Ôm sự hỗn loạn: Chống thấm trong tương lai của bạn cho khả năng phục hồi & amp; Sự phát triển
Sự hợp tác là nền tảng của sự tăng trưởng. Có một lực lượng lao động đa dạng đang hoạt động song song với cùng một mục tiêu không chỉ mang lại những nền tảng và quan điểm duy nhất cho tổ chức của bạn, nó trở thành người khác biệt chính của bạn: Không có công ty nào khác có cùng mạng lưới các cá nhân được liên kết với một mục tiêu chung.
Tuy nhiên, khi công ty của bạn bắt đầu mở rộng, vì vậy hãy thực hiện những thách thức cộng tác. Giao tiếp giữa một vài người có thể quản lý khá dễ quản lý, nhưng các dây được vượt qua khi nhiều người được thêm vào hỗn hợp. Quá nhiều người tham gia dẫn đến các tắc nghẽn và tạm dừng động lực. Không có những người ra quyết định rõ ràng và người được chuyển nhượng, công việc được truyền xung quanh như một loại khoai tây nóng, và không có gì được hoàn thành.
Nhiệm vụ bị mắc kẹt, mất dữ liệu, thông tin sai lệch và các yêu cầu bị lãng quên cuối cùng xuất phát từ các quy trình hợp tác thất bại. Nếu bạn không được trang bị các kênh và quy trình phù hợp để phát triển cùng với doanh nghiệp của mình, bạn có thể mong đợi đối mặt với những thách thức thậm chí còn lớn hơn.
Tạo điều kiện thất bại: Hiệu ứng Chaos
Trước khi bạn thậm chí bắt đầu cấu trúc một quy trình mới, bạn cần tiếp cận nó với tư duy đúng đắn. Những sai lầm phổ biến nhất mà mọi người mắc phải khi xây dựng một quy trình mới là tin rằng đó sẽ là giải pháp cho bất kỳ vấn đề nào họ phải đối mặt. Điều này không thể xa hơn từ t
Theo Netflix.: "Cách tốt nhất để tránh thất bại là thất bại liên tục." Đầu năm 2007, Netflix đã đưa ra dịch vụ phát trực tuyến của họ như một tiện ích bổ sung miễn phí cho các thuê bao của họ. Vì dịch vụ phát trực tuyến được xây dựng trên đầu phần mềm trong giá đỡ máy chủ có tỷ lệ theo chiều dọc, Chaos xảy ra sau khi tham nhũng cơ sở dữ liệu chính, dẫn đến thời gian chết 3 ngày. Mô hình năng lượng tập trung này cuối cùng trở thành nguồn thất bại lớn nhất của họ.
Khi Netflix chuyển sang một khung phân phối nhiều hơn của microservice, mất điện ngẫu nhiên ngay lập tức được đặt và xử lý, mà không cần toàn bộ hệ thống đi xuống. Các kỹ sư đã tiêm hệ thống mới, phân tán này với mất điện và tham nhũng, chuẩn bị hệ thống để xử lý bất kỳ bất thường nào bị ném theo cách của nó.
Trong khi hầu hết mọi người kiểm tra nếu một cái gì đó hoạt động trước khi chúng bắt đầu sử dụng nó, Netflix đã thử nghiệm những gì không hoạt động - đảm bảo hệ thống của họ có thể xử lý bất ngờ và làm cho nó hầu như không thể phá hủy. Bằng cách nắm lấy các giá trị và kỹ thuật kỹ thuật Chaos, Chaos Monkey được sinh ra.
"Các quá trình tốt nhất được xây dựng từ các quan điểm khác nhau", Adler Chan, người đứng đầu toàn cầu của khách hàng thành công thành công tạiQuản lý tác vụ UDN. "Chạy các kịch bản Fringe đảm bảo rằng trong khi bất kỳ quy trình nhất định nào có thể hoạt động hầu hết thời gian, mọi thứ có thể và sẽ xảy ra. Đó là nơi các kế hoạch dự phòng của các trường hợp còn lại có thể được tận dụng để đảm bảo khả năng phục hồi và khoan dung. "
Bằng cách chấp nhận thất bại đó là không thể tránh khỏi và sở hữu sự hỗn loạn thay vì né tránh nó, bạn có thể thiết lập sự phục hồi và nhanh nhẹn tương tự trên tất cả các quy trình của bạn. Với suy nghĩ đó, chúng ta hãy xem các kỹ thuật quan trọng khác để xây dựng các quy trình phục hồi trong một doanh nghiệp đang phát triển:
1. Suy nghĩ theo chiều ngang ... và theo chiều dọc
Khi nghĩ về cách bạn muốn cấu trúc các quy trình làm việc lý tưởng của mình, hãy tránh đặt tất cả trứng vào một giỏ. Quá thường xuyên mọi người tìm kiếm một công cụ hợp tác một kích cỡ phù hợp với tất cả, như bảng tính, để hỗ trợ các quy trình của họ. Cácrủi rođầu tư vào một giải pháp mà "Liệu tất cả" giống như ăn tại một nhà hàng cung cấp cho mọi ẩm thực. Họ có thể làm tất cả, nhưng không ai trong số nó được thực hiện rất tốt.
