Як дозування завдання може збільшити вашу продуктивність на роботі

Резюме

Платінг завдань - це стратегія продуктивності, яка включає в себе групувати подібних завдань разом, щоб завершити все одночасно. Ця техніка може допомогти вам уникнути багатозадачності та збільшити час, який ви повинні зосередитись на завдань. Дізнайтеся, як ви можете використовувати дозування завдань, щоб запобігти затягування, підвищити продуктивність та виробляти якісну роботу.

Ось сценарій: ви відкриваєте свою електронну пошту в ранку понеділка, щоб подивитися ваш список завдань. Ваша електронна поштова скринька - це безлад, схвалення накопичуються, і ви не маєте жодного уявлення, де почати або що робити спочатку.

Якщо це ви, ви не самотні. Одним з найпоширеніших способів, яким люди починають свій день, полягає в тому, щоб перейти до свого електронного листа та вирішення першої кореспонденції у своїй поштовій скриньці. Але поки це корисно для людей, які ви надіслали вам, це не може бути найбільш ефективним використанням вашого часу. Платінг завдань може допомогти вам організувати завдання, які потрібно заповнити таким чином, щоб найефективніше для вас, тому ви можете почати свій день на власні умови.

Що таке завдання?

Завдання Дозування - це стратегія продуктивності, яка передбачає групувати подібні завдання разом, щоб завершити за один період. Основною метою цієї стратегії полягає в тому, щоб уникнути контекстного перемикання-ака психічно стрибати між завданнями. Термін "контекстне перемикання", виникне від обчислень для опису, як операційна система може запускати кілька процесів відразу. Подумайте про це, як натиснути на два різних додатків на вашому телефоні та перемикання між ними. Ваш мозок робить аналогічний процес, коли він зосереджується на двох різних завданнях. Але тому, що ми люди, а не комп'ютери, це вимагає часу та розумові зусилля для контекстного перемикача. Платінг завдань допомагає зменшити кількість контекстних комутацій, які потрібно зробити протягом дня. Замість того, щоб вирішити ваші до DOS, як вони приїжджають, стратегія завдань доставлення закликає вас до групи, як ви можете виконати всі завдання для аналогічного проекту або робочого потоку відразу.

Завдання дозування проти блокування часу

Платінг завдань використовує поняття блокування часу. Хоча ці дві стратегії продуктивності схожі на природу, існують деякі відмінності між двома.

Завдання доставленняГрупи Завдання, які є подібними за характером або частиною того ж проекту в один призначений період часу. Наприклад, ви можете відповісти на ваші листи в партію, на відміну від того, коли вони входять.

Блокування часу або час дозвілля передбачає планування певних блоків часу у свій день, щоб зосередити увагу на роботі. Використовуючи раніше згаданий вище повідомлення, ви можете заблокувати одну годину щодня, призначену для відповіді на електронні листи.

Ви можете виконувати свою продуктивність на крок далі і поєднати дві стратегії. Група подібних завдань разом, і призначте один блок часу, щоб завершити цю категорію завдань.

Чому завдань дозування працює

Завдання дозування працює, тому що це дозволяє нашому мозку зосереджуватися на одному завданні за один разбагатозадачність. Доктор Сахар - це когнітивний нейронігент та викладач у школі бізнесу УК Берклі, каже, що багатозадачність є міфом. Під час Менеджер завдань UDN'S focus & amp; ПотікПодія доктор Висент заявив: "Людський мозок найкраще працює, коли він зосереджується на одній справі за раз. Ми маємо певну кількість пізнавальної здатності та певної уваги".

Щоб уникнути багатозадачності, завдайте дозвільність нашого індивідуального фокусу, щоб вирішити певний тип завдання. Як ви працюєте через групу партійних завдань, ви можете уникнути думати або працювати над будь-яким іншим завданням, яке не в цій групі. Це допомагає вам працювати більш ефективно, тому що ваш мозок вимагає часу та енергії, щоб перейти між різними завданнями. Це може зайняти середнє значення23 хвилини, щоб зосередитисяПовернувшись після відволікання, а завдання до завдань запобігає цьому так званому "перемикач податку".

