W jaki sposób dozowanie zadania może zwiększyć wydajność w pracy

Streszczenie

Wartość zadań jest strategią wydajności, która obejmuje grupowanie podobnych zadań razem, aby ukończyć wszystkie naraz. Ta technika może pomóc uniknąć wielozadaniowego i zwiększenia ilości czasu, aby skupić się na zadaniach. Dowiedz się, jak możesz użyć zadań, aby zapobiec zwlekaniu, zwiększyć wydajność i produkować pracę.

Oto scenariusz: Otwierasz swój e-mail w poniedziałek rano, aby spojrzeć na listę zadań. Twój skrzynkę odbiorczą e-mail jest bałaganem, zatwierdzenia są posilane, a nie masz pojęcia, gdzie zacząć lub co robić pierwsze.

Jeśli to ty, nie jesteś sam. Jednym z najczęstszych sposobów, w jaki ludzie rozpoczynają swój dzień, przechodząc do e-maila i rozwiązywanie pierwszej korespondencji w skrzynce odbiorczej. Ale choć jest to pomocne dla ludzi, którzy was wysłali, może nie być najbardziej efektywnym wykorzystaniem czasu. Partiację zadań może pomóc organizować zadania, które musisz zakończyć w sposób najbardziej skuteczny dla Ciebie, dzięki czemu możesz rozpocząć dzień na własnych warunkach.

Czym jest dozowanie zadań?

Wartość zadań jest strategią wydajności, która obejmuje grupowanie podobnych zadań, które łączą się w jednym okresie. Głównym celem tej strategii jest uniknięcie przełączania kontekstu-aka psychicznie skakać tam iz powrotem między zadaniami. Terminowy przełączanie kontekstu pochodzi z obliczeń, aby opisać, w jaki sposób system operacyjny może uruchamiać wiele procesów jednocześnie. Pomyśl tak, jakby kliknąć na dwie różne aplikacje na telefonie i przełączanie między nimi. Twój mózg robi podobny proces, gdy koncentruje się na dwóch różnych zadaniach. Ale ponieważ jesteśmy ludźmi, a nie komputery, potrzeba czasu i wysiłku umysłowego dla przełącznika kontekstowego. Wartość zadań pomaga zmniejszyć ilość przełączania kontekstu, które musisz zrobić w ciągu dnia. Zamiast walczyć z Dosem, jak przychodzą, strategia dozowania zadań zachęca do grupowania jak zadania, dzięki czemu możesz wypełnić wszystkie zadania dla podobnego projektu lub strumienia pracy jednocześnie.

Batching zadań a blokowanie czasu

Zespół zadań wykorzystuje koncepcję blokowania czasu. Podczas gdy te dwie strategie wydajności są podobne w przyrodzie, istnieją pewne różnice między nimi.

Zespół zadań.Grupy zadania, które są podobne w przyrodzie lub części tego samego projektu w jeden wyznaczony okres. Na przykład możesz zdecydować się na odpowiedź na e-maile w wsadzie, w przeciwieństwie do kiedy wejdą.

Blokowanie czasu lub partia czasu obejmuje planowanie określonych bloków czasu w ciągu dnia, aby skupić się na pracy. Korzystając z wcześniej wymienionych przykładów e-mail, możesz zablokować jedną godzinę codziennie poświęconą wyłącznie na odpowiedź na e-maile.

Możesz wziąć udział w wysokości o krok dalej i połączyć dwie strategie. Grupuj podobne zadania i przypisz jedną blok czasu, aby zakończyć tę kategorię zadań.

Dlaczego dzieje partii zadań

Działanie zadań działa, ponieważ pozwala naszym mózgowi skupić się na jednym zadaniu na raz zamiastwielozadaniowość. Dr Sahar YouSef, Neuroscienista poznawczy i wykładowca w UC Berkeley's Haas School of Business of Business, mówi, że multitasking jest mitem. Podczas Menedżer zadań UDN."S Focus & AMP; PływWydarzenie Dr. Yousef stwierdził: "Ludzki mózg działa najlepiej, gdy koncentruje się na jednej rzeczy na raz. Mamy pewną ilość zdolności poznawczych i pewnej uwagi".

