Đường cơ sở dự án: Tổng quan từ Trình quản lý dự án Agile
Đường cơ sở dự án là điểm khởi đầu của kế hoạch dự án của bạn. Về cơ bản, đường cơ sở trong quản lý dự án nói về phạm vi, chi phí ban đầu, quy trình làm việc và lịch trình của các dự án của bạn.
Đặt đường cơ sở dự án nên được thực hiện khi bắt đầu dự án nếu không các nhà quản lý dự án sẽ không có cơ chế để thực hiện các biện pháp quan trọng cùng với việc thực hiện dự án. Nó hoạt động như một biện pháp để dự án sẽ không đi chệch khỏi kế hoạch.
Các Đường cơ sở dự án Tài liệu sẽ thay đổi bất cứ khi nào chủ sở hữu dự án, các thành viên trong nhóm hoặc khách hàng yêu cầu thay đổi trong quy trình dự án. Thay đổi tài liệu cơ sở sẽ trang bị cho các thành viên trong nhóm với hồ sơ cập nhật để thay đổi dự án.
Tài liệu cơ sở cũng được đề cập vào khi kết thúc dự án để xem dự án có theo thông số kỹ thuật cơ bản hoặc nếu có bất kỳ sự khác biệt nào, nhóm dự án sẽ giải quyết. TÀI LIỆU CƠ SỞ NÀY SILL, TỔNG HỢP, XÁC ĐỊNH xem xét các điều chỉnh có được yêu cầu trong dự án hay không.
Nếu nhóm dự án quyết định thực hiện các thay đổi đối với dự án, họ phải xem xét những điều sau:
Tầm quan trọng của đường cơ sở dự án
Đường cơ sở dự án rất quan trọng vì nó hoạt động như một điểm tham chiếu để so sánh và đo lường tiến trình của dự án so với kế hoạch. Điều này giúp đo lường hiệu suất của dự án trong thời gian thực hiện.
Nhìn vào ví dụ này để hiểu tầm quan trọng của đường cơ sở . Giả sử rằng dự án được thiết lập để hoàn thành trong tám tuần và lịch trình cơ bản của bạn nói rằng dự án sẽ hoàn thành trong sáu tuần. Bạn sẽ thông báo cho nhóm của bạn rằng có một vấn đề nghiêm trọng để họ có thể làm việc nhanh hơn để cải thiện tiến trình.
Nếu đường cơ sở dự án trở nên không hiệu quả và không mang lại tầm quan trọng cần thiết thì các vấn đề sau đây có thể phát sinh, chẳng hạn như:
Bạn có thể đánh giá thấp số lượng tài nguyên cần thiết nếu lịch trình của bạn không được lên kế hoạch tốt. Vấn đề này có thể phát sinh khi trình quản lý dự án của bạn không ước tính chính xác có bao nhiêu công nhân sẽ được yêu cầu thực hiện công việc. Nhóm dự án có thể bị hạ cấp cùng với giai đoạn thực thi dự án khi họ quá tải với công việc.
Nếu bạn chưa đặt đường cơ sở dự án thì lịch trình dự án của bạn sẽ gây ra sự chậm trễ vì thiếu nguồn nhân lực, giao hàng sản phẩm bị trì hoãn và các sự kiện khác ảnh hưởng đến thực hiện dự án của bạn. Sự chậm trễ trong lịch trình dự án càng dài, nó sẽ dẫn đến nhiều chi phí dự án hơn.
Làm thế nào bạn sẽ đo lường sự tiến bộ khi bạn chưa xác định cơ sở dự án rõ ràng? Công cụ quản lý dự án[số 8]như Quản lý tác vụ UDN[số 8] sẽ giúp theo dõi dự án và giúp bạn dễ dàng xác định các nút thắt trong dự án của mình.
Quan trọng hơn, khi phạm vi dự án của bạn không được xác định rõ thì điều này sẽ có tác động nghịch đảo đến chất lượng cung cấp dự án của bạn.
Trong trường hợp không có đường cơ sở, thật khó để theo dõi và tổ chức Thay đổi ở bất kỳ cấp độ nào . Sẽ không có phương tiện đo lường khác, và bạn sẽ phải đối mặt với một vấn đề khi đo lường các ước tính thay đổi.
Thành phần cơ sở dự án
Thông thường, đường cơ sở dự án có ba thành phần:
Tất cả ba đường cơ sở dự án này được báo cáo riêng, được kiểm soát và giám sát để kiểm tra xem chúng có đang đi đúng hướng không. Một vấn đề Đường cơ sở đo hiệu suất (PMB) khi chúng được tích hợp đầy đủ. Đường cơ sở đo hiệu suất cung cấp cho bạn khả năng quản lý và giám sát hiệu quả cách một sự thay đổi ảnh hưởng đến các thành phần khác.
Khi cơ sở dự án được tích hợp, sự thay đổi trong một thành phần như thay đổi trong lịch trình sẽ tăng phạm vi và phạm vi dự án, tương tự. Các tổ chức phải đối mặt với một rào cản để tìm một công cụ phù hợp để theo dõi đường cơ sở dự án và tích hợp đầy đủ.
Bạn có thể dùng Quản lý tác vụ UDN[số 8] , Một trong những công cụ quản lý dự án tốt nhất, với một tính năng tuyệt vời để quản lý các dự án từ đầu đến cuối.
