Hogyan növelheti a munkacsomagolás a termelékenységet a munkahelyen
Összefoglaló
A feladatkezelés olyan termelékenységi stratégia, amely magában foglalja a hasonló feladatok csoportosítása együttesen egyszerre. Ez a technika segít elkerülni a multitasking és növeli az időt meg kell összpontosítani feladatokat. Ismerje meg, hogyan használhatja a feladatkezelést a késleltetés megakadályozása érdekében, növelje a termelékenységet, és minőségi munkát készíthet.
Itt van egy forgatókönyv: Hétfőn nyitja meg az e-mailjeit, hogy megnézze a feladatlistáját. Az Ön e-mail című üzenete egy rendetlenség, a jóváhagyások felhalmozódnak, és fogalmad sincs, hol kell elkezdeni, vagy mit kell tennie először.
Ha ez te, nem vagy egyedül. Az egyik leggyakoribb módon az emberek elkezdenek a napjukat az e-mail címükre, és az első levelezést a postafiókban kezelik. De bár ez hasznos azoknak az embereknek, akik e-mailben elküldték, előfordulhat, hogy az idő leghatékonyabb használata. A feladatkezelés segíthet abban, hogy megszervezze a feladatok megszervezését, amellyel a leghatékonyabb az Ön számára, így elkezdheti a napot saját feltételein.
Mi a feladatkategória?
A feladatkezelés egy olyan termelékenységi stratégia, amely magában foglalja a hasonló feladatok csoportosítását, hogy egyszeri időszakban befejezze. Ennek a stratégiának a fő célja, hogy elkerülje a kontextus-aka mentálisan ugrás a feladatok között. A következtetés a számításból származik, hogy leírja, hogy az operációs rendszer egyszerre több folyamatot futtathat egyszerre. Gondolj rá, mintha két különböző alkalmazásra kattintasz a telefonon, és egymás között vált. Az agyad hasonló folyamatot tesz, amikor két különböző feladatra összpontosít. De azért, mert az emberek és nem számítógépek vagyunk, időre és mentális erőfeszítésekre van szükségünk a kontextuskapcsolóhoz. A feladatkezelés segít csökkenteni a kontextuskapcsolás összegét a nap folyamán. Ahelyett, hogy megoldaná a To-Dos-ot, ahogy jönnek, a feladatkategóriás stratégia arra ösztönzi Önt, hogy csoportosítsa a feladatokat, hogy az összes feladatot egy hasonló projekthez vagy munkafolyamat egyszerre töltse ki egyszerre.
Feladatkezelő vs. időtartamú
A feladatkezelés az időblokkolás fogalmát használja. Bár a két termelékenységi stratégia hasonló a természetben, vannak különbségek a kettő között.
Feladatkötésolyan csoportok feladatokat, amelyek hasonló jellegűek vagy ugyanazon projekt egy része egy kijelölt időtartamra. Például megadhatja, hogy válaszoljon az e-maileket a szakaszos szemben, amikor jönnek.
Időbélyegzés vagy idő adagoló magában ütemezése adott blokkot időt a nap, hogy összpontosítson a munkát. Az e-mail például már korábban említettük, akkor blokkolja le egy órára a mindennapi kizárólag szentelt megválaszolása e-maileket.
A termelékenységet egy lépéssel tovább lehet vinni, és ötvözi a két stratégiát. Csoportos hasonló feladatok együtt, és hozzárendeljen egy blokkot a feladatok kategóriájának befejezéséhez.
Miért dolgozik a feladatok
Feladatkezelő működik, mert lehetővé teszi az agyunk számára, hogy egy feladatra összpontosítson egy időbentöbbfeladatos. Dr. Sahar Yousef, kognitív idegtudós és előadó az UC Berkeley-i Haas Iskolában, azt mondja, hogy a multitasking egy mítosz. Alatt UDN feladatkezelőA fókusz & amp; FolyamEsemény Dr. Yousef kijelentette: "Az emberi agy a legjobban működik, ha egyszerre egy dologra összpontosít. Van egy bizonyos kognitív képességünk és bizonyos mértékű figyelem."
