16 ميزات تجعل برنامج إدارة المهام المجانية رائعة
في هذه المقالة، يستكشف فريد ويلسون أهم 16 ميزات يجب أن توجد في برنامج مجاني لإدارة المهام المجانية.
مع عدد المرتفع منبرنامج إدارة المهام المجانية، يمكن العثور على الأداة المثالية أن تكون تستغرق وقتا طويلا ومربكا. يعتمد معايير كل أداة على المنظمة واحتياجاتها ومتطلباتها، وكذلك عمليات العمل. يمكن أن يؤثر مجموعة من الميزات وسهولة الاستخدام والموثوقية والأمان والمصروفات بشكل كبير من اختيارك في أدوات الإدارة.
إذن كيف تتأكد من أنك تستثمر في الأداة المناسبة التي يمكن أن تسهل إدارة المهام الخاصة بك دون تعقيد عمليات العمل؟
سواء كنت بحاجة إلىتطبيق قائمة بسيطةأو أداة متطورة لمساعدة فريقك على تحقيق المهام، من المهم فهم المتطلبات الدقيقة. يجب أن تكون الأداة المناسبة مجهزةالميزات المناسبةمناسبة لأنماط عملك.
باختصار، يجب أن تعمل ميزات برامج إدارة المهام المجانية المثالية على تحسين كفاءتك وتحسين إنتاجيتك، ولا تضيف إلى عبء العمل الحالي.
على الرغم من حقيقة أن ميزات برامج إدارة المهام المجانية المثالية يجب أن تتفق مع سياسات عملك، فهناك بعض الميزات الأساسية التي يجب أن تنظر إليها وللحصول على حل وسط. فيما يلي قائمة باليد منا لجعل سعيكم للحصول على أفضل أسهل.
1. تخطيط المهام
تبدأ إدارة المهام الفعالة بالتخطيط المناسب. اعتمادا على الميزانية والموارد والنطاق والجدول الزمني؛ يتطلب تخطيط المهام الفعال تقاضلا العمل في مراحل من خلال نهج منظم.
مع برنامج إدارة مهام مجاني جيد، يجب أن تكون قادرا على تقسيم عملك إلى مهام أبسط يمكن إدارتها بسهولة. علاوة على ذلك، يجب أن يكون هناك خيار لتنظيم المهام وتحديد الأولويات كما هو مطلوب.
تحقق من قائمة أفضل أدوات تخطيط المشروع وبعد
أنظر أيضا:
كيفية إدارة المهام بشكل فعال؟ 10 نصائح لإدارة المهام الفعالة
2. جدولة المهام
إن الفكرة وراء ميزات برامج إدارة المهام هي تنظيم العمل، سواء كانت شخصية أو محترفة، على أساس يومي لجعلها مبسطة أكثر.
يجب أن تسمح أداة الإدارة الجيدة بإنشاء وإدارة الجداول. عندما يتم تخطيط العمل على أساس يومي أو أسبوعي أو شهري، يصبح من الأسهل ألا يفوتك فقط المهام المهمة ولكنه يساعد أيضا في مراقبة التقدم. قم بإجراء الإخطارات والتذكيرات جدولة المهام بشكل أفضل لأنها تبقيك على تنبيه ويمكن أن توفر لك من الإفراط في الحصول على الكثير من الوقت في مهمة واحدة.
3. المهام المتكررة
خيار آخر أدوات إدارة جيدة لديها خيار إنشاء مهمة وجدول جدولة عليه في غضون عدة أيام لأغراض مختلفة.
بعض المهام تحتاج إلى تكرار اليومية على سبيل المثال إنذارك اليومي والآخرين من حين لآخر E.G. موعد طبيبك.
عندما يتعلق الأمر بالمشاريع المهنية، فإن مهمة واحدة يمكن أن تقدم في بعض الأحيان مشاريع متعددة. على سبيل المثال، يمكن جدولة مهمة تحديث الجداول الزمنية بحلول نهاية الأسبوع على أساس يومي أو أسبوعي أو شهري لفرق متعددة.
4. الأولوية
مع العديد من الأشياء الموجودة في القائمة، فهي فقط ولكن طبيعي للارتباك في فرز المهام على الأولوية. يمكن أن تساعد ميزة برنامج إدارة المهام الفعالة في ذلك عن طريق السماح لخيار الأولوية بالمهام. عادة ما يتم إعطاء الأولوية عادة بناء على مستوى الإلحاح للمهمة نفسها أو الاعتماد على المهام الأخرى.
