3 عناصر يحتاج كل ميثاق المشروع

يمكن أن يكون البدء في مشروع أو مبادرة جديدة شعورا مثيرا. ولكن ماذا عن الخطوة الحق قبل ذلك، عندما تحتاج إلى الحصول على مشروعك المعتمد؟

يمكن أن يشعر عملية نصب المشروع والموافقة على المربع الأسود إذا لم تكن قد فعلت ذلك من قبل. من جمع المعلومات الصحيحة لتقديمها بطريقة تعمل لأصحاب المصلحة في المشروع، تريد التأكد من أن لديك المواد التي تحتاجها لتحقيق النجاح. طريقة واحدة للقيام بذلك مع ميثاق المشروع.

ما هو ميثاق المشروع؟

ميثاق المشروع عبارة عن ملعب مصعد لأهداف المشروع ونطاق المشروع ومسؤوليات المشروع من أجل الحصول على موافقة من أصحاب المصلحة الرئيسيين للمشروعات. في الميثاق، يجب عليك تقديم شرح قصير ومخلص للعناصر الرئيسية لمشروعك قبل البدء. من خلال إنشاء ميثاق مشروع قبل البدء في مستندات تخطيط المشروع الأخرى، يمكنك الحصول على موافقة أو دورة صحيحة إذا لزم الأمر.

ميثاق المشروع هو واحد من العديد من مواد تخطيط المشاريع التي يمكنك خلقها. إليك كيفية مقارنة بعناصر تخطيط المشاريع الأخرى:

مشروع ميثاق المشروع مقابل خطة المشروع

يجب أن يشمل ميثاق المشروع فقط ثلاثة عناصر: أهداف المشروع والنطاق والمسؤوليات الخاصة بك. بمجرد الموافقة على الميثاق، يجب عليك بعد ذلك إنشاء خطة مشروع. تنشئ خطة المشروع الخاصة بك في ميثاق المشروع الخاص بك لتوفير مخطط أكثر متعمقا للعناصر الرئيسية لمشروعك.

هناك سبعة عناصر رئيسية في خطة المشروع:

الأهداف

مقاييس النجاح

أصحاب المصلحة والأدوار

النطاق والميزانية

المعالم التسليمات

الجدول الزمني والجدول الزمني

خطة تواصل

مشروع ميثاق المشروع مقابل المشروع

أ مشروع موجزهو مستند قصير يجب أن تنشئه بعد الموافقة عليه رسميا. المحطة هي نسخة مكثفة من خطة مشروعك التي يمكن لفريق المشروع وأصحاب المصلحة الرجوع إليها كثيرا. يوفر موجز الخاص بك، مثل الميثاق، السياق حول سبب هذه المشروع فكرة جيدة، بالإضافة إلى ما ستقوم به أثناء المشروع.

يحتوي موجز المشروع على أربعة أجزاء:

معلومات اساسية

أهداف المشروع ومعايير النجاح

الجدول الزمني للمشروع

الجمهور المستهدف

ميثاق المشروع مقابل حالة العمل

ميثاق المشروع وقضية أعماللديهم نفس الأساسيات: هؤلاء كلا الأدوات اللازمة لمشروع لأصحاب المصلحة المناسبين. الفرق الرئيسي بين ميثاق المشروع وحالة الأعمال هو النطاق.

حالة عمل هي وثيقة رسمية تشرح فوائد ومخاطر استثمار عمل كبير. على سبيل المثال، إذا كنت نصبا استثمارا كبيرا على نطاق واسع مع وكالة خارجية، فزيادة كبيرة في الممارسات التجارية الحالية، أو خط منتج جديد أو خدمة جديدة، وتريد إنشاء حالة عمل. بدلا من ذلك، إذا كان مشروعك يحتاج إلى موافقة ولكنه أصغر في النطاق - على سبيل المثال، فإن الحملة التي تشبه الحملات السابقة أو إطلاق منتج يناسب إستراتيجيةك الحالية للأسواق - إنشاء ميثاق مشروع بدلا من ذلك.

يجب أن تنشئ ميثاق المشروع؟

هناك مجموعة متنوعة من أدوات تخطيط المشاريع، وميثاق المشروع ليس دائما أفضل واحد لهذا المنصب. إليك متى تقوم بإنشاء واحد ومتى قد تكون أفضل من إنشاء شيء آخر.

إنشاء ميثاق المشروعإلى الملعب والحصول على الموافقة لمشروع. يمنح ميثاق المشروع أصحاب المصلحة إحساسا واضحا بأهداف المشروع والنطاق والمسؤوليات. يمكن لأصحاب المصلحة الرئيسيين استخدام ميثاق المشروع للموافقة على مشروع أو اقتراح التغييرات.

