16 características que hacen un gran software gratuito de gestión de tareas
En este artículo, Fred Wilson explora las 16 características principales que deberían existir en un excelente software gratuito de gestión de tareas. [dieciséis]
16 características que hacen un gran software gratuito de gestión de tareas
Gestor de tareas UDN
Transforma su trabajo con características principales de la industria.
En este artículo, Fred Wilson explora las 16 características principales que deberían existir en un excelente software gratuito de gestión de tareas.
[dieciséis]
Con el número elevado de
Software de gestión de tareas gratis
, encontrar la herramienta ideal puede llevar mucho tiempo y confundir. Los criterios para cada herramienta dependen de la organización, sus necesidades y requisitos, así como los procesos de trabajo. Una gama de características, facilidad de uso, confiabilidad, seguridad y gastos puede afectar en gran medida su elección en las herramientas de administración.
Entonces, ¿cómo se asegura de que está invirtiendo en la herramienta adecuada que puede facilitar su gestión de tareas sin complicar los procesos de trabajo?
Si necesitas un
Aplicación de lista simple de hacer
O una herramienta sofisticada para ayudar a su equipo a lograr tareas, es importante comprender los requisitos exactos. La herramienta adecuada debe estar equipada con la
Características apropiadas
Adecuado para sus patrones de trabajo.
En resumen, las características ideales de software de gestión de tareas ideales deben funcionar para mejorar su eficiencia y mejorar su productividad, no agregar a la carga de trabajo existente.
A pesar del hecho de que las características ideales de software de gestión de tareas gratuitas deben cumplir con sus políticas de trabajo, hay algunas características básicas que debe buscar y bueno, no se comprometa. Aquí hay una lista seleccionada a mano de nosotros para que su búsqueda sea más fácil.
1. Planificación de tareas
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La gestión de tareas efectiva comienza con la planificación adecuada. Dependiendo del presupuesto, recursos, alcance y línea de tiempo; La planificación de tareas eficientes requiere romper el trabajo en etapas a través de un enfoque estructurado.
Con un buen software gratuito de gestión de tareas, debe poder desglosar su trabajo en tareas más simples que se pueden administrar fácilmente. Además, debe haber una opción para organizar y priorizar las tareas según sea necesario.
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[sesenta y cinco]¿Cómo gestionar las tareas de manera efectiva? 10 consejos para la gestión de tareas efectiva
2. Programación de tareas
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La idea detrás de las características del software de gestión de tareas es organizar el trabajo, ya sea personal o profesional, a diario para hacerlo más optimizado.
Una buena herramienta de gestión debe permitir la creación y administración de horarios. Cuando se planifica el trabajo en una base diaria, semanal o mensual, se vuelve más fácil no solo perderse tareas importantes, sino que también ayuda a monitorear el progreso. Las notificaciones y recordatorios hacen que la programación de tareas sea aún mejor, ya que lo mantienen en alerta y puede ahorrarle de demasiado tiempo en una sola tarea.
3. Tareas recurrentes
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Otra opción La mayoría de las buenas herramientas de administración tienen la opción de crear una tarea y programarlo en varios días para varios propósitos.
Algunas tareas deben repetirse diariamente por ejemplo. Su alarma diaria y otros ocasionalmente, por ejemplo. La cita de su médico.
Cuando se trata de proyectos profesionales, una sola tarea puede a veces servir múltiples proyectos. Por ejemplo, la tarea de actualizar las hojas de tiempo al final de la semana se puede programar en una base diaria, semanal o mensual para múltiples equipos.
4. Prioridad
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Con tantas cosas en la lista, solo es natural para confundirse en clasificar las tareas en prioridad. Una característica de software de gestión de tareas eficiente puede ayudarlo con eso permitiendo la opción para priorizar las tareas. Las tareas generalmente se priorizan en función del nivel de urgencia de la propia tarea o la dependencia de otras tareas.
