Cum dozarea sarcinii poate crește productivitatea la locul de muncă

rezumat

Batchingul de sarcini este o strategie de productivitate care implică gruparea unor sarcini similare împreună pentru a finaliza odată. Această tehnică vă poate ajuta să evitați multitasking-ul și să măriți timpul necesar pentru a vă concentra pe sarcini. Aflați cum puteți utiliza doza de sarcini pentru a împiedica amânarea, creșterea productivității și producerea de muncă de calitate.

Iată un scenariu: deschideți adresa dvs. de e-mail în dimineața zilei de așteptare pentru a vă uita la lista dvs. de sarcini. Inbox-ul dvs. de e-mail este o mizerie, aprobările sunt strânse, și nu aveți nicio idee unde să începeți sau ce să faceți mai întâi.

Dacă asta ești tu, nu ești singur. Unul dintre cele mai frecvente moduri pe care oamenii le începe ziua este să mergem la e-mail și să abordeze prima corespondență în căsuța de e-mail. Dar, în timp ce acest lucru este util pentru oamenii care te-au trimis prin e-mail, este posibil să nu fie cea mai eficientă utilizare a timpului tău. Batching-ul de sarcini vă poate ajuta să organizați sarcinile pe care trebuie să le completați într-un mod care este cel mai eficient pentru dvs., astfel încât să vă puteți începe ziua în termenii voștri.

Care este dozarea sarcinii?

Sarcina de sarcini este o strategie de productivitate care implică gruparea unor sarcini similare împreună pentru a finaliza într-o singură perioadă. Scopul principal al acestei strategii este de a evita comutarea contextului-aka sărind mental înainte și înapoi între sarcini. Termenul de comutare a contextului provine din calcul pentru a descrie modul în care un sistem de operare poate rula simultan procese mai multe. Gândiți-vă la el, cum ar fi clic pe două aplicații diferite pe telefonul dvs. și comutați între ele. Creierul dvs. face un proces similar atunci când se concentrează asupra a două sarcini diferite. Dar pentru că suntem oameni și nu computere, este nevoie de timp și un efort mental pentru a ne contacta. Batching-ul de sarcini ajută la reducerea cantității de comutare a contextului pe care trebuie să o faceți în timpul zilei. În loc să vă abordăm în timp ce vin, strategia de dozare a sarcinii vă încurajează să grupați ca sarcini ca să puteți completa toate sarcinile pentru un proiect similar sau un flux de lucru simultan.

Sarcina de batching vs. blocarea timpului

Documentul de sarcini utilizează conceptul de blocare a timpului. În timp ce aceste două strategii de productivitate sunt similare în natură, există unele diferențe între cele două.

Sarcini de batchingGrupuri de sarcini care sunt similare în natură sau parte a aceluiași proiect într-o perioadă de timp desemnată. De exemplu, puteți alege să răspundeți la e-mailurile dvs. într-un lot, spre deosebire de când intră.

Blocarea timpului sau dozarea în timp implică planificarea anumitor blocuri de timp în ziua dvs. pentru a vă concentra pe muncă. Folosind exemplul de e-mail menționat anterior, puteți bloca o oră de fiecare zi dedicată exclusiv răspunderii la e-mailuri.

Puteți să vă luați productivitatea cu un pas mai departe și să combinați cele două strategii. Grupați sarcini similare împreună și atribuiți un bloc de timp pentru a finaliza această categorie de sarcini.

De ce lucrările de dozare a sarcinii

Sarcini de loturi funcționează deoarece permite creierului nostru să se concentreze asupra unei sarcini la un moment dat în loc demultifunctional. Dr. Sahar Yousef, NeuroScientist cognitiv și lector la școala de afaceri Haas din UC Berkeley, spune că Multitasking este un mit. Pe parcursul Manager de sarcini UDN.Focus & amp; curgereEvenimentul Dr. Yousef a declarat: "Creierul uman lucrează cel mai bine când se concentrează asupra unui singur lucru la un moment dat. Avem o anumită capacitate cognitivă și o anumită atenție".

