3 elementos Cada carta de proyecto necesita
Comenzar con un nuevo proyecto o iniciativa puede ser un sentimiento emocionante. Pero, ¿qué pasa con el paso justo antes de eso, cuando necesite obtener su proyecto aprobado?
El proceso de lanzamiento y aprobación del proyecto puede sentirse como una caja negra si nunca lo ha hecho antes. Desde la recopilación de la información correcta para presentarla de una manera que funciona para las partes interesadas de su proyecto, desea asegurarse de que tiene los materiales que necesita para tener éxito. Una forma de hacerlo es con una carta de proyectos.
¿Qué es una carta de proyecto?
Una carta de proyecto es un tono de ascensor de los objetivos de su proyecto, el alcance del proyecto y las responsabilidades del proyecto para obtener la aprobación de las partes interesadas clave del proyecto. En la Carta, debe proporcionar una explicación breve y sucinta de los elementos principales de su proyecto antes de comenzar. Al crear una carta de proyecto antes de comenzar con otros documentos de planificación de proyectos más profundos, puede obtener la aprobación o correcta, si es necesario.
Una carta de proyecto es uno de los muchos materiales de planificación de proyectos que puede crear. Así es como se compara con otros elementos de planificación del proyecto:
Project Charter vs. Plan de proyecto
Una carta de proyecto solo debe incluir tres elementos: sus objetivos, alcance y responsabilidades de su proyecto. Una vez que su carta haya sido aprobada, debe crear un plan de proyecto. Su plan de proyecto se basa en la Carta de su proyecto para proporcionar un plano más profundo de los elementos clave de su proyecto.
Hay siete elementos clave en un plan de proyecto:
Objetivos
Métricas de éxito
Partes interesadas y roles
Alcance y presupuesto
Hitos y entregables
Línea de tiempo y horario
Plan de comunicación
Project Charter vs. BREVE DE PROYECTO
A resumen del proyecto Es un breve documento que debe crear después de que su proyecto haya sido aprobado oficialmente. El breve es una versión condensada de su plan de proyecto que el equipo de su proyecto y las partes interesadas pueden remitir a menudo. Su breve, como la Carta, proporciona contexto sobre por qué este proyecto es una buena idea, además de lo que va a hacer durante el proyecto.
Un breve de proyecto tiene cuatro partes:
Información de contexto
Objetivos del proyecto y criterios de éxito.
Línea de tiempo del proyecto
Público objetivo
FACTER DE PROYECTO VS. CASO DE NEGOCIOS
Una carta de proyectos y caja de negocios Tener los mismos fundamentos: estas son herramientas para lanzar un proyecto a las partes interesadas apropiadas. La principal diferencia entre una carta de proyecto y un caso de negocio es un alcance.
Un caso de negocio es un documento formal que explica los beneficios y riesgos de una importante inversión empresarial. Por ejemplo, si está lanzando una inversión a gran escala con una agencia externa, un aumento significativo en las prácticas comerciales actuales, o una nueva línea o servicio de productos, querrá crear un caso de negocio. Alternativamente, si su proyecto necesita aprobación, pero es más pequeño en el alcance, por ejemplo, una campaña que es similar a campañas pasadas o un lanzamiento de productos que se adapta a su estrategia actual de ir al mercado, cree una carta de proyectos en su lugar.
¿Debería crear una carta de proyecto?
Hay una variedad de herramientas de planificación de proyectos, y una carta de proyecto no siempre es la mejor para el trabajo. Aquí está cuándo crear uno, y cuando podría estar mejor, creando algo más.
Crear una carta de proyecto Para lanzar y obtener la aprobación de un proyecto. Una Carta de Proyectos otorga a las partes interesadas un sentido claro de los objetivos, alcance y responsabilidades de su proyecto. Las partes interesadas clave pueden usar la Carta del proyecto para aprobar un proyecto o sugerir cambios.
Crear un caso de negocio Si su proyecto representa una inversión empresarial significativa. Un caso de negocios incluye información adicional y documentación, incluido el retorno del proyecto de la inversión y cualquier Riesgos relevantes del proyecto .
Crear un plan de proyecto Si su proyecto ha sido aprobado. Un plan de proyecto se basará en su carta de proyectos para proporcionar información adicional, como la línea de tiempo del proyecto o Hitos clave del proyecto .
Crear un breve de proyecto Si desea crear un documento que resume los detalles clave de alto nivel de su plan de proyecto.
Crear un resumen ejecutivo Si desea proporcionar un resumen de su documento a las partes interesadas ejecutivas.
Crear un Proyecto de hoja de ruta Si desea ver una línea de tiempo de alto nivel de su proyecto en una Gráfico de gantt .
Cómo crear una carta de proyecto
En una carta de proyectos, compartirá los detalles del proyecto con las partes interesadas clave para obtener la aprobación para iniciar su proyecto. Hay tres elementos principales del proyecto de proyecto:
El porque"
Para comenzar su carta de proyectos, comparta su objetivos del proyecto y propósito del proyecto. En esta sección, debe describir por qué este proyecto es importante y cuáles son los objetivos clave para el final del proyecto. Asegúrese de que el propósito de su proyecto explique claramente por qué es importante trabajar en este proyecto y cómo este proyecto apoyará los objetivos de su empresa.
Además de su propósito del proyecto, también debe aclarar los objetivos de su proyecto. Estas son las cosas que planea lograr al final del proyecto, como los entregables o los activos. Para crear buenos objetivos de proyecto, siga el Método inteligente . Asegúrese de que sus objetivos sean:
Específico
Mensurable
Realizable
Realista
Limitados en el tiempo
El qué"
El segundo elemento clave en su alquiler de proyectos es el alcance del proyecto. La declaración de alcance de su proyecto define exactamente lo que es y no es parte del proyecto. Cuando redactas un alcance de proyecto, estás estableciendo límites y, lo que es más importante, describe lo que no hará durante la línea de tiempo del proyecto.
A medida que cree su alquiler de proyectos, la parte más importante de explicar el alcance está describiendo el presupuesto ideal del proyecto. Recuerde, utilizará su documento de Charter de proyecto para incluir este proyecto a las partes interesadas, por lo que debe mostrar claramente cuál es el presupuesto y dónde irá ese dinero.
La OMS"
En la sección final de su carta de proyectos, debe explicar quién estará trabajando en el proyecto. Esto incluye cualquier grupo de interesados clave, partes interesadas ejecutivas, Patrocinadores de proyectos y el equipo general del proyecto. Si aún no lo ha hecho, redactar un breve plan de gestión de recursos para ilustrar cómo se asignarán varios recursos durante el proyecto.
Ejemplo de la carta del proyecto
Plantilla de la carta del proyecto
Cuando esté listo para comenzar, siga esta plantilla fácil de usar para crear su próxima carta de proyectos.
Nombre del proyecto
Gerente de proyecto
Última fecha de revisión
Propósito del proyecto
Objetivos del proyecto
Alcance del proyecto
Equipo de proyecto y recursos.
Partes interesadas y aprobates
De la carta del proyecto al éxito del proyecto.
Una vez que se haya aprobado su alquiler de proyectos, puede avanzar con la planificación del proyecto. A medida que cree documentos adicionales de planificación de proyectos y comience con la administración de proyectos, asegúrese de que está almacenando todos los detalles de su proyecto en una herramienta centralizada en la que todos puedan acceder.
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