يجب أن تكون أداة جيدة قادرة على توفير آلية لتحديد هذه الأولويات مع المهام. هذا يساعد في إكمال العمل العاجل أولا وتسريع تنفيذ المراحل الحرجة للمشروع.
5. تتبع المهام
عندما يتم جدولة عدد من المهام، خاصة في الفرق،تتبع جميع المهامالقيام به يمكن أن يثبت النضال. من أجل جعل هذه العملية أسهل، من الحكمة تبني أداة يمكن أن تساعدك على تتبع الأنشطة التي تبدأ بالضبط، قيد التقدم وتحملها.
مع مهام محددة بشكل صحيح من حيث أعضاء الفريق، يتم تعيين المشروع الذي يقعون فيه ومستوى الإلحاح، يمكنك الحصول على الاستفادة الإضافية للبحث وتصفية المهام باستخدام أي من المعايير. عند تتبع المهام، يمكنك إجراء مهام وتخطيط المشروع أسهل أثناء توفير الوقت في الترفيه غير الضروري للمهام.
6. التقويم
يجب دمج برنامج إدارة مهام مجاني جيد بسهولة مع تقويم مبسط سهل إدارة والوصول إليه. من خلال تقويم، يمكنك تنظيم ومجموعة المهام وكذلك استخدامها للعمل في مواقع الجدول الزمني والاجتماعات.
سواء كنت بحاجة إلى تحديد المواعيد النهائية في التقويم لمساعدة الفريق بسهولة على متابعة تقدم العمل أو تحتاج إلى جدولة الاجتماعات والمؤتمرات، وهو تقويم مركزي أمر حيوي.
7. التعاون
في الفرق، يسير التعاون جنبا إلى جنب مع ميزات برامج إدارة المهام. هذا هو السبب في أننا نعتقد أنه ينبغي تصميم برامج إدارة المهام المجانية العظيمة للعمل على تحسين تعاون الفريق. يمكن أن تؤثر تطبيقات معقدة أو أقل أداء التواصل بشكل كبير، والتي يمكن أن تؤثر سلبا على إدارة المهام بشكل سلبي.
قناة تعاون فعالة هي عنصر أساسي للبحث عنه في منصة إدارة المهام. يجب أن يكون الفريق قادرا على تبادل المعلومات ومشاركة المهام واحصل على تحديثات المهام. سواء كانت مرفقات الملفات أو التصميم على المهام المعينة، يجب أن يكون الفريق قادرا على توصيل المعلومات في الوقت المحدد وسهولة.
تبحث عن أداة تعاون لفريقك؟ تحقق من قائمةنا من الأفضلبرنامج تعاون الفريق المجانيوبعد
8. تتبع الوقت
عنصر أساسي في تبسيط العمل هو تتبع الوقت لكل نشاط. وبهذه الطريقة يمكنك قياس الوقت الذي يقضيه في القيام بكل مهمة، سواء كان ذلك يستحق الوقت وكيف يساهم في التأثير أو لديه تأثير شامل على المشروع، من حيث الميزانية والوقت.
عند العمل مع الفرق، يظهر أهمية تتبع الوقت نفسه بطريقتين: لحساب الوقت الذي يقضيه المورد في كل مهمة وحساب الرواتب بناء على ساعات العمل. ثم يتم تسجيل الساعات في الجداول الزمنية التي تحتاج إلى مراجعة من قبل الإدارة.
أيضا، تحقق من لديناقائمة أفضل الوقت أدوات تتبعإذا كنت تتطلع إلى الاستثمار في واحد.
9. الإبلاغ والتصور
جزء من إدارة المهام هو مراقبة التقدم المحرز في المهام ومراقبةه. هناك حاجة إلى ذلك لتنظيم تدفق المهام لتجنب المواعيد النهائية المفقودة وجعل المهمة تقدم أكثر فعالية.
يجب أن يكون البرنامج الجيد قادرا على تقديم وظائف تساعد بسهولة في مراقبة التقدم المحرز في المهام.
10. ميزة الميزانية
في برنامج إدارة المشاريع ، من الضروري لمشاريع معينة أن الأداة لها ميزة الميزانية المدرجة.
هناك بعض الأدوات التي تسمح باستيراد ميزانيات التكلفة والتكلفة والنفقات والإيرادات عن طريق الإدخال اليدوي.
11. الوثائق
هل تحافظ على كل بياناتك على Microsoft Excel؟ ثم تحتاج إلى التفكير مرة أخرى كما88٪ من جداول البياناتتحتوي على أخطاء. بعض المزايا الشائعة للوجود وثائقمنشأة في تطبيق إدارة المشروع هي:
الوصول السريع إلى جميع البيانات الخاصة بك
تتيح لك أداة إدارة المشروع الأعلى الوصول إلى جميع مستنداتك في مكان واحد مع خيار مشاركة ذلك مع أعضاء فريقك بنقرة واحدة فقط.
