Kế hoạch quản lý khủng hoảng là gì? (6 bước để tạo một)

Tóm lược

Kế hoạch quản lý khủng hoảng phác thảo việc doanh nghiệp của bạn sẽ trả lời như thế nào nếu một cuộc khủng hoảng xảy ra. Trong kế hoạch khủng hoảng của bạn, bạn sẽ xác định những gì khủng hoảng nào có khả năng ảnh hưởng nhiều nhất đến công ty của mình và tác động kinh doanh sẽ là gì. Phản hồi quy hoạch cho mỗi cuộc khủng hoảng sẽ chuẩn bị cho nhóm của bạn và giảm thiệt hại lâu dài cho tổ chức của bạn.

Hình ảnh này: Bạn đang thổi phồng nhân viên của bạn cho việc rút lui của công ty hàng năm. Bạn không thể chờ đợi mọi người gắn kết các trò chơi và Hoạt động xây dựng đội . Sự kiện bắt đầu vào ngày mai và bạn muốn mọi chi tiết cuối tuần để chạy trơn tru.

Phần lớn các hoạt động sẽ được tổ chức ngoài trời, vì vậy khi giông bão đột nhiên đâm vào thị trấn, bạn hoảng loạn! Bạn đã tập trung vào việc lập kế hoạch cho sự kiện mà bạn không xem xét một kế hoạch dự phòng cho thời tiết xấu. Thay đổi những thứ cuối cùng sẽ dẫn đến hàng ngàn đô la bị mất.

Bài học là gì? Là A. nhà lãnh đạo tốt đòi hỏi nhiều hơn khả năng tích cực và kỹ năng giao tiếp vững chắc. Biết cách lập kế hoạch cho cả thời điểm tốt và BAD xây dựng niềm tin với nhóm của bạn và cho thấy sự chuẩn bị.

Quản lý khủng hoảng là một phần thiết yếu của bất kỳ kế hoạch kinh doanh nào vì nếu không có nó, nhóm của bạn sẽ không được chuẩn bị khi bất ngờ xảy ra. Trong hướng dẫn bên dưới, chúng ta sẽ thảo luận về kế hoạch quản lý khủng hoảng là gì và cách chuẩn bị cho công ty của bạn cho thời gian không chắc chắn.

Kế hoạch quản lý khủng hoảng là gì?

Kế hoạch quản lý khủng hoảng phác thảo việc doanh nghiệp của bạn sẽ phản ứng thế nào nếu một cuộc khủng hoảng xảy ra. Kế hoạch nên xác định ai sẽ hành động và những vai trò của họ sẽ là gì. Mục tiêu của kế hoạch quản lý khủng hoảng là giảm thiểu thiệt hại và khôi phục các hoạt động kinh doanh càng nhanh càng tốt.

Kế hoạch quản lý khủng hoảng của bạn là một tài liệu sống mà nhóm của bạn có thể tham khảo và cập nhật thường xuyên. Có nhiều cách khác nhau để phác thảo kế hoạch của bạn, nhưng một kế hoạch khủng hoảng điển hình trông giống như một danh sách kiểm tra. Khi rủi ro xảy ra, nhóm của bạn có thể kiểm tra những gì các mặt hàng cần phải được thực hiện để đáp ứng với cuộc khủng hoảng.

Không có cách nào để biết loại khủng hoảng nào có thể xảy ra và khi nào, nhưng thực hiện một Phân tích rủi ro có thể cung cấp cho bạn một ý tưởng tổng quát về các mối đe dọa tiềm năng mà công ty của bạn có thể phải đối mặt.

Ví dụ, một công ty tiếp thị truyền thông xã hội có thể có rủi ro nhiều hơn đối với một rủi ro tổ chức đòi hỏi một lời xin lỗi công khai, trong khi một công ty công nghệ có thể có nguy cơ mắc một cuộc tấn công mạng. Ngành công nghiệp bạn đang ở cũng có thể giúp bạn xác định các cuộc khủng hoảng tiềm năng và tìm ra cách chống lại chúng.