"Красива частина про увагу людини та фокусу полягає в тому, що це дорогоцінний, кінцевий ресурс", - каже доктор. "У нас немає нескінченної уваги. Ми повинні бути дуже обережними щодо того, як ми розгортаємо цей кінцевий ресурс".

Як завдати партію

Завдання Дозування - це проста техніка, яка допоможе вам пройтисписок справі покращуйте свій час управління. Ось кроки, які ви можете взяти, щоб успішно партії завдань.

Класифікуйте свої завдання на день

Подивіться на все, що потрібно зробити для дня і класифікувати завдання в подібні групи. Ви можете організувати свої завдання за допомогою рівня зусиль, за проектом, або за типом заходів, необхідних для виконання завдання.

Порада:Якщо у вас є важкий час перемикання між речами, які потрібно зробити протягом дня, спробуйте скористатисяМетод GTD. Ця техніка допомагає вам розвантажувати деяку інформацію від вашого мозку на зовнішній джерело, тому вам не доведеться витрачати енергію, пам'ятаючи все, що потрібно зробити.

Блокувати час у своєму календарі

Після того, як ви згруповані подібні завдання разом, дайте собі достатньо часу, щоб завершити ці завдання відразу. При необхідності, графік цього часу у вашому календарі. Це не тільки допомагає вам дотримуватися вашого зобов'язання, він також дозволяє вашій команді знати, коли ви доступні, і коли ви зосереджуєтеся.

Наприклад, повідомте, щоб відповісти на електронні листи та послабкові повідомлення займає близько 30 хвилин. Щоб скористатись технологією дозування завдань, просто заблокуйте 30 хвилин на початку, середині, а закінчення дня, щоб пройти ці завдання.

Порада:Загальне заперечення щодо використання методики блокування часу полягає в тому, що працівники хочуть бути постійно доступними для своєї команди. Хоча увага приємна, використовуючи методи блокування часу, не робить вас недоступним - це виділення членів вашої команди, найбільш оптимальний час, щоб зв'язатися з вами, щоб ви могли приділити їм вашу нерозділену увагу. При створенні блоків часу, не забудьте враховувати команду зустрічі та боротьби з їжею!

Кольоровий код ваших блоків часу

Хоча цей крок повністю необов'язковий, колір кодування ваших блоків часу може допомогти вам краще зрозуміти, як ви витрачаєте свій день на погляд. Використовуйте інший колір для зустрічей, час фокусування та 1: 1, тому ви можете побачити, що ваш день виглядає швидко.

Переваги Платіння завдань

Якщо ви думаєте про тестування декількохПродуктивність хакіОсь чому завдань доставлення коштує ваш час.

Сприяє глибокій роботі та фокус

Глибока роботаце стан максимальної концентрації, що дозволяє легко вивчати складні речі та виробляти якісну роботу швидко. Термін був створений компанією Cal Newport, професор ім. Джорджтаун. У своїй книзі "Глибока робота: правила спрямованого успіху в відволіканому світі,"Ньюпорт визначає глибоку роботу як стан відволікання концентрації, коли ваш мозок працює на максимальний потенціал.

Дозування завдань дозволяє ваш мозок фільтрувати відволікання, і лише подивитися на завдання перед вами, тому ви можете працювати над цим максимальним потенціалом мозку. Це може допомогти вам обидва потрапити в глибокий робочий режим і залишитися в ньому, як тільки ви там.

Зменшує вигорання

Контекстний перемикання не тільки перериває вашу увагу, але це також може збільшити ваш шансвигоріти .

ТочнийУніверситет Каліфорнії ІрвінВиявлено, що робота в середовищі з постійними перервами збільшує стрес і розчарування. Постійно контекстне перемикання збільшує кількість кортизолу, який виробляє ваш мозок, який може залишити вас почуттю, подумавшись і згоріло.

