Làm thế nào nhiệm vụ Batching có thể làm tăng năng suất của bạn trong công việc

Tóm lược

Tác vụ Batching là một chiến lược năng suất liên quan đến việc nhóm các nhiệm vụ tương tự với nhau để hoàn thành tất cả cùng một lúc. Kỹ thuật này có thể giúp bạn tránh đa nhiệm và tăng lượng thời gian bạn phải tập trung vào các nhiệm vụ. Tìm hiểu cách bạn có thể sử dụng Lô tác dụng để ngăn chặn sự trì hoãn, tăng năng suất và sản xuất công việc chất lượng.

Đây là một kịch bản: Bạn mở email vào sáng thứ Hai để xem danh sách nhiệm vụ của bạn. Hộp thư đến email của bạn là một mớ hỗn độn, phê duyệt đang chồng chất và bạn không biết bắt đầu từ đâu hoặc làm gì trước tiên.

Nếu đây là bạn, bạn không cô đơn. Một trong những cách phổ biến nhất mọi người bắt đầu ngày của họ là bằng cách đi đến e-mail của họ và giải quyết thư từ đầu tiên trong hộp thư đến của họ. Nhưng trong khi điều này hữu ích cho những người đã gửi email cho bạn, nó có thể không phải là việc sử dụng hiệu quả nhất thời gian của bạn. Tác vụ Batching có thể giúp bạn sắp xếp các nhiệm vụ bạn cần hoàn thành theo cách hiệu quả nhất đối với bạn, vì vậy bạn có thể bắt đầu một ngày theo cách riêng của mình.

Lô tác vụ là gì?

Tác vụ Batching là một chiến lược năng suất liên quan đến việc nhóm các nhiệm vụ tương tự với nhau để hoàn thành trong một khoảng thời gian. Mục đích chính của chiến lược này là tránh chuyển đổi bối cảnh-aka nhảy vào trí tuệ qua lại giữa các nhiệm vụ. Thời hạn chuyển đổi bối cảnh bắt nguồn từ điện toán để mô tả cách một hệ điều hành có thể chạy nhiều quy trình cùng một lúc. Hãy nghĩ về nó như nhấp vào hai ứng dụng khác nhau trên điện thoại của bạn và chuyển đổi giữa chúng. Bộ não của bạn thực hiện một quá trình tương tự khi nó tập trung vào hai nhiệm vụ khác nhau. Nhưng bởi vì chúng ta là con người và không phải máy tính, cần có thời gian và nỗ lực tinh thần để chúng ta chuyển đổi bối cảnh. Tác vụ Batching giúp giảm lượng chuyển đổi bối cảnh bạn phải làm trong ngày. Thay vì giải quyết các dos của bạn khi chúng đến, chiến lược phục vụ nhiệm vụ khuyến khích bạn nhóm như các nhiệm vụ để bạn có thể hoàn thành tất cả các nhiệm vụ cho một dự án tương tự hoặc luồng làm việc cùng một lúc.

Tác vụ Batching so với Chặn thời gian

Tác vụ Batching sử dụng khái niệm chặn thời gian. Trong khi hai chiến lược năng suất này tương tự trong tự nhiên, có một số khác biệt giữa hai.

Nhiệm vụ Batching. Các nhiệm vụ nhóm tương tự như bản chất hoặc một phần của cùng một dự án thành một khoảng thời gian được chỉ định. Ví dụ: bạn có thể chọn trả lời email của mình trong một lô trái ngược với khi họ đến.

Chặn thời gian hoặc Batching thời gian liên quan đến việc lập lịch các khối cụ thể về thời gian trong ngày để tập trung vào công việc. Sử dụng ví dụ email đã đề cập trước đó, bạn có thể chặn một giờ mỗi ngày chỉ dành riêng để trả lời email.

Bạn có thể tiến thêm một bước và kết hợp hai chiến lược. Nhóm các nhiệm vụ tương tự nhau và chỉ định một khối thời gian để hoàn thành loại nhiệm vụ đó.

