Embracing kaos: Fremtidssikring af dine processer til elasticitet og amp; Vækst

Samarbejde er hjørnestenen i væksten. At have en forskelligartet arbejdsstyrke, der arbejder i tandem mod de samme mål, ikke blot bringer unikke baggrunde og perspektiver til din organisation, bliver det din nøgle differentiator: ingen anden virksomhed har det nøjagtigt samme netværk af personer, der er rettet mod et fælles mål.

Men som din virksomhed begynder at udvide, så gør samarbejdsudfordringerne dog. Kommunikation mellem et par mennesker er ret håndterbare, men ledninger bliver krydset, når flere mennesker tilføjes til blandingen. For mange involverede mennesker fører til flaskehalse og stopper momentum. Uden klare beslutningstagere og tilknytninger overføres arbejde som en varm kartoffel, og intet bliver udført.

Faste opgaver, tabte data, miscommunication og glemte anmodninger i sidste ende stammer fra mislykkede samarbejdsprocesser. Hvis du ikke er udstyret med de rigtige kanaler og processer til at vokse med din virksomhed, kan du forvente at stå over for endnu større udfordringer.

Tilrettelæggelse af fejl: KAOS-effekten

Før du selv begynder at strukturere en ny proces, skal du nærme det med den rigtige tankegang. Den mest almindelige fejl, som folk gør, når man bygger en ny proces, er at tro, at det vil være løsningen for eventuelle problemer, de står over for. Dette kunne ikke være længere fra t

Ifølge Netflix.: "Den bedste måde at undgå fiasko på er at mislykkes konstant." I begyndelsen af ​​2007 lancerede Netflix deres streaming service som en gratis add-on til deres abonnenter. Da streamingstjenesten blev bygget oven på software inden for lodret skalerede serverholdere, fulgte kaos under en større database korruption, hvilket resulterede i en 3-dages nedetid. Denne model af centraliseret kraft blev i sidste ende deres største kilde til fiasko.

Da Netflix skiftet mod en mere distribueret ramme af MicroServices, blev tilfældige udfald øjeblikkeligt placeret og håndteret, uden at hele systemet gik ned. Ingeniører injicerede dette nye, distribuerede system med udbrud og corruphtions, der forberede systemet til at håndtere eventuelle abnormiteter, der blev kastet sin vej.

Mens de fleste mennesker tester, om noget virker, før de begynder at bruge det, testede Netflix, hvad der ikke fungerede - at sikre deres systemer kunne håndtere det uventede og gøre det næsten uforgængeligt. Ved at omfavne kaos engineering værdier og teknikker blev Chaos Monkey født.

"De bedste processer er bygget af forskellige perspektiver," siger Adler Chan, Global Chead of Client Success Aktement påUDN Task Manager. "Running Fringe Scenarier sikrer, at mens en given proces kan fungere det meste af tiden, kan tingene og vil ske. Det er her, hvor beredskabsplanerne for de resterende sager kan udnyttes for at sikre elasticitet og tolerance. "

Ved at acceptere, at fejl er uundgåeligt og ejer kaoset i stedet for at dodge det, kan du fastslå den samme elastiske og smidighed på tværs af alle dine processer. Med den tankegang, lad os tage et kig på andre nøgleteknikker til at opbygge elastiske processer på tværs af en voksende virksomhed:

1. Tænk vandret ... og lodret

Når du tænker på, hvordan du vil strukturere dine ideelle arbejdsprocesser, skal du undgå at sætte alle dine æg i en kurv. Alt for ofte ser folk efter et one-size-fits-alle samarbejdsværktøj, som regneark, for at understøtte deres processer. Detrisikoat investere i en løsning, der "gør det hele" som at spise på en restaurant, der tilbyder hvert køkken. De kan gøre alt, men ingen af ​​det er gjort meget godt.

"Værktøjer, der er meget tilpassbare, er sjældent brugervenlige og værktøjer, der generelt er mere brugercentriske, mangler ofte fleksibiliteten til at skræddersy løsningen på nøjagtige behov," siger Chan. "At have lidt mere diversificering ved at udnytte værktøjer i området, de er specialiseret i, giver mulighed for en mere skræddersyet løsning og minimerer risikoen."

På den anden side erhverver virksomheder ofte for mange værktøjer til at gøre specifikke ting. I mange tilfælde overlapper funktionaliteten på tværs af disse værktøjer, eller der er ingen klar måde at navigere mellem disse forskellige løsninger. Hoppe mellem disse værktøjer vejer ikke kun holdene ned, men resulterer ofte i duplikeret indsats og manuel manipulation af data - der fører til flere siloer, ineffektiviteter og dårlig synlighed på tværs af hold. Dette gør eventuelle fremtidige proces tweaks eller ændringer meget vanskelige, fordi det forstyrrer arbejdet på tværs af flere systemer.

