كيف يمكن أن يؤدي خلط المهام إلى زيادة إنتاجيتك في العمل

ملخص

Batching المهمة هي استراتيجية إنتاجية تتضمن تجمع مهام مماثلة معا لإكمال كل مرة في وقت واحد. يمكن أن تساعدك هذه التقنية في تجنب تعدد المهام وزيادة مقدار الوقت الذي يجب عليك التركيز عليه على المهام. تعلم كيف يمكنك استخدام الخلاطة المهمة لمنع التسويل، وزيادة الإنتاجية، وإنتاج جودة العمل.

إليك سيناريو: يمكنك فتح بريدك الإلكتروني صباح الاثنين للنظر في قائمة المهام الخاصة بك. البريد الوارد الخاص بالبريد الإلكتروني الخاص بك هو فوضى، والموافقات تتراكم، وليس لديك أي فكرة عن مكان البدء أو ما يجب القيام به أولا.

إذا كان هذا هو أنت، فأنت لست وحدك. واحدة من أكثر الطرق شيوعا يبدأ الناس في يومهم هو الذهاب إلى بريدهم الإلكتروني ومعالجة المراسلات الأولى في صندوق الوارد الخاص بهم. ولكن في حين أن هذا مفيد للأشخاص الذين أرسلوا إليك عبر البريد الإلكتروني، فقد لا يكون الاستخدام الأكثر كفاءة في وقتك. يمكن أن يساعدك خلط المهام في تنظيم المهام التي تحتاجها لإكمالها بطريقة أكثر فعالية بالنسبة لك، حتى تتمكن من بدء يومك بشروطك الخاصة.

ما هي دفع المهمة؟

Batching المهمة هي استراتيجية إنتاجية تتضمن تجمع مهام مماثلة معا لإكمالها في فترة زمنية واحدة. الغرض الرئيسي من هذه الاستراتيجية هو تجنب تبديل السياق-AKA قفز عقليا ذهابا وإيابا بين المهام. تم إنشاء تبديل سياق المصطلح من الحوسبة لوصف كيفية تشغيل نظام التشغيل عمليات متعددة في وقت واحد. فكر في الأمر مثل النقر فوق تطبيقين مختلفتين على هاتفك والتبديل بينهما. عقلك يقوم بعملية مماثلة عندما يركز على مهمتين مختلفتين. ولكن لأننا البشر وليس أجهزة الكمبيوتر، يستغرق الأمر بعض الوقت والجهد العقلي لنا إلى مفتاح السياق. تساعد خلط المهام في تقليل مقدار تبديل السياق الذي يجب عليك فعله خلال اليوم. بدلا من معالجة To-Dos الخاص بك لأنها تأتي، تشجعك استراتيجية خلط المهام على مجموعة مثل المهام حتى تتمكن من إكمال جميع المهام لمشروع أو مجرى العمل مماثل في وقت واحد.

خليط المهام مقابل حجب الوقت

يستخدم Batching المهمة مفهوم حظر الوقت. في حين أن هاتين استراتيجيات الإنتاجية متشابهة في الطبيعة، فهناك بعض الاختلافات بين الاثنين.

رغوة المهامالمجموعات المهام التي تشبه الطبيعة أو جزء من نفس المشروع في فترة زمنية مخصصة واحدة. على سبيل المثال، يمكنك اختيار الإجابة على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك في دفعة بدلا من ذلك عندما تأتي.

حظر الوقت أو يتضمن خلط الوقت جدولة كتل محددة من الوقت في يومك للتركيز على العمل. باستخدام مثال البريد الإلكتروني المذكور سابقا، يمكنك منع ساعة واحدة كل يوم مخصصة فقط للإجابة على رسائل البريد الإلكتروني.

يمكنك أن تأخذ إنتاجيتك خطوة واحدة وتجمع بين الاستراتيجيتين. مجموعة مهام مماثلة معا، وتعيين كتلة واحدة من الوقت لإكمال هذه الفئة من المهام.

لماذا أعمال خلط المهام

أعمال خلط المهام لأنها تسمح بتركيز عقولنا على مهمة واحدة في وقت واحد بدلا منتعدد المهاموبعد يقول الدكتور سحر يوسف، طبيب عصبي المعرفي ومحاضر في كلية إدارة أعمال UC Berkeley في هاس، إن تعدد المهام هو أسطورة. خلال UDN مدير المهامالتركيز & amp؛ تدفقذكر الدكتور يوسف، "الدماغ البشري يعمل بشكل أفضل عندما يركز على شيء واحد في المرة الواحدة. لدينا قدر معين من القدرات المعرفية وكمية معينة من الاهتمام".