6 bước để tạo kế hoạch quản lý khủng hoảng

Để tạo ra một kế hoạch quản lý khủng hoảng một cách hiệu quả và hiệu quả, hãy phá vỡ nó thành các bước nhỏ hơn, có thể đạt được hơn. Điều này có thể giúp bạn xác định rủi ro có khả năng mà không bị choáng ngợp bởi toàn bộ cuộc khủng hoảng tiềm ẩn. Để sắp xếp kế hoạch của bạn, hãy sử dụng mẫu quản lý khủng hoảng với sáu bước sau:

1. Xác định nhóm lãnh đạo khủng hoảng của bạn

Trước khi bạn có thể thực hiện bước đầu tiên trong Lập kế hoạch quản lý khủng hoảng, hãy chọn một nhóm các nhà lãnh đạo để hợp tác trong quá trình lập kế hoạch khủng hoảng. Nhóm của bạn nên bao gồm những người sẽ hành động trong một cuộc khủng hoảng. Đặt đội này với nhau ngay từ đầu lập kế hoạch quản lý khủng hoảng để mọi người biết trong và chiến lược khủng hoảng của bạn.

2. Đánh giá rủi ro

Để bắt đầu quá trình lập kế hoạch, có một phiên động não để đánh giá nhiều rủi ro khác nhau mà công ty bạn có thể phải đối mặt. Như đã đề cập ở trên, bạn có thể khởi động phiên Brainstorming của mình bằng cách xem xét các rủi ro liên quan đến lĩnh vực công việc của bạn.

Sử dụng một đăng ký rủi ro để xác định và phân tích xác suất rủi ro xảy ra. Một sổ đăng ký rủi ro có thể loại bỏ sự chậm trễ tiến độ và chuẩn bị cho những thất bại tiềm năng. Nó cũng có thể giúp bạn hình dung những rủi ro nào có khả năng xảy ra nhiều nhất để bạn có thể lên kế hoạch phản hồi cho những rủi ro này.

3. Xác định tác động kinh doanh

Khi bạn đã xác định các rủi ro xác suất cao có thể ảnh hưởng đến công ty của bạn, hãy xác định tác động kinh doanh của những rủi ro này với sự giúp đỡ của nhóm lãnh đạo khủng hoảng của bạn. Mỗi rủi ro có thể gây ra các kết quả khác nhau, vì vậy điều quan trọng là phải phân tích chúng một cách riêng biệt. Tác động kinh doanh tiềm năng có thể bao gồm sự tiêu hao của khách hàng, danh tiếng bị hư hỏng, bán hàng bị trì hoãn, mất thu nhập hoặc phạt quy định.

4. Lên kế hoạch đáp ứng

Tiếp theo, lấy từng rủi ro bạn đã xác định và xác định những hành động nào mà nhóm của bạn sẽ cần phải thực hiện để đáp ứng với mối đe dọa nếu nó xảy ra. Ví dụ: nếu bạn làm việc trong phần mềm và công ty của bạn trải nghiệm một cuộc tấn công mạng, bạn có thể cần ai đó bảo mật mạng, ai đó sẽ phát hành tin tức cho khách hàng của bạn và một người khác để xử lý đánh giá sát thương.

5. củng cố kế hoạch

Khi bạn có ý nghĩa về các mối đe dọa của công ty, công ty của bạn có thể phải đối mặt, tác động kinh doanh và cách đáp ứng, củng cố kế hoạch của bạn. Một kế hoạch quản lý khủng hoảng là nhiều hơn một chiến lược bằng văn bản hoặc bằng lời nói. Nó nên bao gồm các mục chính như giao thức kích hoạt và danh bạ khẩn cấp, chúng ta sẽ thảo luận chi tiết hơn dưới đây. Bạn cũng sẽ cần phải hợp tác với các bên liên quan chính để mọi người hiểu phải làm gì và khi nào.

