16 funkce, které dělají skvělý software pro správu úloh
V tomto článku Fred Wilson zkoumá top 16 funkce, které by měly existovat ve velkém softwaru pro správu úloh.
S stoupajícím počtemVolný software pro správu úloh, nalezení ideálního nástroje může být časově náročné a matoucí. Kritéria pro každý nástroj závisí na organizaci, jejích potřebách a požadavcích, jakož i pracovních procesů. Řada funkcí, snadnost použití, spolehlivosti, zabezpečení a nákladů může výrazně ovlivnit vaši volbu v nástroji pro řízení.
Jak se ujistíte, že investujete do správného nástroje, který může usnadnit vedení úkolů bez komplicatorního procesu práce?
Ať už potřebujeteJednoduchý seznam úkolůNebo sofistikovaný nástroj, který vám pomůže váš tým dosáhnout úkolů, je důležité pochopit přesné požadavky. Správný nástroj by měl být vybavenvhodné funkceVhodné pro vaše pracovní vzorce.
Stručně řečeno, ideální volný software pro správu úloh by mělo fungovat směrem k posílení efektivity a zlepšování produktivity, nepřidává do stávajícího pracovního vytížení.
Navzdory skutečnosti, že ideální funkce bezplatného softwaru pro správu úkolů musí odpovídat vašim pracovním zásadám, existují některé základní funkce, na které byste se měli podívat na a dobře, ne kompromisy. Zde je ručně vyzvednutý seznam od nás, aby vaše hledání pro nejlepší snadnější.
1. Plánování úkolů
Efektivní řízení úloh začíná vhodným plánováním. V závislosti na rozpočtu, prostředcích, rozsahu a časové ose; Účinné plánování úkolů vyžaduje rozbití práce do fází strukturovaným přístupem.
S dobrým volným softwarem pro správu úloh byste měli být schopni rozdělit svou práci do jednodušších úkolů, které lze snadno spravovat. Kromě toho by měla být možnost organizovat a upřednostnit úkoly podle potřeby.
Podívejte se na naše.Seznam špičkových nástrojů pro projektování .
Viz také:
Jak efektivně spravovat úkoly? 10 Tipy pro efektivní řízení úkolů
2. Plánování úloh
Myšlenka vlastností softwaru pro správu úkolů je organizovat práci, být to osobní nebo profesionální, denně, aby bylo zefektivnit.
Dobrý nástroj pro správu by měl umožnit vytváření a správu plánů. Když je práce naplánována denně, týdně nebo měsíčně, je snazší, aby nejen vynechal nejen důležité úkoly, ale také pomáhá sledovat pokrok. Oznámení a připomínky uskutečňují plánování úkolů ještě lépe, jak vás udržují v pohotovosti a mohou vás ušetřit od přílišného času na jediném úkolu.
3. Opakující se úkoly
Další možností nejvíce dobrých nástrojů pro správu je možnost vytvořit úkol a naplánovat jej na několik dní pro různé účely.
Některé úkoly musí být opakovány denně, např. váš denní alarm a další příležitostně např. Jmenování vašeho lékaře.
Pokud jde o profesionální projekty, jeden úkol může občas sloužit více projektům. Například úkol aktualizace časového rozvrhu do konce týdne může být naplánován na denní, týdenní nebo měsíční bázi pro více týmů.
4. Priorita
S tolika věcem na seznamu je to jen ale přirozené, aby se zaměňovaly při třídění úkolů na prioritě. Účinný software pro správu úloh může pomoci s tím, že umožňuje možnost prioritního úkolu. Úkoly jsou obvykle upřednostňovány na základě úrovně naléhavosti samotného úkolu nebo závislosti jiných úkolů.
Dobrý nástroj by měl být schopen poskytnout mechanismus pro určení takových priorit spolu s úkoly. To pomáhá při dokončení naléhavé práce nejprve a urychlit implementaci kritických fází projektu.
5. Sledování úkolů
Když jsou naplánovány celá řada úkolů, a to zejména v týmech, sledování všech úkolůudělal může ukázat jako boj. Aby byl tento proces jednodušší, je moudré přijmout nástroj, který vám může pomoci vystopovat přesně, jaké činnosti jsou spuštěny, v průběhu a provedeno.
S řádně definovanými úkoly, pokud jde o členy týmu, které jsou přiřazeny, projektem, spadají i jejich úroveň pro naléhavé případy, můžete získat navíc tu výhodu, vyhledávání a filtrování úkolů pomocí některé z kritérií. Když můžete sledovat úkoly, můžete si úkoly a projektování jednodušší a zároveň šetří čas na zbytečné rekreaci úkolů.
6. Kalendář
Dobrý software zdarma správu úloh by měly být snadno integrován s zjednodušené kalendáře, který lze snadno spravovat a přístup. Prostřednictvím kalendáře si můžete organizovat a plánovat úkoly, stejně jako použít k práci na projektu harmonogramy a setkání.
Ať už potřebujete termínů známek v kalendáři, abych pomohl týmu snadno navázat na postup práce nebo budete muset plánovat schůzky a konference, centrální kalendář je velmi důležité.
7. Spolupráce
V týmech, spolupráce jde ruku v ruce s software pro správu úloh funkcí. To je důvod, proč si myslíme, že skvělý software zdarma správu úloh by měly být navrženy tak, aby práce směrem ke zlepšení týmové spolupráce. Komplikované nebo nedostatečně fungujících aplikací může značně dopad komunikace, který může podle pořadí negativně ovlivnit správu úloh.
