Αγκαλιάζοντας το χάος: Μελλοντική απόδοση των διαδικασιών σας για την ανθεκτικότητα και την AMP; Ανάπτυξη

Η συνεργασία είναι ο ακρογωνιαίος λίθος της ανάπτυξης. Έχοντας ένα διαφορετικό εργατικό δυναμικό που εργάζεται σε συνδυασμό προς τους ίδιους στόχους όχι μόνο φέρνει μοναδικό υπόβαθρο και προοπτικές στον οργανισμό σας, γίνεται ο βασικός σας διαφοροποιητής: καμία άλλη εταιρεία δεν έχει το ίδιο το ίδιο δίκτυο ατόμων ευθυγραμμισμένο προς έναν κοινό στόχο.

Ωστόσο, καθώς η εταιρεία σας αρχίζει να επεκτείνεται, οπότε κάνετε τις προκλήσεις συνεργασίας. Η επικοινωνία μεταξύ μερικών ανθρώπων είναι αρκετά διαχειρίσιμη, αλλά τα καλώδια διασταυρώνονται όταν περισσότεροι άνθρωποι προστίθενται στο μείγμα. Πάρα πολλοί άνθρωποι εμπλέκονται οδηγεί σε σημεία συμφόρησης και σταματά την ορμή. Χωρίς σαφείς υπεύθυνους λήψης αποφάσεων και εκχώρησης, η εργασία περνάει γύρω σαν μια ζεστή πατάτα και τίποτα δεν επιτυγχάνεται.

Stuck εργασίες, χαμένα δεδομένα, εσφαλμένη επικοινωνία και ξεχασμένα αιτήματα τελικά προέρχονται από αποτυχημένες συνεργατικές διαδικασίες. Εάν δεν είστε εξοπλισμένοι με τα σωστά κανάλια και διαδικασίες για να αναπτυχθούν με την επιχείρησή σας, μπορείτε να περιμένετε να αντιμετωπίσετε ακόμα μεγαλύτερες προκλήσεις.

Διευκόλυνση αποτυχίας: το αποτέλεσμα του χάους

Πριν ξεκινήσετε ακόμη και τη διάρθρωση μιας νέας διαδικασίας, πρέπει να το πλησιάσετε με τη σωστή νοοτροπία. Το πιο συνηθισμένο λάθος που κάνουν οι άνθρωποι όταν η οικοδόμηση μιας νέας διαδικασίας πιστεύει ότι θα είναι η λύση για τυχόν προβλήματα που αντιμετωπίζουν. Αυτό δεν θα μπορούσε να είναι περισσότερο από το t

Σύμφωνα με τον Netflix: "Ο καλύτερος τρόπος για να αποφύγετε την αποτυχία είναι να αποτύχετε συνεχώς." Στις αρχές του 2007, η Netflix ξεκίνησε την υπηρεσία ροής τους ως δωρεάν πρόσθετο στους συνδρομητές τους. Δεδομένου ότι η υπηρεσία streaming χτίστηκε πάνω από το λογισμικό μέσα σε κάθετα κλιμακωτά ράφια διακομιστή, το χάος ακολούθησε κατά τη διάρκεια μιας σημαντικής διαφθοράς βάσης δεδομένων, με αποτέλεσμα ένα χρόνο διακοπής 3 ημερών. Αυτό το μοντέλο κεντρικής εξουσίας τελικά έγινε η μεγαλύτερη πηγή αποτυχίας τους.

Όταν το Netflix μετατοπίστηκε προς ένα πιο κατανεμημένο πλαίσιο μικροσυσμάτων, οι τυχαίες διακοπές εντοπίστηκαν αμέσως και χειρίζονται, χωρίς ολόκληρο το σύστημα να κατεβαίνει. Οι μηχανικοί ένευσαν αυτό το νέο, κατανεμημένο σύστημα με διακοπή και καταστροφές, προετοιμάζοντας το σύστημα για να χειριστεί τυχόν ανωμαλίες που ρίχτηκαν το δρόμο του.