Tại sao nhiệm vụ Batching hoạt động

Công việc hàng loạt nhiệm vụ vì nó cho phép bộ não của chúng ta tập trung vào một nhiệm vụ tại một thời điểm thay vì Đa nhiệm . Tiến sĩ Sahar Yousef, Nhà khoa học thần kinh và Giảng viên nhận thức tại Trường Kinh doanh Haas của UC Berkeley, nói rằng đa nhiệm là một huyền thoại. Suốt trong Quản lý tác vụ UDN Trọng tâm & amp của s; lưu lượng Sự kiện Tiến sĩ Yousef tuyên bố, "Bộ não con người hoạt động tốt nhất khi nó tập trung vào một thứ tại một thời điểm. Chúng tôi có một lượng năng lực nhận thức nhất định và một sự chú ý nhất định."

Để giúp tránh đa nhiệm, nhiệm vụ khai thác tập trung cá nhân của chúng tôi để giải quyết một loại nhiệm vụ cụ thể. Khi bạn làm việc thông qua một nhóm các nhiệm vụ được đợt, bạn có thể tránh suy nghĩ hoặc làm việc trên bất kỳ nhiệm vụ nào khác không có trong nhóm đó. Điều này giúp bạn làm việc hiệu quả hơn vì bộ não của bạn cần có thời gian và năng lượng để chuyển đổi giữa các nhiệm vụ khác nhau. Nó có thể mất trung bình 23 phút để tập trung Trở lại sau một sự xao lãng, và nhiệm vụ Batching ngăn chặn cái gọi là "thuế chuyển đổi".

"Phần đẹp về sự chú ý của con người và tập trung là đó là một nguồn tài nguyên hữu hạn, quý giá", Tiến sĩ Yousef nói. "Chúng tôi không có một sự chú ý vô hạn. Chúng tôi phải rất cẩn thận về cách chúng tôi triển khai tài nguyên hữu hạn đó."

Làm thế nào để làm nhiệm vụ hàng loạt

Tác vụ Batching là một kỹ thuật đơn giản để giúp bạn vượt qua những việc cần làm và cải thiện quản lý thời gian của bạn. Dưới đây là các bước bạn có thể thực hiện để các nhiệm vụ hàng loạt thành công.

Phân loại nhiệm vụ của bạn trong ngày

Nhìn vào tất cả mọi thứ bạn cần để làm cho ngày và phân loại các nhiệm vụ thành các nhóm tương tự. Bạn có thể sắp xếp các nhiệm vụ của mình bằng mức độ nỗ lực, theo dự án hoặc theo loại hành động cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ.

Mẹo: Nếu bạn có một thời gian khó khăn chuyển đổi giữa những thứ bạn cần làm trong ngày, hãy thử sử dụng Phương pháp GTD. . Kỹ thuật này giúp bạn giảm tải một số thông tin từ bộ não của bạn lên một nguồn bên ngoài, do đó bạn không phải lãng phí năng lượng, hãy nhớ mọi thứ bạn cần làm.

Khối tắt thời gian trong lịch của bạn

Khi bạn đã nhóm các nhiệm vụ tương tự với nhau, hãy cho mình nhiều thời gian để hoàn thành những nhiệm vụ đó cùng một lúc. Nếu cần, lên lịch lần này trong lịch của bạn. Điều này không chỉ giúp bạn tuân thủ cam kết của mình, còn cho phép nhóm của bạn biết khi nào bạn có sẵn và khi bạn đang tập trung.

Ví dụ: giả sử trả lời email và tin nhắn chùng sẽ giúp bạn mất khoảng 30 phút. Để sử dụng kỹ thuật Batching tác vụ, chỉ cần chặn 30 phút ở đầu, giữa và cuối ngày của bạn để trải qua các nhiệm vụ này.