Efektivní spolupráce kanál je klíčovým prvkem je třeba hledat v platformě pro správu úloh. Tým by měl mít možnost vyměňovat si informace, sdílet úkoly a přijímat aktualizace úkolu. Ať už je to soubor přílohy nebo zpracování na zadaných úkolů, tým by měl být schopen komunikovat informaci o čase a s lehkostí.
Při pohledu na nástroj spolupráce pro váš tým? Podívejte se na náš seznam nejlepšíchvolný tým software pro spolupráci .
8. Time Tracking
Jádro prvkem zefektivnění práce je sledovat čas pro každou činnost. Tímto způsobem můžete měřit čas strávený dělat každý úkol, ať už je to stojí za čas a jak přispívá k nebo má celkový dopad na projekt, pokud jde o rozpočet a čas.
Při práci s týmy, důležitost sledování času projevuje ve 2 způsoby: vypočítat čas strávený zdroje na každý úkol a pro výpočet mezd na základě odpracovaných hodin. Hodiny jsou pak zaznamenány do výkazů, které je třeba přezkoumat vedení.
Také, podívejte se na našeSeznam nástrojů pro sledování časových toppokud hledáte investovat do jedné.
9. Zprávy a vizualizace
Součástí řízení úkolem je sledovat a sledovat průběh úlohy. To je nezbytné pro regulaci průtoku úkolů tak, aby se zabránilo chybí termíny a pokrok úkol efektivněji.
Dobrý software by měl být schopen poskytnout funkce, které pomůže snadno sledovat, stejně jako zpráva o pokroku pro úkoly.
10. Budgeting Feature
v software řízení projektů, Je nezbytné, aby některé projekty, které tento nástroj má funkci sestavování rozpočtu zahrnuty.
Existuje několik nástrojů, které umožňují čas, náklady, výdaje a rozpočty příjmů, které mají být dovezeny nebo vytvořený ručním zadáním.
11. Dokumentace
Jste udržení všechna data v Microsoft Excel? Pak je třeba myslet znovu as88% z tabulekobsahovat chyby. Některé běžné výhodymající dokumentacezařízení v aplikacích pro řízení projektu jsou:
A. Rychlý přístup ke všem datům
Nástroj nejvyšší vedení projektu vám umožní mít přístup ke všem dokumentům v jednom místě s možností sdílení s členy týmu do jediným kliknutím.
Není potřeba se pohybovat mezi různými tabulkami, jak najít a sdílet data.
Ne všechny nástroje pro správu projektů poskytují automatizaci faktury. Tak buďte opatrní při zvažování opt-in pro konkrétní nástroj.
B. Všechna data jsou k dispozici v jedné řídicím panelu
Nebylo by skvělé mít přístup ke všem vašim informacím o správě projektu, které jsou k dispozici na jednom místě?
12. Správa zdrojů pro bezplatný software pro správu úloh
Nemusíte jen sledovat čas potřebuje váš tým ...
Kromě toho budete muset sledovat všechnyFinanční, lidské a administrativní zdrojekteré byly použity jako součást projektu.
Nejlepší software pro správu úloh umožňuje sledovat zasedací místnosti využívané i materiály používané v procesu projektu.
13. Závislosti, milníky a kritická cesta
Je docela běžné mít instance v projektu, kde jsou navzájem spojeny dva nebo více úkolů.
Nejvyšší software pro správu úloh by musel nabídnout možnost definovat všechnyVývojové fázeprojektu.
Nastavení milníků na určit konkrétní fáze v rámci projektu zajistí, že směrně mluví o projektu se pohybuje správným směrem.
14. Snadné používání softwaru pro správu úloh
Je vždy dobré mít nástroj, který je snadno na oku, stejně jako snadno konfigurovat.
Nástroj by měl být přístupný lidmi z desktopu, iOS a Android Solutions.
Čím méně potíží, aby váš tým pochopil nástroj, tím lépe potenciální výhody.
15. Integrace třetích stran
S vaším širším týmům využívajícímSpecifický software pro správu úkolůJe nezbytné, aby dokonalý software umožňuje integraci.
To je jeden způsob, jak opravdu hovězí software pro správu úkolů.
16. Použití dat v reálném čase
Tato funkce je o něco méně slyšena. Nyní jsme analyzovali a zkontrolovali několik projektů projektu a úloh, ale velmi vyberte počet programů spoléhají na použití dat v reálném čase.
Jak to funguje? Vezměte si příkladProcore.. Jedná se o projekt projektu, který také umožňuje uživatelům spravovat své finanční finanční finanční prostředky. Procore, pomalu udržuje karty na koncové aktivity, takže může doporučit a automatizovat všechny budoucí úkoly lepším způsobem.
Při příštím využití takového nástroje pro správu úloh, většina vaší práce bude již provedena v důsledku datové činnosti v reálném čase. Tyto programy jsou vzácné plemeno, protože vývojáři musí dát hodně úsilí zavést cokoliv, co se musí vypořádat s umělou inteligencí.
Ale hej, pokud skončíte s celkovým bezplatným softwarem pro správu úloh s panovačem pro umělou inteligenci, jděte na to.
Naše doporučení pro bezplatný software pro správu úkolů
Udržet všechny výše uvedené možnosti na mysli, pro skvělý volný nástroj pro správu úloh doporučujeme Správce úloh UDN . Jedná se o kompletní řešení pro úkoly a projektový management, postavený pro jednotlivce a týmy.
Komplexní nástroj se zjednodušeným rozhraním můžete spravovat své úkoly a přizpůsobit svůj projektový proud přes více možností. Čisté prostředí s centrálním taskádem,Správce úloh UDNPoskytuje další moduly včetně setkání, časové rozvrhy, otázky a rizika pro poskytování řešení pro správu setkání, řízení časového rozvrhu a řízení rizik a vydání.