Pentru a evita să evite multitasking, batching-ul de sarcini accentul nostru individual pentru a aborda un anumit tip de sarcină. Pe măsură ce lucrați printr-un grup de sarcini laterale, puteți evita gândirea sau lucrul la orice altă sarcină care nu este în acest grup. Acest lucru vă ajută să lucrați mai eficient deoarece creierul dvs. are nevoie de timp și energie pentru a comuta între diferite sarcini. Poate dura o medie de23 de minute pentru a focalizaÎnapoi după o distragere a atenției, iar dozarea sarcinii împiedică această așa-numită "taxă de comutare".

"Partea frumoasă despre atenția umană și atenția este că este o resursă prețioasă, finită", spune Dr. Yousef. "Nu avem o atenție infinită. Trebuie să fim foarte atenți la modul în care desfășurăm această resursă finită".

Cum la lotul de sarcini

Task Batching este o tehnică simplă pentru a vă ajuta să treceți prin dvs.listă de sarciniși îmbunătățiți gestionarea timpului. Iată pașii pe care îi puteți lua la sarcini cu succes.

Categorizați-vă sarcinile pentru această zi

Uită-te la tot ce trebuie să faci pentru ziua și să clasifice sarcinile în grupuri similare. Vă puteți organiza sarcinile prin nivelul de efort, prin proiect sau prin tipul de acțiuni necesare pentru a finaliza o sarcină.

Bacsis:Dacă aveți un timp greu de schimb între lucrurile pe care trebuie să le faceți în timpul zilei, încercați să utilizațiMetoda GTD.. Această tehnică vă ajută să descărcați câteva informații din creierul dvs. pe o sursă externă, deci nu trebuie să pierdeți energia amintirea tot ce trebuie să faceți.

Blocați timpul în calendarul dvs.

Odată ce ați grupat împreună sarcini similare, acordați-vă suficient timp pentru a finaliza simultan aceste sarcini. Dacă este necesar, programați acest timp în calendarul dvs. Acest lucru nu numai că vă ajută să respectați angajamentul dvs. - vă permite să știți echipa dvs. când sunteți disponibil și când vă concentrați.

De exemplu, să spunem că răspundem la e-mailuri și mesajele slabe vă iau aproximativ 30 de minute. Pentru a utiliza tehnica de dozare a sarcinii, blocați pur și simplu 30 de minute la început, la mijloc și la sfârșitul zilei pentru a trece prin aceste sarcini.

Bacsis:O obiecție comună față de utilizarea tehnicii de blocare a timpului este că angajații doresc să fie în mod constant disponibili pentru echipa lor. În timp ce considerația este plăcută, folosind o tehnică de blocare a timpului nu vă face indisponibil - se evidențiază membrilor echipei dvs. cel mai optim timp pentru a vă atinge, astfel încât să le puteți da atenția dvs. nedivizată. Când vă creați blocurile de timp, nu uitați să contabilizați întâlnirile de echipă și la pauzele de masă!

Codul culorii blocurile de timp

În timp ce acest pas este în întregime opțional, colorarea codării blocurilor de timp vă poate ajuta să înțelegeți mai bine modul în care vă petreceți ziua dintr-o privire. Utilizați o culoare diferită pentru întâlniri, ora focalizării și 1: 1S, astfel încât să puteți vedea cum arată ziua dvs. repede.

Beneficiile de dozare a sarcinilor

Dacă te gândești la testarea câtorvaProductivitate Hacks., Iată de ce batchingul de sarcini merită timpul dvs.

Promovează munca profundă și focalizarea

Muncă profundăEste o stare de concentrație de vârf care vă permite să învățați cu ușurință lucruri provocatoare și să produceți rapid o muncă de calitate. Termenul a fost creat de Cal Newport, profesor de informatică la Universitatea Georgetown. În cartea sa "Lucrări profunde: reguli pentru succesul concentrat într-o lume distrasă,"Newport definește munca profundă ca o stare de concentrare fără distracție atunci când creierul dvs. funcționează la potențialul său maxim.

Batching-ul de sarcini permite creierului dvs. să filtreze distragerile și să se uite numai la sarcina din fața dvs., astfel încât să puteți lucra cu potențialul maxim al creierului. Acest lucru vă poate ajuta să intrați în modul de lucru profund și să rămâneți în ea odată ce sunteți acolo.

Scade Burnout

Contextul de comutare nu numai că vă întrerupe atenția, dar poate, de asemenea, să vă măriți șansa dears .

