5 lời đồn đa nhiệm vạch trần, cộng với 6 cách để làm việc hiệu quả mà không cần chuyển đổi nhiệm vụ

Tóm lược

Đa nhiệm thực sự là công việc chuyển đổi trong ngụy trang. Khi bạn cố gắng làm hai việc cùng một lúc giống như kiểm tra email của bạn trong một cuộc họp-bạn thực sự nhảy giữa hai nhiệm vụ ở tốc độ rất nhanh. Nhiệm vụ chuyển đổi cũng có nỗ lực tinh thần quý báu, có nghĩa là bạn đang có khả năng để làm cho nhiều lỗi và nhận được ít làm. Trong bài viết này, chúng tôi giải quyết một số huyền thoại đa nhiệm chung, cộng với chiến lược thay thế để tăng năng suất của bạn.

Đa nhiệm có thể làm cho bạn cảm thấy năng suất và hiệu quả. Mặc dù bạn có thể đã nghe tiếng thì thầm về đa nhiệm trở thành một huyền thoại, nó có thể cảm thấy như bạn mình biết nước sốt bí quyết để nhận được hai điều thực hiện cùng một lúc. (Trust chúng tôi, chúng tôi đã cảm thấy nó quá.)

Thật không may, những lời bàn tán là đúng. Hóa ra, não của chúng ta theo nghĩa đen không dây để làm nhiều hơn một việc tại một thời điểm. Ngay cả khi nó cảm thấy như bạn đang nhận được hai nhiệm vụ thực hiện cùng một lúc, những gì bạn đang thực sự làm là chuyển đổi giữa hai nhiệm vụ ở tốc độ rất nhanh. Quá trình này gọi là nhiệm vụ chuyển mạch-mất trí tuệ quý giá, thậm chí nếu bạn không nhận ra nó.

Đa nhiệm có thể là một huyền thoại, nhưng hầu hết chúng ta vẫn kết thúc đa nhiệm tại một thời điểm hay cách khác. Trên thực tế, nghiên cứu của chúng tôi cho thấy rằng gần ba trong bốn nhân viên (72%) áp lực cảm giác khi đảm nhiệm nhiều vào ban ngày. Nếu bạn là một trong những người này, chúng tôi đang ở đây để giúp đỡ. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ cho bạn thấy những khoa học đằng sau đa nhiệm và cung cấp cho bạn lời khuyên sau để giúp bạn làm việc hiệu quả hơn.

Năm huyền thoại đa nhiệm

Có rất nhiều huyền thoại gắn liền với đa nhiệm. Trong phần này, chúng tôi sẽ phá vỡ mỗi huyền thoại và cung cấp cho bạn sự thật đằng sau khoa học. Nhưng trước tiên, đó là hữu ích để hiểu chính xác những gì đa nhiệm là.

đa nhiệm là gì?

Đa nhiệm là nỗ lực để làm nhiều hơn là một điều cùng một lúc. Ví dụ, cùng lúc kiểm tra email của họ khi tham dự một cuộc họp hoặc lịch trình các cuộc gọi điện thoại trong khi họ đang tạo một cỗ sân. Mặc dù hầu hết chúng ta đa nhiệm, bộ não con người không có khả năng làm hai việc cùng một lúc. Thay vào đó, khi bạn cố gắng đa nhiệm, bạn đang thực sự chuyển đổi giữa hai nhiệm vụ ở tốc độ rất nhanh.

Huyền thoại 1: Con người có thể đa nhiệm

Như tốt đẹp vì nó sẽ làm hai việc cùng một lúc, nghiên cứu cho thấy não của chúng ta chỉ đơn giản là không có khả năng chú ý đầy đủ đến hơn một điều. Trong thực tế, não của chúng ta đã phát triển để đơn nhiệm vụ, hoặc chỉ suy nghĩ về một điều tại một thời điểm.

Khi chúng ta nghĩ chúng tôi đang xử lý đa nhiệm, chúng tôi đang thực sự chuyển đổi giữa hai nhiệm vụ thực sự nhanh chóng. Bất cứ lúc nào bạn chuyển đổi giữa hai điều đó là một chi phí chuyển đổi . Ngoài việc nhiều lỗi, cá nhân hầu như luôn luôn mất nhiều thời gian để hoàn thành hai nhiệm vụ cùng một lúc.

