كيفية تقديم خطة تشغيلية
وجود خطة استراتيجية ضرورية لأي شركة، لكنها ليست كافية. تحتاج إلى خطة تشغيلية للعمل يوما بعد يوم للتأكد من أن الأهداف التنظيمية الأوسع نطاقا في متناول اليد.
الخطط التشغيلية ليست فقط للمؤسسات الكبيرة - الشركات الصغيرة والأفراد أيضا يمكن أن تستفيد من التشغيلتخطيطوبعد
في هذه المشاركة المدونة، سنشرح ما هي الخطة التشغيلية وتظهر لك كيفية إنشاء واحدة دون تغلب عليها.
ما هي الخطة التشغيلية؟
تحدد خطة تشغيلية الأهداف الرئيسية وأهداف المنظمة وكيفية الوصول إليها.
إنها وثيقة مصممة جيدا تضمن أعضاء الفريق على معرفة مسؤولياتهم ولديهم فهم واضح لما يجب القيام به.
إن صياغة خطة تشغيلية تبقي فرقا على المسار الصحيح أثناء توجيهها في اتخاذ قرارات حاسمة بشأن الاستراتيجية طويلة الأجل للشركة.
التخطيط التشغيلي مقابل التخطيط الاستراتيجي
على الرغم من الصلة ببعض هاتين آخرين، تختلف هاتين استراتيجيات التخطيط في تركيزهم.
التخطيط التشغيلي هو عملية العمل اليومي لتنفيذ استراتيجيتك. إنه يضمن أن يكون لديك كل الموارد والموظفين اللازمين للحصول على العمل المنجز بكفاءة.
من ناحية أخرى، فإن التخطيط الاستراتيجي يتعلق بالنظر إلى المستقبل في المستقبل، وتحديد خط الأنابيب القادم، وأفترض كيف يمكنك الاستعداد لذلك.
وفقا لمكتب العمل الأمريكي، فإن ما يقرب من 7 ملايين أمريكي يعملون لحسابهم الخاص، مع وجود 10 ملايين إضافية تعمل من قبل الشركات الصغيرة.
إذا كنت تعمل في شركة كبيرة، فستكون لدى فرص شركتك شكلا من أشكال الخطة الاستراتيجية في مكانها. ومع ذلك، إذا كنت أحد الملايين الذين يعملون عن بعد وبشكل مستقل، سيعتمد نجاحك على التخطيط التشغيلي بدلا من ذلك.
ما هي العناصر الرئيسية لخطة التشغيل؟
يعتمد نجاح التخطيط التشغيلي إلى حد كبير على تحديد توقعات واقعية لجميع الفرق.
فيما يلي العناصر الرئيسية للخطة التشغيلية الوظيفية:
تأكد من أن جميع الفرق تفهم معايير النجاح. القيام بذلك يوضح كيف يساهم عملهم في أهداف الشركة الأوسع ويضمن صنع القرار أفضل.
كيفية إنشاء عملية التخطيط التشغيلي
فكر في خطة تشغيلية كمكون رئيسي في لغز الفريق. يوفر الموظفين مع دليل حول كيفية تشغيل الشركة.
يجب إنشاؤها جنبا إلى جنب مع وثائق مؤسسية أخرى مثل بيان المهمة التنظيمية أو وثيقة الرؤية أو استراتيجية الأعمال. يوميا، يمكن أن تساعد في الإجابة على أسئلة مثل:
لإنشاء خطة تشغيلية ناجحة، من المهم تحديد الأهداف بوضوح. فيما يلي العديد من الخطوات التي ستساعدك على تطوير خطة تشغيل وظيفية:
ابدأ بالخطة الاستراتيجية
قبل تحديد هدف تشغيلي، تأكد من أن أهدافك الاستراتيجية موجودة وذات صلة.
