlamak yerine, OKR'ler hedefi ile başlar ve ardından bu hedefin etrafında projeler oluşturur. Hakkında daha fazla öğrenOKR Hedef YönetimiKuruluşunuz için doğru olup olmadığını belirlemek için.

Üç strateji farklı yaklaşımlar olsa da, hepsi benzer sonuçlar çıkarırlar. İş hedefinize en yakın olan yöntemi seçmek size kalmış.

Proje yönetiminin proje planlama aşamasında kullanabileceğiniz ek kaynaklar, dönüm noktası grafikleri bulunur,Gantt Grafikleri, veProje Risk Yönetimi Analizleri-Bir bu paydaşların ayrıntılarını netleştirmeye yardımcı olabilir. Bu alanlar sırasında keşfedilmiş olsa da Projenin ilk kapsamıPlanlama aşaması, hedeflere, hedeflere ve riskleri genişletmek için mükemmel bir zamandır.

İşte Akıllı Proje Yönetimi metodolojisini kullanarak bir hedef arızasını bir araya getirdiğimiz bir örnek.

3. Proje Yürütme

Yürütme aşamasında, ekibiniz ayarlanan hedeflere ulaşmaya odaklanacaktır. Ekip çalışması ve işbirliğini kullanarak belirtilen zaman diliminde projeyi oluşturmak ve başlatmak için ilk iki adımda toplanan bilgileri kullanırlar.

Takım üyelerine görev atayarak başlayın. Zaten bir proje yönetimi aracı kullanıyorsanız, bu görevleri proje iş akışınıza ekleyebilirsiniz, böylece ekibiniz kaynaklara hızlı bir şekilde erişebilir ve bir yerde iletişim kurabilir.Zaman çizelgesi yazılımıve diğer proje haritalama araçları ekibinize yardımcı olabilirProjenin her adımı görselleştirin .

Daha sonra, izleme ve başarı metodolojinizi hazırlamanız gerekir, böylece herkesin başarının nasıl ölçüleceğini açıkça anlayacaktır. Bunlar, buluşmak istediğiniz veya kampanya sonrası hedefleri izlemeyi planladığınız belirli performans göstergeleri olabilir.

Son teslim tarihleri ​​ve iş yükleri günlük olarak değiştiğinden, güncellediğinizden emin olun.Proje takvimiGerektiği gibi ve bağımlılıkları bir kez yerine getirin. Bırakma ölü bir son tarihiniz varsa, ekibinizin programını önceliğe göre düzenlediğinizden emin olun. Projenin hızlandığından ve teslim edilemelerinin karşılandığından emin olmak için takım üyelerine düzenli olarak kontrol etmek iyi bir fikirdir.

Her ne kadar programlar dalgalanıyor olsa da, orijinal zaman çizelgesine mümkün olduğunca yakın kalmak önemlidir, böylece kapsam sürünürlüğüne girmezsiniz. Başka bir deyişle, projenin orijinal kapsamından çok uzak durmayın.

Nasıl organize edileceğini daha iyi anlamak için bu örnekte zaman çizelgesi planını bir göz atıniş arıza yapısı .

4. Proje Performansı

Bir projenin etkinliğini ölçmek, çeşitli nedenlerden dolayı önemlidir. Projeyi iyileştirebilmek büyük bir şeydir, ancak aynı zamanda ekip üyelerinin hem başarı hem de başarısızlıktan öğrenebileceği için de önemlidir. Çok farklı varAnahtar Performans Göstergeleri (KPIS)Kullanarak stratejik hedefleri ayarlamak ve elde etmek için kullanabilirsiniz.Hedef Ayar Yazılımı. Kullandığınız KPI, çalışma hattınıza ve üzerinde çalıştığınız projenin türüne bağlı olacaktır.

Değerlendirmeniz gereken ilk performans ölçümlerinden biri ilk amaçtır. Proje çözmeye çalıştığınız sorunu giderdi mi? İlk hedefinden ayrılmak kolaydır, ancak performansı ölçerken aklınızda bulundurmanız önemlidir.

Bir sonraki adımınız, projenin başarılı olup olmadığını belirlemek için diğer KPI'leri incelemek olmalıdır. Bazı Evrensel KPI'lar, yatırım (YG), maliyet performans endeksi (TÜFE), planlı değer (PV), gerçek maliyet (AC) ve kazanılan değer (EV) 'nin geri dönüşünü içerir.

Doğru giden ve neyin yanlış gittiğini de içeren projenin başarısı üzerine paydaşlara iletişim kurun. Dürüst olmak ve geri bildirime açık olmak, ekip üyelerinin hatalarından öğrenmelerinin en iyi yoludur.