Lầm tưởng 2: Đa nhiệm vụ không phải là xấu

Thậm chí nếu bạn đã nghe nói rằng đa nhiệm là một huyền thoại, thật khó để khái niệm nắm bắt cách đánh thuế nó là để chuyển đổi nhiệm vụ. Nếu bạn đã được đa nhiệm cho một thời gian, bạn có thể cảm thấy như bạn đã phát triển các kỹ năng xử lý đa nhiệm. Bạn có thể thậm chí không nhận thấy sự ảnh hưởng tiêu cực nữa, vì họ có tham gia đang trong ngày của bạn sang ngày khác.

Nếu bạn cảm thấy như bạn đang có khả năng xử lý đa nhiệm, bạn không cô đơn. Một nghiên cứu phát hiện ra rằng khả năng nhận thức của chúng tôi để đa nhiệm có chút tương quan hay không, chúng tôi đã thực sự đa nhiệm hiệu quả. Chúng tôi nghĩ rằng chúng tôi adeptly tại tung hứng nhiều nhiệm vụ, ngay cả khi đó không phải là hoàn toàn hợp cụ thể.

Lầm tưởng 3: Multitasking tăng năng suất

Nếu bạn đang làm hai việc cùng một lúc, ngay cả khi những điều không hoàn hảo tối ưu hóa của Neutrino không bạn nhận được thực hiện nhiều hơn?

Trong thực tế, đó là điều ngược lại. Tìm kiếm Được thực hiện bởi Tiến sĩ David Meyer cho thấy rằng ngay cả những khối tinh thần ngắn gọn xảy ra do kết quả của việc chuyển đổi bối cảnh tốn kém 40% thời gian sản xuất của ai đó. Bởi vì nó cần nỗ lực tinh thần để chuyển đổi giữa các nhiệm vụ, đa nhiệm ảnh hưởng đến khả năng của bạn để hoàn thành công việc một cách hiệu quả và hiệu quả.

Huyền thoại 4: Có nhiều loại đa nhiệm khác nhau

Bạn có thể đã nghe nói mọi người nói có hai, hoặc đôi khi ba loại đa nhiệm khác nhau. Họ sẽ tách nhiệm vụ chuyển đổi khỏi chuyển đổi bối cảnh và khỏi dư lượng chú ý. Nhưng đây không phải là các loại đa nhiệm khác nhau, chúng là các yếu tố nhân tố và hiệu ứng dẫn đến đa nhiệm không hiệu quả.

Đa nhiệm là nỗ lực để thực hiện hai hoặc nhiều thứ cùng một lúc.

Chuyển đổi bối cảnh (được gọi là đổi nhiệm vụ hoặc Chuyển nhiệm vụ ) là những gì bạn đang làm trong khi đa nhiệm: Chuyển đổi giữa một nhiệm vụ và một nhiệm vụ khác.

Là kết quả của việc thực hiện rất nhiều nhiệm vụ rất nhanh, bạn trải nghiệm dư lượng chú ý , đó là khi bạn vẫn đang nghĩ về một nhiệm vụ trước đây mặc dù bạn đã chuyển sang một tác phẩm khác.

Huyền thoại 5: Đa nhiệm tại nơi làm việc là OK

Ngay cả khi bạn tránh đa nhiệm trong cuộc sống cá nhân của mình, bạn có thể thấy mình đa nhiệm tại nơi làm việc. Nếu vậy, bạn không đơn độc. Dựa theo nghiên cứu của chúng tôi , Công nhân kiến thức trung bình chuyển đổi giữa 10 ứng dụng lên đến 25 lần mỗi ngày. Ngoài ra, hơn một phần tư (27%) công nhân nói rằng các hành động và tin nhắn bị bỏ lỡ khi chuyển đổi ứng dụng và 26% nói quá tải ứng dụng làm cho các cá nhân ít hiệu quả hơn.

Thậm chí còn có một tên để chuyển đổi giữa hai công nghệ: đa nhiệm phương tiện. Ngoài những nhược điểm thông thường của đa nhiệm, đa nhiệm đa phương tiện cũng đã được chứng minh là Tác động tiêu cực bộ nhớ dài hạn và bộ nhớ làm việc.

