16 Caratteristiche che fanno un ottimo software di gestione dei compiti gratuiti
In questo articolo Fred Wilson esplora le principali 16 caratteristiche che dovrebbero esistere in un ottimo software gratuito di gestione delle attività.
Con il numero di vento diSoftware di gestione dei compiti gratuiti, Trovare lo strumento ideale può essere consumato tempo e confuso. I criteri per ciascun strumento dipendono dall'organizzazione, alle sue esigenze e ai requisiti, nonché i processi di lavoro. Una gamma di funzionalità, facilità d'uso, affidabilità, sicurezza e spesa possono influenzare notevolmente la vostra scelta negli strumenti di gestione.
Quindi, come si assicura di essere investiti nello strumento giusto che può facilitare la gestione dei compiti senza complicare i processi di lavoro?
Se hai bisogno di unApp Elenco semplice da fareO uno strumento sofisticato per aiutare il tuo team a raggiungere compiti, è importante capire i requisiti esatti. Lo strumento giusto dovrebbe essere equipaggiato con ilCaratteristiche appropriateAdatto per i tuoi modelli di lavoro.
In breve, le caratteristiche del software di gestione delle attività gratuite ideali dovrebbero funzionare per migliorare la tua efficienza e migliorare la produttività, non aggiungere il carico di lavoro esistente.
Nonostante il fatto che le funzionalità del software di gestione delle attività gratuite ideali devono essere conformi alle tue politiche di lavoro, ci sono alcune funzionalità di base che dovresti cercare e bene, non compromessi. Ecco una lista selezionata a mano da noi per rendere la tua ricerca per il migliore.
1. Pianificazione delle attività
La gestione delle attività efficace inizia con una pianificazione appropriata. A seconda del bilancio, delle risorse, del campo di applicazione e della timeline; La pianificazione delle attività efficienti richiede l'interruzione del lavoro in fasi attraverso un approccio strutturato.
Con un buon software gratuito di gestione delle attività, dovresti essere in grado di abbattere il tuo lavoro in attività più semplici che possono essere facilmente gestite. Inoltre, dovrebbe esserci un'opzione per organizzare e dare la priorità a compiti come richiesto.
Controlla il nostroElenco dei migliori strumenti di pianificazione del progetto .
Guarda anche:
Come gestire i compiti in modo efficace? 10 Suggerimenti per una gestione effettiva dei compiti
2. Pianificazione delle attività
L'idea alla base delle funzioni del software di gestione dei compiti è quella di organizzare il lavoro, essere personale o professionale, su base giornaliera per renderlo più snello.
Un buon strumento di gestione dovrebbe consentire la creazione e la gestione degli orari. Quando il lavoro è pianificato su base quotidiana, settimanale o mensile, diventa più facile non solo perdersi su compiti importanti ma aiuta anche a monitorare i progressi. Le notifiche e i promemoria rendono la pianificazione delle attività ancora meglio in quanto ti tengono in allerta e ti possono salvarti dall'overpendente molto tempo su un singolo compito.
3. Attività ricorrenti
Un'altra opzione La maggior parte dei buoni strumenti di gestione è stata la possibilità di creare un'attività e pianificarlo in più giorni per vari scopi.
Alcune attività devono essere ripetute giornalmente ad es. Il tuo allarme quotidiano e altri occasionalmente ad es. il tuo appuntamento del medico.
Quando si tratta di progetti professionali, a volte un singolo compito può servire più progetti. Ad esempio, il compito di aggiornare timesheet entro la fine della settimana può essere programmato su base giornaliera, settimanale o mensile per più squadre.
4. Priorità
Con così tante cose sulla lista, è solo ma naturale da confondere nella classificazione dei compiti sulla priorità. Una caratteristica software di gestione delle attività efficiente può aiutare con ciò consentendo l'opzione per dare la priorità alle attività. Le attività vengono solitamente prioritarie in base al livello di urgenza dell'attività stessa o dalla dipendenza da altre attività.
Un buon strumento dovrebbe essere in grado di fornire un meccanismo a specificare tali priorità insieme ai compiti. Questo aiuta a completare prima il lavoro urgente e accelerare l'implementazione delle fasi critiche del progetto.
5. Tracciamento delle attività
Quando sono previsti un numero di compiti, specialmente nei team, tenere traccia di tutti i compitifatto può provare una lotta. Per facilitare questo processo, è saggio adottare uno strumento che può aiutarti a rintracciare esattamente quali attività sono avviate, in corso e fatto con.
Con attività correttamente definite in termini di membri del team a cui sono assegnati, il progetto rientrando e il loro livello di urgenza, è possibile ottenere il vantaggio aggiunto della ricerca e filtrando le attività utilizzando uno dei criteri. Quando è possibile tenere traccia delle attività, è possibile effettuare attività e pianificazione del progetto più semplice risparmiando tempo sulla ricreazione non necessaria delle attività.
6. Calendario
Un buon software gratuito di gestione delle attività dovrebbe essere facilmente integrato con un calendario semplificato che è facile da gestire e accedere. Attraverso un calendario, è possibile organizzare e programmare le attività oltre a usarlo per lavorare per i tempi e le riunioni del progetto.
Se hai bisogno di contrassegnare le scadenze sul calendario per aiutare la squadra a seguire facilmente il progresso del lavoro o è necessario pianificare riunioni e conferenze, un calendario centrale è vitale.
7. Collaborazione
Nelle squadre, la collaborazione va di pari passo con le funzioni del software di gestione delle attività. Questo è il motivo per cui riteniamo che un ottimo software gratuito di gestione dei compiti debba essere progettato per funzionare per migliorare la collaborazione del team. Le app complicate o sottoperformanti possono impacciare notevolmente la comunicazione, che può a sua volta influire negativamente sulla gestione dei compiti.