"Các công cụ có khả năng tùy biến cao hiếm khi thân thiện với người dùng và các công cụ nói chung là trung tâm người dùng nhiều hơn thường thiếu sự linh hoạt trong việc may các giải pháp cho các nhu cầu chính xác", Chan nói. "Có nhiều sự đa dạng hóa hơn một chút bằng cách tận dụng các công cụ trong khu vực chúng chuyên về cho phép một giải pháp phù hợp hơn và giảm thiểu rủi ro."
Mặt khác, các công ty thường có được quá nhiều công cụ để làm những việc cụ thể. Trong nhiều trường hợp, chức năng trên các công cụ này chồng chéo hoặc không có cách nào rõ ràng để điều hướng giữa các giải pháp khác nhau này. Nhảy giữa các công cụ này không chỉ cân nhắc các nhóm, mà thường dẫn đến các nỗ lực trùng lặp và thao tác thủ công dữ liệu - dẫn đến nhiều silo, thiếu hiệu quả và khả năng hiển thị kém trên các nhóm. Điều này làm cho bất kỳ điều chỉnh quá trình trong tương lai hoặc thay đổi rất khó khăn vì nó phá vỡ hoạt động trên một số hệ thống.
Các quy trình hiệu quả nhất đạt được sự cân bằng lành mạnh giữa ngăn xếp công nghệ ngang và dọc - Giữ các công cụ cần thiết và thêm giá trị cho nhu cầu duy nhất của mỗi đội, trong khi tìm cách kết nối chúng với nhau cho một quy trình công việc lỏng và liền mạch.
Bắt đầu bằng cách tận dụng các công cụ bạn đã sử dụng và yêu thích. Nếu bạn tin tưởng những công cụ đó và tìm thấy chúng có giá trị, hãy khám phá cách bạn có thể kết nối chúng với nhau để tránh các silo thông tin, lấp đầy các khoảng trống nơi xảy ra lỗi và thiếu hiệu quả. Điều này đòi hỏi phải thực hiện mộtCông cụ quản lý công việcrằng không chỉ cung cấp một độ sâu khả năng lớn hơn, như các công cụ truyền thông vàbảng điều khiển., nhưng cũng có thể được cấu hình vào quy trình công việc độc đáo và ngăn xếp công nghệ của nhóm. Với một giải pháp phù hợp với cách bạn làm việc và kết nối các công cụ đáng tin cậy của công ty với nhau, bạn có thể xây dựng các quy trình hiệu quả và khả năng phục hồi hơn.
2. Khuyến khích thay đổi & amp; nhanh nhẹn
Các quy trình là một cách để thường xuyên sắp xếp các nhiệm vụ để tăng năng suất và kết quả có thể dự đoán được nhiều hơn. Theo nhu cầu và ưu tiên trong sự dịch chuyển thị trường, các quy trình đã từng thành công trong quá khứ phát triển lỗi thời. Tuy nhiên, mọi người tiếp tục đi một cách mù quáng thông qua các chuyển động và sử dụng các quy trình hết thói quen và sự thoải mái. Do đó, quá trình trở thành một trở ngại hơn là một sự trợ giúp
Vòng luẩn tĩnh của sự thụ động này cuối cùng bắt nguồn từ nỗi sợ thất bại này. Nếu một cái gì đó hoạt động tốt trong quá khứ, thì tại sao nó sẽ không hoạt động bây giờ? Chúng tôi đã luôn luôn làm theo cách này. Tại sao chúng ta nên thay đổi?
Tốc độ của doanh nghiệp đang trình bày những thách thức lớn hơn đối với các công ty đang cố gắng quy mô.Trong một nghiên cứu của HBR, Gần một phần ba số người quản lý trích dẫn những khó khăn để thích nghi với việc thay đổi hoàn cảnh thị trường như thách thức hàng đầu của họ. Nhưng nó không nhất thiết là sự thất bại trong việc thích nghi với việc tạo ra một chướng ngại vật, đó là tốc độ mà nó đã hoàn thành. Gần một phần ba các tổ chức không thể phản ứng nhanh chóng để nắm bắt các cơ hội thoáng qua hoặc giảm thiểu các mối đe dọa mới nổi, hoặc họ phản ứng nhanh chóng đến mức họ mất tầm nhìn của chiến lược công ty (24%).