إعطاء الأولوية للأنشطة الأكثر أهمية أولا
بمجرد تحديد هذه الأهداف، تعطيل أولويات الأنشطة الأكثر أهمية اللازمة لتحقيق هذه الأهداف.
التوقف عن جهود فريق التخفيف والسماح لهم بالتركيز على أهم الأهداف أولا. القيام بذلك يعني أن الجميع يعمل على مجموعة أصغر من المهام، بدلا من نشر أنفسهم رقيقين في مناطق متعددة. كما أنه يساعد في تحسين الموارد المتاحة.
استخدام المؤشرات التنبؤية
للحصول على خطة تشغيلية قوية، فكر في استخدام مقاييس أو مؤشرات الأداء الرئيسية التي يمكن أن تساعدك في تحديدها المشروع التقدم والإقراض الرؤية في أنشطة الفريق.
في حين أن المؤشرات المتأخرة تبدو إلى الوراء، فإن المؤشرات الرائدة تبدو إلى المستقبل. فكر في الخطة كسيارة - ستكون مرآة الرؤية الخلفية مؤشرا متخلفا، في حين أن الزجاج الأمامي سيكون المؤشر الرئيسي.
يمكن أن يكون المؤشر الرئيسي منتجا جديدا أو أعلى مستويات رضا العملاء، أو أسواق جديدة. تشمل أمثلة المؤشرات المتخلفة عدد الأشخاص الذين حضروا حدثا أو نفقات التشغيل الشهرية لإدارات محددة.
بدلا من المؤشرات المتأخرة، استخدم المؤشرات الرائدة. سيظهر المقاييس المتخلفة أن جهودك تنخفض قصيرة فقط بعد تنفيذ العمليات.
تشمل KPIS الرائدة تدابير تنبؤية تسمح بالتحديد المبكر للمشاكل قبل أن يصبحون أداء أعمال حرج وتأثير سلبا.
الحصول على شراء الفريق في
يتضمن مفتاح تحديد KPIS المناسب الفريق بأكمله في هذه العملية. يجتمع لمناقشة أهدافك ومعرفة القياسات الصحيحة للفريق بدلا من العمل بشكل مستقل أو الاستعانة بمصادر خارجية لهم.
ضمان اتصال متسق
الاتصالات هو المفتاح. من خلال فهم مقاييس شركتك وما تعنيه، ستتمكن من العمل معا بشكل أكثر فعالية مع الزملاء للوصول إلى أهداف مشتركة.
أمثلة خطة التشغيل
دعنا نقول أن الشركة تخطط لزيادة حجم الإنتاج بنسبة 50٪ في نهاية السنة المالية.
عندما يكون هدف الشركة واضحا، سيجعل الفريقخطة استراتيجيةمع ثلاثة مكونات رئيسية: التسويق والمبيعات والعمليات.
يمكن تقسيم ذلك إلى خطة تشغيلية أخرى، والتي ستقوم بتعيين الموارد والفرق والميزانيات والجداول الزمنية لإدارات مختلفة مثل التصنيع والمصادر والحسابات والتمويل والخدمات اللوجستية لتحقيق الزيادة في الإنتاج.
مزايا التخطيط التشغيلي والعيوب
تستخدم معظم الشركات خطة تشغيلية لتتبع مهامها اليومية.
تحدد الخطة الأنشطة اليومية لتشغيل المنظمة - يتمكن الفرق والمديرون والموظفون من تصور مساهمتهم، وهو أمر حاسم للوصول إلى أهداف الشركة.
ولكن كل عملية لها وجهان. دعنا نراجع مزايا التخطيط التشغيلي والعيوب بمزيد من التفصيل.
مزايا التخطيط التشغيلي
تساعد الخطة التشغيلية على مساعدة المديرين ورؤساء الأقسام على تحديد مهامهم اليومية والمسؤوليات والأنشطة بالتفصيل.
