Πώς να οδηγήσετε μια διαδικασία διαχείρισης αλλαγών;
Η αλλαγή είναι μια αναγκαιότητα για τα πάντα σε αυτόν τον κόσμο. Όλοι είναι επιρρεπείς σε αυτό επειδή είναι η μόνη σταθερά σε αυτόν τον κόσμο. Αυτή η έννοια ισχύει επίσης για τις επιχειρηματικές οργανώσεις.
Σήμερα, πρέπει να αλλάξετε την επιχειρηματική σας στρατηγική αρκετά συνεχώς αν θέλετε να πετύχετε σε αυτή την συνεχώς μεταβαλλόμενη αγορά. Αυτή η στρατηγική μπορεί να περιλαμβάνει την αλλαγή του τρόπου με τον οποίο λειτουργεί ολόκληρη η οργάνωση ή η αλλαγή ορισμένων / όλων των προϊόντων τους για να ευχαριστήσουν την πελατειακή τους βάση.
Εκτός από αυτά, η επιχείρηση πρέπει επίσης να ενημερώσει την τεχνολογία που εργάζονται αυτήν τη στιγμή. Γιατί; Επειδή η τεχνολογία είναι το μόνο πράγμα που οι επιχειρήσεις της Σήμερα βασίζονται στις περισσότερες και αν αυτό δεν αναβαθμίζεται στη μέγιστη δυναμική της, η επιχείρηση μπορεί να μην είναι σε θέση να ανταγωνιστεί τους ανταγωνιστές της.
Τις περισσότερες φορές, όλοι οι ενδιαφερόμενοι που συμμετέχουν σε μια συγκεκριμένη επιχείρηση μπορούν να συμφωνήσουν ότι τοΗ οργάνωση απαιτεί αλλαγή, αλλά δεν συμφωνούν πάντοτε για το πώς θα πρέπει να συμβεί αυτή η αλλαγή. Εδώ εμφανίζεται μια διαδικασία διαχείρισης αλλαγής. Ας ξεκινήσουμε από την αρχή.
Ποια είναι η διαδικασία διαχείρισης αλλαγής;
Πηγή
Μια διαδικασία διαχείρισης αλλαγής είναι μια δέσμη διαδικασιών που υλοποιούνται για την προετοιμασία και τη στήριξη όλων των οργανωτικών αλλαγών που λαμβάνουν χώρα. Αυτές οι μεθοδολογίες μπορούν να εφαρμοστούν σε επιχειρηματικές διαδικασίες, πόρους, κατανομές προϋπολογισμού και πολλά άλλα επιχειρησιακά στοιχεία ενός έργου.
Όταν μιλάμε για τη διαχείριση αλλαγών στο πρότυπο διαχείρισης έργου, αναφερόμαστε σε μια διαδικασία ελέγχουόλες τις αλλαγέςσυμμετέχουν ενώ εργάζεστε σε ένα έργο.
Η διαχείριση της αλλαγής δεν επικεντρώνεται απαραιτήτως μόνο στους οργανισμούς και τα αντίστοιχα έργα τους, προετοιμάζετε επίσης, εξοπλίστε και υποστηρίζετε όλα τα μέλη της ομάδας σας για να υιοθετήσετε αλλαγή, ώστε αυτοί και ο οργανισμός να μην υποφέρουν λόγω κενών χώρων στη στρατηγική αλλαγής .
Συμφωνούμε ότι οι περισσότερες φορές, οι αλλαγές δεν ελέγχονται και ενδέχεται να συμβούν οπουδήποτε ανά πάσα στιγμή. Αλλά αυτό είναι το μεγάλο πράγμα για έναΔιαδικασία αλλαγής διαχείρισης, επειδή ένας ισχυρός ηγέτης θα καθοδηγήσει την ομάδα του για να εξασφαλίσει ότι δεν υπάρχει καύση χάος στην οργάνωση και όλα είναι υπό έλεγχο.
Ένα πράγμα που μπορείτε πάντα να υπολογίζετε είναι ότι η αλλαγή έρχεται αν σας αρέσει ή όχι. Επομένως, είναι πολύ σημαντικό να σχεδιάσετε και να προετοιμαστείτε για όλα όσα σχετίζονται με το έργο σας. Ας προχωρήσουμε στους διαφορετικούς τύπους διαχείρισης αλλαγών.
Τύποι διαχείρισης αλλαγών
Όπως πολλές άλλες διαδικασίες στον οργανωτικό κόσμο, η διαχείριση της αλλαγής είναι μια πολύ διαφορετική έννοια που δεν είναι πολύ εύκολο να τυλίξετε το κεφάλι σας γύρω.
