Làm thế nào để dẫn đầu một quá trình quản lý thay đổi?
Thay đổi là một điều cần thiết cho tất cả mọi thứ trên thế giới này. Mọi người đều dễ bị nó vì đó là hằng số duy nhất trong thế giới này. Khái niệm này cũng đúng với các tổ chức kinh doanh.
Ngày nay, bạn phải thay đổi chiến lược kinh doanh của mình khá liên tục nếu bạn muốn thành công trong thị trường luôn thay đổi này. Chiến lược này có thể bao gồm thay đổi cách toàn bộ tổ chức hoạt động hoặc thay đổi một số sản phẩm của họ để làm hài lòng cơ sở khách hàng của họ.
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng phải cập nhật công nghệ mà họ hiện đang làm việc. Tại sao? Bởi vì công nghệ là một điều mà các doanh nghiệp ngày nay dựa vào nhiều nhất và nếu điều đó không được nâng cấp lên công suất tối đa, doanh nghiệp có thể không thể cạnh tranh với các đối thủ cạnh tranh.
Hầu hết thời gian, tất cả các bên liên quan tham gia vào một doanh nghiệp cụ thể có thể đồng ý rằng Tổ chức yêu cầu thay đổi , nhưng họ không luôn đồng ý về cách thay đổi đó sẽ xảy ra. Đây là nơi một quá trình quản lý thay đổi xuất hiện. Hãy bắt đầu ngay từ đầu.
Quá trình quản lý thay đổi là gì?
Nguồn
Quy trình quản lý thay đổi là một loạt các quy trình được thực hiện để chuẩn bị và hỗ trợ tất cả các thay đổi tổ chức đang diễn ra. Những phương pháp này có thể được áp dụng cho quy trình kinh doanh, tài nguyên, phân bổ ngân sách và nhiều yếu tố hoạt động khác của một dự án.
Khi chúng ta đang nói về quản lý thay đổi trong mô hình quản lý dự án, chúng tôi đang đề cập đến một quá trình kiểm soát tất cả những thay đổi tham gia trong khi làm việc trong một dự án.
Quản lý thay đổi không nhất thiết chỉ tập trung vào các tổ chức và các dự án tương ứng của họ, bạn cũng chuẩn bị, trang bị và hỗ trợ tất cả các thành viên trong nhóm của bạn áp dụng thay đổi để họ và tổ chức không bị ảnh hưởng do bất kỳ khoảng trống nào trong chiến lược thay đổi .
Chúng tôi đồng ý rằng hầu hết thời gian, những thay đổi không được kiểm soát, và họ có thể xảy ra bất cứ nơi nào bất cứ lúc nào. Nhưng đó là điều tuyệt vời về một thay đổi quy trình quản lý[số 8], bởi vì một nhà lãnh đạo mạnh mẽ sẽ hướng dẫn nhóm của họ để đảm bảo rằng không có sự hỗn loạn nào trong tổ chức, và mọi thứ đều được kiểm soát.
Một điều mà bạn luôn có thể tin tưởng là sự thay đổi là đến xem bạn có thích hay không. Do đó, điều rất quan trọng là bạn có kế hoạch và chuẩn bị cho mọi thứ có liên quan đến dự án của bạn. Hãy chuyển sang các loại quản lý thay đổi khác nhau.
Các loại quản lý thay đổi
Giống như nhiều quy trình khác trong thế giới tổ chức, quản lý thay đổi là một khái niệm rất đa dạng không dễ dàng để quấn đầu của bạn.
Vì vậy, để hiểu nó hoàn toàn, bạn nên phân biệt các khái niệm chính thành các loại nhỏ hơn. Bởi vì, khi bạn phá vỡ khái niệm trong các danh mục nhỏ hơn, hiểu nó sẽ trở nên dễ quản lý hơn.
Bây giờ chúng ta hãy xem xét ba loại quản lý thay đổi khác nhau.
Trong tất cả các khía cạnh của thế giới tổ chức, mọi người là chìa khóa cho bất kỳ Loại thay đổi . Thay đổi nguyên tắc, chiến lược và chính sách rất dễ dàng nhưng nếu bạn không biết cách giải quyết thành phần con người trong quy trình thay đổi thì bạn sẽ gặp rắc rối lớn sau này.
Khi bạn muốn nhóm của mình thích ứng với bất kỳ thay đổi nào bạn đã đặt cho tổ chức, trước tiên bạn phải biết nhóm của bạn có khả năng gì và họ sẽ dễ dàng đáp ứng. Đó là tất cả về việc biết chủ đề của bạn.