De mest effektive processer rammer en sund balance mellem en vandret og lodret tech stack - at holde de nødvendige værktøjer og tilføre værdi for hvert holds unikke behov, mens man finder en måde at forbinde dem sammen til en væske og sømløs arbejdsgang.

Start med at udnytte de værktøjer, du allerede bruger og elsker. Hvis du stoler på disse værktøjer og finder dem værdifulde, skal du undersøge, hvordan du kan forbinde dem sammen for at undgå informationssiloer, fylde hullerne, hvor der opstår fejl og ineffektivitet. Dette kræver implementering af enArbejdsstyringsværktøjder ikke kun giver en større dybde af evner, som kommunikationsværktøjer ogdashboards., men også kan konfigureres til dit holds unikke arbejdsgange og tech stack. Med en løsning, der passer ind i den måde, du arbejder på og forbinder din virksomheds pålidelige værktøjer til hinanden, kan du opbygge processer, der er mere effektive og elastiske.

2. Tilskynde til ændring & amp; Agility.

Processer er en måde at rutinemæssigt organisere opgaver på for at øge produktiviteten og gøre resultaterne mere forudsigelig. Som behov og prioriteter i markedsskiftet, processer, der engang var vellykket i fortiden, vokse forældet. Men folk fortsætter med at gå blindt gennem bevægelserne og bruge processerne ud af vane og komfortabilitet. Således bliver processen en hindring snarere end en hjælp

Denne onde cirkel af passivitet stammer i sidste ende af denne frygt for at mislykkes. Hvis noget fungerede godt i fortiden, hvorfor ville det ikke fungere nu? Vi har altid gjort det på denne måde. Hvorfor skulle vi ændre?

Virksomhedens tempo præsenterer endnu større udfordringer for virksomheder, der forsøger at skalere.I en HBR-undersøgelse, næsten en tredjedel af ledere citerer vanskeligheder tilpasning til skiftende markedsforhold som deres bedste udfordring. Men det er ikke nødvendigvis en manglende tilpasning, der skaber en hindring, det er den hastighed, hvorpå den er færdig. Næsten en tredjedel af organisationerne kan ikke reagere hurtigt nok til at gribe flygtige muligheder eller afbøde nye trusler, eller de reagerer så hurtigt, at de mister sikret virksomhedsstrategi (24%).

Sandheden er, som din virksomhed skifter og hold udvider, processer, der engang var effektive vokse forældede og forældede. De mest modstandsdygtige processer er dem, der kan udvikle sig for at passe til dine forretningsbehov, så snart de har brug for at dukke op.

"Ændring er en konstant," siger Chan. "Udnyttelse af værdien i evigt udviklende processer holder dig fleksibel og fleksibel til at svinge med det, der kastes på dig. Når du har tankegangen om at være flydende og fleksible, nærmer du enhver udfordring som en mulighed for at lære og vokse endnu stærkere. "

At holde din organisation nimble ikke kun påvirker produktiviteten positivt, men fremmer en vis etos i moral, der understøtter forandring og vækst. "Embracing Change handler om at se udfordringer som muligheder," siger Mary Anne Hensley, vicepræsident for markedsføring på Freightwaves. "Vores tilgang er at mislykkes hurtigt og tilpasse sig hurtigt. Især i en opstart lærer du ved at gøre - uanset om du lykkes eller fejler - begge typer lektioner er lige så værdifulde. "

Vedtagelse af agile teknikker somScrum og Kanban.Indstiller et fundament for at opbygge dine processer med en vækst tankegang. Agile værktøjer som dashboards og Gantt-diagrammer gør det nemt at visualisere fremskridt, skifte prioriteter, spot potentielle vejblokke og måle ydeevne. Disse metoder og værktøjer er konstrueret med samarbejde og fleksibilitet i tankerne, så de kan understøtte virksomhedens stadigt skiftende behov.

Hosting dagligt eller ugentlige standups med dit hold er en god måde at tjekke ind på både projekter og processer. Hvad arbejder? Hvad er det ikke? Hvad har du vokset ud? Gør det en vane at tage temperaturen på dine processer, fungerer ikke kun som en god påmindelse om at bruge dem, men også holde arbejdsgange friske ogprojektprognoser på sporet.

3. Automatisering accelererer vækst

Lad os sige, at du har en plante, der kræver vand hver dag. Vanding det tager kun ca. 30 sekunder om dagen, så du regner med, at det ikke bør tage for meget af din tid. Når du bryr dig om planten og ser det vokse, beslutter du, at du vil have en anden. Efter vanding og omsorg for et par planter får du et par mere. Så nogle få mere.