Έτσι, για να το καταλάβετε εντελώς, θα πρέπει να διακρίνετε τις μεγάλες έννοιες σε μικρότερες κατηγορίες. Επειδή, όταν σπάτε την έννοια σε μικρότερες κατηγορίες, η κατανόηση θα γίνει πιο εύχρηστη.
Τώρα ας ρίξουμε μια ματιά σε τρεις διαφορετικούς τύπους διαχείρισης αλλαγών.
Σε όλες τις πτυχές του Οργανισμού Κόσμος, οι άνθρωποι είναι το κλειδί για οποιαδήποτεείδος αλλαγής. Οι μεταβαλλόμενες αρχές, οι στρατηγικές και οι πολιτικές είναι πολύ εύκολο, αλλά αν δεν ξέρετε πώς να αντιμετωπίσετε το ανθρώπινο στοιχείο στη διαδικασία αλλαγής, τότε θα είστε σε μεγάλο πρόβλημα αργότερα.
Όταν θέλετε η ομάδα σας να προσαρμοστεί σε οποιαδήποτε αλλαγή που ορίσατε για την οργάνωση, πρέπει πρώτα να γνωρίζετε τι είναι η ομάδα σας ικανή και ποια διαδικασία θα ανταποκριθούν εύκολα. Είναι όλα σχετικά με τη γνώση του θέματος σας.
Όταν κάνετε τους ανθρώπους να είστε άνετοι με τις αλλαγές που προτείνουμε, υπάρχουν όλες οι ερωτήσεις που χρειάζεστε για να αναρωτηθείτε όπως:
Τα εργαλεία που πρέπει να έχετε για αυτή την προσπάθεια είναι καθαρά ψυχολογικές. Πρέπει να ξέρετε τι θα ήθελαν να ακούσουν έτσι ώστε όταν τους λέτε για τις αλλαγές, τους δέχονται εύκολα.
Πηγή
Η αλλαγή της νοοτροπίας της ομάδας και η άνετη με τις προτεινόμενες αλλαγές είναι μια πολύ μεγάλη υπόθεση, αλλά υπάρχουν και κάποια άλλα σημαντικά οργανωτικά ζητήματα που πρέπει επίσης να αντιμετωπίσετε αν θέλετε οι αλλαγές στο χέρι να έχουν μια βαθιά επίδραση.
Για να το κάνετε αυτό, πρέπει ναΠροσδιορίστε όλες τις ομάδεςπου σχετίζονται με το έργο που πρέπει να αλλάξουν και πώς θα θέλατε να αλλάξουν. Όταν γίνει αυτό, πρέπει να δημιουργήσετε ένα σχέδιο που θα αντιμετωπίσει όλα τα εξαρτήματα που περιλαμβάνονται στο έργο.
Αυτό που θα κάνει αυτό το σχέδιο είναι:
Πηγή
Η λήψη των πραγμάτων στο οργανωτικό επίπεδο είναι μια έντονη προσπάθεια αλλά αν θέλετε πραγματικά να επάνω και να εφαρμόσετε τις αλλαγές σε ένα πολύ υψηλότερο επίπεδο, τότε θέλετε να αντιμετωπίσετε ολόκληρη την επιχείρηση.
Η διαχείριση της αλλαγής των επιχειρήσεων είναι βασικά ο τύπος διαχείρισης αλλαγών που αποτελείται από την αλλαγή όλων των πτυχών μιας οργάνωσης όπως η δομή, ηγεσία, τα έργα, η διαδικασία, που σημαίνει ρόλους μεταξύ πολλών άλλων.
Όταν επιλέγετεΔιαχείριση αλλαγών επιχειρήσεων, προσπαθείτε βασικά να διορθώσετε τα πράγματα στο μακροοικονομικό επίπεδο έτσι ώστε όταν αυτές οι αλλαγές θα σταματήσουν στο μικρο-επίπεδο, θα είναι εύκολο να αφομοιώσουν. Αυτός ο τύπος οργάνωσης είναι πιο ευέλικτος και ανοιχτός για να αλλάξει κάθε φορά που συμβαίνουν.
Πώς να επιλέξετε το τέλειο εργαλείο διαχείρισης αλλαγής;
Μόλις η διαδικασία στην οποία θα εκτελείται η εκστρατεία διαχείρισης αλλαγής σας, πρέπει να αποφασίσετε ποιο εργαλείο θα είναι το καλύτερο για να φροντίσετε τις λειτουργίες αυτής της καμπάνιας για εσάς.