Khi bạn đang làm cho mọi người thoải mái với những thay đổi bạn đề xuất, có tất cả các loại câu hỏi bạn cần để tự hỏi mình như:
Các công cụ mà bạn nên sở hữu cho nỗ lực này hoàn toàn là tâm lý. Bạn cần biết những gì họ muốn nghe để khi bạn nói với họ về những thay đổi, họ dễ dàng chấp nhận chúng.
Nguồn
Thay đổi suy nghĩ của nhóm và làm cho chúng thoải mái với những thay đổi được đề xuất là một vấn đề rất lớn nhưng cũng có một số vấn đề tổ chức quan trọng khác mà bạn cũng phải giải quyết nếu bạn muốn những thay đổi trong tầm tay để có hiệu ứng sâu sắc.
Để làm điều đó, bạn cần phải Xác định tất cả các nhóm[số 8]Liên quan đến dự án phải thay đổi và bạn muốn chúng được thay đổi như thế nào. Khi điều này được thực hiện, bạn cần tạo một kế hoạch sẽ giải quyết tất cả các thành phần có trong dự án.
Kế hoạch này sẽ làm gì là:
Nguồn
Đưa mọi thứ đến cấp tổ chức là một nỗ lực khổng lồ nhưng nếu bạn thực sự muốn lên ante và thực hiện các thay đổi ở mức cao hơn nhiều, thì bạn đang tìm cách giải quyết toàn bộ doanh nghiệp.
Quản lý thay đổi doanh nghiệp về cơ bản là loại quản lý thay đổi bao gồm thay đổi tất cả các khía cạnh của một tổ chức như cấu trúc, lãnh đạo, dự án, quy trình, nghĩa là vai trò giữa nhiều người khác.
Khi bạn đang chọn Quản lý thay đổi doanh nghiệp. , về cơ bản, bạn đang cố gắng khắc phục mọi thứ ở cấp độ macro để khi những thay đổi này nhỏ giọt xuống cấp vi mô, chúng sẽ dễ tiêu hóa. Loại hình tổ chức này linh hoạt hơn và mở để thay đổi bất cứ khi nào họ xảy ra.
Làm thế nào để chọn công cụ quản lý thay đổi hoàn hảo?
Khi quá trình thực hiện chiến dịch quản lý thay đổi của bạn sẽ chạy được hoàn tất, bạn cần quyết định công cụ nào sẽ là người giỏi nhất để chăm sóc các hoạt động của chiến dịch này cho bạn.
Vì có hàng tá các công cụ này có mặt trên thị trường ngay bây giờ, bạn cần một số tiêu chí mà bạn nên đánh giá tất cả các phần mềm bạn kiểm tra. Sau đây là một số điểm dữ liệu được kiểm tra trong khi thực hiện quy trình điều khiển thay đổi.
Những điểm dữ liệu này tạo nên một cách rất đơn giản để theo dõi tiến trình đầy đủ của toàn bộ quá trình kiểm soát thay đổi, nhưng bạn cần một công cụ quản lý dự án có thể theo dõi tất cả những thứ này cho bạn ngay trong phần mềm. Chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng Quản lý tác vụ UDN[số 8] .
Sử dụng Quản lý tác vụ UDN[số 8]để quản lý thay đổi
Nhiều lần, thực hiện các thay đổi đối với tổ chức hoặc toàn doanh nghiệp là dự án riêng và một công cụ tốt có thể giúp bạn thực hiện quá trình đó khá dễ dàng. Đây là một số Công cụ quản lý dự án cần thiết[số 8]Điều đó có thể giúp bạn thực hiện các thay đổi về bất kỳ cấp độ nào.
Ngày nay, lập kế hoạch trực quan là tất cả và bạn có thể làm điều đó khá dễ dàng bằng cách sử dụng Biểu đồ GANTT. cung cấp bởi Quản lý tác vụ UDN[số 8]. Sử dụng chúng, bạn có thể nhanh chóng xem thứ tự, tiến độ và ánh xạ độ dài của tất cả các nhiệm vụ liên quan đến Nhiều dự án .
Bạn cũng có thể thiết lập các phụ thuộc giữa các nhiệm vụ liên quan đến dự án để nhóm của bạn sẽ có thông tin đầy đủ về mức độ nghiêm trọng của các nhiệm vụ, và nhiệm vụ nào có mức độ ưu tiên cao nhất và phải được thực hiện trước.
Phát triển dự án sẽ được thực hiện tốt như giao tiếp trong số tất cả các bên liên quan tham gia vào quá trình này. Bạn cần phải có thể Giao tiếp với tất cả các nhà hoạch định[số 8], quản lý và đội ngũ phát triển thực tế.