Segít elkerülni a multitasking, feladat adagoló kihasználja az egyéni fókusz kezelésére egy adott feladatra. Ahogy egy tételes feladatok csoportján keresztül dolgozol, elkerülheti, hogy gondolkodjon vagy dolgozzon más feladatokon, ami nem abban a csoportban van. Ez segít hatékonyabban dolgozni, mert az agyad időt és energiát vesz igénybe a különböző feladatok közötti váltáshoz. Ez átlagosan eltarthat23 perc a fókuszáláshozVisszatérve a figyelemelterelés után, és a feladatkezelés megakadályozza az úgynevezett "kapcsolási adót".
"Az emberi figyelem és a hangsúly az, hogy ez egy értékes, véges erőforrás" - mondja Dr. Yousef. "Nincs végtelen figyelmet. Nagyon óvatosnak kell lennünk arról, hogy hogyan telepítjük ezt a véges erőforrást."
Hogyan kell a feladatot tenni
A feladatkategória egy egyszerű technika, amely segíti Önttennivalókés javítsa az időgazdálkodást. Íme a lépések, amelyeket sikeresen elvégezhetnek.
Kategorozza feladatait a napra
Nézd meg mindent, amire szüksége van a napért, és kategorizálja a feladatokat hasonló csoportokba. A feladatait az erőfeszítés szintjén szervezheti, projekt szerint, vagy a feladat elvégzéséhez szükséges intézkedések típusával.
Tipp:Ha nehéz időnk van átkapcsol a dolgok között, akkor próbálja meg használni aGTD módszer. Ez a technika segít Önnek bizonyos információkat az agyadtól egy külső forrásra, így nem kell energiát szennyezni mindazt, amire szüksége van.
Blokkolja az időt a naptárban
Miután összeállítottál hasonló feladatokat együtt, adj magadnak elegendő időt ahhoz, hogy egyszerre befejezze ezeket a feladatokat. Szükség esetén ütemezze ezt az időt a naptárban. Ez nemcsak segít abban, hogy ragaszkodjon a kötelezettségvállalásához - akkor is tudja, hogy a csapat tudja, mikor elérhető, és amikor összpontosít.
Például mondjuk, hogy az e-mailek fogadása és a laza üzenetek körülbelül 30 percig tartanak. Ahhoz, hogy a feladat adagoló technika, egyszerűen blokkolja le 30 perc elején, közepén és végén a nap, hogy menjen át ezeket a feladatokat.
Tipp:Az időblokkoló technika használatának közös kifogása az, hogy a munkavállalók folyamatosan elérhetőek lesznek csapatuk számára. Míg a megfontolás szép, az időblokkoló technika használata nem teszi el nem érhető el - kiemeli a csapat tagjainak a legoptimálisabb időt, hogy elérje Önt, így megadhatja nekik az osztatlan figyelmet. Az időblokkok létrehozásakor ne felejtsd el a csapat találkozóit és az étkezési szüneteket!
Színes kód A blokkok az idő
Bár ez a lépés egyáltalán nem kötelező, színkód az időblokkokat segíthet jobban megérteni, hogyan töltesz a nap egy pillanat alatt. Használjon más színt a találkozókhoz, a fókuszidőt és az 1: 1s-t, így láthatja, hogy a napod gyorsan néz ki.
A feladatkezelés előnyei
Ha azt gondolod, hogy teszteljük a néhányatA termelékenység hackek, Itt van, ezért érdemes az időt.
Elősegíti a mély munkát és a fókuszt
Mély munkaA csúcskoncentráció állapota lehetővé teszi, hogy könnyen megtudhatja a kihívást jelentő dolgokat, és gyorsan minőségi munkát készítsen. A kifejezést Cal Newport, a Georgetown Egyetem számítástechnikai professzora hozta létre. A könyvében "Mély munka: a fókuszált sikerre vonatkozó szabályok egy zavarodott világban,"Newport definiálja a mély munkát, mint a figyelemelterelésmentes koncentráció állapotát, amikor az agya maximális potenciáljára működik.
Feladatkezelés lehetővé teszi az agy számára, hogy szűrje ki a zavaró tényezőket, és csak nézze meg az Ön előtt álló feladatot, így az agy maximális potenciáljával dolgozhat. Ez segíthet mindketten mély munkamódba jutni, és abban az esetben maradsz, ha ott vagy.
Csökkenti a kiégést
A kontextusváltás nem csak megszakítja a fókuszt, hanem növelheti az esélyét iskiég .