إنشاء حالة عملإذا كان مشروعك يمثل استثمارا كبيرا في الأعمال. تتضمن حالة عمل معلومات إضافية ووثائق إضافية، بما في ذلك عودة المشروع على الاستثمار وأي مخاطر المشروع ذات الصلةوبعد

إنشاء خطة مشروعإذا تمت الموافقة على مشروعك. ستنشئ خطة المشروع في ميثاق مشروعك لتوفير معلومات إضافية، مثل الجدول الزمني للمشروع أومشروع رئيسيوبعد

إنشاء موجز مشروعإذا كنت ترغب في إنشاء مستند يلخص التفاصيل الرئيسية ذات المستوى المفتاح لخطة المشروع.

يخترع ملخص تنفيذي إذا كنت ترغب في تقديم ملخص وثيقتك إلى أصحاب المصلحة التنفيذيين.

إنشاء خريطة طريق المشروع إذا كنت ترغب في عرض جدول زمني رفيع المستوى لمشروعك فيمخطط جانتوبعد

كيفية إنشاء ميثاق المشروع

في ميثاق المشروع، ستشارك تفاصيل المشروع مع أصحاب المصلحة الرئيسيين من أجل الحصول على موافقة لإطلاق مشروعك. هناك ثلاثة عناصر ميثاق المشروع الرئيسية:

"لماذا"

لبدء ميثاق المشروع الخاص بك، شارك الخاص بكأهداف المشروعوغرض المشروع. في هذا القسم، يجب عليك تحديد سبب أهمية هذا المشروع وما هي الأهداف الرئيسية لنهاية المشروع. تأكد من أن غرض مشروعك يفسر بوضوح سبب أهمية العمل في هذا المشروع وكيف سيدعم هذا المشروع أهداف شركتك.

بالإضافة إلى غرض مشروعك، يجب عليك أيضا توضيح أهداف المشروع الخاصة بك. هذه هي الأشياء التي تخطط لتحقيقها بنهاية المشروع، مثل التسليمات أو الأصول. لإنشاء أهداف مشروع جيدة، اتبعالطريقة الذكيةوبعد تأكد من أن أهدافك هي:

محددة

قابلة للقياس

قابل للتحقيق

حقيقي

مقيدة زمنيا

"ماذا"

العنصر الرئيسي الثاني في ميثاق المشروع هو نطاق المشروع. تحدد بيان نطاق المشروع الخاص بك بالضبط ما هو وليس جزءا من المشروع. عند صياغة نطاق مشروع، فأنت تحدد الحدود، والأهم من ذلك، فإن تحديد ما لن تفعله خلال جدول المشروع.

أثناء إنشاء ميثاق المشروع الخاص بك، فإن الجزء الأكثر أهمية من شرح النطاق يحدد ميزانية المشروع المثالي. تذكر أنك ستستخدم وثيقة ميثاق المشروع الخاصة بك إلى الملعب هذا المشروع لأصحاب المصلحة - لذلك عليك أن تظهر بوضوح ما هي الميزانية هي وأين ستذهب هذه الأموال.

منظمة الصحة العالمية"

في القسم الأخير من ميثاق المشروع الخاص بك، يجب عليك شرح من سيعمل على المشروع. وهذا يشمل أي أصحاب المصلحة للمشروعات الرئيسية، وأصحاب المصلحة التنفيذيين،مشروع الرعاةوفريق المشروع العام. إذا لم تقم بالفعل بصياغة خطة إدارة الموارد القصيرة لتوضيح كيفية تخصيص موارد مختلفة أثناء المشروع.

مثال ميثاق المشروع

قالب ميثاق المشروع

عندما تكون مستعدا للبدء، اتبع هذا القالب سهل الاستخدام لإنشاء ميثاق المشروع التالي.

اسم المشروع

مدير المشروع

تاريخ المراجعة الأخير

الهدف من المشروع

أهداف المشروع

نطاق المشروع

فريق المشروع والموارد

أصحاب المصلحة والموافقة

من ميثاق المشروع إلى نجاح المشروع

بمجرد الموافقة على ميثاق المشروع الخاص بك، يمكنك المضي قدما في تخطيط المشروع. أثناء إنشاء مستندات إضافية للتخطيط للمشروع والبدء في إدارة المشاريع، تأكد من تخطيط جميع تفاصيل المشروع في أداة مركزية يمكن للجميع الوصول إليها.

بطبيعة الحال، نعتقد UDN مدير المهام هي أفضل أداة لهذا المنصب. مع UDN مدير المهام ، يمكنك إدارة مشاريع الفريق والمهام للبقاء في مزامنة وضرب المواعيد النهائية الخاصة بك. تعرف على المزيد عن فوائد إدارة المشاريع وبعد