Phương pháp quản lý dự án Prince2 là gì?

Tóm lược

Prince2 là một phương pháp quản lý dự án cực kỳ tập trung vào tổ chức và kiểm soát. Hoàng tử là viết tắt của các dự án trong môi trường kiểm soát. Tìm hiểu về cách bảy nguyên tắc chính của Prince2 có thể giúp nhóm của bạn giữ các dự án được tổ chức và đạt được mục tiêu của bạn.

Bạn có biết có một phương pháp quản lý dự án đã được thực hành tại hơn 150 quốc gia? Với hơn một triệu học viên được chứng nhận, Prince2 là một trong những hình thức quản lý dự án nổi tiếng và được công nhận rộng rãi nhất.

Prince2 là gì?

Prince2 là A. Phương pháp quản lý dự án. Điều đó cực kỳ tập trung vào tổ chức và kiểm soát. Hoàng tử là viết tắt của các dự án trong môi trường kiểm soát. Prince2 là một phương pháp quản lý dự án cực kỳ tuyến tính và quy trình, khiến nó trở thành một phương pháp mới bắt đầu tốt.

Lịch sử của Prince2

Phương pháp quản lý dự án này lần đầu tiên được thành lập vào năm 1989 bởi Cơ quan máy tính và viễn thông trung ương (CCTA) . Ban đầu nó được dựa trên một phương pháp được chính phủ Vương quốc Anh được sử dụng, được gọi là Kỹ thuật lập kế hoạch quản lý tổ chức tài nguyên dự án (Nhắc nhở). Chính phủ Anh đã sử dụng nhanh chóng chủ yếu cho các dự án hệ thống thông tin.

Prince2 bắt đầu chỉ là Prince, và lần lặp đầu tiên này tập trung vào các dự án CNTT. Trong những năm 1990, các nhà quản lý nhận ra rằng các kỹ thuật của Prince có thể được áp dụng cho bất kỳ loại dự án nào, không chỉ nó. Sau khi viết lại để xóa bất kỳ đề cập nào về biệt ngữ cụ thể của nó, Prince2 đã được ra mắt vào năm 1996.

Những lợi ích của phương pháp Prince2

Có một lý do tại sao phương pháp Prince2 là một trong những hình thức quản lý dự án phổ biến nhất trên thế giới. Đây là lý do tại sao rất nhiều đội chọn Prince2.

Prince2 là một hình thức quản lý dự án được công nhận cao

Có hàng triệu học viên Prince2 trên toàn thế giới. Phương pháp Prince2 được công nhận bởi Viện quản lý dự án (PMI) như một phương pháp tương thích với Quản lý dự án Cơ quan kiến thức (PMBOK®) và Chứng nhận chuyên nghiệp quản lý dự án (PMP®) .

Có một số khóa đào tạo và các chứng chỉ prince2 khác nhau, bạn có thể thực hiện để tìm hiểu về phương thức quản lý dự án Prince2. Nếu bạn đặc biệt muốn trở thành người quản lý dự án, hãy học quá trình Prince2 và nhận chứng chỉ có thể giúp sự nghiệp lâu dài của bạn.

Prince2 là một phương pháp mới bắt đầu tốt

Nếu nhóm của bạn chưa bao giờ sử dụng bất kỳ loại phương pháp quản lý dự án nào trước đây, Prince2 là một nơi tốt để bắt đầu. Bởi vì có một quy trình đơn giản nhưng được xác định, nhóm của bạn đã xóa các bước để theo dõi ngay cả khi họ chưa bao giờ thực hiện quy trình quản lý dự án trước đó.

Prince2 cũng là một cách tuyệt vời để dạy các thành viên trong nhóm của bạn. Các nguyên tắc và giai đoạn rõ ràng của nó có thể giúp hướng dẫn nhóm của bạn thông qua các kỹ năng quản lý dự án thiết yếu như lập kế hoạch dự án, quản lý thời gian và kỹ năng giao tiếp. Những kỹ năng này không phải là duy nhất đối với Prince2, chúng phổ biến trên tất cả các phương pháp quản lý dự án. Vì vậy, nếu nhóm của bạn quyết định Prince2 không phù hợp với họ, các thành viên trong nhóm của bạn vẫn sẽ học được các kỹ năng hữu ích mà họ có thể áp dụng cho bất kỳ dự án nào.