Mẹo: Một sự phản đối phổ biến để sử dụng kỹ thuật chặn thời gian là nhân viên muốn liên tục có sẵn cho nhóm của họ. Mặc dù sự cân nhắc là tốt đẹp, nhưng việc sử dụng một kỹ thuật chặn thời gian không khiến bạn không có sẵn - nó làm nổi bật với các thành viên trong nhóm của bạn, thời gian tối ưu nhất để tiếp cận với bạn để bạn có thể chú ý đến họ. Khi tạo các khối thời gian của bạn, đừng quên tính đến các cuộc họp nhóm và nghỉ bữa ăn!

Mã màu Khối thời gian của bạn

Mặc dù bước này là hoàn toàn tùy chọn, mã hóa màu sắc của bạn có thể giúp bạn hiểu rõ hơn về cách bạn đang trải qua một ngày trong nháy mắt. Sử dụng một màu khác nhau cho các cuộc họp, thời gian tập trung và 1: 1 để bạn có thể thấy ngày của bạn trông như thế nào.

Lợi ích của hàng loạt nhiệm vụ

Nếu bạn đang nghĩ về việc thử nghiệm một vài Hack năng suất , Đây là lý do tại sao nhiệm vụ Batching là giá trị thời gian của bạn.

Thúc đẩy công việc sâu sắc và tập trung

Công việc sâu sắc là một trạng thái nồng độ cao nhất cho phép bạn dễ dàng học những thứ đầy thách thức và tạo ra công việc chất lượng nhanh chóng. Thuật ngữ này được tạo ra bởi Cal Newport, một giáo sư khoa học máy tính tại Đại học Georgetown. Trong cuốn sách của mình, " Công việc sâu sắc: Quy tắc thành công tập trung vào một thế giới mất tập trung, "Newport định nghĩa công việc sâu như một trạng thái tập trung không phân tâm khi bộ não của bạn hoạt động với tiềm năng tối đa của nó.

Lô tác vụ cho phép bộ não của bạn lọc ra các phiền nhiễu và chỉ nhìn vào nhiệm vụ trước mặt bạn, vì vậy bạn có thể làm việc với tiềm năng tối đa của bộ não. Điều này có thể giúp cả hai bạn vào chế độ làm việc sâu và ở trong đó một khi bạn ở đó.

Giảm kiệt sức

Chuyển đổi bối cảnh không chỉ làm gián đoạn trọng tâm của bạn, mà nó cũng có thể tăng cơ hội của bạn về kiệt sức .

Các Đại học California, Irvine phát hiện ra rằng làm việc trong một môi trường với sự gián đoạn liên tục làm tăng căng thẳng và thất vọng. Việc chuyển đổi bối cảnh liên tục làm tăng lượng cortisol não của bạn tạo ra, có thể khiến bạn cảm thấy kiệt sức và bị cháy một cách tinh thần.

Hãy suy nghĩ về ngày làm việc của bạn như một con đường mòn đi bộ đường dài. Khi bạn tập trung, bạn có thể ở trên đường mòn và tiếp tục tiến về phía trước. Nếu bạn bị phân tâm, bạn có thể dừng lại và đi lang thang trên đường mòn để nhìn vào một bông hoa, nhưng sau đó bạn vẫn phải quay trở lại đường mòn và tiếp tục tiến về phía trước. Bộ não của bạn làm điều tương tự khi chuyển đổi nhiệm vụ, và thật khó để thực sự thấy bạn đã đi được bao xa nếu bạn liên tục rời khỏi đường dẫn.

Điều tương tự cũng đúng với công việc của bạn - xác định bao nhiêu công việc bạn đã hoàn thành khi bạn liên tục đa tác vụ là thử thách. Khi bạn tách các nhiệm vụ của mình thành các khối làm việc, rõ ràng cả bạn và các thành viên trong nhóm của bạn chính xác những gì bạn đã hoàn thành. Nhìn thấy kết quả hữu hình của bạn có thể giúp bạn cảm thấy hoàn thành nhiều hơn trong suốt cả ngày và cho thấy rằng công việc khó khăn của bạn đã được đền đáp.

