Cách sử dụng vấn đề đóng khung để giải quyết các nhóm không hiệu quả

Tóm lược

Vấn đề Khung là một phương pháp tư duy được sử dụng để hiểu, xác định và ưu tiên các trở ngại và vấn đề kinh doanh khó khăn. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ bao gồm khả năng đóng khung có vấn đề có thể giúp giữ cho nhóm của bạn trong việc biết và giải quyết sự thiếu hiệu quả.

Trong môi trường làm việc phức tạp ngày nay, có thể khó đến với nhau như một đội để giải quyết vấn đề. May mắn cho bạn, chưa bao giờ có thời gian tốt hơn để khám phá sự cố đóng khung.

Giống như tên gọi, vấn đề đóng khung giúp các nhóm hiểu đúng, khớp nối và các vấn đề kinh doanh phức tạp của các bộ phận. Kết quả? Sự cố Khung giúp nhóm của bạn học cách hiểu rõ hơn và giải quyết các vấn đề thông qua tinh thần đồng đội.

Chúng tôi sẽ vượt qua những gì nó là chi tiết và giúp bạn hiểu được bốn bước tạo nên sự cố đóng khung khi Quản lý nhiều dự án .

Vấn đề đóng khung là gì?

Khung vấn đề là một phương pháp suy nghĩ được sử dụng để hiểu, xác định và ưu tiên trở ngại kinh doanh khó khăn và vấn đề. Trong các điều khoản của Layman, đó là một cách để hiểu rõ hơn các vấn đề cụ thể để bạn biết cách giải quyết chúng trong thời gian thực.

Khi nói đến các dự án và quy trình, nó phổ biến cho các chướng ngại vật để phát sinh. Từ các bên liên quan mới tham gia vào những thay đổi vào phút cuối, những trở ngại chưa được giải quyết có thể biến thành các vấn đề lớn hơn trên đường. Đó là lý do tại sao xây dựng các kỹ năng giải quyết vấn đề của nhóm bạn là một bước đầu tiên rất quan trọng.

Khi nào nên sử dụng phương pháp đóng khung vấn đề

Vấn đề Khung hữu ích bất kỳ chướng ngại vật nào xảy ra trong một dự án hoặc quy trình. Phương pháp suy nghĩ này giúp bạn giải quyết vấn đề trong thời gian thực để bạn có thể lấy lại đội của mình trên đường đua.

Dưới đây là một vài tình huống mà bạn có thể sử dụng vấn đề đóng khung để giải quyết.

Cảnh 1: Trong một cuộc họp lập kế hoạch chạy nước rút, một thành viên trong nhóm mang đến những lo ngại về việc không có đủ trợ giúp để đáp ứng thời hạn của họ. Để giảm bớt căng thẳng, bạn sẽ điều chỉnh lại cách nhóm đang nghĩ về vấn đề này và đưa ra một viễn cảnh khác nhau. Đó là, thay vì căng thẳng về việc thiếu tài nguyên, bạn tìm ra cách tổ chức lại các ưu tiên của nhóm để đảm bảo thời hạn được đáp ứng.

Kịch bản 2: Sau khi một dự án mới ra mắt, bạn phát hiện ra rằng các chuyển đổi thấp hơn dự kiến. Thay vì gọi dự án một thất bại, bạn sẽ điều chỉnh lại cách bạn đang nhìn vào vấn đề bằng cách đặt mình vào giày của khách hàng. Bạn nhận ra sau khi phân tích trang web mà cuộc gọi hành động có thể dễ dàng bị bỏ qua. Bạn quyết định thử nghiệm các giải pháp bằng cách kiểm tra một cuộc gọi mới để hành động.

Mặc dù các kịch bản này là khác nhau, mỗi kịch bản sẽ thể hiện sự cần thiết phải điều chỉnh lại cách bạn nghĩ về một vấn đề để tìm các giải pháp mới.

Làm thế nào để tạo khung một tuyên bố sự cố

Một tuyên bố vấn đề là làm thế nào một vấn đề được truyền đạt đến các thành viên trong nhóm. Một câu lệnh có vấn đề hiệu quả được đóng khung theo cách cung cấp bối cảnh và mức độ phù hợp để nó dễ hiểu. Đây là bước ban đầu trong quá trình đóng khung vấn đề. Mục đích là giới thiệu vấn đề cho các thành viên trong nhóm để bắt đầu các giải pháp tiềm năng iceat.

