10 Do & amp; Không nên quản lý chi phí dự án
Bị kẹt ở một vị trí mà các số tính toán của bạn không được thêm vào?
Chi phí, sự kiện và tính toán sai lầm bất ngờ có thể đưa dự án của bạn xuống đồi ngay lập tức. Đây là nơi quản lý chi phí dự án nhảy vào. Quản lý chi phí giúp bạn giảm thiểu rủi ro của bất kỳ chi phí bất ngờ và hạn chế về ngân sách nào.
Tuy nhiên, bạn phải biết việc quản lý chi phí của Do và không có dự án để đi trước trong trò chơi của bạn!
Đọc dưới đây để biết tất cả về quản lý chi phí dự án, tầm quan trọng của nó, làm và không nên và phần mềm tốt nhất để Tự động hóa các quy trình quy trình làm việc của bạn .
Vì vậy, các số sẽ không làm bạn khóc hoặc căng thẳng từ bây giờ!
Hãy bắt đầu nào!
Quản lý chi phí dự án là gì?[số 8]
Trong quản lý dự án, quản lý chi phí dự án có thể được định nghĩa là:
Đây là một trong những khía cạnh quan trọng nhất của quản lý dự án từ Bắt đầu dự án cho đến khi thực hiện . Do đó, quản lý chi phí hiệu quả giúp các nhà quản lý dự án ước tính chi phí chung của dự án và điều chỉnh nếu dự án vượt quá ngân sách.
Chúng ta đều biết rằng một dự án thành công nên là:
Do đó, quản lý chi phí là rất quan trọng cho sự thành công của dự án. Mỗi giai đoạn quản lý chi phí dự án bao gồm các kỹ thuật chuyên ngành để giúp các nhà quản lý dự án hoàn thành các mục tiêu.
Hầu hết các bạn phải nghe thuật ngữ " Ràng buộc gấp ba.[số 8] [số 8]", bên phải? Chà, nếu bạn biết nó là gì thì bạn có thể bỏ qua phần tiếp theo và nếu bạn không đi qua nó.
Thuật ngữ ràng buộc Triple còn được gọi là "Tam giác quản lý dự án", "Tam giác sắt" và " Tam giác dự án[số 8]". Do đó, nó có tầm quan trọng lớn trong quản lý dự án. Hạn chế Triple bao gồm ba ràng buộc chính
Khi bạn đang quản lý một dự án, một sự cân bằng giữa ba người nên đạt được để thực hiện thành công . Dựa vào một trong những khía cạnh quá nhiều có thể gây nguy hiểm cho hiệu quả của những cái còn lại. Do đó, trong quản lý chi phí ba ràng buộc là có tầm quan trọng tối đa.
Tổng quan về quản lý chi phí dự án
Khi bạn thu thập được kiến thức đầy đủ về các ràng buộc bộ ba của dự án, quá trình quản lý chi phí bắt đầu. Quá trình bắt đầu tại Giai đoạn lập kế hoạch nơi chi phí được phê duyệt bởi các nhà quản lý hoặc giám đốc điều hành của Công ty trước khi thực hiện.
Tại giai đoạn thực hiện dự án, các chi phí được theo dõi đầy đủ và ghi lại để phù hợp với kế hoạch quản lý chi phí.
Tuy nhiên, người ta phải tự hỏi tại sao chúng ta cần phải có quản lý chi phí dự án, phải không?
Đọc dưới đây để biết tại sao!
Chà, đối với người mới bắt đầu nghĩ về một dự án mà không cần quản lý chi phí dự án thích hợp. Bạn và nhóm của bạn sẽ hoàn toàn mù quáng
Không có thông tin nào về những điều này giống như đi bộ trong một con hẻm mù, nơi bạn có thể đáp ứng các vượt mức ngân sách hoặc thiếu ngân sách bất cứ lúc nào.
Do đó, nó chiếm ưu thế để có thông tin này khi bắt đầu dự án và tiếp tục theo dõi nó trong suốt dự án.
Ngoài ra, quản lý chi phí dự án cũng có lợi trong:
10 Do & amp; Không nên quản lý chi phí dự án[số 8]
Quản lý chi phí dự án là một khía cạnh quan trọng của quy trình quản lý dự án. Không ai thích chạy ngắn các tài nguyên và đi về các điều khoản xấu với các bên liên quan của họ. Do đó, chúng tôi đã tập hợp ở đây một số dos và không nên quản lý chi phí dự án.