Подумайте про свій робочий день, як пішохідна стежка. Коли ви зосереджені, ви можете залишатися на стежці і продовжувати рухатися вперед. Якщо ви відволікаєтеся, ви можете зупинитися і блукати від стежки, щоб подивитися на квітку, але тоді ви все ще повинні повернутися до сліду і продовжувати рухатися вперед. Ваш мозок робить те ж саме, коли перемикання завдань, і це може бути важко, щоб побачити, як далеко ви подорожували, якщо ви постійно займуть шлях.

Те ж саме стосується вашої роботи, яка визначає, скільки роботи ви завершили, коли ви постійно багатозадача є складним. Коли ви розділяєте свої завдання в робочі блоки, це ясно як вам, так і ваші члени команди саме те, що ви завершили. Бачачи ваші відчутні результати можуть допомогти вам почувати себе більш виконаним протягом усього дня, і показати, що ваша важка робота викупила.

Економить час

Якщо у вас є важкий час, встановлюючи всю вашу роботу в одному робочому дні, завдання завдання може допомогти вам наздогнати та мінімізуватизволікання. Якщо терміни є проблемою для вас, блоки часу можуть допомогти створити почуття терміновості. Це може допомогти вам отримати ті більш складні завдання з дороги, а не покласти їх до пізніше. Як результат, ви можете насолоджуватися більш вільним часом пізніше.

Поради щодо дозування завдань

Якщо ви не звикли докласти завдання, початок може бути трохи складним. Ось декілька порад, які ви можете використовувати, щоб максимально використати стратегію завдань.

Розклад психічно складних завдань під час піку

Кожна людина має різні періоди часу, в якому вони знаходяться на своєму піку психічному стані. Деякі люди здатні працювати краще рано вранці, а інші можуть отримати вибух енергії після обіду. Як би що період часу для вас, заплануйте ваші більш психічні складні завдання, як і мозковий штурм або стратегізація, протягом цих годин.

Мінімізувати відволікання під час фокус-годин

Коли ви зосереджуєте увагу на наборі завдань, вимкніть сповіщення, вийдіть з будь-яких сторонніх додатків на робочому столі, або увімкніть режим Не турбувати. Вимкніть сповіщення про телефон і вийдіть з соціальних медіа. Невелике сповіщення Blip на вашому екрані достатньо відволікання, щоб витягнути вас з фокусу, і ви хочете запобігти цьому, наскільки це можливо, щоб сприяти глибокій роботі.

Якщо ви відволікаєтеся від вашого фізичногоробоча область, знайдіть час, щоб очистити ваш стіл і створити робочу станцію таким чином, що дозволяє вам працювати найбільш ефективно.

Повідомляйте свої фокус-години з вашою командою

Важливо, щоб ваша команда знає, коли ви знаходитесь взосереджуватиблок. Ви можете це зробити, встановивши статус на Slack, автоматично-відповіді на свою електронну пошту або створення блоку публічного календаря у своєму календарі. Коли ви попередите свою команду, вони не знають, щоб не турбувати вас, якщо це не надзвичайна ситуація. Нехай вони знають різні способи, які вони можуть отримати вас, наприклад, електронною поштою, послабленням, або призначаючи завдання асинхронно. Це також гарна ідея дати їм певну індикацію, коли вони можуть очікувати відповіді. Наприклад, ви можете встановити статус на Slack, який ви отримаєте своє повідомлення, але ви можете бути повільними, щоб відповісти.

Підвищити продуктивність з інструментами управління роботою

Легше бути продуктивним, коли у вас є правильні інструменти у вашому робочому процесі. Використання інструменту керування роботоюДиспетчер завдань UDNможе допомогти вам відстежувати вашу роботу, щоб ви знали точно, кому потрібно зробити те, що коли.