16 recursos que fazem um ótimo software gratuito de gerenciamento de tarefas
Neste artigo, Fred Wilson explora os 16 principais recursos que devem existir em um ótimo software gratuito de gerenciamento de tarefas.
Com o número crescente desoftware de gerenciamento de tarefas gratuito, Encontrar a ferramenta ideal pode ser demorado e confuso. Os critérios para cada ferramenta depende da organização, suas necessidades e requisitos, bem como processos de trabalho. Uma gama de recursos, facilidade de uso, confiabilidade, segurança e despesa pode afetar grandemente sua escolha em ferramentas de gerenciamento.
Então, como você se certifica de investir na ferramenta certa que pode facilitar seu gerenciamento de tarefas sem complicar processos de trabalho?
Se você precisa de umaplicativo simples de tarefasou uma ferramenta sofisticada para ajudar sua equipe a atingir tarefas, é importante entender os requisitos exatos. A ferramenta certa deve ser equipada com ocaracterísticas apropriadasAdequado para seus padrões de trabalho.
Em suma, os recursos de software de gerenciamento de tarefas ideais devem funcionar para melhorar sua eficiência e melhorar sua produtividade, não adicionar à carga de trabalho existente.
Apesar do fato de que os recursos de software de gerenciamento de tarefas ideais devem estar em conformidade com suas políticas de trabalho, existem alguns recursos básicos que você deve olhar para fora e bem, não comprometer. Aqui está uma lista escolhida a mão de nós para tornar sua busca mais fácil.
1. Planejamento de Tarefas.
O gerenciamento de tarefas eficaz começa com o planejamento apropriado. Dependendo do orçamento, recursos, escopo e cronograma; O planejamento de tarefas eficiente exige quebrar o trabalho em fases por meio de uma abordagem estruturada.
Com um bom software gratuito de gerenciamento de tarefas, você deve ser capaz de quebrar seu trabalho em tarefas mais simples que possam ser facilmente gerenciadas. Além disso, deve haver uma opção para organizar e priorizar tarefas conforme necessário.
Confira nossaLista de ferramentas de planejamento de projeto .
Veja também:
Como gerenciar tarefas de forma eficaz? 10 dicas para gerenciamento eficaz de tarefas
2. Agendamento de tarefas.
A ideia por trás dos recursos de software de gerenciamento de tarefas é organizar o trabalho, seja pessoal ou profissional, diariamente para torná-lo mais simplificado.
Uma boa ferramenta de gerenciamento deve permitir a criação e gerenciamento de agendas. Quando o trabalho é planejado em uma base diária, semanal ou mensal, torna-se mais fácil não apenas perder tarefas importantes, mas também ajuda a monitorar o progresso. Notificações e lembretes tornam o agendamento de tarefas ainda melhor à medida que mantêm você em alerta e pode salvá-lo de excesso de gasolina muito tempo em uma única tarefa.
3. Tarefas recorrentes
Outra opção A maioria das boas ferramentas de gerenciamento tem é a opção de criar uma tarefa e agendá-lo em vários dias para várias finalidades.
Algumas tarefas precisam ser repetidas diariamente e. seu alarme diário e outros ocasionalmente, e. nomeação do seu médico.
Quando se trata de projetos profissionais, uma única tarefa pode atender a vários projetos. Por exemplo, a tarefa de atualizar os quadros de horários até o final da semana pode ser agendada em uma base diária, semanal ou mensal para várias equipes.
4. Prioridade.
Com tantas coisas na lista, é apenas natural ficar confuso em resolver tarefas sobre prioridade. Um recurso de software eficiente de gerenciamento de tarefas pode ajudar com isso, permitindo a opção de priorizar tarefas. As tarefas são geralmente priorizadas com base no nível de urgência da própria tarefa ou da dependência de outras tarefas.
Uma boa ferramenta deve ser capaz de fornecer um mecanismo para especificar tais prioridades junto com as tarefas. Isso ajuda a completar o trabalho urgente primeiro e acelerar a implementação dos estágios críticos do projeto.