10 Do quản lý chi phí dự án[số 8]
Dưới đây là một số trong những điều cần phải làm trong quản lý chi phí dự án.
Đây là một trong những quản lý chi phí dự án phải làm. Trước khi lập kế hoạch dự án, cần phải phân bổ các tài nguyên cần thiết. Nó có thể bao gồm nguồn nhân lực (nhân viên, thành viên trong nhóm, chuyên gia tư vấn ...) và tài nguyên vật lý (vật liệu, thiết bị, v.v.).
Do đó, lập kế hoạch tài nguyên là điều cần thiết để phát triển một cấu trúc sự cố công việc (WBS) để tính toán toàn bộ chi phí tài nguyên cần thiết để phát triển dự án.
Ước tính chi phí chính xác của dự án cũng là một điều bắt buộc phải làm. Cố gắng ước tính chi phí của bạn một cách chính xác nhất có thể để tránh mọi vấn đề. Ước tính chi phí dự án nên bao gồm giá tài nguyên được phân bổ, điều kiện tiên quyết, thời gian và rủi ro.
Tuy nhiên, đó là một quá trình tốn thời gian trong quản lý chi phí, hãy thực hiện tất cả thời gian bạn cần để tránh bất kỳ sự thiếu chính xác và tính toán sai trong tương lai.
Trong quá trình quản lý chi phí dự án, ngân sách chi phí là điều cần thiết để mô tả dòng tiền của dự án. Đó là điều bắt buộc để đảm bảo rằng tiền mặt, thiết bị và nhóm sẽ thực hiện tất cả các nhiệm vụ của họ đúng hạn trong ngân sách ước tính.
Một quan trọng khác của quản lý chi phí dự án là kiểm soát chi phí. Đó là ước tính mà dự án đi theo kế hoạch quản lý chi phí. Có nhiều cách khác nhau để đo lường hiệu suất bao gồm giá trị quy hoạch, chi phí thực tế và giá trị thu được[số 8] .
Quản lý chi phí dự án hiệu quả đòi hỏi bạn phải rõ ràng về tất cả các yêu cầu và yêu cầu được các bên liên quan truyền đạt. Hãy chắc chắn rằng không có bất ngờ trong tương lai khi lên kế hoạch cho các chi phí của dự án của bạn. Vì vậy, tăng kết nối với các bên liên quan để thực hiện hiệu quả Kế hoạch quản lý chi phí dự án.
Trong một kế hoạch quản lý chi phí tốt, bạn nên xem xét lạm phát trong phạm vi chi phí.
Ngân sách của bạn phải luôn có rìa trong trường hợp có bất kỳ sự kiện bất ngờ nào có thể trì hoãn Thi hành dự án của bạn .
Đúng là bất kể chúng ta có kế hoạch ngân sách của mình như thế nào, luôn có thể có thêm một số chi phí như chi phí lao động thêm. Do đó, luôn luôn rời khỏi chỗ cho các chi phí như vậy trong kế hoạch quản lý chi phí của bạn.
Bạn nên luôn luôn có thể theo dõi tiến trình hoặc dữ liệu trong thời gian thực. Điều này sẽ giúp thực hiện các hành động kịp thời và giải quyết bất kỳ vấn đề nào có thể xảy ra. May mắn thay, bạn có thể sử dụng phần mềm như Quản lý tác vụ UDN[số 8]để làm điều đó nhanh chóng.
Để ghi lại sự thành công của kế hoạch của bạn và thực hiện các điều chỉnh cho tương lai, cần phải Theo dõi KPI. như lợi tức đầu tư (ROI).
10 không nên quản lý chi phí dự án[số 8]
Dưới đây là 10 không nên quản lý chi phí dự án.
Bạn không nên sử dụng cách tiếp cận phản ứng để xử lý kế hoạch quản lý chi phí của mình. Đừng chờ đợi vấn đề đến gõ cửa bạn để nó được giải quyết. Sử dụng cách tiếp cận chủ động và dự đoán bất kỳ rủi ro và vấn đề nào có thể xảy ra trong quy trình quản lý chi phí của bạn.
Đừng giữ giao tiếp không liên tục với các bên liên quan. Để đảm bảo sự thành công của dự án của bạn, cần phải liên tục tiếp xúc với các bên liên quan và đáp ứng yêu cầu của họ.
Cấu trúc phân tích công việc là sự phá vỡ các nhiệm vụ thành các nhiệm vụ nhỏ hơn để đảm bảo tất cả các sản phẩm và yêu cầu của dự án được đáp ứng. Đó là pivotal để ước tính chi phí ngân sách một cách chính xác. Do đó, nó nên tuân theo một cấu trúc phân cấp tiêu chuẩn.
