Come il dosaggio dell'attività può aumentare la tua produttività al lavoro

Sommario

Attività Il batching è una strategia di produttività che comporta il raggruppamento di compiti simili insieme per completare tutto in una volta. Questa tecnica può aiutarti a evitare il multitasking e aumentare la quantità di tempo che devi concentrarti sui compiti. Scopri come è possibile utilizzare il batch delle attività per prevenire la procrastinazione, aumentare la produttività e produrre lavori di qualità.

Ecco uno scenario: apri la tua email il lunedì mattina per guardare la tua lista di attività. La tua casella di posta elettronica è un casino, le approvazioni stanno accumulando, e non hai idea di dove iniziare o cosa fare prima.

Se sei tu, non sei solo. Uno dei modi più comuni che le persone iniziano la loro giornata è andando alla loro e-mail e affrontando la prima corrispondenza nella loro casella di posta. Ma mentre questo è utile per le persone che ti hanno inviato via email, potrebbe non essere l'uso più efficiente del tuo tempo. Attività Il batching può aiutarti a organizzare le attività che devi completare in un modo che è più efficace per te, quindi puoi iniziare la giornata per i tuoi termini.

Cos'è il batch del compito?

Attività Il batching è una strategia di produttività che comporta il raggruppamento di compiti simili insieme per completare in un periodo di tempo. Lo scopo principale di questa strategia è di evitare il commutazione del contesto-AKA saltando mentalmente avanti e indietro tra i compiti. La commutazione del contesto termine originata dal calcolo per descrivere in che modo un sistema operativo può eseguire più processi contemporaneamente. Pensa a questo come fare clic su due app diverse sul telefono e passando da loro. Il tuo cervello fa un processo simile quando si concentra su due compiti diversi. Ma poiché siamo umani e non computer, ci vogliono tempo e sforzo mentale per noi all'ambiente di contesto. Il batching dell'attività aiuta a ridurre la quantità di commutazione del contesto che devi fare durante il giorno. Invece di affrontare i tuoi to-dos come arrivano, la strategia del dosaggio del compito ti incoraggia a raggruppare come compiti in modo da poter completare tutti i compiti per un progetto simile o un flusso di lavoro in una sola volta.

Attività Blocco VS. Blocco temporale

Il batching dell'attività utilizza il concetto di blocco del tempo. Mentre queste due strategie di produttività sono simili in natura, ci sono alcune differenze tra i due.

Attività Duty.Attività di gruppi simili in natura o parte dello stesso progetto in un periodo di tempo designato. Ad esempio, puoi scegliere di rispondere alle tue e-mail in un lotto al contrario di quando entrano.

Blocco temporale o il tiro del tempo prevede la programmazione di blocchi specifici del tempo nella giornata per concentrarsi sul lavoro. Usando l'esempio dell'e-mail precedentemente menzionato, è possibile bloccare un'ora ogni giorno dedicata esclusivamente a rispondere alle e-mail.

Puoi prendere la tua produttività un passo avanti e combinare le due strategie. Gruppo Attività simili insieme e assegna un blocco di tempo per completare quella categoria di compiti.

Perché le attività di accensione funziona

La compiti di accensione funziona perché consente al nostro cervello di concentrarsi su un compito alla volta anzichémultitasking. Dr. Sahar Yousef, neuroscienziato cognitivo e docente presso l'UC Berkeley's Haas School of Business, afferma che il multitasking è un mito. Nel corso UDN Task Manager.Focus & amp; FlussoEvento Dr. Yousef ha dichiarato: "Il cervello umano funziona meglio quando si concentra su una cosa alla volta. Abbiamo una certa quantità di capacità cognitiva e una certa quantità di attenzione".

Per aiutare a evitare il multitasking, il batching dell'attività sfrutta la nostra attenzione individuale per affrontare un tipo specifico di compito. Mentre lavori attraverso un gruppo di compiti batched, puoi evitare di pensare o lavorare su qualsiasi altro compito che non è in quel gruppo. Questo ti aiuta a lavorare in modo più efficiente perché il tuo cervello richiede tempo e energia per passare da diversi compiti. Può richiedere una media di23 minuti per concentrarsiIndietro dopo una distrazione e il task batching impedisce questa cosiddetta "tassa di commutazione".