Nếu nhóm của bạn đang suy nghĩ về việc sử dụng một hình thức nhanh nhẹn, Prince2 Agile là một nơi tuyệt vời để bắt đầu. Prince2 Agile xây dựng dựa trên những điều cơ bản được thiết lập trong quy trình Prince2 tiêu chuẩn, và áp dụng chúng với Phương pháp nhanh nhẹn .

Prince2 là vô cùng linh hoạt

Trong khi kỹ thuật Prince ban đầu được xây dựng với nó trong tâm trí, Prince2 được xây dựng để đáp ứng bất kỳ loại dự án nào trong bất kỳ ngành nào. Một trong những nguyên tắc nền tảng của Prince2 là sử dụng nó như một khung, và không phải quy tắc đặt khó khăn. Nó dành cho bạn uốn cong nó theo nhu cầu của dự án của bạn.

Phương pháp Prince2 hoạt động rất tốt với Phần mềm quản lý công việc . Cấu trúc điều khiển quy trình được ghép nối với phần mềm giúp nhóm của bạn dễ dàng tạo các nhiệm vụ rõ ràng với các ngày cụ thể của một chủ sở hữu. Các thành viên trong nhóm, các bên liên quan và bảng dự án có thể nhanh chóng nhảy vào và theo dõi tiến trình dự án không đồng bộ. . Bằng cách sử dụng không gian làm việc hợp tác, nhóm của bạn sẽ liên tục có thông tin cập nhật về trạng thái dự án của bạn và bất kỳ cập nhật quan trọng nào.

Vai trò chính trong một dự án Prince2

Một trong những lợi ích chính của việc sử dụng phương pháp Prince2 là sự rõ ràng. Một số phương pháp quản lý dự án có các nguyên tắc lỏng lẻo, nhưng mỗi thành viên trong nhóm sử dụng Prince2 có vai trò rõ ràng và được chỉ định. Những vai trò này có bộ mong đợi và trách nhiệm cụ thể của riêng họ. Dưới đây là một số vai trò quan trọng mà bạn sẽ thấy trong một dự án Prince2.

Quản lý dự án : Các cá nhân chính chịu trách nhiệm về lập kế hoạch dự án, thực hiện dự án và di chuyển dự án cùng.

Quản lý đội: Nếu nhóm của bạn rất lớn, có thể có một người quản lý đội để hỗ trợ người quản lý dự án. Một người quản lý đội giúp giám sát việc sản xuất các mặt hàng và cũng quản lý thời gian và khối lượng công việc của mỗi thành viên trong nhóm.

Khách hàng: Khách hàng là người nhận được dự án cuối cùng có thể cung cấp. Đây có thể là một khách hàng bên ngoài, nhà thầu hoặc đội nội bộ. Ví dụ: nhóm CNTT của bạn có thể đang làm việc để tạo ra một quy trình trên tàu tốt hơn. Khách hàng cuối cùng trong trường hợp này là tuyển dụng các nhà quản lý và thuê mới.

Thành viên trong nhóm: Đây là những cá nhân chịu trách nhiệm tạo việc cung cấp cuối cùng. Bởi vì Prince2 là một phương pháp định hướng quy trình như vậy, gán vai trò cụ thể cho mỗi thành viên trong nhóm là quan trọng. Làm thế nào bạn ủy nhiệm nhiệm vụ là tùy thuộc vào người quản lý dự án hoặc quản lý nhóm.

Bảng dự án : Một nhóm những người đưa ra quyết định cấp cao cho dự án của bạn. Thông thường, Ban dự án được tạo thành từ các giám đốc kinh doanh, và trong một số trường hợp, khách hàng cuối cùng.

6 khía cạnh chính của một dự án Prince2

Mỗi dự án PRINCE2 có sáu đặc điểm này, mà người quản lý dự án theo dõi khi dự án tiến triển. Một số trong số họ liên kết trực tiếp với các nguyên tắc chính của Prince2 (mà chúng tôi giải thích trong phần tiếp theo), trong khi những người khác chỉ là thông tin quan trọng cho nhóm của bạn biết khi họ tiến bộ thông qua dự án. Dưới đây là sáu khía cạnh mà bạn sẽ tìm thấy trong mỗi dự án PRINCE2.

Phạm vi dự án: Điều này phác thảo rõ ràng mục tiêu, thời hạn và cung cấp dự án dự án của bạn đang hoạt động.

Chi phí: Đây là bao nhiêu tiền dự án của bạn sẽ có giá. Mục tiêu là tính toán này càng gần càng tốt để tránh đi qua Ngân sách dự án. .