Không phải lúc nào cũng dễ dàng giải pháp cho các vấn đề kinh doanh phức tạp. Trong những trường hợp đó, nó có thể giúp điều chỉnh lại cách bạn nhìn vào vấn đề để đưa ra một giải pháp sáng tạo. Đó là nơi đóng khung vấn đề đến. Bước đầu tiên trong vấn đề đóng khung vòng đời là biết cách truyền đạt một vấn đề.

Khi nói về một vấn đề trong một cuộc họp nhóm, luôn bao gồm:

Bối cảnh: Bối cảnh kinh doanh của vấn đề bao gồm thông tin cơ bản về thời điểm xảy ra sự cố và trong đó hệ thống hoặc quy trình xảy ra. Ví dụ, dữ liệu không nhất quán đang được thu thập trong giai đoạn lập kế hoạch của quy trình.

Phát hành: Các vấn đề chi tiết vấn đề là gì và tại sao đó là một vấn đề ở nơi đầu tiên. Ví dụ: dữ liệu không nhất quán này đang tạo ra sự khác biệt trong suốt giai đoạn thực hiện .

Sự liên quan: Sự liên quan của vấn đề chi tiết về cách nó liên quan đến một hệ thống cụ thể và tại sao nó quan trọng để được giải quyết. Ví dụ, sự khác biệt sau đó yêu cầu nhóm để quay lại và xác định điểm mà vấn đề bắt đầu, gây ra sự chậm trễ thời hạn.

Khách quan: Mục tiêu tuyên bố dòng thời gian hoặc mức độ ưu tiên của khi giải pháp cần được thực hiện và mục tiêu của giải pháp nói. Ví dụ, nhóm cần giải quyết vấn đề trước khi kết thúc quý do đó là một vấn đề ưu tiên cao.

Bao gồm bốn thành phần này trong tuyên bố vấn đề của bạn đảm bảo rằng mỗi bên liên quan hiểu các chi tiết cơ bản của vấn đề và kế hoạch hành động chung. Khi mọi người ở cùng một trang, bạn có thể thực thi công việc và đạt được kết quả nhanh hơn và hiệu quả hơn.

4 bước của quá trình đóng khung vấn đề

Khi nói đến quá trình đóng khung vấn đề, có bốn bước chính để theo dõi một khi câu lệnh vấn đề được giới thiệu. Những thứ này có thể giúp bạn hiểu rõ hơn và hình dung vấn đề vì nó liên quan đến nhu cầu kinh doanh lớn hơn.

Sử dụng một phương tiện trực quan để xem xét một vấn đề có thể cung cấp cho nhóm của bạn một cái nhìn hình ảnh lớn hơn về vấn đề bạn đang cố gắng giải quyết. Bằng cách bối cảnh, ưu tiên và hiểu các chi tiết ở cấp độ sâu hơn, nhóm của bạn có thể phát triển một quan điểm khác nhau khi xem xét vấn đề với các bên liên quan.

Từ việc xác định vấn đề phê duyệt giải pháp, hãy lao vào bốn bước của quá trình đóng khung vấn đề.

1. Xác định vấn đề

Phân tích vấn đề của bạn trong bối cảnh với hệ thống hoặc xử lý nó trình bày chính nó. Đặt câu hỏi như, "Vấn đề này sẽ sống ở đâu trong hệ thống?" và, "nguyên nhân gốc rễ của vấn đề là gì?"

Xác định các câu hỏi theo ngữ cảnh giúp đặt vấn đề trong các quy trình và xác định xác định của bạn những gì có thể gây ra sự cố.

Ví dụ: nếu bạn đang cố gắng khởi động một sáng kiến tiếp thị mới và bạn gặp sự cố với sự phát triển, bạn có thể xác định vấn đề là thiếu tài nguyên phát triển.

2. Ưu tiên vấn đề

Tiếp theo, ưu tiên các điểm đau dựa trên các vấn đề khác và mục tiêu dự án . Những câu hỏi như, "vấn đề này có ngăn cản các mục tiêu bị đáp ứng không?" và, "vấn đề này sẽ làm cạn kiệt tài nguyên cần thiết?" là những người tốt để giúp bạn bắt đầu.

Những câu hỏi này giúp xếp hạng các vấn đề của bạn theo tầm quan trọng để bạn có thể hình dung kết quả tiềm năng của việc giải quyết vấn đề so với việc chờ đợi đến lần sau.

3. Hiểu vấn đề

Để hiểu vấn đề, thu thập thông tin từ các bên liên quan đa dạng và các nhà lãnh đạo bách hóa. Điều này sẽ đảm bảo bạn có một loạt các dữ liệu.