Giao tiếp này có thể được thực hiện theo nhiều cách như, để lại các ghi chú và nhận xét khác nhau về từng nhiệm vụ riêng lẻ, tạo tệp và thư mục và gửi chúng trực tiếp đến các thành viên trong nhóm.
Ngoài ra, bạn có thể đính kèm các tệp khác nhau vào các nhiệm vụ để các thành viên trong nhóm không phải tìm kiếm chúng ở bất kỳ nơi nào khác. Bạn cũng có thể tự động hóa tất cả các thông báo qua email để khi bất kỳ sự kiện lớn nào xảy ra trong giai đoạn phát triển, bạn được thông báo về nó ngay khi nó xảy ra.
Thay đổi quá trình lãnh đạo
Quá trình quản lý thay đổi là một người khổng lồ nhưng có một lý thuyết được gọi là quy trình lãnh đạo thay đổi tám bước của John Kotter, được sử dụng rộng rãi trong Tổ chức Paradigm hiện nay.
Lý thuyết này là một kỹ thuật tuyệt vời sẽ giúp bất kỳ người quản lý nào cố gắng mang lại sự thay đổi trong tổ chức của họ. Hãy để chúng tôi xem xét tất cả các bước liên quan đến kỹ thuật này.
Bạn cần chắc chắn rằng tất cả các thành viên trong nhóm và các bên liên quan đều hiểu tầm quan trọng của việc thực hiện các thay đổi được đề xuất với họ. Bạn cần thực hiện một trường hợp hấp dẫn và giải thích cho tất cả chúng những thay đổi và mức độ nghiêm trọng của ảnh hưởng đến tổ chức.
Nó rất khó để chỉ một cá nhân để lên kế hoạch và triển khai tất cả các thay đổi được đề xuất. Họ cần phải tạo thành một liên minh mạnh mẽ và chỉ thu thập những cá nhân trong nhóm của họ, những người có thể thực hiện quá trình thực hiện thay đổi dễ dàng hơn.
Bạn cần chắc chắn rằng tất cả mọi người trong tổ chức của bạn đều có kiến thức đầy đủ về những thay đổi và điều đó sẽ chỉ xảy ra khi bạn tạo một tầm nhìn đơn giản dễ hiểu cho họ dễ hiểu và tiêu hóa. Tại sao? Bởi vì đây là những người sẽ bị ảnh hưởng bởi những thay đổi đó.
Khi bạn hoàn thành việc tạo tầm nhìn, bạn được yêu cầu giao tiếp nó. Nhưng không chỉ nói những lời, cho họ thấy những thay đổi mà thực sự làm việc bởi họ. Điều này sẽ khuếch đại hiệu ứng những thay đổi đó có trong dự án.
Những thay đổi khó tiêu hóa, và bạn sẽ phải đối mặt với nhiều rào cản và chướng ngại vật theo cách của mình trong khi thực hiện chúng. Đây là lý do tại sao bạn nên có một đội ngũ mạnh mẽ sẽ giúp bạn theo đuổi để thực hiện những thay đổi này. Điều này liên quan đến việc lắng nghe nhu cầu và yêu cầu của các thành viên trong nhóm sẽ bị ảnh hưởng bởi những thay đổi đó và sau đó thực hiện một chiến lược để trả lời những mối quan tâm đó.
Bạn cần tạo các cột mốc nhỏ trong suốt quá trình. Điều này sẽ làm cho đội hạnh phúc đến nỗi họ đang đạt được tiến bộ và cũng khiến bạn là người mua từ phần còn lại của những người không tin. Bạn cũng sẽ có được sự phổ biến trong số các khối và xúc tiến toàn bộ quá trình.
Cũng đọc:
30 ví dụ về mục tiêu ngắn hạn để đạt được nhiều hơn[số 8]
Đừng quá vội vàng khi bạn thực hiện các thay đổi. Bạn cần chắc chắn rằng những thay đổi được thực hiện và hiểu đúng. Lặp lại tất cả các bước trên để các thay đổi có thể ổn định đúng cách.
Cuối cùng, bạn cần đảm bảo rằng tất cả các thay đổi được phân hủy đúng trong tất cả các quy trình tổ chức và tất cả các mô hình hoạt động của công ty.
Quản lý thay đổi là một mái nhà đứng trên bốn trụ cột quan trọng. Họ đang:
Quản lý thay đổi không phải là một nhiệm vụ dễ dàng và chắc chắn sẽ có một số phí cho bất kỳ người quản lý nào, bất kể họ có kỹ năng như thế nào. Nhưng sử dụng lý thuyết đáng kinh ngạc này, họ có thể dễ dàng chịu được áp lực và với sự giúp đỡ của nhóm của họ, họ có thể thực hiện thành công những thay đổi trong toàn tổ chức hoặc doanh nghiệp.