5. rastreamento de tarefas.
Quando várias tarefas são agendadas, especialmente em equipes, acompanhar todas as tarefasfeito pode provar uma luta. Para facilitar esse processo, é aconselhável adotar uma ferramenta que possa ajudá-lo a traçar exatamente quais atividades são iniciadas, em andamento e feitas.
Com tarefas devidamente definidas em termos de membros da equipe, eles são designados, o projeto que eles caem e seu nível de urgência, você pode obter o benefício adicional de pesquisar e filtrar tarefas usando qualquer um dos critérios. Quando você pode rastrear tarefas, você pode facilitar tarefas e planejamento de projetos enquanto economiza tempo na recreação desnecessária de tarefas.
6. Calendário
Um bom software gratuito de gerenciamento de tarefas deve ser facilmente integrado com um calendário simplificado que é fácil de gerenciar e acessar. Através de um calendário, você pode organizar e agendar tarefas, bem como usá-lo para trabalhar para cronogramas e reuniões do projeto.
Se você precisa marcar prazos no calendário para ajudar a equipe a acompanhar facilmente o progresso do trabalho ou você precisa agendar reuniões e conferências, um calendário central é vital.
7. Colaboração
Em equipes, a colaboração anda de mãos dadas com recursos de software de gerenciamento de tarefas. É por isso que acreditamos que grande software gratuito de gerenciamento de tarefas deve ser projetado para melhorar a melhoria da colaboração da equipe. Aplicativos complicados ou inferiores podem impactar bastante a comunicação, o que pode, por sua vez, afetar negativamente o gerenciamento de tarefas.
Um canal de colaboração eficiente é um elemento chave para procurar em uma plataforma de gerenciamento de tarefas. A equipe deve ser capaz de trocar informações, compartilhar tarefas e receber atualizações de tarefas. Seja anexos de arquivo ou elaborando as tarefas atribuídas, a equipe deve ser capaz de comunicar informações a tempo e com facilidade.
Procurando por uma ferramenta de colaboração para sua equipe? Confira nossa lista do melhorSoftware de colaboração de equipe gratuita .
8. rastreamento de tempo
Um elemento central do trabalho de racionalização é acompanhar o tempo para cada atividade. Desta forma, você pode medir o tempo gasto para fazer cada tarefa, seja vale a pena o tempo e como contribui para ou tem um impacto geral no projeto, em termos de orçamento e tempo.
Ao trabalhar com equipes, a importância do tempo de rastreamento se manifesta de duas maneiras: para calcular o tempo gasto pelo recurso em cada tarefa e para calcular a folha de pagamento com base nas horas trabalhadas. As horas são então registradas em plataformas que precisam ser revisadas pelo gerenciamento.
Além disso, confira nossaLista de ferramentas de rastreamento de tempo superiorSe você está procurando investir em um.
9. Reportagem e visualização
Uma parte do gerenciamento de tarefas é monitorar e observar o progresso da tarefa. Isso é necessário para regular o fluxo de tarefas, de modo a evitar falta de prazos e fazer o progresso da tarefa de forma mais eficaz.
Bom software deve ser capaz de fornecer funcionalidades que ajudem a monitorar facilmente, bem como o progresso do relatório para tarefas.
10. Característica orçamentária
DentroSoftware de gerenciamento de projetosé essencial para certos projetos que a ferramenta tenha um recurso de orçamento incluído.
Existem algumas ferramentas que permitem que os orçamentos de tempo, custo, despesas e receitas sejam importados ou criados pela entrada manual.
11. Documentação.
Você está mantendo todos os seus dados no Microsoft Excel? Então você precisa pensar novamente como88% das planilhascontém erros. Algumas vantagens comuns deter uma documentaçãoInstalação em um aplicativo de gerenciamento de projetos são:
A. Acesso rápido a todos os seus dados
Uma top ferramenta de gerenciamento de projetos permite que você tenha acesso a todos os seus documentos em um só lugar com a opção de compartilhá-lo com os membros da sua equipe em apenas um clique.