Aby uniknąć wielozadaniowości, wykorzystania zadań wykorzystuje naszą indywidualną koncentrację, aby rozwiązać określony rodzaj zadania. Gdy pracujesz przez grupę zadań partii, możesz uniknąć myślenia lub pracować nad innym zadaniem, które nie jest w tej grupie. Pomaga to skuteczniej pracować, ponieważ twój mózg wymaga czasu i energii do przełączenia między różnymi zadaniami. Może zająć średnią23 minuty na skupienieWróć po rozproszeniu, a dozowanie zadań zapobiega tym tak zwanym "podatkowi od przełączania".

"Piękna część o ludzkiej uwagi i skupienia jest to, że jest to cenne, skończone zasoby", mówi dr Yousef. "Nie mamy nieskończonej uwagi. Musimy być bardzo ostrożni, jak wdrażamy tego, że skończony zasób".

Jak zadanie partii

Batching zadań jest prostą techniką, która pomoże Ci przejść przez TwojeLista rzeczy do zrobieniai popraw zarządzanie czasem. Oto kroki, które możesz przyjąć, aby pomyślnie zadania wsadowe.

Kategoryzuj swoje zadania na dzień

Spójrz na wszystko, co musisz zrobić na dzień i kategoryzować zadania w podobnych grupach. Możesz zorganizować swoje zadania według poziomu wysiłku, przez projekt lub rodzaj działań potrzebnych do wykonania zadania.

Wskazówka:Jeśli masz ciężko przełączanie między rzeczami, musisz zrobić w ciągu dnia, spróbuj użyćMetoda GTD.. Ta technika pomaga przeładować pewne informacje z mózgu na zewnętrznym źródle, więc nie musisz marnować energii pamiętając wszystko, co musisz zrobić.

Blokuj czas w kalendarzu

Po zgubieniu podobnych zadań razem, daj sobie wystarczająco dużo czasu, aby ukończyć te zadania na raz. W razie potrzeby zaplanuj ten czas w kalendarzu. To nie tylko pomaga trzymać się zobowiązania - pozwala również twoim zespołowi wiedzieć, kiedy jesteś dostępny, a kiedy się skupia.

Na przykład, powiedzmy, odpowiadając na e-maile i luźne wiadomości zajmują Cię około 30 minut. Aby korzystać z techniki dozowania zadań, wystarczy zablokować 30 minut na początku, środku i na koniec dnia, aby przejść przez te zadania.

Wskazówka:Powszechnym sprzeciwem do korzystania z techniki blokowania czasu jest to, że pracownicy chcą być stale dostępni dla swojego zespołu. Podczas gdy rozważanie jest ładne, używając techniki blokowania czasu, nie uczynicie niedostępne - podkreślenie członków zespołu Najbardziej optymalny czas, aby dotrzeć do Ciebie, więc możesz dać im niepodzielną uwagę. Podczas tworzenia bloków czasowych nie zapomnij rozliczyć spotkań zespołowych i przerw na posiłki!

Kod koloru Twoje bloki czasu

Podczas gdy ten krok jest całkowicie opcjonalny, kodowanie kolorów bloków czasu może pomóc lepiej zrozumieć, jak spędzasz dzień w skrócie. Użyj innego koloru na spotkania, czas ostrości i 1: 1s, dzięki czemu możesz zobaczyć, co Twój dzień wygląda jak szybko.

Korzyści z dozowania zadań

Jeśli myślisz o testowaniu kilkuWydajność Hacks., Dlatego wózek zadaniowy jest wart twojego czasu.

Promuje głęboką pracę i skupić się

Głęboka pracajest stanem koncentracji szczytowej, która pozwala łatwo nauczyć się trudnych rzeczy i szybko produkować jakość pracy. Termin został stworzony przez Cal Newport, profesor informatyki na Uniwersytecie Georgetown. W swojej książce "Głęboka praca: zasady skupionego sukcesu w rozproszonym świecie,"Newport określa głęboką pracę jako stan koncentracji bez przeszkód, gdy twój mózg pracuje do maksymalnego potencjału.

Partiację zadań umożliwia mózg filtrować rozrywki i patrzeć tylko na zadanie przed tobą, dzięki czemu możesz pracować nad nim maksymalnym potencjałem mózgu. Może to pomóc zarówno wejść w głęboki tryb pracy, jak i pozostać w nim, gdy już tam jesteś.

Zmniejsza wypalenie

Przełączanie kontekstu nie tylko przerywa twoją uwagę, ale może również zwiększyć szansęwypalić się .

tenUniversity of California IrvineOdkryto, że praca w środowisku ze stałymi przerwami zwiększa stres i frustrację. Ciągłe przełączanie kontekstu zwiększa ilość kortyzolu produkuje mózg, co może pozostawić ci psychicznie wyczerpany i wypalony.