كما يوضح كيف يساهم أعضاء الفريق الفردي في أهداف الشركة أو القسم الشاملة. بدون خطة محددة بوضوح، ليس لدى المديرين والموظفين أي طريقة لقياس مهامهم اليومية ضد النتائج المحددة مسبقا.
يبحث أصحاب الأعمال دائما عن طرق لزيادة الإنتاجية، والتي تترجم بدورها إلى أرباح أعلى. واحدة من أفضل الطرق وأسهل الطرق لتعزيز الكفاءة هي من خلال خطة تشغيلية.
الموظفين أكثر إنتاجيةعندما يعرفون أهدافهم ومسؤولياتهم اليومية. وعلى العكس، إذا لم تكن متأكدا من ما هو مطلوب منهم، فإن الفرص ستكون إنتاجيةها.
توفر خطة تشغيلية هذه المعلومات الحيوية للموظفين في كل قسم وعبر الشركة ككل.
وجود خطة تساعد في الحفاظمشاريعوالفرق على المسار الصحيح.
عند إدارة العمليات بشكل صحيح، تكون الفرق قادرة على زيادة الإيرادات باستمرار وتطوير منتجات جديدة.
الابتكار يدفع. أدراسة BCGيشير إلى أن 60٪ من الشركات الملتزمة بتقرير الابتكار بزيادة الإيرادات بعد عام. مع خطة تشغيلية في مكانها، تكون الفرق قادرا على الابتكار بشكل أفضل وأسرع.
المزايا التنافسية تتكون منمستويات متعددةوالمكونات.
تنسيق الأجزاء المختلفة مع خطة تشغيلية ستجعل سير العمل الخاص بك تعمل بشكل سلس. هذا يسمح لك بتقديم عاليةجودةالنواتج في الوقت المحدد، وخلق تجربة عملاء متميزة وإبقائك قبل المنافسة.
المساواة في التخطيط التشغيلي
الخطأ البشري هو مشكلة شائعة في التصنيع التي يمكن أن تحدث غالبا عند الانتقال من الإنتاج إلى البيع.
إدارة العمليات ستحتاج الفرق إلى التنسيق بفعالية مع فرق متعددة الوظائف المتنوعة مثل التمويل والمحاسبة والهندسة والموارد البشرية. عند القيام بذلك، سيكون لكل فريق فهم واضح للأهداف النهائية لكل قسم.
واحدة من العيوب الرئيسية لتنفيذ عملية تخطيط العمليات هي أن نجاحها يعتمد على التنسيق عبر أجزاء.
خطط في نهاية المطاف الفشل بسبب جزء واحد لا يعمل، والتي يمكن أن يكون لها تأثير سلبي على العملية اللاحقة. يمكن أن ينتهي الاضطرابات في عملية واحدة تؤثر على العملية بأكملها، مما يجعل الخطة التشغيلية بأكملها عديمة الفائدة.
استخدام UDN مدير المهام للتخطيط التشغيلي
امنح مؤسستك دفعة من خلال ضمان بدء كل مشروع على القدم اليمنى.
UDN مدير المهام الحائز على جائزة أدوات إدارة المشاريع مساعدتك في حرفة وتنفيذ خطة تشغيلية معمخططات غانتوغيرها الآخرقوالب Premade.وبعد
حدد الخطة التشغيلية الخاصة بك، ومراقبة التقدم، وكن مستعدا للمحافظة إذا لزم الأمر. UDN مدير المهام يتيح لك مشاركة البيانات في الوقت الفعلي التي تجعل جميع المعالم البلورية واضحة لفريقك، مما يساعدهم على البقاء في تحديثا وعلى المسار الصحيح.
مع UDN مدير المهام ، يمكن لفريقك إنشاء ومراقبة خطة تشغيلية عالية الجودة تضمن تحقيق الأهداف التنظيمية. بدءمحاكمة مجانية لمدة أسبوعين من UDN مدير المهام لوضع خطة التشغيل الخاصة بك في الممارسة العملية اليوم!