للمساعدة في تجنب تعدد المهام، يقوم المهام بتفريغ التركيز الفردي لدينا لمعالجة نوع معين من المهمة. أثناء عملك من خلال مجموعة من المهام المزدحة، يمكنك تجنب التفكير أو العمل في أي مهمة أخرى ليست في هذه المجموعة. يساعدك ذلك في العمل بشكل أكثر كفاءة لأن عقلك يستغرق وقتا وقطع الطاقة للتبديل بين المهام المختلفة. يمكن أن يستغرق ما معدل23 دقيقة للتركيزمرة أخرى بعد الهاء، ويمنع خلط المهام هذا ما يسمى "ضريبة التبديل".

يقول الدكتور يوسف: "الجزء الجميل عن الاهتمام الإنساني والتركيز هو أنه موارد ثمينة محدودة". "ليس لدينا كمية لا حصر لها من الاهتمام. يجب أن نكون حذرين للغاية حول كيفية نشر هذا المورد المحدود."

كيفية دفعة المهام

Batching المهمة هي تقنية بسيطة لمساعدتك في الوصولعمل قائمةوتحسين إدارة وقتك. فيما يلي الخطوات التي يمكنك اتخاذها لمهام الدفعات بنجاح.

تصنيف مهامك لهذا اليوم

انظر إلى كل ما تحتاج إلى القيام به في اليوم وتصنيف المهام إلى مجموعات مماثلة. يمكنك تنظيم مهامك من خلال مستوى الجهد، حسب المشروع، أو حسب نوع الإجراءات اللازمة لإكمال المهمة.

نصيحة:إذا كان لديك صعوبة في التبديل بين الأشياء التي تحتاج إلى القيام بها خلال اليوم، فحاول استخدامطريقة GTDوبعد تساعدك هذه التقنية على تفريغ بعض المعلومات من عقلك إلى مصدر خارجي، لذلك لا تضطر إلى إضاعة الطاقة التي تذكر كل ما تحتاج إلى القيام به.

منع الوقت في التقويم الخاص بك

بمجرد تجميع مهام مماثلة معا، امنح نفسك وقتا كافيا لإكمال هذه المهام في وقت واحد. إذا لزم الأمر، حدد الجدول هذه المرة في التقويم الخاص بك. هذا ليس فقط يساعدك التمسك بالتزامك - كما يتيح لفريقك أن يعرف عندما تكون متاحا، وعند التركيز.

على سبيل المثال، دعنا نقول الإجابة على رسائل البريد الإلكتروني ورسائل الركود يأخذك حوالي 30 دقيقة. لاستخدام تقنية خلط المهام، ما عليك سوى حظر 30 دقيقة في البداية والوسط ونهاية يومك للذهاب من خلال هذه المهام.

نصيحة:الاعتراض الشائع على استخدام تقنية حجب الوقت هو أن الموظفين يريدون أن يكونوا متاحين باستمرار لفريقهم. في حين أن الاعتبار جميل، فإن استخدام تقنية حظر الوقت لا يجعلك غير متاح - يبرز أعضاء فريقك أكثر الوقت الأمثل للوصول إليك حتى تتمكن من منحهم اهتمامكم غير المجزأ. عند إنشاء كتل الوقت الخاصة بك، لا تنس حساب لاجتماعات الفريق وكسر الوجبات!

رمز اللون كتل الخاصة بك من الوقت

في حين أن هذه الخطوة اختيارية تماما، يمكن أن يساعدك ترميز اللون كتلتك من الوقت في فهم أفضل ما تقضي يومك في لمحة. استخدم لون مختلف للاجتماعات، ووقت التركيز، و 1: 1s حتى تتمكن من رؤية ما يشبه يومك بسرعة.

فوائد خلط المهام

إذا كنت تفكر في اختبار عدد قليلاختراق الإنتاجية، وهنا لماذا دفع المهام يستحق وقتك.

يعزز العمل العميق والتركيز

العمل العميقهي حالة تركيز الذروة التي تتيح لك التعرف بسهولة على الأشياء الصعبة وإنتاج جودة العمل بسرعة. تم إنشاء المصطلح من قبل Cal Newport، أستاذ علوم الكمبيوتر بجامعة جورج تاون. في كتابه، "العمل العميق: قواعد لنجاح التركيز في عالم مشتت،"تعرف نيوبورت العمل العميق كدولة تركيز خالية من الهاء عندما يعمل عقلك على أقصى إمكاناته.

يسمح خلط المهام في عقلك بتصفية الانحرافات والنظر فقط إلى المهمة أمامك، حتى تتمكن من العمل على ذلك بأقصى إمكانات عقلك. هذا يمكن أن يساعدك كلاهما في وضع العمل العميق والبقاء فيه بمجرد أن تكون هناك.

يقلل من الإرهاق

تبديل السياق لا يقطع تركيزك فقط، ولكن يمكن أن يزيد أيضا من فرصتكاحترقوبعد

ال جامعة كاليفورنيا ايرفيناكتشف أن العمل في بيئة مع انقطاعات ثابتة يزيد من الإجهاد والإحباط. يزيد تبديل السياق باستمرار من كمية الكورتيزول الذي ينتج عنه عقلك، والذي يمكن أن يتركك تشعر بالإرهاق العقلي وإحتراقه.