Helt snart har du 20 planter, som alle kræver 30 sekunder af vanding hver dag. Hvad en gang tog op 30 sekunder af din dag, kræver nu 10 minutter. Du beslutter dig for at investere i et vandingssystem, der farvere planterne, så du kan fokusere på trimning, plukning og vedligeholdelse af jorden. Du har netop engageret i automatisering.

I sin enkleste form er Automation delegering enkle, gentagne opgaver (som vanding af planterne), så du kan afsætte din opmærksomhed på opgaver, der kræver menneskelig opmærksomhed (som at trimme enderne og omsorg for jorden). Mens automation er omfattet af mennesker hver dag i deres personlige liv, har det tendens til at gnide frygt i medarbejdere, der frygter, at automatisering gør deres job forældede. Sandheden er, Automatisering tager ikke væk job - det forbedrer dem .

Automatisering hjælper med at vokse virksomheder trives ved at give medarbejderne mulighed for at fokusere på det arbejde, der gør størst indflydelse. "Byrden for opskalering er, at der ikke kan være en proportional vækst i ressourcerne med væksten i mulighed. Så den eneste måde at vokse er at gøre mere med mindre - hvilket er hvor automatisering kommer ind, "siger Chan. "Effektiv og effektiv automatisering understøtter de manuelle aspekter af arbejdsprocesser og strømlines bevægelsen af ​​information fra punkt til punkt. Det bliver den usynlige kraft, der letter væksten. "

Som dine forretningsskalaer er det sværere at opretholde dette niveau afkvalitetog konsistens på tværs af oppustet produktion. Ved at standardisere arbejde gennem automatisering er kvaliteten bæredygtig, og der er mindre plads til fejl. Når man tænker påHvad er Professional Services Automation, Tænk på de opgaver, din organisation gør dagligt, der kunne strømlines for at maksimere produktiviteten. Templatiserende projekter og standardisering af arbejdsindtagsformularer Sørg for, at dit hold ikke savner et slag og kan ramme jorden, der kører med alt, hvad de behøver for at komme i gang.

Ønsker du at lære mere om, hvordan førende virksomheder bruger automatisering til at accelerere deres arbejdsgange? Download denne gratis e-bog.

4. Lucidity racer innovation

Bygningsprocesser er ikke en sæt-it-og-glem-it-type ting. Du skal løbende gennemgå, lære og forfine dine processer. At opbygge en fjedrende proces forbedrer ikke kun effektiviteten, men opfordrer til brugbarhed ved kun at skræddersy dele af den proces, der har brug for arbejde i stedet for at genopbygge en helt ny.

Med konsekvent synlighed i dine processer og konstant samarbejde om raffinering af dem, kan du se, hvor der forekommer fælles vejspærringer og justerer bestemte dele af processen i stedet for at erstatte det helt. Ved kun at raffinere små trin og holde hovedparten af ​​processen bevaret, fortsætter produktiviteten uhindret.

"Du kan ikke træffe beslutninger i et vakuum," siger Hensley. "At have synlighed i dine processer hjælper dig med at tweak og tinker, mens du vokser og bryder ned siloer, så du kan gøre de større beslutninger meget mere sammen."

Ressource Management Tools.Giv indsigt i, hvordan arbejdet distribueres på tværs af dit hold, så du har mere kontrol overplanlægningog resultater. Få besked og lær hvem der er i kapacitet, og hvem har båndbredden til at tage på mere arbejde. At haveressourceallokeringVærktøjer indlejret i din proces Hjælp dig nøjagtigt og retfærdiggør det, du kan opnå.

Gennemgang af procesresultater kan påvirke, hvordan du tweak dine processer over tid. Automatiserede rapporter kan generere ugentlige, månedlige eller kvartalslige statistikker på ydeevne, så du ved præcis, hvor meget dit hold kan håndtere til enhver tid. Dette synlighedsniveau sætter dig på roret for at forbedre effektiviteten og samarbejdet på tværs af din organisation.

En anden måde at forfine dine arbejdsprocesser på?Konfigurer dine mest brugte digitale værktøjerat bedre passer til de nøjagtige behov i dit hold.

Skubber mod perfektion

Uanset hvilke processer du bygger, forstå, at der ikke er noget som en perfekt proces. Mens ændringen kan føre til fiasko, ville den største fejl i alt være at forblive stagnerende.

Når du begynder at bygge dine nye processer, skal du overveje dine tidligere succeser og fejl. Når du har accepteret, at kaos og fiasko er par for kurset, kan du begynde at bygge processer, der ikke kun kan håndtere det, men drage fordel af det. Ved at konfigurere din tech stack, så alle værktøjer er tilsluttet og optimeret, forbliver nimble nok til at skifte med markedet og integrere synlighedspraksis i alle dine processer, er dit hold bevæbnet med processer og klar til at tackle noget, der kommer deres vej.