16 funktioner, der gør en fantastisk gratis task management software
I denne artikel udforsker Fred Wilson de 16-funktioner, der skal eksistere i en fantastisk gratis task management software.
Med det stigende antalGratis task management software, Find det ideelle værktøj kan være tidskrævende og forvirrende. Kriterierne for hvert værktøj afhænger af organisationen, dens behov og krav samt arbejdsprocesser. En række funktioner, brugervenlighed, pålidelighed, sikkerhed og udgift kan i høj grad påvirke dit valg i ledelsesværktøjer.
Så hvordan sørger du for, at du investerer i det rigtige værktøj, der kan lette din opgavehåndtering uden komplicerende arbejdsprocesser?
Uanset om du har brug for enEnkel to-do liste appEller et sofistikeret værktøj til at hjælpe dit team med at nå opgaver, er det vigtigt at forstå de nøjagtige krav. Det rigtige værktøj skal være udstyret medpassende funktioner.Velegnet til dine arbejdsmønstre.
Kort sagt, de ideelle gratis task management softwarefunktioner bør arbejde for at forbedre din effektivitet og forbedre din produktivitet, ikke tilføje til den eksisterende arbejdsbyrde.
På trods af at ideelle gratis task management software funktioner skal være i overensstemmelse med dine arbejdspolitikker, er der nogle grundlæggende funktioner, du skal passe på og godt, ikke kompromitteres. Her er en håndplukket liste fra os for at gøre din søgen efter det bedste lettere.
1. Opgaveplanlægning
Effektiv opgaveadministration starter med passende planlægning. Afhængigt af budgettet, ressourcerne, omfanget og tidslinjen; Effektiv opgaveplanlægning kræver nedbrydning af arbejdet i faser gennem en struktureret tilgang.
Med en god gratis task management software, skal du kunne nedbryde dit arbejde i enklere opgaver, der nemt kan styres. Desuden bør der være mulighed for at organisere og prioritere opgaver efter behov.
Tjek voresListe over topprojektplanlægningsværktøjer .
Se også:
Hvordan man styrer opgaver effektivt? 10 tips til effektiv opgaveledelse
2. Opgave planlægning
Ideen bag Task Management software funktioner er at organisere arbejde, være det personligt eller professionelt, dagligt for at gøre det mere strømlinet.
Et godt styringsværktøj skal muliggøre oprettelse og styring af skemaer. Når arbejdet er planlagt på en daglig, ugentlig eller månedlig basis, bliver det lettere at ikke kun gå glip af vigtige opgaver, men hjælper også med at overvåge fremskridtene. Meddelelser og påmindelser gør opgaveplanlægningen endnu bedre, da de holder dig opmærksom på og kan spare dig fra overspending meget tid på en enkelt opgave.
3. Tilbagevendende opgaver
En anden mulighed Mest gode styringsværktøjer har er mulighed for at oprette en opgave og planlægge den på flere dage til forskellige formål.
Nogle opgaver skal gentages dagligt, f.eks. din daglige alarm og andre lejlighedsvis f.eks. Din læge aftale.
Når det kommer til professionelle projekter, kan en enkelt opgave til tider betjene flere projekter. For eksempel kan opgaven med at opdatere tidsskemaer inden udgangen af ugen planlægges dagligt, ugentligt eller månedligt for flere hold.
4. Prioritet
Med så mange ting på listen er det kun naturligt at blive forvirret i at sortere ud opgaver på prioritet. En effektiv opgavehåndteringssoftware-funktion kan hjælpe med det ved at tillade muligheden for at prioritere opgaver. Opgaver prioriteres normalt ud fra det haste niveau af selve opgaven eller afhængigheden af andre opgaver.
Et godt værktøj skal kunne give en mekanisme til at angive sådanne prioriteter sammen med opgaverne. Dette hjælper med at gennemføre presserende arbejde først og fremskynde implementeringen af projektets kritiske stadier.
5. Opgavesporing
Når en række opgaver er planlagt, især i hold, holde styr på alle opgaverudført kan bevise en kamp. For at gøre denne proces lettere, er det klogt at vedtage et værktøj, der kan hjælpe dig med at spore præcis, hvilke aktiviteter der startes, i gang og gjort med.
Med korrekt definerede opgaver med hensyn til teammedlemmer, de er tildelt, det projekt, de falder under og deres haster niveau, kan du få den ekstra fordel ved at søge og filtrere opgaver ved hjælp af et af kriterierne. Når du kan spore opgaver, kan du gøre opgaver og projektplanlægning nemmere, mens du sparer tid på den unødvendige rekreation af opgaver.
6. KALENDER.
En god gratis task management software bør nemt integreres med en forenklet kalender, der er let at administrere og få adgang til. Gennem en kalender kan du organisere og planlægge opgaver samt bruge den til at arbejde for projekttidslinjer og møder.
Uanset om du har brug for at markere deadlines på kalenderen for at hjælpe holdet nemt følge op på arbejdsprocessen, eller du skal planlægge møder og konferencer, er en central kalender afgørende.
7. Samarbejde.
I hold går samarbejdet hånd i hånd med Task Management software funktioner. Derfor mener vi, at den fantastiske gratis task management software skal være designet til at arbejde for at forbedre teamsamarbejde. Komplicerede eller underperformende apps kan i høj grad påvirke kommunikationen, hvilket igen kan påvirke task management negativt.