În Universitatea din California IrvineDescoperit că lucrul într-un mediu cu întreruperi constante crește stresul și frustrarea. Comutarea constantă a contextului crește cantitatea de cortizol creierul dvs. produce, care vă poate lăsa să vă simțiți epuizați mental și ars.

Gândiți-vă la ziua dvs. de lucru ca o traseu de drumeție. Când vă concentrați, puteți rămâne pe traseu și puteți continua să vă deplasați înainte. Dacă sunteți distras, puteți să vă opriți și să vă plimbați de pe traseu pentru a privi o floare, dar atunci trebuie să vă întoarceți la traseu și să continuați să vă deplasați înainte. Creierul dvs. face același lucru la comutarea sarcinilor și poate fi greu să vedeți cu adevărat cât de departe ați călătorit dacă vă întoarceți în mod continuu de pe calea.

Același lucru este valabil și pentru identificarea muncii dvs. cât de mult ați terminat când sunteți în mod constant multi-tasking este o provocare. Când vă separați sarcinile în blocuri de lucru, este clar atât pentru dvs. cât și pentru membrii echipei dvs. exact ceea ce ați terminat. Văzând rezultatele tangibile vă poate ajuta să vă simțiți mai mult pe parcursul zilei și să vă arătați că munca voastră este plătită.

Salveaza timp

Dacă aveți un timp greu de montat pe toate lucrările dvs. într-o zi de lucru, batchingul de sarcini vă poate ajuta să prindeți și să minimalizațiprocrastinare. Dacă termenele limită sunt o problemă pentru dvs., blocurile de timp pot contribui la crearea unui sentiment de urgență. Acest lucru vă poate ajuta să obțineți acele sarcini mai provocatoare din cale, în loc să le puneți mai târziu. Ca rezultat, vă puteți bucura mai mult de timp liber mai târziu.

Sfaturi pentru dozarea sarcinii

Dacă nu sunteți obișnuiți cu dozarea sarcinii, începerea începerii poate fi puțin dificilă. Iată câteva sfaturi pe care le puteți utiliza pentru a profita la maximum de strategia de dozare a sarcinii.

Programați sarcinile provocatoare din punct de vedere mental în timpul timpului de vârf

Fiecare persoană are perioade diferite de timp în care sunt la starea lor de vârf. Unii oameni sunt capabili să lucreze mai bine dimineața, iar alții pot obține o explozie de energie după prânz. Oricare ar fi acea perioadă de timp pentru dvs., programați-vă sarcinile mai provocatoare din punct de vedere mental, cum ar fi brainstorming-ul sau strategizarea, în acele ore.

Minimizați distragerile în timpul orelor de focalizare

Când vă concentrați pe un set de sarcini, dezactivați notificările, ieșiți din orice aplicații străine de pe desktop sau porniți modul Dout Dorbi. Opriți notificările telefonului și ieșiți din medii sociale. O mică notificare blip pe ecran este suficientă de distragere pentru a vă scoate din focalizare și doriți să împiedicați cât mai mult posibil să promovați lucrările profunde.

Dacă vă distrați de fizicul tăuSpațiu de lucru, Luați timp pentru a vă șterge biroul și pentru a vă stabili stația de lucru într-un mod care vă permite să lucrați cel mai eficient.

Comunicați-vă orele de focalizare cu echipa dvs.

Este important să lăsați echipa dvs. să știe când sunteți într-unFocusbloc. Puteți face acest lucru prin setarea unui statut pe Slack, un răspuns automat pe adresa dvs. de e-mail sau efectuați un bloc de calendar public în calendarul dvs. Când vă avertizați echipa, ei vor ști să nu vă deranjeze decât dacă este o urgență. Lăsați-i să cunoască modalități diferite că pot obține o ținut de tine, cum ar fi prin e-mailuri, mesaje slack sau atribuirea sarcinilor asincron. Este, de asemenea, o idee bună să le dați o indicație atunci când se pot aștepta la un răspuns. De exemplu, puteți seta o stare pe Slack că veți primi mesajul lor, dar este posibil să fiți încet să răspundeți.

Creșteți productivitatea cu instrumentele de gestionare a muncii

Este mai ușor să fii productiv când aveți instrumentele potrivite în fluxul dvs. de lucru. Utilizarea unui instrument de gestionare a munciiManager de sarcini UDN.vă poate ajuta să vă urmăriți munca, astfel încât să știți exact cine trebuie să facă ceea ce urmează.