Sự thật là, khi công ty của bạn thay đổi và các đội mở rộng, các quy trình đã từng có hiệu quả phát triển cũ và lỗi thời. Các quy trình kiên cường nhất là những quá trình có thể phát triển để phù hợp với nhu cầu kinh doanh của bạn, ngay khi những nhu cầu này xuất hiện.
"Thay đổi là một hằng số," Chan nói. "Khai thác giá trị trong các quá trình phát triển giúp bạn nhanh nhẹn và linh hoạt để lắc lư với bất cứ thứ gì được ném vào bạn. Khi bạn có suy nghĩ về chất lỏng và linh hoạt, bạn đã tiếp cận mọi thử thách như một cơ hội để học hỏi và phát triển mạnh mẽ hơn.
Giữ cho tổ chức của bạn Nimble không chỉ tác động tích cực, mà còn thúc đẩy một đạo đức nhất định trong tinh thần hỗ trợ thay đổi và tăng trưởng. "Cỡm thay đổi là về việc xem những thách thức như cơ hội", Mary Anne Hensley, phó chủ tịch tiếp thị tại Freightwaves cho biết. Cách tiếp cận của chúng tôi là thất bại nhanh chóng và thích nghi nhanh chóng. Đặc biệt trong một công ty khởi nghiệp, bạn học bằng cách làm - liệu bạn có thành công hay thất bại - cả hai loại bài học đều có giá trị không kém. "
Áp dụng các kỹ thuật nhanh nhưScrum và Kanban.Đặt nền tảng xây dựng các quy trình của bạn với tư duy tăng trưởng. Các công cụ Agile như bảng điều khiển và biểu đồ Gantt giúp dễ dàng hình dung tiến trình, các ưu tiên thay đổi, giao điểm tiềm năng, và đo lường hiệu suất. Những phương pháp và công cụ này được xây dựng với sự hợp tác và linh hoạt trong tâm trí, để họ có thể hỗ trợ nhu cầu luôn thay đổi của công ty bạn.
Lưu trữ hàng ngày hoặc hàng tuần với nhóm của bạn là một cách tốt để kiểm tra trên cả các dự án và quy trình. Điều gì làm việc? Cái gì không? Những gì bạn đã vượt xa? Làm cho nó một thói quen để thực hiện temp của các quy trình của bạn không chỉ phục vụ như một lời nhắc tốt để sử dụng chúng mà còn giữ cho quy trình làm việc tươi mới vàdự ándự báo trên đường đua.
3. Tự động tăng tốc tăng trưởng
Giả sử bạn có một loại cây đòi hỏi nước mỗi ngày. Tưới nước chỉ mất khoảng 30 giây mỗi ngày, vì vậy bạn nghĩ rằng nó không nên mất quá nhiều thời gian của bạn. Khi bạn chăm sóc cho cây và xem nó phát triển, bạn quyết định bạn muốn một người khác. Sau khi tưới nước và chăm sóc một vài cây, bạn sẽ nhận được một vài người nữa. Rồi một vài cái nữa.
Khá sớm, bạn có 20 cây mà tất cả đều cần 30 giây tưới nước mỗi ngày. Những gì từng mất 30 giây trong ngày của bạn bây giờ cần 10 phút. Bạn quyết định đầu tư vào một hệ thống tưới tiêu với các nhà máy để bạn có thể tập trung vào việc cắt tỉa, chọn và duy trì đất. Bạn vừa tham gia tự động hóa.
Ở dạng đơn giản nhất, tự động hóa là ủy thác các nhiệm vụ đơn giản, lặp đi lặp lại (như tưới cây) để bạn có thể cống hiến sự chú ý của mình vào các nhiệm vụ đòi hỏi sự chú ý của con người (như cắt tỉa kết thúc và chăm sóc đất). Trong khi tự động hóa được chấp nhận bởi những người hàng ngày trong cuộc sống cá nhân của họ, nó có xu hướng châm ngòi sợ hãi trong những nhân viên sợ rằng tự động hóa làm cho công việc của họ đã lỗi thời. Sự thật là, Tự động hóa không lấy đi việc làm - nó nâng cao chúng .
