Hur uppgiftsbatching kan öka din produktivitet på jobbet

Sammanfattning

Uppgiftsbaschning är en produktivitetsstrategi som innebär att gruppera liknande uppgifter tillsammans för att slutföra allt på en gång. Denna teknik kan hjälpa dig att undvika multitasking och öka hur mycket tid du måste fokusera på uppgifter. Lär dig hur du kan använda uppgiftsbatching för att förhindra förhöjning, öka produktiviteten och producera kvalitetsarbete.

Här är ett scenario: Du öppnar din email på måndagsmorgon för att titta på din uppgiftslista. Din e-post Inkorgen är en röra, godkännandena pilar upp, och du har ingen aning om var du ska börja eller vad du ska göra först.

Om det här är du, är du inte ensam. Ett av de vanligaste sätten att människor börjar sin dag är att gå till deras e-post och ta itu med den första korrespondensen i sin inkorg. Men medan det här är till hjälp för de personer som har mailat dig, kanske det inte är den mest effektiva användningen av din tid. Uppgiftsbasering kan hjälpa dig att organisera de uppgifter du behöver slutföra på ett sätt som är mest effektivt för dig, så du kan börja din dag på dina egna villkor.

Vad är uppgiftsbatching?

Uppgiftsbasering är en produktivitetsstrategi som innefattar att gruppera liknande uppgifter tillsammans för att slutföra under en tidsperiod. Huvudsyftet med denna strategi är att undvika kontextkoppling-AKA mentalt hoppar fram och tillbaka mellan uppgifterna. Termen kontextbrytning härstammar från datorer för att beskriva hur ett operativsystem kan köra flera processer samtidigt. Tänk på det som att klicka i två olika appar på din telefon och byta mellan dem. Din hjärna gör en liknande process när den fokuserar på två olika uppgifter. Men för att vi är människor och inte datorer tar det tid och mental ansträngning för oss att kontakta omkopplare. Uppgiftsbasering hjälper till att minska mängden kontextkoppling du måste göra under dagen. I stället för att ta itu med dina till-dos som de kommer, uppmuntrar uppgiftsbaschningsstrategin dig att gruppera som uppgifter så att du kan slutföra alla uppgifter för ett liknande projekt eller arbetsström på en gång.

Uppgiftsbatching vs. tidsblockering

Uppgiftsbasering använder begreppet tidsblockering. Även om dessa två produktivitetsstrategier är lika i naturen, det finns vissa skillnader mellan de två.

UppgiftsbatchingGrupper uppgifter som är lika i naturen eller en del av samma projekt i en bestämd tidsperiod. Till exempel kan du välja att svara på dina e-postmeddelanden i en sats i motsats till när de kommer in.

Tidsblockering Eller tidsbatchning innebär schemaläggning av specifika tidsblock i din dag för att fokusera på jobbet. Med det tidigare nämnda e-postmeddelandet kan du blockera en timme varje dag endast dedikerad till att svara på e-postmeddelanden.

Du kan ta din produktivitet ett steg längre och kombinera de två strategierna. Grupp liknande uppgifter tillsammans, och tilldela ett block av tid för att slutföra den kategorin av uppgifter.

Varför uppgiftsbatching fungerar

Uppgiftsbatching fungerar eftersom det tillåter vår hjärna att fokusera på en uppgift i en tid istället förgöra flera saker samtidigt. Dr Sahar Yousef, kognitiv neuroscientist och föreläsare på UC Berkeley's Haas Business School, säger att multitasking är en myt. Under UDN Task ManagerFokus & amp; FlödeHändelse Dr. Yousef uppgav, "Den mänskliga hjärnan fungerar bäst när det fokuserar på en sak i taget. Vi har en viss kognitiv kapacitet och en viss uppmärksamhet."

För att undvika multitasking utnyttjar uppgiftsbasering vårt individuella fokus för att ta itu med en viss typ av uppgift. När du arbetar genom en grupp av batchade uppgifter kan du undvika att tänka på eller arbeta med någon annan uppgift som inte är i den gruppen. Detta hjälper dig att arbeta mer effektivt eftersom din hjärna tar tid och energi för att växla mellan olika uppgifter. Det kan ta ett medelvärde av23 minuter att fokuseraTillbaka efter en distraktion, och uppgiftsbatching förhindrar den så kallade "bytesskatten".

"Den vackra delen om mänsklig uppmärksamhet och fokus är att det är en dyrbar, begränsad resurs," säger Dr. YouSef. "Vi har inte en oändlig uppmärksamhet. Vi måste vara mycket försiktig med hur vi distribuerar den finaste resursen."

Hur till uppgiftsbatch

Uppgiftsbatching är en enkel teknik för att hjälpa dig att komma igenom dinatt göra listaoch förbättra din tidshantering. Här är de steg du kan ta för att framgångsrikt batchuppgifter.

Kategorisera dina uppgifter för dagen

Titta på allt du behöver göra för dagen och kategorisera uppgifter i liknande grupper. Du kan organisera dina uppgifter med nivån av ansträngning, genom projekt eller av den typ av åtgärder som behövs för att slutföra en uppgift.

Dricks:Om du har svårt att byta mellan saker du behöver göra under dagen, försök användaGTD-metod. Denna teknik hjälper dig att ladda upp några uppgifter från din hjärna till en extern källa, så du behöver inte slösa bort energi som kommer ihåg allt du behöver göra.

Blockera av tiden i din kalender

När du har grupperat liknande uppgifter tillsammans, ge dig själv riklig tid för att slutföra dessa uppgifter på en gång. Om det behövs, schemalägga den här tiden i din kalender. Det hjälper inte bara dig att hålla dig till ditt engagemang - det låter också ditt lag veta när du är tillgänglig, och när du fokuserar.