6. Xem xét và cập nhật

Khi kế hoạch khủng hoảng của bạn hoàn tất, hãy xem lại sản phẩm cuối cùng để đảm bảo không có khoảng trống. Xem lại Kế hoạch quản lý khủng hoảng của bạn và cập nhật ít nhất một lần một năm vì rủi ro tiềm ẩn có thể thay đổi theo thời gian.

Bao gồm những gì trong một kế hoạch quản lý khủng hoảng

Kế hoạch quản lý khủng hoảng của bạn nên bao gồm các mặt hàng dưới đây. Khi bạn tạo kế hoạch quản lý khủng hoảng, hãy sử dụng danh sách kiểm tra này để đảm bảo bạn chưa bỏ qua các chi tiết quan trọng.

Phân tích rủi ro.

Phân tích rủi ro sẽ phác thảo về mặt vật lý Các rủi ro tiềm ẩn mà công ty bạn có thể phải đối mặt và đặt chúng theo thứ tự xác suất. Bao gồm quản lý rủi ro trong kế hoạch ứng phó khẩn cấp của bạn là hữu ích vì các nhà lãnh đạo mới có thể đề cập đến nó nếu quản lý ca.

Giao thức kích hoạt.

Giao thức kích hoạt xác định khi nào hành động nên được thực hiện nếu một cuộc khủng hoảng xảy ra. Ví dụ: bạn có thể quyết định rằng các thành viên trong nhóm của bạn sẽ giữ hành động cho đến khi một cuộc khủng hoảng đạt được một mức độ tác động kinh doanh nhất định. Một khi tác động kinh doanh đó xảy ra, nó sẽ kích hoạt nhóm quản lý khủng hoảng để đáp ứng.

Liên hệ khẩn cấp

Bao gồm các thông tin liên lạc khẩn cấp chính để tăng tốc quá trình phản hồi cho các cuộc khủng hoảng yêu cầu trợ giúp bên ngoài. Danh sách liên lạc khẩn cấp của bạn có thể bao gồm thực thi pháp luật địa phương, Bệnh viện trả lời đầu tiên và sở cứu hỏa cũng như dịch vụ hệ thống ống nước, thợ điện, kiểm soát chất độc và bất kỳ dịch vụ nào khác liên quan đến rủi ro bạn đã xác định trong phân tích của bạn.

Thủ tục phản hồi

Mặc dù một giao thức kích hoạt xác định chính xác khi nhóm phản hồi khủng hoảng của bạn sẽ đáp ứng với một cuộc khủng hoảng, các quy trình phản hồi phác thảo các kế hoạch hành động cho mỗi người khi được kích hoạt. Sử dụng một vai trò và ma trận trách nhiệm , Còn được gọi là biểu đồ Raci, để làm rõ các vị trí ra quyết định trong kế hoạch phản ứng khủng hoảng của bạn. Ví dụ, biểu đồ RACI có thể giúp nhóm phản hồi xác định ai có trách nhiệm giao tiếp với công chúng và người chịu trách nhiệm nói chuyện với nhân viên.

Chiến lược truyền thông khủng hoảng bên ngoài

Khi một cuộc khủng hoảng xảy ra, các hoạt động nội bộ của bạn có thể không phải là những thứ duy nhất bị ảnh hưởng. Khi một cuộc khủng hoảng đủ phổ biến rộng rãi, bạn sẽ cần giải thích tình huống cho các bên liên quan bên ngoài quan trọng và công chúng. Chiến lược truyền thông khủng hoảng bên ngoài của bạn nên bao gồm các chi tiết về người sẽ cung cấp thông tin cũng như người phụ trách xử lý phản hồi.

Đánh giá sau khủng hoảng

Một đánh giá sau khủng hoảng nhắc nhở nhóm của bạn theo dõi và đánh giá những gì đã diễn ra tốt đẹp và những gì đã không. Sau đó, bạn có thể cập nhật kế hoạch khủng hoảng của mình với Bài học rút ra Để cải thiện thủ tục phản hồi của bạn và giảm tác động kinh doanh.