Tự động hóa giúp phát triển các doanh nghiệp phát triển mạnh bằng cách cho phép nhân viên tập trung vào công việc tạo ra tác động lớn nhất. "Gánh nặng của việc nhân rộng là không thể có sự tăng trưởng tỷ lệ trong các nguồn lực với sự tăng trưởng trong cơ hội. Vì vậy, cách duy nhất để phát triển là làm nhiều hơn với ít hơn - đó là nơi tự động xuất hiện, Chan nói. "Tự động hóa hiệu quả và hiệu quả hỗ trợ các khía cạnh thủ công của quy trình làm việc và sắp xếp hợp lý hóa sự chuyển động của thông tin từ điểm này sang điểm khác. Nó trở thành lực vô hình tạo điều kiện cho sự phát triển. "
Là quy mô kinh doanh của bạn, khó có thể duy trì mức độ đó củaphẩm chấtvà nhất quán trên toàn bộ sản xuất tăng cao. Bằng cách tiêu chuẩn hóa công việc thông qua tự động hóa, chất lượng bền vững và có ít chỗ cho lỗi. Khi nghĩ vềDịch vụ chuyên nghiệp tự động hóa là gì, Hãy nghĩ về các nhiệm vụ mà tổ chức của bạn làm hàng ngày có thể được sắp xếp hợp lý để tối đa hóa năng suất. Templatizing các dự án và tiêu chuẩn hóa các hình thức tiếp nhận công việc đảm bảo nhóm của bạn sẽ không bỏ lỡ nhịp và có thể chạm đất chạy bằng mọi thứ họ cần để bắt đầu.
Muốn tìm hiểu thêm về cách các công ty hàng đầu đang sử dụng tự động để tăng tốc quy trình công việc của họ? Tải xuống ebook miễn phí này.
4. Sao chép sinh sản Đổi mới
Các quy trình xây dựng không phải là một loại loại CNTT - và quên. Bạn phải liên tục xem xét, tìm hiểu và tinh chỉnh các quy trình của bạn. Xây dựng quy trình phục hồi không chỉ cải thiện hiệu quả mà còn khuyến khích khả năng sử dụng chỉ bằng cách điều chỉnh các phần của quy trình cần làm việc thay vì xây dựng lại một thương hiệu mới.
Với khả năng hiển thị phù hợp vào các quy trình và sự hợp tác liên tục của bạn trên tinh chỉnh chúng, bạn có thể thấy nơi có rào cản chung xảy ra và điều chỉnh các phần cụ thể của quy trình thay vì thay thế hoàn toàn. Chỉ bằng cách tinh chỉnh các bước nhỏ và giữ phần lớn quá trình được bảo tồn, năng suất tiếp tục không bị cản trở.
"Bạn không thể đưa ra quyết định trong một chân không," Hensley nói. "Có khả năng hiển thị vào các quy trình của bạn giúp bạn chỉnh sửa và tinker khi bạn phát triển và phá vỡ các silo để bạn có thể đưa ra những quyết định lớn hơn nhiều."
Công cụ quản lý tài nguyên.cung cấp cái nhìn sâu sắc về cách phân phối công việc trên toàn đội của bạn để bạn có nhiều quyền kiểm soát hơnlập kế hoạchvà kết quả. Được thông báo và tìm hiểu ai về năng lực và những người có băng thông để đảm nhận nhiều công việc hơn. Đang cóphân bổ tài nguyênCác công cụ được nhúng trong quy trình của bạn giúp bạn dự báo chính xác và biện minh cho những gì bạn có thể thực hiện được.
Đánh giá hiệu suất quy trình có thể ảnh hưởng đến cách bạn điều chỉnh các quy trình của bạn theo thời gian. Các báo cáo tự động có thể tạo các số liệu thống kê hàng tuần, hàng tháng hoặc hàng quý về hiệu suất, do đó bạn biết chính xác nhóm của bạn có thể xử lý bao nhiêu bất cứ lúc nào. Mức độ khả năng hiển thị này đặt bạn vào Helm cải thiện hiệu quả và hợp tác trên toàn tổ chức của bạn.
Một cách khác để tinh chỉnh các quy trình làm việc của bạn?Định cấu hình các công cụ kỹ thuật số được sử dụng thường xuyên nhất của bạnđể phù hợp hơn với nhu cầu chính xác của đội của bạn.
Đẩy về phía sự hoàn hảo
Bất kể những gì các quá trình bạn xây dựng đang, hiểu rằng không có những điều như một quá trình hoàn hảo. Trong khi thay đổi có thể dẫn đến thất bại, thất bại lớn nhất của tất cả sẽ là trì trệ.
Khi bạn bắt đầu để xây dựng quy trình mới, hãy xem xét những thành công và thất bại trước đó của bạn. Một khi bạn chấp nhận rằng tình trạng hỗn loạn và thất bại là mệnh cho khóa học, bạn có thể bắt đầu xây dựng các quy trình có thể không chỉ xử lý nó, nhưng lợi ích từ nó. Bằng cách cấu hình ngăn xếp công nghệ của bạn vì vậy tất cả các công cụ được kết nối và tối ưu hóa, ở đủ nhanh nhẹn để shift với thị trường, và tích hợp thông lệ tầm nhìn trong tất cả các quá trình của bạn, nhóm của bạn được trang bị với các quá trình và sẵn sàng để giải quyết bất cứ điều gì mà đến theo cách của họ.