Aşağıdaki Örnek KPI'larımıza bir göz atın.

5. Proje Kapanışı

Bu aşama, farklı şirketler ve ekipler arasındaki en çok değişir. Bazıları zor işleri kabul etmeyi severlerken, başkaları hemen bir sonraki büyük şeye başlamak ister. Bir projeyi kapatmanın doğru ya da yanlış yolu yoktur ve sizin ve ekibiniz için en iyi neyin işe yaradığını bulmak size kalmış.

Bir projeyi kapatırken, buluşmak isteyebilirsiniz.Proje paydaşlarıBaşarıya daha derinlemesine bir görünüm için. Bu tür toplantı genellikle A olarak adlandırılır "ölüm sonrası."Bir toplantıya ev sahipliği yapmaya karar verirseniz, tüm kritik sorunların toplantıda ele alınmasını sağlamak için önceden adsız bir anket göndermek isteyebilirsiniz. Performans aşamasında ölçtüğünüz KPI'lerin üzerinden geçmek iyi bir fikirdir, böylece tüm tarafların neler yaptığı ve iyi gitmediği hakkında açık bir şekilde anlayışa sahiptir. Bu, gelecekteki projelerindeki herhangi bir hatayı önler.

Aynı zamanda, proje materyallerini bir projeyi kapatmadan önce ekipmanların erişebilmesi için ortak bir klasörde düzenlemek ve saklamak iyi bir fikirdir. Gibi malzemelerproje külotları, şablonlar, fotokopi varlıkları, tasarım dosyaları, geliştirme çalışmaları vb.

Sık sık kaçırılan önemli bir fırsatProje kapatma aşamasıperformansı izlemeye devam ediyor. Ekibiniz eski projeleri belirleme ve unutma alışkanlığına giriyor mu? Bir iş olarak büyümeye devam etmek için projeleri yürütmek için yeni yolları sürekli test etmek ve yeniden keşfetmek önemlidir.

İşte bir sonraki projenizi yakına getirmek için bir mortem toplantı gündeminin bir örneğidir.

Proje Yönetiminin Faydaları

Ortalama bilgi çalışanı arasında geçiş yaparakGünde 25 kez 10 uygulamaVe takımların çoğunluğu hala uzaktan çalışıyor, ekip çalışması hiç daha fazla dağıtılmadı. Bu, proje yönetimini başarılı bir kuruluşun böyle önemli bir parçasını yapar. Beş veya 500'lük bir ekip olmanız, görevleri ve iletişimi organize etmekte ve bir yerde olsun, bir meydan okuma olabilir. Bu beş proje yönetimi adımını kullanarak, ekibinizin yolda kalmasına ve verimliliğin en yüksek olmasını sağlamak için yardımcı olabilir.

Proje döngüsü yönetimi yaşam döngüsünü anlamanın yanı sıra, proje yönetiminin ek faydaları da vardır. Doğru proje yönetimi araçları sadece bir yerde düzenlenen işleri ve hedefleri koruyamaz, aynı zamanda karışıklığı ortadan kaldırabilirler.Takım etkinliğini arttırın, verimliliği arttırınve iletişimi hizalayın. Bu, başarılı bir işin büyüyen önemli şeylere odaklanmak için daha fazla zaman bırakır.

Mevcut yöntemlerinizi geliştirmeye başlamak için iyi bir yer, yeni araçlar ve kaynaklar hakkında sürekli öğrenmektir. Proje yönetimi yöntemleri gibikanban panoları ve Scrum sprintsBir süredir etrafta bulundum, ekibinizin yeni bir verimlilik ve başarı seviyesine ulaşmasına yardımcı olabilecek yeni yazılım yetenekleri var. Proje yönetiminin anahtarı, yeni yöntemleri denemeyi asla bırakmaktır.

Yönetilemezliği yönetmek

Keşfetmek için çok fazla unsurla, nereden başlıyorsunuz? Bu kolaydır: Takımınıza bakarak başlayın. Günün sonunda, işiniz ekip üyelerinin en iyi işlerini yapmalarını sağlamaktır.

Proje yönetimi süreci ve uyguladığınız araçları iletişimi geliştirmeli, yardımıyla verimliliği artırmalıdır.Verimlilik Yazılımıve son tarih basıncını hafifletmeye yardımcı olun. Şüpheli olduğunda, sadece ekibinize sorun. Bir grubun kafalarını bir araya getirdiklerinde ne zaman başarabileceği konusunda şaşırırsınız.