Ví dụ về kế hoạch quản lý khủng hoảng

Mặc dù không có cách nào để dự đoán mọi khủng hoảng, bạn có thể khái quát các loại khủng hoảng thành các danh mục và lập kế hoạch dựa trên những gì có thể xảy ra. Một số ví dụ quản lý khủng hoảng bao gồm:

Thua lỗ: Khi công ty của bạn bị tổn thất tài chính, bạn có thể phải thông báo phá sản hoặc sa thải nhân viên. Bạn có thể lên kế hoạch cho kịch bản này mà không biết nguyên nhân ban đầu của cuộc khủng hoảng tài chính.

Lỗi công nghệ: Một rủi ro công nghệ có thể khiến khách hàng của bạn không có quyền truy cập trong một thời gian dài. Loại khủng hoảng này ảnh hưởng đến danh tiếng và điểm mấu chốt của bạn, vì vậy điều quan trọng là phải chuẩn bị cho tình huống này.

Thảm họa thiên nhiên: Bạn có thể chuẩn bị cho một số thiên tai dựa trên nơi bạn đang ở. Ví dụ: nếu công ty của bạn ở Đông Nam Hoa Kỳ, bạn có thể tạo ra một kế hoạch khủng hoảng cho những cơn bão liên quan đến việc sơ tán, giao tiếp khách hàng, khắc phục thảm họa và nhiều hơn nữa.

Thay đổi hoạt động: Mặc dù nó có vẻ không phải là một cuộc khủng hoảng truyền thống, bạn nên có một kế hoạch để chuẩn bị cho một sự thay đổi lớn bất ngờ về lãnh đạo. Ngoài ra, quá trình hoạt động của bạn có thể bị ảnh hưởng nếu bạn phải sa thải rất nhiều nhân viên và công chúng có thể cần biết.

Mishap tổ chức: Luôn luôn có cơ hội mà công ty của bạn sẽ bị buộc tội về hành vi sai trái hoặc hành vi sai trái, và trong tình huống khủng hoảng này, bạn sẽ cần một kế hoạch để đáp ứng. Kế hoạch khủng hoảng này có thể liên quan đến việc đưa ra một lời xin lỗi công khai và tìm ra cách phục hồi.

Tại sao bạn cần một kế hoạch quản lý khủng hoảng?

Kế hoạch quản lý khủng hoảng chuẩn bị tổ chức của bạn cho một sự kiện thảm họa hoặc không lường trước được. Với kế hoạch tại chỗ, bạn có thể giảm bớt tác động của cuộc khủng hoảng đối với nhân viên và hoạt động kinh doanh của bạn. Khi đội được đào tạo đúng cách cho những điều bất ngờ, có ít thiệt hại lâu dài.

Nếu bạn là người lãnh đạo của một tổ chức, tùy thuộc vào việc bạn làm việc với các thành viên khác của quản lý cấp cao và đưa ra chiến lược quản lý khẩn cấp phù hợp với bạn. Bạn có thể không biết bắt đầu từ đâu đầu tiên, nhưng Phần mềm lập kế hoạch dự án có thể giúp bạn điều hướng lãnh thổ chưa được khám phá này.

Một kế hoạch quản lý khủng hoảng được tổ chức tốt có thể giúp công ty của bạn phục hồi sau một thảm họa xảy ra.

Chuẩn bị đội của bạn với quản lý khủng hoảng

Khi bạn có các công cụ phù hợp theo ý của bạn, thật dễ dàng để tạo ra một kế hoạch quản lý khủng hoảng. Sử dụng dự án dự án để cấu trúc của bạn kế hoạch hành động Giống như dự án của riêng mình, với vai trò nhóm, giao thức kích hoạt, thủ tục phản hồi và nhiều hơn nữa.

Kế hoạch khủng hoảng của bạn dễ hiểu và dễ tiếp cận với mọi người trong công ty của bạn có thể tăng sự chuẩn bị và giúp phục hồi trong trường hợp khủng hoảng.