Az Kaliforniai Egyetem Irvinefelfedezte, hogy az állandó megszakításokkal rendelkező környezetben való munka növeli a stresszt és a frusztrációt. Folyamatosan összefüggésben kapcsolási növeli a kortizol az agy termel, amely elhagyja érzi magát szellemileg kimerült és kiégett.
Gondolj a munkanapodra, mint egy túraútvonal. Amikor összpontosulsz, maradhat az ösvényen, és továbbra is haladhat előre. Ha zavartál, akkor hagyja abba a nyomvonalat, hogy nézzen egy virágra, de akkor még mindig vissza kell mennie az ösvényre, és továbbra is haladjon előre. Az agyad ugyanazt a dolgot végzi, amikor a feladatok átváltása, és nehéz lehet igazán látni, hogy milyen messzire utazott, ha folyamatosan elhagyja az utat.
Ugyanez igaz az Ön munkájára - azonosítja, hogy mennyi munkát végeztél, ha folyamatosan többfeladatos, kihívást jelent. Ha szét a feladatokat dolgoznak blokk, akkor egyértelmű, hogy az Ön és a csapat tagjai, hogy pontosan mit befejeződött. A kézzelfogható eredmények látása segít abban, hogy jobban teljesüljön a nap folyamán, és megmutassa, hogy a kemény munkája kifizetődött.
Időt spórol
Ha egy munkanapon nehezen illeszkedik az összes munkájához, a feladatkategória segíthet, hogy felzárkózzon és minimalizáljonhalogatás. Ha a határidők kérdések, az időblokkok segíthetnek a sürgősségi értelemben. Ez segíthet a nagyobb kihívást jelentő feladatokat az útból, ahelyett, hogy később kikapcsolná őket. Ennek eredményeképpen több szabadidőt is élvezhet.
Tippek a feladatok adagolásához
Ha nem szoktál a feladathoz kötegelésre, akkor az első lépések kicsit trükkösek lehetnek. Íme néhány tipp, amellyel a leginkább kihasználhatod a feladatkezelési stratégiát.
A Mentálisan kihívást jelentő feladatok ütemezése csúcsidőben
Minden személynek különböző időtartama van, amelyben a csúcs mentális állapotukban vannak. Vannak, akik képesek dolgozni jobb a kora reggeli és mások is kap egy tört energia ebéd után. Bármi legyen is az időtartam az Ön számára, ütemezze a mentálisan kihívást jelentő feladatokat, mint például az ötletgyűjtés vagy a stratégia, azokon az órákban.
Minimálisra csökkenti a zavaró hatását a fókusz órákban
Amikor összpontosítva egy sor feladatot, kikapcsolhatod az értesítéseket, lépjen ki minden idegen alkalmazások az asztalon, vagy kapcsolja be ne zavarjanak módot. Kapcsolja ki a telefon értesítéseit, és jelentkezzen ki a közösségi médiából. A képernyőn egy kis értesítési blip elegendő a figyelemelterelésre, hogy kihúzza a fókuszt, és azt szeretné megakadályozni, hogy a mély munka előmozdítása.
Ha elvonja a fizikaimunkaterület, Hogy az idő, hogy törölje az asztalon, és állítsa be a munkaállomás oly módon, hogy lehetővé teszi, hogy működik a leghatékonyabban.
Közölje a fókusz óráit a csapatával
Fontos, hogy a csapatod tudja, mikor vagyfókuszBlokk. Ezt úgy teheti meg, ha laza állapotot, automatikus választ ad az e-mailben, vagy nyilvános naptárblokkot készít a naptárban. Amikor figyelmezteti a csapatot, tudják, hogy nem zavarják meg, ha ez vészhelyzet. Hadd tudják, hogy különböző módon tudják, hogy megkaphatják Önt, mint az e-mailek, a laza üzenetek, vagy az aszinkron feladatok hozzárendelése. Ez is jó ötlet, hogy némi jelzést adjon nekik, amikor válaszolhatnak. Például beállíthat egy állapotot a laza, hogy megkapja az üzenetet, de lehet, hogy lassan válaszolhat.
Növelje a termelékenységet a munkakezelési eszközökkel
Könnyebb lehet produktív, ha van a megfelelő eszközök a munkafolyamatban. Munkagazdálkodási eszköz használataUDN feladatkezelőSegíthet a munkájának nyomon követésében, hogy pontosan tudja, ki kell tenned, hogy mikor.