Una buena herramienta debe poder proporcionar un mecanismo para especificar dichas prioridades junto con las tareas. Esto ayuda a completar el trabajo urgente primero y acelerando la implementación de las etapas críticas del proyecto.
5. Seguimiento de tareas
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Cuando se programan una serie de tareas, especialmente en equipos,
Mantener un seguimiento de todas las tareas.
Hecho puede probar una lucha. Para facilitar este proceso, es aconsejable adoptar una herramienta que pueda ayudarlo a rastrear exactamente qué actividades se inician, en progreso y se hacen con.
Con las tareas definidas adecuadamente en términos de miembros del equipo a los que están asignados, el proyecto en el que caen y su nivel de urgencia, puede obtener el beneficio adicional de buscar y filtrar tareas utilizando cualquiera de los criterios. Cuando puede rastrear las tareas, puede facilitar las tareas y la planificación de proyectos mientras ahorran tiempo en la recreación innecesaria de las tareas.
6. calendario
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Un buen software gratuito de gestión de tareas debe integrarse fácilmente con un calendario simplificado que sea fácil de administrar y acceder. A través de un calendario, puede organizar y programar tareas, así como usarlo para trabajar para las líneas de tiempo y reuniones del proyecto.
Ya sea que necesite marcar plazos en el calendario para ayudar al equipo a realizar un seguimiento fácil del progreso del trabajo o necesita programar reuniones y conferencias, un calendario central es vital.
7. Colaboración
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En equipos, la colaboración va de la mano con las características del software de gestión de tareas. Por eso creemos que el gran software gratuito de gestión de tareas debe diseñarse para funcionar para mejorar la colaboración del equipo. Las aplicaciones complicadas o de bajo rendimiento pueden impactar en gran medida la comunicación, que a su vez puede afectar negativamente a la gestión de tareas.
Un canal de colaboración eficiente es un elemento clave para buscar en una plataforma de gestión de tareas. El equipo debe poder intercambiar información, compartir tareas y recibir actualizaciones de tareas. Los archivos adjuntos o elaboren las tareas asignadas, el equipo debe poder comunicar información a tiempo y con facilidad.
¿Buscando una herramienta de colaboración para su equipo? Echa un vistazo a nuestra lista de los mejores
Software de colaboración de equipo gratuito
.
8. Seguimiento de tiempo
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Un elemento central del trabajo de racionalización es realizar un seguimiento del tiempo para cada actividad. De esta manera, puede medir el tiempo empleado para hacer cada tarea, ya sea que valga la pena el tiempo y la forma en que contribuye o tiene un impacto general en el proyecto, en términos de presupuesto y tiempo.
Cuando trabaje con equipos, la importancia del tiempo de seguimiento se manifiesta de 2 maneras: calcular el tiempo empleado por el recurso en cada tarea y calcular la nómina según las horas trabajadas. Las horas se registran en las hojas de tiempo que deben ser revisadas por la administración.
Además, echa un vistazo a nuestro
Lista de herramientas de seguimiento de tiempo superior
Si buscas invertir en uno.
9. Informes y visualización.
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Una parte de la gestión de tareas es monitorear y observar el progreso de la tarea. Esto se necesita para regular el flujo de tareas para evitar faltantes de plazos y hacer que el progreso de la tarea sea de manera más efectiva.
El buen software debe poder proporcionar funcionalidades que ayuden a monitorear fácilmente, así como informar el progreso para las tareas.
10. Función de presupuesto
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En
Software de gestión de proyectos
, es esencial para ciertos proyectos que la herramienta tiene una característica de presupuestación incluida.
Hay algunas herramientas que permiten el tiempo, el costo, los gastos y los presupuestos de ingresos que se pueden importar o crear mediante entrada manual.