Un canale di collaborazione efficiente è un elemento chiave da cercare in una piattaforma di gestione delle attività. Il team dovrebbe essere in grado di scambiare informazioni, condividere attività e ricevere aggiornamenti attività. Essere allegati ai file o elaborando su attività assegnate, il team dovrebbe essere in grado di comunicare le informazioni in tempo e con facilità.
Alla ricerca di uno strumento di collaborazione per la tua squadra? Dai un'occhiata al nostro elenco dei miglioriSoftware di collaborazione del team gratuito .
8. Tracciamento del tempo
Un elemento fondamentale del lavoro di streaming è quello di tenere traccia del tempo per ogni attività. In questo modo puoi misurare il tempo speso per fare ogni compito, se vale la pena e il modo in cui contribuisce o ha un impatto complessivo sul progetto, in termini di budget e tempo.
Quando si lavora con i team, l'importanza del tempo di monitoraggio si manifesta in 2 modi: calcolare il tempo trascorso dalla risorsa su ciascuna attività e calcolare il libro payroll in base alle ore lavorate. Le ore vengono quindi registrate in schemi di timeshere che devono essere rivisti dalla gestione.
Inoltre, controlla il nostroElenco dei Top Time Tracking ToolsSe stai cercando di investire in uno.
9. Segnalazione e visualizzazione
Una parte della gestione dei compiti è monitorare e osservare i progressi del task. Questo è necessario per regolare il flusso di compiti in modo da evitare le scadenze mancanti e fare progressi compiuti in modo più efficace.
Un buon software dovrebbe essere in grado di fornire funzionalità che aiutano a monitorare facilmente e segnalare i progressi per le attività.
10. Caratteristica di bilancio
NelSoftware di gestione del progetto, è essenziale per alcuni progetti che lo strumento ha una funzione di bilancio inclusa.
Esistono alcuni strumenti che consentono il tempo, il costo, la spesa e i budget delle entrate da importare o creare da ingresso manuale.
11. Documentazione
Stai mantenendo tutti i tuoi dati su Microsoft Excel? Allora devi pensarci di nuovo come88% dei fogli di calcolocontenere errori. Alcuni vantaggi comuni diavere una documentazioneLa struttura in un'app di gestione del progetto è:
A. Accesso rapido a tutti i tuoi dati
Un top strumento di gestione del progetto consente di accedere a tutti i tuoi documenti in un unico posto con l'opzione di condividerlo con i membri del tuo team in un solo clic.
Non è necessario spostarsi tra i fogli di calcolo diversi per localizzare e condividere i dati.
Non tutti gli strumenti di gestione del progetto forniscono automazione della fatturazione. Quindi fai attenzione quando si considera l'opt-in per uno strumento specifico.
B. Tutti i tuoi dati sono disponibili in un dashboard
Non sarebbe bello avere accesso a tutte le tue informazioni sulla gestione del progetto disponibili in un unico posto?
12. Gestione delle risorse per il software Gestione attività gratuito
Non hai solo bisogno di tenere traccia del tempo del tuo team ha bisogno ...
Inoltre, potresti aver bisogno di tenere traccia di tutto ilRisorse finanziarie, umane e amministrativeche sono stati usati come parte di un progetto.
Il miglior software Gestione attività gratuito consente di tenere traccia delle sale riunioni utilizzate e materiali utilizzati nel processo del progetto.
13. Dipendenze, pietre miliari e il percorso critico
È abbastanza comune avere istanze in un progetto in cui due o più attività sono collegate tra loro.
Un software di gestione dei compiti migliori dovrebbe offrire la possibilità di definire tutto ilfasi di sviluppodi un progetto.
Impostazione delle pietre miliari per individuare le fasi specifiche all'interno di un progetto garantirà che direttamente il progetto sia muoversi nella giusta direzione.
14. Facilità di utilizzo del software di gestione delle attività
È sempre bello avere uno strumento facile negli occhi e facile da configurare.
Lo strumento dovrebbe essere accessibile da persone da Desktop, IOS e soluzioni Android.
Meno il fastidio nel rendere la tua squadra capire lo strumento, meglio è i potenziali benefici.
15. Integrazioni di terze parti
Con le tue squadre più ampie che utilizzano aSoftware di gestione delle attività specificheÈ essenziale che il software perfetto consente integrazioni.
Questo è un modo per far funzionare davvero il software di gestione dei compiti.
16. Uso dei dati in tempo reale
Questa funzione è leggermente meno ascoltata. Ormai, abbiamo analizzato e recensiremo diversi software di progetto e gestione dei compiti, ma un numero molto selezionato di programmi si basano sull'uso dei dati in tempo reale.
Come funziona? Prendere l'esempio diProcore.. È un programma di gestione del progetto che consente inoltre agli utenti di gestire i loro finanziari relativi alle imprese. Procore, tiene lentamente le schede sull'attività dell'utente finale, in modo che possa raccomandare e automatizzare tutte le attività future in modo migliore.
La prossima volta che stai cercando di utilizzare un tale strumento di gestione delle attività, la maggior parte del tuo lavoro sarà già fatta a causa dell'attività dei dati in tempo reale. Tali programmi sono una razza rara perché gli sviluppatori devono mettere molti sforzi per introdurre tutto ciò che deve affrontare l'intelligenza artificiale.
Ma hey, se finisci con un software generale di gestione dei compiti gratuiti con un psache per l'intelligenza artificiale, vai per questo.
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Mantenere in mente tutte le opzioni di cui sopra, per un ottimo strumento Gestione attività gratuita, lo consigliamo UDN Task Manager . È una soluzione completa per compiti e gestione del progetto, costruito per individui e team.
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