ليست هناك حاجة للتنقل بين جداول البيانات المختلفة لتحديد موقع وتبادل البيانات.
لا توفر جميع أدوات إدارة المشاريع أتمتة الفاتورة. لذا كن حذرا عند التفكير في التقيد للحصول على أداة محددة.
ب. كل بياناتك متوفرة في لوحة معلومات واحدة
لن يكون من الرائع الوصول إلى جميع معلومات إدارة المشروع المتوفرة في مكان واحد؟
12. إدارة الموارد للحصول على برنامج إدارة المهام المجانية
لا تحتاج فقط إلى تتبع احتياجات وقت الفريق الخاص بك ...
بالإضافة إلى ذلك، قد تحتاج إلى تتبع كل الموارد المالية والإنسانية والإدارية التي كانت تستخدم كجزء من مشروع.
يتيح لك أفضل برنامج إدارة المهام المجاني تتبع غرف الاجتماعات المستخدمة وكذلك المواد المستخدمة في عملية المشروع.
13. التبعيات والمعالم والمسار الحرج
من الشائع جدا أن يكون لديك مثيلات في المشروع حيث يتم توصيل المهامتين أو المتعددين ببعضهما البعض.
سيحتاج برنامج إدارة المهام الأعلى إلى تقديم إمكانية تحديد كل مراحل التنمية من مشروع.
إن إعداد معالم معالم لتحديد مراحل محددة داخل مشروع سيضمن أن يتحرك المشروع المختار الاتجاهي في الاتجاه الصحيح.
14. سهولة استخدام برنامج إدارة المهام
من الجيد دائما أن يكون لديك أداة سهلة على العين بالإضافة إلى سهل التكوين.
يجب أن تكون الأداة يمكن الوصول إليها من قبل أشخاص من حلول سطح المكتب و IOS و Android.
أقل المتاعب في جعل فريقك يفهم الأداة، كلما كان ذلك أفضل الفوائد المحتملة.
15. تكامل الطرف الثالث
مع فرقك الأوسع تستخدمبرنامج إدارة المهام المحددمن الضروري أن يسمح البرنامج المثالي بالتكامل.
هذه طريقة واحدة لتعزيز برنامج إدارة المهام حقا.
16. استخدام البيانات في الوقت الحقيقي
هذه الميزة أقل قليلا من. الآن، لقد قمت بتحليل واستعرض العديد من البرامج لإدارة المشاريع والبرامج، ولكن عدد مختار للغاية من البرامج تعتمد على استخدام البيانات في الوقت الفعلي.
كيف يعمل؟ خذ مثالبروكوروبعد إنه برنامج لإدارة المشاريع يتيح أيضا للمستخدمين إدارة البيانات المالية المتعلقة بأعمال الأعمال. Procore، يبقي ببطء علامات التبويب في نشاط المستخدم النهائي، بحيث يمكن أن يوصي وأتمتة جميع المهام المستقبلية بطريقة أفضل.
في المرة التالية التي تتطلع فيها إلى استخدام أداة إدارة المهام هذه، سيتم بالفعل القيام بأغلبية عملك بسبب نشاط البيانات في الوقت الفعلي. هذه البرامج هي سلالة نادرة لأن المطورين يجب أن يضعوا في الكثير من الجهد لإدخال أي شيء يتعين عليه التعامل مع الذكاء الاصطناعي.
ولكن مهلا، إذا كنت في نهاية المطاف برمجية إدارة المهام المجانية الشاملة مع بانش للاستخبارات الاصطناعية، فانتقل إليها.
توصيتنا للحصول على برنامج إدارة المهام المجانية
الحفاظ على جميع الخيارات المذكورة أعلاه في الاعتبار، للحصول على أداة إدارة مهام مجانية رائعة، نوصي UDN مدير المهام وبعد إنه حل كامل للمهام وإدارة المشاريع، بنيت للأفراد والفرق على حد سواء.
أداة شاملة مع واجهة مبسطة، يمكنك إدارة مهامك وتصميم تدفق المشروع الخاص بك عبر خيارات متعددة. بيئة نظيفة مع لوحة مركزة، UDN مدير المهام يوفر لك وحدات أخرى بما في ذلك الاجتماعات والجداول الزمنية والقضايا والمخاطر لتوفير حلول لإدارة الاجتماع وإدارة الجدول الزمني وإدارة المخاطر والإصدار.