Timescales: Đây là lượng thời gian dự án của bạn sẽ thực hiện để hoàn thành. Các dự án Prince2 thường có một thời hạn thiết lập được tạo bởi bảng dự án. Timescales giúp các thành viên trong nhóm bằng cách cung cấp cho họ một ước tính mốc thời gian để hoàn thành mỗi nhiệm vụ.

Rủi ro: Có vốn có rủi ro với mọi dự án vì chúng ta không thể kiểm soát mọi thứ. Một phần của Prince2 bao gồm thiết lập một Quá trình quản lý rủi ro Để chủ động xác định những rủi ro mà nhóm của bạn có thể gặp phải và giảm thiểu bất kỳ vấn đề nào.

Phẩm chất: Ở Prince2, cần phải tạo một thanh ghi chất lượng, hoặc một cái gì đó xác định rõ các tiêu chuẩn sản xuất cho tất cả các sản phẩm cung cấp. Điều này đảm bảo rằng có thể giao hàng cuối cùng đáp ứng các tiêu chuẩn cao nhất của đội bạn và đáp ứng mong đợi của khách hàng.

Những lợi ích: Prince2 yêu cầu mọi dự án đều có một biện minh kinh doanh rõ ràng. Điều này tương tự như một điều lệ dự án , nhưng các yêu cầu tất cả phụ thuộc vào bảng dự án của bạn muốn xem trước khi phê duyệt dự án.

7 giai đoạn của một dự án Prince2

Ngoài bảy nguyên tắc của Prince2, còn có bảy giai đoạn hướng dẫn đội của bạn từ Dự án ban đầu đến Đóng cửa dự án .

Bắt đầu: Đội dự án nộp một Kế hoạch dự án Sử dụng một ủy quyền của dự án, đó là một phác thảo thô về những gì dự án đòi hỏi. Điều này cung cấp một ý tưởng chung về dự án và xác định rõ ràng Trường hợp kinh doanh . Một khi được phê duyệt (thường là của Ban dự án), nhóm dự án sẽ tạo ra chi tiết hơn tóm tắt dự án .

Chỉ đạo: Bảng dự án đánh giá các tóm tắt dự án và quyết định những gì cần thiết cho đội để tiến về phía trước. Điều này có thể có nghĩa là làm thay đổi một số khía cạnh của tóm tắt dự án để phù hợp với các tài nguyên hoặc thời gian.

Bắt đầu: Ban dự án chọn một người quản lý dự án để lãnh đạo và tạo một kế hoạch dự án thậm chí còn chi tiết hơn nữa. Điều này bao gồm các cơ sở cho thời gian, chi phí, chất lượng, phạm vi, rủi ro và lợi ích. Dự án có thể chính thức bắt đầu một khi Hội đồng dự án phê duyệt đầy đủ kế hoạch dự án, người quản lý tạo ra.

Kiểm soát: Trong giai đoạn này, người quản lý dự án phá vỡ các phần của dự án để khiến họ dễ quản lý hơn. Sau đó, họ ủy thác những phần nhỏ hơn cho các thành viên trong nhóm riêng lẻ để làm việc và hoàn thành.

Quản lý giao hàng Sản phẩm: Người quản lý dự án đảm bảo dự án đang tiến triển suôn sẻ và điều đó giao hàng. đáp ứng chất lượng được thiết lập bởi thanh ghi chất lượng. Ban dự án sau đó đánh giá các giao hàng và quyết định xem có chấp nhận công việc hay yêu cầu bất kỳ thay đổi nào hoặc công việc bổ sung cho dự án.

Quản lý ranh giới sân khấu: Vào cuối mỗi giai đoạn, Hội đồng dự án sẽ đưa ra một đánh giá để quyết định xem dự án có tiếp tục tiến về phía trước hay không nếu nhóm nên từ bỏ dự án.

Đóng cửa : Trình quản lý dự án hoàn thành bất kỳ tài liệu cuối cùng, kết quả và báo cáo trước khi kết thúc hoàn toàn vòng đời của dự án này.

Tổ chức dự án Prince2 của bạn với phần mềm quản lý công việc

Nếu bạn đang nghĩ về việc tổ chức dự án của nhóm của mình với phương pháp Prince2, sử dụng phần mềm quản lý công việc có thể giúp bạn đơn giản hóa sự hợp tác và giữ thông tin quan trọng ở một nơi. Với một Quản lý công việc Công cụ như Quản lý tác vụ UDN , Nhóm của bạn có thể dễ dàng thiết lập các vai trò và trách nhiệm rõ ràng, đặt các quy trình phê duyệt để cung cấp và ủy thác các nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm khác.