Καθώς υπάρχουν δεκάδες αυτά τα εργαλεία που υπάρχουν στην αγορά αυτή τη στιγμή, χρειάζεστε κάποια κριτήρια για τα οποία πρέπει να κρίνετε όλο το λογισμικό που δοκιμάζετε. Τα παρακάτω είναι μερικά από τα σημεία δεδομένων που ελέγχονται κατά την εκτέλεση μιας διαδικασίας ελέγχου αλλαγής.
Αυτά τα σημεία δεδομένων αποτελούν έναν πολύ απλό τρόπο για να παρακολουθείτε την πλήρη πρόοδο της διαδικασίας ολόκληρης της αλλαγής, αλλά χρειάζεστε ένα εργαλείο διαχείρισης έργου που μπορεί να παρακολουθεί όλα αυτά για εσάς ακριβώς μέσα στο λογισμικό. Συνιστούμε να χρησιμοποιήσετεUDN Task Manager .
ΧρησιμοποιώνταςUDN Task ManagerΓια διαχείριση αλλαγών
Πολλές φορές, η εφαρμογή αλλαγών στην οργάνωση ή ολόκληρη η επιχείρηση είναι το δικό του έργο και ένα καλό εργαλείο μπορεί να σας βοηθήσει να εκτελέσετε αυτή τη διαδικασία αρκετά εύκολα. Εδω είναι μερικάΒασικά εργαλεία διαχείρισης έργωνΑυτό μπορεί να σας βοηθήσει να εκτελέσετε αλλαγές σε οποιοδήποτε επίπεδο.
Σήμερα, ο οπτικός σχεδιασμός είναι τα πάντα και μπορείτε να το κάνετε αρκετά εύκολα χρησιμοποιώνταςGantt chartsπαρέχεται απόUDN Task Manager. Χρησιμοποιώντας τα, μπορείτε να δείτε γρήγορα την παραγγελία, την πρόοδο και τον χάρτη για το μήκος όλων των καθηκόντων που εμπλέκονταιΠολλαπλά έργα .
Μπορείτε επίσης να ορίσετε εξαρτήσεις μεταξύ των εργασιών που σχετίζονται με το έργο, ώστε η ομάδα σας να έχει τις πλήρεις πληροφορίες σχετικά με τη σοβαρότητα των καθηκόντων και ποια εργασία έχει την υψηλότερη προτεραιότητα και πρέπει να εκτελεστεί πρώτα.
Η ανάπτυξη του έργου θα πραγματοποιηθεί τόσο καλή όσο η επικοινωνία μεταξύ όλων των ενδιαφερομένων που εμπλέκονται στη διαδικασία. Πρέπει να είστε σε θέση ναεπικοινωνούν με όλους τους σχεδιαστές, διαχείριση και την πραγματική ομάδα ανάπτυξης.
Αυτή η επικοινωνία μπορεί να πραγματοποιηθεί με πολλούς τρόπους όπως, αφήνοντας διαφορετικές σημειώσεις και σχόλια σε κάθε μεμονωμένη εργασία, δημιουργούν αρχεία και φακέλους και να τα στείλετε απευθείας στα μέλη της ομάδας.
Επίσης, μπορείτε να επισυνάψετε διαφορετικά αρχεία στις εργασίες, ώστε τα μέλη της ομάδας να μην χρειάζεται να τους αναζητήσουν οπουδήποτε αλλού. Μπορείτε επίσης να αυτοματοποιήσετε όλες τις ειδοποιήσεις μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έτσι ώστε όταν συμβαίνει κάποιο σημαντικό συμβάν κατά τη διάρκεια της φάσης ανάπτυξης, ενημερώνεστε για αυτό μόλις συμβεί.
Αλλαγή της διαδικασίας ηγεσίας
Η διαδικασία της διαχείρισης της αλλαγής είναι μια έντονη, αλλά υπάρχει μια θεωρία γνωστή ως ηγετική διαδικασία αλλαγής οκτώ βημάτων του John Kotter, η οποία χρησιμοποιείται ευρέως στο παράδειγον οργανισμού σήμερα.
Αυτή η θεωρία είναι μια εκπληκτική τεχνική που θα βοηθήσει κάθε διευθυντή να προσπαθεί να φέρει αλλαγές στην οργάνωσή του. Ας ρίξουμε μια ματιά σε όλα τα βήματα που συμμετέχουν σε αυτή την τεχνική.