Bạn cần đảm bảo rằng đường cơ sở nên được kiểm soát đầy đủ và ghi lại. Nếu bạn muốn thực hiện các thay đổi trong đường cơ sở, thì nó sẽ được thực hiện bằng cách thực hiện các quy trình thay đổi thích hợp như điền vào biểu mẫu yêu cầu thay đổi và nhận nó được phê duyệt từ quản lý hoặc khách hàng hàng đầu.
QUAN TRỌNG: Tải xuống Thay đổi tài liệu yêu cầu tại đây .
Tuy nhiên, những thay đổi không nên được thực hiện thường xuyên vì nó sẽ làm xáo trộn đầy đủ dự án và dẫn đến lỗi dự án. Những thay đổi nhỏ và không thường xuyên có thể dễ dàng thực hiện mà không ảnh hưởng đến các mục tiêu của dự án. Khi bạn thực hiện các thay đổi thường xuyên, cơ sở dự án sẽ được thực hiện vô dụng.
Nếu bạn muốn đặt đường cơ sở mới cho dự án thì bạn nên lưu các đường cơ sở trước đó và tạo đường cơ sở mới sau đó để bạn có thể giữ một bản ghi lịch sử.
Hơn nữa, nếu đường cơ sở dự án của bạn không rõ ràng với tất cả các bên liên quan thì nó sẽ dẫn đến thất bại của dự án. Đó là tầm quan trọng to lớn đến nỗi tất cả các bên liên quan nên hỗ trợ đường cơ sở của dự án.
Lợi ích của việc thiết lập đường cơ sở dự án
Có ba lợi ích chính của việc thiết lập đường cơ sở dự án:
Làm cách nào để tạo một đường cơ sở cho kế hoạch dự án của bạn?
Khi bạn được cung cấp một dự án mới, người quản lý dự án cần thực hiện kế hoạch dự án và bao gồm ba thành phần chính của đường cơ sở dự án.
Đường cơ sở phạm vi dự án là một trong những tài liệu quan trọng nhất trong kế hoạch dự án của bạn. Trong khi tạo đường cơ sở phạm vi dự án, bạn sẽ trả lời các câu hỏi sau:
Sau khi bạn đã trả lời các câu hỏi trên, thì bạn sẽ phát triển một Cấu trúc phân chia công việc để các mục tiêu lớn hơn được xác định với các mặt hàng có thể đạt được nhỏ hơn.
Trong đường cơ sở chi phí dự án, bạn sẽ cần xác định chi phí dự kiến sẽ phải chịu trong dự án của bạn. Cố gắng ước tính chi phí của từng nhiệm vụ. Hãy đến với một số tiền chi phí được lấy từ các nhà cung cấp trong các cuộc khảo sát của bạn và tính toán mức lương trung bình sẽ được trao cho lực lượng lao động của bạn.
Lịch trình dự án cơ sở phụ thuộc vào hai người trên của bạn; Chi phí và phạm vi đường cơ sở . Vì các nhiệm vụ và hoạt động của bạn được xác định trong dự án của bạn, bạn sẽ tạo ra đường cơ sở Lịch chiếu dự án.
Đầu tiên, xác định các tài nguyên cho tất cả các nhiệm vụ và tạo ước tính về bao nhiêu thời gian mỗi nhiệm vụ sẽ được hoàn thành để hoàn thành. Sử dụng các ước tính này để phát triển lịch trình cho dự án và phân công các thành viên nhóm cho từng nhiệm vụ bằng cách xác định khung thời gian hoạt động. Ngày bắt đầu và ngày kết thúc của các hoạt động rất quan trọng trong đường cơ sở lịch trình.
Một cuộc họp khởi động cho dự án
Sau khi tất cả các bạn được thiết lập và đã chuẩn bị đầy đủ cơ sở dự án, đã đến lúc gặp gỡ dự án. Bạn sẽ cần phải đáp ứng với tất cả các bên liên quan của dự án để mua - trong sự đồng ý của họ cho sự chấp thuận cơ bản.
Trong cuộc họp này, bạn sẽ yêu cầu giải thích kế hoạch của mình cho tất cả các bên liên quan bao gồm các nhà quản lý, thành viên nhóm, nhà đầu tư và khách hàng của bạn. Giải thích cho họ về phạm vi, chi phí và đường cơ sở lịch trình, và làm thế nào nó sẽ giúp đo lường tiến trình của dự án của bạn. Ngoài ra, giải thích cho việc quản lý cách các phương sai cơ sở sẽ được phục vụ trong số liệu của bạn. Nếu bất kỳ các bên liên quan nào làm tăng một mối quan tâm, bạn nên cập nhật nó trong kế hoạch dự án trong đó.
Kiểm tra hướng dẫn này để tìm hiểu thêm về các cuộc họp khởi động:
Cuộc họp khởi động: Hướng dẫn cuối cùng để bắt đầu các dự án của bạn ngay
Hóa ra:
Đường cơ sở dự án là một thực tế có thể giúp đo lường tiến độ dự án và giữ dự án theo dõi bằng cách giữ cho đội của bạn có động lực để đạt được mục tiêu dự án của bạn. Bạn sẽ vượt qua nhiều vấn đề và tạo ra kết quả thuận lợi nếu bạn sử dụng đường cơ sở dự án một cách hiệu quả.