Pomyśl o swoim dniu pracy jak szlak turystyczny. Kiedy koncentrujesz się, możesz pozostać na szlaku i kontynuować ruch do przodu. Jeśli jesteś rozproszony, możesz zatrzymać się i wędrować ze szlakiem, aby spojrzeć na kwiat, ale wciąż musisz wrócić do szlaku i kontynuować ruch naprzód. Twój mózg robi to samo podczas przełączania zadań i trudno jest naprawdę zobaczyć, jak daleko podróżowałeś, jeśli nieustannie jesteście odpornym na ścieżkę.

To samo dotyczy twojego identyfikacji pracy, ile pracy ukończyłeś, gdy jesteś stale zadaniowy, jest trudny. Kiedy oddzieliasz swoje zadania w blokach roboczych, jest jasne zarówno dla użytkowników, jak i twoich członków zespołu dokładnie tego, co ukończyłeś. Widzenie twoich namacalnych wyników może pomóc Ci poczuć się bardziej osiągnięci przez cały dzień i pokazać, że ciężka praca opłaciła się.

Oszczędza czas

Jeśli masz ciężko dopasować całą swoją pracę w jednym dysku roboczym, zestaw zadań może pomóc w nadrobić up i minimalizowaćkunktatorstwo. Jeśli terminy są dla ciebie problemem, bloki czasowe mogą pomóc w tworzeniu charakteru pilności. Może to pomóc w uzyskaniu tych trudnych zadań z drogi zamiast ich oddalić do późniejszego. W rezultacie możesz cieszyć się więcej czasu wolnego później.

Wskazówki dotyczące dozowania zadań

Jeśli nie jesteś przyzwyczajony do zadań partii, rozpoczęcia może być trochę trudne. Oto kilka wskazówek, których możesz wykorzystać, aby jak najlepiej wykorzystać strategię partii zadań.

Zaplanuj zadania w trudnej psychicznie w czasie

Każda osoba ma różne okresy czasu, w którym są w szczytowym stanie psychicznym. Niektórzy ludzie są w stanie lepiej pracować wcześnie rano, a inni mogą uzyskać wybuch energii po obiedzie. Niezależnie od tego okresu czasu, zaplanuj swoje bardziej trudne psychicznie zadania, takie jak brainstorming lub strategowanie, w tych godzinach.

Zminimalizować swoje rozrywki podczas godzin ostrości

Kiedy koncentrujesz się na zestawie zadań, wyłącz powiadomienia, wyjdź z wszelkich obcych aplikacji na pulpicie lub włączyć tryb nie przeszkadzać. Wyłącz powiadomienia o telefonie i wyloguj się z mediów społecznościowych. Niewielkie powiadomienie blip na ekranie wystarczy rozrywkę, aby wyciągnąć cię poza ostrości i chcesz zapobiec temu, jak to możliwe, aby promować głęboką pracę.

Jeśli się rozpraszasz swoje fizyczneWorkspace., Poświęć czas, aby usunąć biurko i skonfigurować stację roboczą w sposób, który pozwala na najbardziej skuteczne działanie.

Przekazuj swoje godziny skupienia swoim zespołem

Ważne jest, aby Twój zespół wiedział, kiedy jesteś wCentrumblok. Możesz to zrobić, ustawiając status na luzu, automatycznej odpowiedzi na e-mailu lub dokonanie publicznego bloku kalendarza w kalendarzu. Kiedy ostrzegasz swojego zespołu, będą wiedziały, że nie przeszkadza ci, chyba że jest to nagły wypadek. Pozwól im znać różne sposoby, aby uzyskać was, jak przez e-maile, luźne wiadomości lub przypisywanie zadań asynchronicznie. Dobrym pomysłem jest również dać im pewne wskazanie, kiedy mogą oczekiwać odpowiedzi. Na przykład możesz ustawić status w luzu, który otrzymasz swoją wiadomość, ale możesz powoli odpowiedzieć.

Zwiększ wydajność z narzędziami do zarządzania pracą

Łatwiej jest być produktywnym, gdy masz odpowiednie narzędzia w przepływie pracy. Korzystanie z narzędzia do zarządzania pracą jakMenedżer zadań UDN.Pomoże Ci śledzić swoją pracę, więc wiesz dokładnie, kto musi robić to, kiedy.