Đặt câu hỏi và thu thập chi tiết từ nhiều thành viên trong nhóm khác nhau nhất có thể để giúp đa dạng hóa quan điểm của bạn về vấn đề này. Đổi lại, điều này sẽ dẫn bạn đến các giải pháp sáng tạo hơn phục vụ phần lớn các thành viên trong nhóm.

Ví dụ, để hiểu đầy đủ tại sao không có đủ tài nguyên phát triển, sẽ hữu ích để hỏi đầu phát triển để giúp giới thiệu các tài nguyên cần thiết.

4. Phê duyệt giải pháp

Cuối cùng, đã đến lúc để được giải pháp của bạn được phê duyệt. Chất lượng đảm bảo giải pháp của bạn bằng cách thử nghiệm trong một hoặc nhiều tình huống nội bộ. Bằng cách này, bạn có thể chắc chắn rằng nó hoạt động trước khi giới thiệu nó với khách hàng bên ngoài.

Bạn cũng có thể cần phải có được sự chấp thuận của lãnh đạo trước khi nó hoạt động, mặc dù điều này sẽ phụ thuộc vào tình huống duy nhất của bạn. Sau khi được phê duyệt, hãy phân tích thành công của giải pháp của bạn và tiếp tục kiểm tra các ý tưởng mới cho đến khi bạn đạt được kết quả mong muốn của mình.

Vấn đề đóng khung kỹ thuật và lời khuyên

Vì vấn đề đóng khung là một cách để thay đổi quan điểm của bạn để xem kết quả khác nhau, nó có thể giúp nơi làm việc phát triển mạnh. Bằng cách thúc đẩy nhóm của bạn sử dụng kỹ thuật này, bạn có thể xây dựng mọi người Kỹ năng giải quyết vấn đề nói chung

Dưới đây là một số cách mà bạn có thể sử dụng vấn đề đóng khung để khám phá các giải pháp sáng tạo tại nơi làm việc:

Các vấn đề về khung sử dụng các tuyên bố có tổ chức: Mặc dù phương thức đóng khung có vấn đề có thể được sử dụng trong hầu hết mọi tình huống mà sự cố tồn tại, có một cách phù hợp và sai khi nói đến các vấn đề thay thế. Một tuyên bố vấn đề có thể khác với tình huống này đến tình huống, nhưng mỗi người nên làm theo các thành phần cơ bản được nêu ở trên. Điều này bao gồm bối cảnh, vấn đề, sự liên quan và mục tiêu. Tất cả những gì giúp các bên liên quan hiểu cách vấn đề liên quan trở lại dự án trong tầm tay.

Các buổi động não hiệu quả chì: Khung vấn đề có thể được sử dụng trong các phiên động não để khuyến khích các quan điểm khác nhau và những hiểu biết mới. Bạn có thể sử dụng cái này Kỹ thuật động não Bằng cách yêu cầu các bên liên quan để đóng khung ý tưởng của họ bằng cách sử dụng một bảng trắng hoặc ghi chú dính. Bằng cách này, tất cả các ý tưởng được hỗ trợ bởi dữ liệu.

Đóng khung vấn đề với sự kết thúc trong tâm trí : Kỹ thuật của bắt đầu với sự kết thúc trong tâm trí liên quan đến làm việc lạc hậu. Bằng cách này, bạn có thể chuyển suy nghĩ của nhóm và khuyến khích tư duy định hướng mục tiêu. Chưa kể, kỹ thuật này có thể giúp các thành viên trong nhóm của bạn học cách ưu tiên phát triển cá nhân và tư duy chiến lược.

Bằng cách sử dụng các sáng kiến đóng khung vấn đề tại nơi làm việc, bạn có thể đảm bảo rằng tất cả các vấn đề là truyền đạt hiệu quả và các giải pháp đến từ một nơi nghiên cứu. Cả hai dẫn đến giải quyết vấn đề hiệu quả hơn.

Sử dụng sự hợp tác của nhóm để giải quyết vấn đề

Giải quyết vấn đề không phải là một công việc solo. Càng nhiều thành viên trong nhóm có liên quan, các giải pháp của bạn sẽ càng sáng tạo. Trong một thế giới của việc đưa ra quyết định phức tạp và các dự án đang phát triển, sử dụng khung vấn đề có thể là một cách tuyệt vời để giữ mọi người trên cùng một trang khi gặp vấn đề đáng để giải quyết.

Để đảm bảo nhóm của bạn được kết nối mọi bước trên đường, hãy thử phần mềm cộng tác nhóm. Từ các mục tiêu phù hợp để tăng năng suất, Quản lý tác vụ UDN có thể giúp đỡ.