Låt oss till exempel säga att svara på e-post och slack-meddelanden tar dig cirka 30 minuter. För att använda uppgiftsbatchtekniken, blockera helt enkelt 30 minuter i början, mitten och slutet av din dag för att gå igenom dessa uppgifter.

Dricks:En vanlig invändning mot att använda tidsblockeringstekniken är att anställda vill vara ständigt tillgängliga för sitt lag. Medan övervägandet är trevligt, gör du inte tillgänglig med hjälp av en tidsblockeringsteknik. När du skapar dina tidsblock, glöm inte att ta hänsyn till lagmöten och måltidsbrott!

Färgkod dina block av tid

Medan det här steget är helt frivilligt kan färgkodning av tidsblock hjälpa dig att bättre förstå hur du spenderar din dag på en blick. Använd en annan färg för möten, fokustid och 1: 1s så att du kan se vad din dag ser ut som snabbt.

Fördelar med uppgiftsbatching

Om du funderar på att testa någraProduktivitet hacks, här är varför uppgiftsbatching är värt din tid.

Främjar djupt arbete och fokus

Djupt arbeteÄr ett tillstånd av toppkoncentration som låter dig enkelt lära dig utmanande saker och producera kvalitetsarbete snabbt. Termen skapades av Cal Newport, en datavetenskap professor vid Georgetown University. I sin bok, "Djupt arbete: Regler för fokuserad framgång i en distraherad värld,"Newport definierar djupt arbete som ett tillstånd av distraktion-fri koncentration när din hjärna fungerar till sin maximala potential.

Uppgiftsbatching gör det möjligt för din hjärna att filtrera ut distraktioner och bara titta på uppgiften framför dig, så du kan arbeta med den med din hjärnans maximala potential. Detta kan hjälpa dig att komma in i djupt arbetsläge och stanna kvar när du är där.

Minskar utbrändhet

Kontextbrytning avbryter inte bara ditt fokus, men det kan också öka din chans attutbränning .

De University of California Irvineupptäckt att att arbeta i en miljö med konstanta avbrott ökar stress och frustration. Ständigt kontextbrytning ökar mängden kortisol som din hjärna producerar, vilket kan låta dig känna sig mentalt utmattad och bränd ut.

Tänk på din arbetsdag som en vandringsled. När du är fokuserad kan du stanna på spåret och fortsätt vidarebefordra. Om du är distraherad kan du stoppa och vandra av spåret för att titta på en blomma, men då måste du fortfarande gå tillbaka till spåret och fortsätta att gå vidare. Din hjärna gör samma sak när du byter upp uppgifter, och det kan vara svårt att verkligen se hur långt du har rest om du ständigt vänder av vägen.

Detsamma gäller för ditt arbete som identifierar hur mycket arbete du avslutat när du ständigt multi-tasking är utmanande. När du skiljer dina uppgifter i arbetsblock är det klart för både dig och dina lagmedlemmar exakt vad du slutförde. Att se dina konkreta resultat kan hjälpa dig att känna dig mer genomförd hela dagen och visa att ditt hårda arbete betalas.

Sparar tid

Om du har svårt att passa allt ditt arbete på en arbetsdag kan uppgiftsbatching hjälpa dig att komma ikapp och minimerauppskjutande. Om tidsfrister är ett problem för dig, kan tidsblock bidra till att skapa en känsla av brådska. Detta kan hjälpa dig att få de mer utmanande uppgifterna ur vägen istället för att sätta dem till senare. Som ett resultat kan du njuta av mer ledig tid senare.

Tips för uppgiftsbatching

Om du inte är van vid uppgiftsbatching, kan komma igång vara lite knepig. Här är några tips du kan använda för att få ut det mesta av den uppgiftsbaserade strategin.

Schema mentalt utmanande uppgifter under topptid

Varje person har olika tidsperioder där de är i toppmental. Vissa människor kan arbeta bättre tidigt på morgonen och andra kan få en utbrott av energi efter lunch. Oavsett den tidsperioden är för dig, planera dina mer mentalt utmanande uppgifter, som brainstorming eller strategi, under dessa timmar.

Minimera dina distraktioner under fokus timmar

När du fokuserar på en uppsättning uppgifter, inaktivera meddelanden, avsluta ut ur alla främjande appar på skrivbordet eller slå på, stör inte läge. Stäng av dina telefonmeddelanden och logga ut ur sociala medier. En liten anmälningsblips på din skärm är tillräckligt med en distraktion för att dra dig ur fokus, och du vill förhindra så mycket som möjligt att främja djupt arbete.

Om du blir distraherad av din fysiskaarbetsyta, ta dig tid att rensa ditt skrivbord och ställa in din arbetsstation på ett sätt som låter dig arbeta mest effektivt.

Kommunicera dina fokus timmar med ditt lag

Det är viktigt att låta ditt lag veta när du är i enfokusblockera. Du kan göra det genom att ställa in en status på Slack, ett automatiskt svar på din e-post eller göra ett offentligt kalenderblock i din kalender. När du varnar ditt lag, vet de inte att störa dig om det inte är en nödsituation. Låt dem veta olika sätt att de kan få tag på dig, som via e-post, slack-meddelanden eller tilldela uppgifter asynkront. Det är också en bra idé att ge dem en viss indikation när de kan förvänta sig ett svar. Till exempel kan du ställa in en status på slack som du får sitt meddelande, men du kan vara långsam att svara.

Öka produktiviteten med arbetshanteringsverktyg

Det är lättare att vara produktiv när du har rätt verktyg i ditt arbetsflöde. Använda ett arbetshanteringsverktyg somUDN Task Managerkan hjälpa dig att hålla reda på ditt arbete så du vet exakt vem som behöver göra vad när.