"La bella parte sull'attenzione umana e l'attenzione è che è una risorsa preziosa e finita", dice Dr. Yousef. "Non abbiamo una quantità infinita di attenzione, dobbiamo stare molta attenzione a come implementiamo quella risorsa finita."

Come task batch

La compiti è una tecnica semplice per aiutarti a superare il tuolista di cose da faree migliorare la gestione del tempo. Ecco i passaggi che puoi portare a compiti batch con successo.

Categorizza i tuoi compiti per il giorno

Guarda tutto ciò che devi fare per il giorno e categorizzare compiti in gruppi simili. È possibile organizzare i tuoi compiti dal livello di sforzo, dal progetto o dal tipo di azioni necessarie per completare un'attività.

Consiglio:Se hai difficoltà a cambiare tra le cose che devi fare durante il giorno, prova a usare ilMetodo GTD.. Questa tecnica ti aiuta a scaricare alcune informazioni dal tuo cervello su una fonte esterna, quindi non devi sprecare energia ricordando tutto ciò che devi fare.

Bloccare il tempo nel tuo calendario

Una volta raggruppati compiti simili insieme, concediti ampio tempo per completare quei compiti tutti in una volta. Se necessario, programmare questa volta nel tuo calendario. Questo non solo ti aiuta a rimanere al tuo impegno: consente anche che la tua squadra sappia quando sei disponibile, e quando ti stai concentrando.

Ad esempio, diciamo che rispondano alle e-mail e ai messaggi di allentamento ti portano circa 30 minuti. Per utilizzare la tecnica del batching dell'attività, basta bloccare 30 minuti all'inizio, al centro e alla fine della giornata per passare attraverso questi compiti.

Consiglio:Un'obiezione comune per utilizzare la tecnica di blocco del tempo è che i dipendenti vogliono essere costantemente disponibili per la loro squadra. Mentre la considerazione è bella, usando una tecnica di blocco del tempo non ti sta rendendo non disponibile - è evidenziato per i membri del tuo team il momento più ottimale per raggiungerti in modo da poter dare loro la tua attenzione indivisa. Quando crei i tuoi blocchi temporali, non dimenticare di tenere conto delle riunioni di squadra e delle pause dei pasti!

Codice colore I tuoi blocchi di tempo

Mentre questo passaggio è interamente opzionale, la codifica del colore I tuoi blocchi di tempo possono aiutarti a capire meglio come spendendo la tua giornata a colpo d'occhio. Utilizzare un colore diverso per riunioni, tempo di messa a fuoco e 1: 1S in modo da poter vedere cosa assomiglia la tua giornata velocemente.

Vantaggi del batch del compito

Se stai pensando di testare alcuniHacks di produttività, Ecco perché il dosaggio del compito vale il tuo tempo.

Promuove il lavoro profondo e il focus

Lavoro profondoè uno stato di concentrazione di picco che ti consente di imparare facilmente le cose impegnative e produrre rapidamente lavoro di qualità. Il termine è stato creato da Cal Newport, un professore di informatica presso Georgetown University. Nel suo libro, "Lavoro profondo: regole per il successo focalizzato in un mondo distratto,"Newport definisce il lavoro profondo come uno stato di concentrazione priva di distrazioni quando il tuo cervello funziona al suo massimo potenziale.

Attività Il batching consente al cervello di filtrare le distrazioni e guardare solo il compito di fronte a te, quindi puoi lavorarci con il massimo potenziale del tuo cervello. Questo può aiutarti a entrare in modalità di lavoro profonda e rimanere in esso una volta che sei lì.

Diminuisce il burnout.

La commutazione del contesto non solo interrompe la tua attenzione, ma può anche aumentare la possibilità dibruciato .