Tác động: kiệt sức và làm việc quá sức

Đa nhiệm không chỉ là xấu cho năng suất của bạn - nó cũng có hại cho sức khỏe tinh thần của bạn. Dựa theo nghiên cứu của chúng tôi , Bảy trong mười công nhân tri thức (71%) đã trải qua kiệt sức ít nhất một lần trong năm ngoái. Nhưng kiệt sức và đa nhiệm đi đôi với nhau. Trong cùng một cuộc khảo sát, chúng tôi thấy rằng hai phần ba (65%) những người cảm thấy không thoải mái khi không có quyền truy cập vào báo cáo điện thoại của họ trải qua sự kiệt sức, so với 45% những người không bị tách rời khỏi thiết bị của họ.

6 cách được sản xuất mà không cần đa nhiệm

Trái ngược với đa nhiệm được gọi là một tác vụ đơn, hoặc đơn điệu. Thay vì nhảy giữa các nhiệm vụ khác nhau một nhiệm vụ nhanh chóng, một tác vụ duy nhất cho phép bạn liên kết sự chú ý của mình với ý định của bạn trong ngày và tập trung vào một nhiệm vụ tại một thời điểm. Có nhiều cách khác nhau để đạt được mức độ này của lưu lượng -Và một loạt các lợi ích, quá.

1. Thử timeboxing.

TimeBoxing. là một chiến lược quản lý thời gian định hướng mục tiêu giúp bạn tập trung và hoàn thành công việc một cách nhanh chóng. Khi bạn tạo một TimeBox, bạn đang đặt kỳ vọng về thời gian một tác vụ sẽ mất. Mỗi nhiệm vụ sẽ nhận được thời gian của riêng mình, để đảm bảo bạn chỉ tập trung vào một phần làm việc đó trong thời gian. Sau đó, khi Timebox bắt đầu, hãy bỏ qua tất cả các phiền nhiễu cho đến khi hộp kết thúc.

TimeBoxing đảm bảo bạn hoàn thành hoàn toàn với công việc của mình trước khi chuyển sang một nhiệm vụ mới. Dựa theo Nghiên cứu năng suất Từ UC Berkeley trở thành Phòng thí nghiệm Superhuman, các thành viên trong nhóm đã tham gia vào một "Focus Sprint", (một khoảng thời gian mà họ không cần phải chuyển đổi giữa các ứng dụng hoặc liên tục theo dõi báo cáo của Hộp thư đến) có hiệu suất cao hơn 43%.

2. Lịch trình khối thời gian

Chặn thời gian tương tự như Timeboxing, nhưng thay vì gán từng tác vụ một thời gian, bạn nhóm các tác vụ tương tự với nhau và hoàn thành tất cả chúng trong một khối thời gian. Với thời gian chặn, bạn đang bảo vệ thời gian lấy nét của mình khỏi các thông báo và phiền nhiễu không mong muốn. Điều này đặc biệt hữu ích cho email theo nghiên cứu của chúng tôi , tám trong mười (80%) người trả lời báo cáo làm việc với họ hộp thư đến hoặc các ứng dụng giao tiếp khác mở. Mỗi khi bạn nhận được thông báo, tuy nhiên, bạn đã rút khỏi thời gian tập trung.

Thay vào đó, hãy lên lịch một giờ thời gian vào buổi sáng để kiểm tra email của bạn, và sau đó một giờ giờ khác Khối ngay trước khi bạn đăng xuất trong ngày để trả lời bất kỳ email nào xuất hiện trong khi bạn đang làm việc. Sau đó, trong phần còn lại của ngày, bạn có thể tập trung vào các tác vụ khác mà không bị phân tâm bởi các thông báo email không đổi.

3. Sử dụng các tính năng không làm phiền

Ngay cả khi không có TimeBoxing hoặc Time chặn lịch của bạn, việc sử dụng không làm phiền các tính năng để bảo vệ thời gian lấy nét của bạn. Đây là một cách tuyệt vời để liên kết sự chú ý của bạn với ý định của bạn. Nếu bạn biết bạn cần hoàn thành một dự án nhưng bạn thường xuyên bị phân tâm bởi các thông báo, việc sử dụng không làm phiền để cho phép bản thân có được trong dòng chảy.