Πρέπει να βεβαιωθείτε ότι όλα τα μέλη της ομάδας και τα ενδιαφερόμενα μέρη κατανοούν πόσο σημαντικό είναι να εφαρμόσουν τις αλλαγές που τους προτείνονται. Πρέπει να κάνετε μια συναρπαστική περίπτωση και να εξηγήσετε σε όλους τους ό, τι είναι οι αλλαγές και η σοβαρότητα της επίδρασής τους στην οργάνωση.
Είναι πολύ δύσκολο για ένα μόνο άτομο να σχεδιάσει και να αναπτύξει όλες τις προτεινόμενες αλλαγές. Πρέπει να σχηματίσουν μια ισχυρή συμμαχία και να συγκεντρώνουν μόνο εκείνα τα άτομα στην ομάδα τους που μπορούν να διευκολύνουν τη διαδικασία εφαρμογής της αλλαγής.
Πρέπει να βεβαιωθείτε ότι ο καθένας στον οργανισμό σας έχει ολοκληρώσει τη γνώση σχετικά με τις αλλαγές και αυτό θα συμβεί μόνο όταν δημιουργείτε ένα απλό εύκολο στην κατανόηση όραμα γι 'αυτούς που είναι εύκολο να κατανοήσουν και να αφομοιώσουν. Γιατί; Επειδή αυτοί είναι οι άνθρωποι που πρόκειται να επηρεαστούν από αυτές τις αλλαγές.
Όταν τελειώσετε τη δημιουργία του οράματος, πρέπει να το επικοινωνήσετε. Αλλά όχι μόνο να πείτε τις λέξεις, δείξτε τους τις αλλαγές με την πραγματική δουλειά τους. Αυτό θα ενισχύσει το αποτέλεσμα που έχουν αυτές τις αλλαγές στο έργο.
Οι αλλαγές είναι δύσκολο να αφομοιωθούν, και θα αντιμετωπίσετε πολλά εμπόδια και εμπόδια στο δρόμο σας ενώ τα εφαρμόζετε. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο θα πρέπει να έχετε μια ισχυρή ομάδα που θα σας βοηθήσει στην επιδίωξη σας για να εφαρμόσετε αυτές τις αλλαγές. Αυτό συνεπάγεται να ακούτε τις ανάγκες και τις απαιτήσεις των μελών της ομάδας που θα επηρεαστούν από τις αλλαγές αυτές και αργότερα να επεξεργαστούν μια στρατηγική για να απαντήσουν σε αυτές τις ανησυχίες.
Πρέπει να δημιουργήσετε μικρά ορόσημα σε όλη τη διαδικασία. Αυτό θα κάνει την ομάδα ευτυχισμένη ότι κάνουν πρόοδο και επίσης να πάρετε το buy-in από τους υπόλοιπους μη πιστούς. Θα αποκτήσετε επίσης δημοτικότητα μεταξύ των μαζών και να επιταχύνετε τη διαδικασία συνολικά.
Επίσης, διαβάστε:
30 βραχυπρόθεσμα παραδείγματα στόχων για την επίτευξη περισσότερων
Μην είστε πολύ βιαστικοί όταν τελειώσετε την εφαρμογή των αλλαγών. Πρέπει να βεβαιωθείτε ότι οι αλλαγές εφαρμόζονται σωστά και κατανοηθούν. Επαναλάβετε όλα τα παραπάνω βήματα, έτσι ώστε οι αλλαγές να μπορούν να εγκατασταθούν σωστά.
Τέλος, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι όλες οι αλλαγές είναι σωστά τσιμεντένια σε όλες τις οργανωτικές διαδικασίες και όλα τα λειτουργικά μοντέλα της εταιρείας.
Η αλλαγή διαχείρισης είναι μια οροφή που βρίσκεται σε τέσσερις κρίσιμους πυλώνες. Αυτοί είναι:
Η αλλαγή διαχείρισης δεν είναι εύκολη εργασία και σίγουρα παίρνει ένα φόρο σε οποιονδήποτε διαχειριστή, ανεξάρτητα από το πόσο εξειδικευμένο είναι. Αλλά χρησιμοποιώντας αυτή την απίστευτη θεωρία, μπορούν εύκολα να αντέξουν την πίεση και με τη βοήθεια της ομάδας τους, μπορούν να εφαρμόσουν με επιτυχία τις αλλαγές σε ολόκληρο τον οργανισμό ή την επιχείρηση.