En effektiv samarbejdskanal er et nøgleelement for at søge efter i en opgavestyringsplatform. Holdet skal kunne udveksle oplysninger, dele opgaver og modtage opgaveopdateringer. Vær IT-fil vedhæftede filer eller uddybning af tildelte opgaver, holdet skal kunne kommunikere information til tiden og med lethed.
Leder du efter et samarbejdsværktøj til dit hold? Tjek vores liste over de bedsteFree Team Collaboration Software .
8. Tidsporing
Et kerneelement i strømlining arbejde er at holde styr på tiden for hver aktivitet. På denne måde kan du måle den tid, der bruges til at gøre hver opgave, om det er værd at tiden og hvordan bidrager til eller har en samlet indvirkning på projektet, hvad angår budget og tid.
Når man arbejder med hold, manifesterer vigtigheden af at spore tid på 2 måder: at beregne den tid, som ressourcen har brugt på hver opgave og at beregne lønningsliste baseret på de arbejdede timer. Timerne logges derefter ind i tidsskemaer, der skal revideres af ledelsen.
Også tjek voresListe over top time tracking værktøjerHvis du søger at investere i en.
9. Rapportering og visualisering
En del af Task Management er at overvåge og overholde opgave fremskridt. Dette er nødvendigt for at regulere opgavernes flow for at undgå manglende frister og gøre opgave fremskridt mere effektivt.
God software skal kunne levere funktionaliteter, der let hjælper med at overvåge samt rapportere fremskridt for opgaver.
10. Budgettering
I Projektstyringssoftware, Det er vigtigt for visse projekter, at værktøjet har en budgetteringsfunktion inkluderet.
Der er nogle værktøjer, der tillader tid, omkostninger, udgifter og indtægtsbudgetter, der skal importeres eller oprettes ved manuel input.
11. Dokumentation
Vedligeholder du alle dine data på Microsoft Excel? Så skal du tænke igen som88% af regnearketindeholder fejl. Nogle fælles fordele vedhar en dokumentationFacilitet i en projektstyring app er:
A. Hurtig adgang til alle dine data
Et topprojektstyringsværktøj giver dig mulighed for at få adgang til alle dine dokumenter på ét sted med mulighed for at dele det med dine holdmedlemmer på et enkelt klik.
Der er ikke behov for at flytte mellem forskellige regneark for at lokalisere og dele data.
Ikke alle projektstyringsværktøjer giver fakturaautomatisering. Så pas på, når du overvejer Opt-In til et bestemt værktøj.
B. Alle dine data er tilgængelige i et dashboard
Ville det ikke være dejligt at have adgang til alle dine projektledelsesoplysninger tilgængelige på ét sted?
12. Ressource management til gratis task management software
Du behøver ikke bare at holde styr på dit holds tid behov ...
Derudover skal du måske holde styr på alle deFinansielle, menneskelige og administrative ressourcerder blev brugt som en del af et projekt.
Den bedste gratis task management software giver dig mulighed for at holde styr på mødelokaler, der anvendes såvel som materialer, der anvendes i projektets proces.
13. Afhængigheder, milepæle og den kritiske vej
Det er ret almindeligt at have tilfælde i et projekt, hvor to eller flere opgaver er forbundet til hinanden.
En top task management software ville have brug for at tilbyde muligheden for at definere alle deudviklingsfaseraf et projekt.
Opsætning af milepæle til at bestemme specifikke faser i et projekt vil sikre, at retningsbestemt projektet bevæger sig i den rigtige retning.
14. Nem at bruge task management software
Det er altid godt at have et værktøj, der er let på øjet såvel som nemt at konfigurere.
Værktøjet skal være tilgængeligt af personer fra desktop, iOS og Android-løsninger.
Jo mindre besværet med at gøre dit hold forstå værktøjet, desto bedre er de potentielle fordele.
15. Tredjepartsintegrationer
Med dine bredere hold ved hjælp af enSpecifik task management softwareDet er vigtigt, at den perfekte software muliggør integrationer.
Dette er en måde at virkelig oksekød op på din task management software.
16. Real-time Data brug
Denne funktion er lidt mindre hørt om. Nu har vi analyseret og gennemgået flere projekt- og opgavehåndteringssoftware, men et meget udvalgt antal programmer er afhængige af data på realtid.
Hvordan virker det? Tag eksemplet påProcore.. Det er et projektstyringsprogram, der også gør det muligt for brugerne at styre deres forretningsrelaterede finansielle poster. ProCore, langsomt holder faner på slutbrugeraktivitet, så den kan anbefale og automatisere alle fremtidige opgaver på en bedre måde.
Næste gang du søger at bruge et sådant task management værktøj, vil der allerede blive gjort et flertal af dit arbejde på grund af dataaktivitet i realtid. Sådanne programmer er en sjælden race, fordi udviklere skal lægge stor vægt på at introducere noget, der skal håndtere kunstig intelligens.
Men hej, hvis du ender med en samlet gratis task management software med en panache til kunstig intelligens, gå til det.
Vores anbefaling til gratis task management software
Holde alle ovenstående muligheder i tankerne, for et godt gratis task management værktøj, anbefaler vi UDN Task Manager . Det er en komplet løsning til opgaver og projektledelse, bygget til enkeltpersoner og teams.
Et omfattende værktøj med en forenklet grænseflade, kan du administrere dine opgaver og skræddersy dit projektstrøm via flere muligheder. Et rent miljø med et centralt taskoard,UDN Task ManagerGiver dig andre moduler, herunder møder, tidsskemaer, spørgsmål og risici for at levere løsninger på mødeforvaltning, tidsplan ledelse og risiko- og udstedelsesstyring.