فكر في يوم عملك مثل درب المشي لمسافات طويلة. عندما تركز، يمكنك البقاء على الطريق وتستمر في المضي قدما. إذا كنت تشتت انتباهك، فيمكنك التوقف عن الطريق وتجوله للنظر في زهرة، ولكن بعد ذلك ما زلت يجب أن تعود إلى الطريق ومتابعة المضي قدما. يدك يفعل عقلك نفس الشيء عند تبديل المهام، ويمكن أن يكون من الصعب أن نرى حقا إلى أي مدى سافرت إذا كنت تحتجي باستمرار من المسار.

وينطبق الشيء نفسه على عملك - حدد مقدار العمل الذي أكملته عندما تكون بمكتبها باستمرار أمر صعب. عندما تفصل المهام الخاصة بك إلى كتل العمل، من الواضح لكي وأعضاء فريقك بالضبط ما أكملته. إن رؤية نتائجك الملموسة يمكن أن تساعدك على الشعور بأنك أكثر إنجازا طوال اليوم وإظهار أن عملك الشاق مدفأ.

يوفر الوقت

إذا كنت تواجه صعوبة في تركيب كل عملك في يوم عمل واحد، فإن خلط المهام يمكن أن يساعدك على اللحاق به وتقليلتسويفوبعد إذا كانت المواعيد النهائية مشكلة بالنسبة لك، فيمكن أن تساعد الكتل الزمنية في تخلق إحساس بالإلحاح. هذا يمكن أن يساعدك في الحصول على المهام الأكثر تحديا بعيدا عن الطريق بدلا من وضعها حتى وقت لاحق. نتيجة لذلك، يمكنك الاستمتاع بمزيد من وقت الفراغ في وقت لاحق.

نصائح لتبديل المهمة

إذا لم تكن معتادا على خلط المهام، فقد يكون بدء التشغيل صعبا قليلا. فيما يلي بعض النصائح التي يمكنك استخدامها للحصول على أقصى استفادة من استراتيجية خلط المهام.

جدولة المهام الصعبة عقليا خلال وقت الذروة

كل شخص لديه فترات مختلفة من الوقت الذي هم في حالته العقلية الذروة. بعض الناس قادرون على العمل بشكل أفضل في الصباح الباكر والبعض الآخر قد يحصل على تنفجر من الطاقة بعد الغداء. مهما كانت هذه الفترة الزمنية لك، حدد جدولة مهامك الأكثر صعبة عقليا، مثل العصف الذهني أو الاستراتيجيات، خلال تلك الساعات.

تقليل الانحرافات الخاصة بك أثناء ساعات التركيز

عند التركيز على مجموعة من المهام، تعطيل الإخطارات، الخروج من أي تطبيقات غريبة على سطح المكتب الخاص بك، أو قم بتشغيل عدم إزعاج الوضع. قم بإيقاف تشغيل إعلامات هاتفك وتسجيل الخروج من وسائل التواصل الاجتماعي. إن إشعار صغير BLIP على شاشتك يكفي من الهاء لسحبك من التركيز، وتريد منع ذلك قدر الإمكان لتعزيز العمل العميق.

إذا اشتت انتباهكمساحة العمل، خذ وقتا لمسح مكتبك وإعداد محطة عملك بطريقة تسمح لك بالعمل بشكل أكثر فعالية.

تواصل ساعات التركيز الخاصة بك مع فريقك

من المهم أن تدع فريقك يعرف عندما تكون فيالتركيزمنع. يمكنك القيام بذلك عن طريق تعيين حالة على الركود، الرد التلقائي على بريدك الإلكتروني، أو إنشاء كتلة تقويم عام في التقويم الخاص بك. عند تنبيه فريقك، سيعرفون عدم إزعاجك ما لم تكن طارئة. دعهم يعرفون طرق مختلفة يمكنهم الحصول على تعليق منك، مثل عبر رسائل البريد الإلكتروني أو رسائل الركود أو تعيين المهام بشكل غير متزامن. إنها أيضا فكرة جيدة منحهم بعض الإشارة عندما يتوقعون استجابة. على سبيل المثال، يمكنك تعيين حالة على الركود الذي ستتلقى رسالته، ولكن قد تكون بطيئا في الاستجابة.

زيادة الإنتاجية مع أدوات إدارة العمل

من الأسهل أن تكون مثمرا عندما يكون لديك الأدوات المناسبة في سير عملك. باستخدام أداة إدارة العمل مثلUDN مدير المهاميمكن أن تساعدك على تتبع عملك حتى تعرف بالضبط من يحتاج إلى فعل ما عندما عندما.