Não há necessidade de se mover entre diferentes planilhas para localizar e compartilhar dados.
Nem todas as ferramentas de gerenciamento de projetos fornecem automação de faturas. Portanto, tenha cuidado ao considerar o Opt-in para uma ferramenta específica.
B. Todos os seus dados estão disponíveis em um painel
Não seria ótimo ter acesso a todas as suas informações de gerenciamento de projetos disponíveis em um só lugar?
12. Gerenciamento de recursos para software de gerenciamento gratuito de tarefas
Você não precisa apenas acompanhar as necessidades do tempo da sua equipe ...
Além disso, você pode precisar acompanhar todo oRecursos financeiros, humanos e administrativosque foram usados como parte de um projeto.
O melhor software de gerenciamento de tarefas gratuito permite que você acompanhe as salas de reunião utilizadas, bem como materiais utilizados no processo do projeto.
13. Dependências, marcos e o caminho crítico
É bastante comum ter casos em um projeto onde duas ou várias tarefas estão conectadas entre si.
Um software de gerenciamento de tarefas superiores precisaria oferecer a possibilidade de definir todos osEstágios de desenvolvimentode um projeto.
Configurar marcos para identificar fases específicas dentro de um projeto garantirá que direcionalmente falando o projeto está se movendo na direção certa.
14. Facilidade de usar o software de gerenciamento de tarefas
É sempre bom ter uma ferramenta que seja fácil no olho, bem como fácil de configurar.
A ferramenta deve ser acessível por pessoas de soluções de desktop, iOS e Android.
Quanto menos o incômodo em tornar sua equipe entender a ferramenta, melhor os benefícios potenciais.
15. Integrações de terceiros
Com suas equipes mais amplas utilizando umSoftware específico de gerenciamento de tarefasÉ essencial que o software perfeito permita integrações.
Esta é uma maneira de realmente aproveitar seu software de gerenciamento de tarefas.
16. Uso de dados em tempo real
Esse recurso é ligeiramente menos ouvido. Atualmente, analisamos e revisamos vários softwares de gerenciamento de projeto e gerenciamento de tarefas, mas um número de programas muito selecionados em uso em tempo real.
Como funciona? Tomar o exemplo deProcore.. É um programa de gerenciamento de projetos que também permite que os usuários gerenciem suas finanças relacionadas ao negócio. A Procore, lentamente, mantém as guias na atividade do usuário final, para que ele possa recomendar e automatizar todas as tarefas futuras de uma maneira melhor.
Na próxima vez que você estiver olhando para usar essa ferramenta de gerenciamento de tarefas, a maioria do seu trabalho já será feita devido à atividade de dados em tempo real. Tais programas são uma raça rara porque os desenvolvedores têm que colocar muito esforço para introduzir qualquer coisa que tenha que lidar com a inteligência artificial.
Mas, se você acabar com um software global gratuito de gerenciamento de tarefas com um painão para inteligência artificial, vá para ele.
Nossa recomendação para software de gerenciamento gratuito de tarefas
Mantendo todas as opções acima em mente, para uma grande ferramenta gratuita de gerenciamento de tarefas, recomendamos Gerenciador de tarefas UDN. . É uma solução completa para tarefas e gerenciamento de projetos, construídos para indivíduos e equipes.
Uma ferramenta abrangente com uma interface simplificada, você pode gerenciar suas tarefas e adaptar o fluxo do projeto por meio de várias opções. Um ambiente limpo com uma caixa de tarefas central,Gerenciador de tarefas UDN.Fornece outros módulos, incluindo reuniões, planejados, problemas e riscos para fornecer soluções para atender gerenciamento, gerenciamento de planejamento de horários e gerenciamento de risco e emissão.