Đừng làm phiền không chỉ dành cho máy tính của bạn. Để tận dụng tối đa kỹ thuật này, hãy đảm bảo bật các thông báo trên điện thoại di động của bạn.

4. Hãy thử Kỹ thuật Pomodoro

Nếu bạn muốn tìm cách thực hiện phá vỡ năng suất, Kỹ thuật Pomodoro có thể dành cho bạn Một Pomodoro là một phiên làm việc 25 phút, sau đó có năm phút nghỉ. Sau khi thực hiện bốn Pomodoros, bạn sẽ nghỉ 20 hoặc 30 phút. Bằng cách làm việc trong các khoản ngắn, bạn có nhiều khả năng có hiệu quả hơn trong khi vẫn có động lực.

Bởi vì bạn tập trung mãnh liệt trong một pomodoro, việc tránh đa nhiệm và chỉ tập trung vào một thứ dễ dàng hơn. Sau đó, trong thời gian nghỉ Pomodoro của bạn, bạn có thể kiểm tra điện thoại của mình, duyệt phương tiện truyền thông xã hội, hãy lên một bữa ăn nhẹ hoặc trả lời email.

5. Sắp xếp theo ưu tiên của bạn

Đôi khi, nó hấp dẫn với đa nhiệm vì mọi thứ dường như quan trọng như nhau. Bạn có thể đang làm việc trên một bài đăng trên blog hoặc thiết kế một hình ảnh mới, nhưng ngay khi một yêu cầu khác xuất hiện, bạn cảm thấy cần phải nhảy vào nó và hoàn thành nó.

Hiểu về tác động tương đối của từng nhiệm vụ giúp bạn ưu tiên tốt hơn chúng. Bằng cách đó, nếu một yêu cầu xuất hiện, nhưng nó ít quan trọng hơn những gì bạn đang làm việc, bạn có thể cưỡng lại sự thôi thúc để đa nhiệm và tập trung vào những gì bạn đã làm. Ngoài ra, nếu một yêu cầu mới có nghĩa là quan trọng hơn nhiệm vụ bạn tập trung vào, bạn có thể chuyển sự chú ý của bạn sang yêu cầu mới và đặt sang một bên những gì bạn đang làm việc.

6. Đặt MITS.

Mits, hoặc các nhiệm vụ quan trọng nhất, hãy lấy ý tưởng sắp xếp các ưu tiên của bạn lên một tầm cao mới. Bạn không thể hoàn thành mọi thứ trong một ngày, nhưng nếu bạn có nhiều nhiệm vụ ưu tiên cao, bạn có thể cảm thấy áp lực để tung hứng tất cả. Với Mits, bạn có thể làm rõ những nhiệm vụ nào là quan trọng nhất trong ngày và hoàn thành những nhiệm vụ. Khi bạn hoàn thành những nhiệm vụ đó, bạn có thể thoải mái đăng xuất trong ngày mà không có cảm giác tội lỗi hoặc căng thẳng.

Theo một Nghiên cứu gần đây Bởi Tiến sĩ Sahar Yousef, một nhà khoa học thần kinh nhận thức tại UC Berkeley, Mits có thể cải thiện đáng kể sự chần chừ và giảm kiệt sức. Yousef đã đưa ra một thách thức ba tuần với toàn bộ tổ chức xung quanh cài đặt MIT hàng ngày. Bằng cách cam kết thiết lập Mits hàng ngày và chia sẻ các Mits đó với nhóm thông qua Slack-Yousef, nhóm của bạn đã tăng 28% về năng suất cá nhân và giảm 42% ở Burnout (từ CEO tất cả các cách xuống thực tập mới nhất).

Từ công tắc chuyển nhiệm đến một nhiệm vụ đơn lẻ

Không dễ để dừng đa nhiệm, đặc biệt nếu đây là một phần phổ biến trong ngày của bạn. Nhưng khi bạn ngừng cố gắng thực hiện nhiều thứ cùng một lúc và thay vào đó hãy tập trung vào một thứ tại một thời điểm, bạn sẽ thấy bạn đã tham gia nhiều hơn, năng suất và Impactul.