Tiết kiệm thời gian

Nếu bạn đang có một thời gian khó khăn, hãy phù hợp với tất cả các công việc của bạn trong một ngày làm việc, nhiệm vụ Batching có thể giúp bạn bắt kịp và giảm thiểu sự trì hoãn . Nếu thời hạn là một vấn đề đối với bạn, các khối thời gian có thể giúp tạo ra một cảm giác cấp bách. Điều này có thể giúp bạn có được những nhiệm vụ khó khăn hơn so với cách thay vì đặt chúng cho đến sau này. Kết quả là, bạn có thể tận hưởng nhiều thời gian rảnh hơn sau này.

Lời khuyên cho nhiệm vụ Batching

Nếu bạn không quen với nhiệm vụ Batching, hãy bắt đầu có thể hơi khó hiểu. Dưới đây là một vài mẹo bạn có thể sử dụng để tận dụng tối đa chiến lược hàng loạt nhiệm vụ.

Lên lịch về các nhiệm vụ thách thức về tinh thần trong thời gian cao điểm

Mỗi người có thời gian khác nhau mà họ đang ở trạng thái tinh thần đỉnh cao của họ. Một số người có thể làm việc tốt hơn vào sáng sớm và những người khác có thể bị vỡ năng lượng sau bữa trưa. Bất cứ khoảng thời gian nào đó là dành cho bạn, lên lịch các nhiệm vụ đầy thách thức về tinh thần của bạn, như động não hoặc chiến lược, trong những giờ đó.

Giảm thiểu phiền nhiễu của bạn trong giờ tập trung

Khi bạn đang tập trung vào một bộ tác vụ, vô hiệu hóa thông báo, thoát khỏi bất kỳ ứng dụng ngoại lai nào trên máy tính để bàn của bạn hoặc bật chế độ không làm phiền. Tắt thông báo điện thoại của bạn và đăng xuất khỏi phương tiện truyền thông xã hội. Một tiếng chuông thông báo nhỏ trên màn hình của bạn là đủ sự xao lãng để kéo bạn ra khỏi trọng tâm và bạn muốn ngăn chặn điều đó càng nhiều càng tốt để thúc đẩy công việc sâu sắc.

Nếu bạn bị phân tâm bởi thể chất của bạn không gian làm việc , Hãy dành thời gian để dọn bàn của bạn và thiết lập máy trạm của bạn theo cách cho phép bạn làm việc hiệu quả nhất.

Truyền đạt số giờ tập trung của bạn với nhóm của bạn

Điều quan trọng là để cho nhóm của bạn biết khi nào bạn ở trong một tiêu điểm khối. Bạn có thể làm điều này bằng cách đặt trạng thái trên Slack, tự động trả lời trên email của bạn hoặc tạo một khối lịch công khai trong lịch của bạn. Khi bạn cảnh báo nhóm của mình, họ sẽ biết không làm phiền bạn trừ khi đó là trường hợp khẩn cấp. Hãy cho họ biết những cách khác nhau mà họ có thể giữ bạn, giống như thông qua email, tin nhắn chùng hoặc gán nhiệm vụ không đồng bộ. Đó cũng là một ý tưởng tốt để cung cấp cho họ một số dấu hiệu khi họ có thể mong đợi một phản ứng. Ví dụ: bạn có thể đặt trạng thái trên chùng rằng bạn sẽ nhận được tin nhắn của họ, nhưng bạn có thể chậm phản hồi.

Tăng năng suất với công cụ quản lý công việc

Nó dễ dàng hơn để có hiệu quả hơn khi bạn có các công cụ phù hợp trong quy trình làm việc của mình. Sử dụng một công cụ quản lý công việc như Quản lý tác vụ UDN có thể giúp bạn theo dõi công việc của mình để bạn biết chính xác những người cần phải làm gì khi nào.