Không sử dụng các kỹ thuật cũ như bảng tính để ước tính chi phí của dự án của bạn. Bạn nên luôn luôn sử dụng Phần mềm quản lý dự án[số 8]để phân tích chi phí và quản lý. Một công cụ tuyệt vời sẽ giúp bạn tự động hóa các quy trình khác nhau trong một vài cú nhấp chuột.
Vì vậy, cho dù đó là ước tính chi phí dự án, tạo sự cố công việc, Tích hợp các công cụ , hoặc dự báo rủi ro và vấn đề, một công cụ chuyên dụng như Quản lý tác vụ UDN[số 8]có thể giúp bạn làm tất cả dưới một mái nhà.
Một ngân sách eo hẹp và một lịch trình chặt chẽ luôn là một ý tưởng tồi. Tất cả chúng ta đều muốn hoàn thành các dự án của chúng tôi càng sớm càng tốt. Tuy nhiên, không bao giờ làm cho cửa sổ quá chặt vì luôn có những sự kiện và sự chậm trễ bất ngờ.
Là một người quản lý dự án, bạn không nên rời khỏi nhóm của bạn. Để lập kế hoạch hiệu quả và giữ toàn bộ đội trên cùng một trang, giao tiếp là phải. Bạn nên xây dựng một bầu không khí hợp tác và tương tác cho nhóm của bạn.
Đừng quá khó khăn và thu hẹp khi nói đến sự thích nghi để thay đổi. Là một người quản lý dự án, bạn nên biết rằng mọi thứ luôn có thể đi về phía Nam. Do đó, trong tình huống đó, bạn sẽ có thể thích ứng với kế hoạch đã thay đổi và phân tích tình hình một cách hợp lý.
Để thực hiện quy trình quản lý chi phí dự án, mỗi quy trình Bộ nên được hợp tác[số 8]với một cái khác. Kể từ khi quản lý chi phí là một quá trình liên tục và cần sắp xếp lại liên tục và điều chỉnh.
Do đó, việc thiếu tích hợp liên ngành có thể cản trở toàn bộ quá trình quản lý chi phí dự án.
Hầu hết chúng ta tránh hoặc quên duy trì hồ sơ và phân tích dự án khi thực hiện và vội vàng vào lần tiếp theo. Tuy nhiên, một báo cáo như vậy có thể giúp chúng tôi trong các dự án trong tương lai của chúng tôi và tránh sự lặp lại không cần thiết. Do đó, không có sự đóng cửa dự án không nhất quán.
Hầu hết chúng ta không thay đổi và áp dụng các phương pháp mới. Tuy nhiên, để theo kịp các đối thủ cạnh tranh và giảm bớt công việc của bạn, cần phải theo kịp các xu hướng thay đổi. Nó có thể là một công cụ mới hoặc cập nhật phần mềm; Tuy nhiên, chúng ta không nên từ chối thích ứng với nó.
Sử dụng Quản lý tác vụ UDN[số 8]Là phần mềm quản lý chi phí dự án của bạn
Quản lý tác vụ UDN[số 8] là một công cụ dựa trên đám mây cung cấp một giải pháp tất cả trong một để xử lý tất cả các quy trình quản lý dự án của bạn bao gồm cả quản lý chi phí. Nó bao gồm các tính năng khác nhau có thể giúp bạn tự động hóa các quy trình của mình và quản lý hiệu quả ngân sách của mình.
Do đó, nếu bạn muốn làm cho quá trình quản lý chi phí của mình dễ dàng đăng ký hơn cho một 14 ngày dùng thử miễn phí hoặc Yêu cầu một bản demo. Hiện nay.
Từ cuối cùng!
Để tổng hợp nó, quản lý chi phí dự án là khá quan trọng. Nó được sử dụng rộng rãi để ước tính, phân bổ, lập kế hoạch và cung cấp chi phí dự án của bạn một cách chính xác. Tuy nhiên, bạn nên luôn luôn làm điều đó đúng cách. Biết Do và Don'ts của nó cũng như sử dụng phần mềm phù hợp để quản lý hiệu quả.
Làm điều này sẽ đảm bảo rằng các con số sẽ không phải là vấn đề đối với nhóm của bạn! Vì vậy, bắt đầu giảm bớt các quá trình của bạn với Quản lý tác vụ UDN[số 8] Hiện nay Những