Il Università della California IrvineScoperto che lavorare in un ambiente con interruzioni costanti aumenta lo stress e la frustrazione. La commutazione costantemente contestuale aumenta la quantità di cortisolo che il tuo cervello produce, il che può lasciarti sentire mentalmente esausto e bruciato.

Pensa al tuo giorno di lavoro come un sentiero escursionistico. Quando ti concentri, puoi rimanere sulla pista e continuare ad andare avanti. Se sei distratto, potresti fermarti e vagare fuori dalla pista per guardare un fiore, ma devi ancora tornare al sentiero e continuare a salire in avanti. Il tuo cervello fa la stessa cosa durante la commutazione delle attività, e può essere difficile da vedere davvero quanto hai viaggiato se hai continuato via il sentiero.

Lo stesso vale per il tuo lavoro che identifica la quantità di lavoro completato quando sei costantemente multi-tasking è impegnativo. Quando si separano i tuoi compiti nei blocchi di lavoro, è chiaro sia a te che dai membri del tuo team esattamente quello che hai completato. Vedere i tuoi risultati tangibili può aiutarti a sentirti più compiuto per tutto il giorno e mostrare che il tuo duro lavoro ha pagato.

Risparmia tempo

Se hai difficoltà a installare tutto il tuo lavoro in un giorno lavorativo, il batch del compito può aiutarti a recuperare e minimizzareindugio. Se le scadenze sono un problema per te, i blocchi temporali possono aiutare a creare un senso di urgenza. Questo può aiutarti a ottenere quelle commissioni più impegnative fuori dal modo invece di metterli fuori fino a tardi. Di conseguenza, puoi goderti più tempo libero più tardi.

Suggerimenti per il batch del compito

Se non sei abituato a gestire il dosaggio, iniziare potrebbe essere un po 'complicato. Ecco alcuni suggerimenti che puoi usare per ottenere il massimo dalla strategia di batching del compito.

Pianificare compiti mentalmente impegnativi durante il periodo di punta

Ogni persona ha diversi periodi di tempo in cui sono al loro stato mentale di punta. Alcune persone sono in grado di lavorare meglio presto la mattina e altri possono ottenere una raffica di energia dopo pranzo. Qualunque sia quella periodo di tempo per te, programmare i tuoi compiti più impegnativi, come il brainstorming o la strategizzazione, durante quelle ore.

Riduci al minimo le tue distrazioni durante le ore di messa a fuoco

Quando ti concentri su un insieme di attività, disabilita le notifiche, esci da eventuali app estranee sul desktop o accendere la modalità non disturbo. Spegni le notifiche del telefono e disconnetti i social media. Una piccola notifica Blip sullo schermo è sufficiente di una distrazione per tirarti fuori fuoco, e vuoi impedire che il più possibile promuovere il lavoro profondo.

Se ti distrae dal tuo fisicoArea di lavoro, Prenditi il ​​tempo per cancellare la tua scrivania e impostare la tua workstation in un modo che ti permette di lavorare in modo più efficace.

Comunicare le tue ore di messa a fuoco con la tua squadra

È importante lasciare che la tua squadra sappia quando sei in amessa a fuocobloccare. Puoi farlo impostando uno stato sul lento, una risposta automatica sulla tua e-mail o effettuare un blocco di calendario pubblico nel tuo calendario. Quando avvisa la tua squadra, sapranno di non disturbarti a meno che non sia un'emergenza. Lascia che conostino diversi modi in cui possono ottenerne una presa, come via e-mail, messaggi rallentati o assegnare attività asincroni. È anche una buona idea dare loro qualche indicazione quando possono aspettarsi una risposta. Ad esempio, è possibile impostare uno stato sul lento che riceverai il loro messaggio, ma potresti essere lento a rispondere.

Aumentare la produttività con gli strumenti di gestione del lavoro

È più facile essere produttivi quando hai gli strumenti giusti nel flusso di lavoro. Utilizzo di uno strumento di gestione del lavoro comeUDN Task ManagerPuò aiutarti a tenere traccia del tuo lavoro in modo da sapere esattamente chi ha bisogno di fare ciò che da quando.