11. Documentación
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¿Está manteniendo todos sus datos en Microsoft Excel? Entonces necesitas pensar de nuevo como
88% de las hojas de cálculo.
contienen errores. Algunas ventajas comunes de
Tener una documentación
Las instalaciones en una aplicación de gestión de proyectos son:
A. Acceso rápido a todos sus datos.
Una herramienta principal de administración de proyectos le permite tener acceso a todos sus documentos en un solo lugar con la opción de compartirlo con los miembros de su equipo en un solo clic.
No hay necesidad de moverse entre diferentes hojas de cálculo para localizar y compartir datos.
No todas las herramientas de gestión de proyectos proporcionan automatización de facturas. Así que tenga cuidado al considerar la exclusión de una herramienta específica.
B. Todos sus datos están disponibles en un panel de control.
¿No sería genial tener acceso a toda su información de gestión de proyectos disponible en un solo lugar?
12. Gestión de recursos para el software gratuito de gestión de tareas
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No solo necesitas hacer un seguimiento de las necesidades de tiempo de tu equipo ...
El mejor software de administración de tareas gratuito le permite realizar un seguimiento de las salas de reuniones utilizadas, así como los materiales utilizados en el proceso del proyecto.
13. Dependencias, hitos y el camino crítico.
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Es bastante común tener instancias en un proyecto donde se conectan dos o múltiples tareas entre sí.
Un software de administración de tareas que tendría que ofrecer la posibilidad de definir todo el
etapas de desarrollo
de un proyecto.
La configuración de los hitos para identificar las fases específicas específicas dentro de un proyecto se asegurará de que el proyecto direccional se está moviendo en la dirección correcta.
14. Facilidad de uso del software de gestión de tareas
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Siempre es bueno tener una herramienta que sea fácil en el ojo, así como fácil de configurar.
La herramienta debe ser accesible por personas de Soluciones de escritorio, iOS y Android.
Cuanto menor sea la molestia en hacer que su equipo entienda la herramienta, mejores los beneficios potenciales.
15. Integraciones de terceros.
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Con tus equipos más amplios que utilizan un
Software de gestión de tareas específicos
Es esencial que el software perfecto permita integraciones.
Esta es una forma de reforzar realmente su software de gestión de tareas.
16. Uso de datos en tiempo real
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Esta característica está ligeramente menos escuchada. A estas alturas, hemos analizado y revisado varios proyectos y software de gestión de tareas, pero un número de programas muy seleccionado confía en el uso de datos en tiempo real.
¿Como funciona? Tomar el ejemplo de
Procore
. Es un programa de gestión de proyectos que también permite a los usuarios administrar sus finanzas relacionadas con los negocios. Procore, mantiene lentamente las pestañas en la actividad del usuario final, de modo que pueda recomendar y automatizar todas las tareas futuras de una manera mejor.
La próxima vez que esté buscando usar una herramienta de administración de tareas, la mayoría de su trabajo ya se realizará debido a la actividad de datos en tiempo real. Dichos programas son una raza rara porque los desarrolladores tienen que poner mucho esfuerzo para introducir cualquier cosa que tenga que lidiar con la inteligencia artificial.
Pero bueno, si lo haces, termina con un software general de administración de tareas gratuito con un panache para la inteligencia artificial, vaya por ello.
Nuestra recomendación para el software gratuito de gestión de tareas.
Teniendo en cuenta todas las opciones anteriores, para una gran herramienta gratuita de gestión de tareas, le recomendamos
Gestor de tareas UDN
. Es una solución completa para tareas y gestión de proyectos, construidas para individuos y equipos por igual.
Una herramienta integral con una interfaz simplificada, puede administrar sus tareas y adaptar su flujo de proyecto a través de múltiples opciones. Un ambiente limpio con un tablero de tareas central,
Gestor de tareas UDN
Le proporciona otros módulos, incluidas las reuniones, las hojas de tiempo, los problemas y los riesgos para proporcionar soluciones a la gestión de la reunión, la gestión de la hoja de tiempo y la gestión de riesgos y problemas.