Ενώ οι περισσότεροι άνθρωποι δοκιμάζουν εάν κάτι λειτουργούν προτού αρχίσουν να το χρησιμοποιούν, το Netflix δοκιμάστηκε τι δεν λειτούργησε - εξασφαλίζοντας τα συστήματά τους να χειριστούν το απροσδόκητο και να το καθιστούν σχεδόν άφθαρτο. Αγκαλιάζοντας τις τιμές και τις τεχνικές της μηχανικής του χάους, γεννήθηκε ο πίθηκος του χάους.

"Οι καλύτερες διαδικασίες κατασκευάζονται από διαφορετικές προοπτικές", λέει ο Adler Chan, παγκόσμιος επικεφαλής της επιτυχημένης επιτυχίας του πελάτη στοUDN Task Manager. "Το τρέξιμο των περιθωρίων σενάρια διασφαλίζει ότι ενώ οποιαδήποτε δεδομένη διαδικασία μπορεί να λειτουργήσει τις περισσότερες φορές, τα πράγματα μπορούν και θα συμβούν. Εκεί όπου τα σχέδια έκτακτης ανάγκης των υπόλοιπων υποθέσεων μπορούν να αξιοποιηθούν για τη διασφάλιση της ελαστικότητας και της ανοχής. "

Με την αποδοχή ότι η αποτυχία είναι αναπόφευκτη και κατέχει το χάος αντί να το αποτρέψει, μπορείτε να διαπιστώσετε την ίδια ελαστικότητα και ευκινησία σε όλες τις διαδικασίες σας. Με αυτή τη νοοτροπία, ας ρίξουμε μια ματιά σε άλλες βασικές τεχνικές για την οικοδόμηση ανθεκτικών διαδικασιών σε μια αναπτυσσόμενη επιχείρηση:

1. Σκεφτείτε οριζόντια ... και κατακόρυφα

Όταν σκεφτείτε πώς θα θέλατε να διαρθρώσετε τις ιδανικές σας διαδικασίες εργασίας, αποφύγετε να τοποθετήσετε όλα τα αυγά σας σε ένα καλάθι. Πολύ συχνά οι άνθρωποι αναζητούν ένα εργαλείο συνεργασίας ενός μεγέθους, όπως τα υπολογιστικά φύλλα, για να υποστηρίξουν τις διαδικασίες τους. οκίνδυνοςΕπενδύοντας σε μια λύση που "όλα" είναι σαν να τρώτε σε ένα εστιατόριο που προσφέρει κάθε κουζίνα. Μπορούν να το κάνουν όλα, αλλά κανένα από αυτά δεν γίνεται πολύ καλά.

"Εργαλεία που είναι εξαιρετικά προσαρμόσιμα είναι σπάνια φιλικά προς το χρήστη και τα εργαλεία που γενικά περισσότερο από το χρήστη συχνά στερούνται την ευελιξία στην προσαρμογή της λύσης στις ακριβείς ανάγκες", λέει ο Chan. "Έχοντας μια μικρή περισσότερη διαφοροποίηση με την αξιοποίηση εργαλείων στην περιοχή που εξειδικεύονται στο επιτρέπει μια πιο προσαρμοσμένη λύση και ελαχιστοποιεί τον κίνδυνο".

Από την άλλη πλευρά, οι εταιρείες συχνά αποκτούν πάρα πολλά εργαλεία για να κάνουν συγκεκριμένα πράγματα. Σε πολλές περιπτώσεις, η λειτουργικότητα σε αυτά τα εργαλεία επικαλύπτει ή δεν υπάρχει σαφής τρόπος πλοήγησης μεταξύ αυτών των διαφόρων λύσεων. Το άλμα μεταξύ αυτών των εργαλείων όχι μόνο ζυγίζει ομάδες, αλλά συχνά οδηγεί σε διπλές προσπάθειες και χειροκίνητη χειραγώγηση των δεδομένων - οδηγώντας σε πιο σιλό, αναποτελεσματικότητα και κακή ορατότητα σε όλες τις ομάδες. Αυτό κάνει οποιαδήποτε μελλοντική διαδικασία tweaks ή αλλαγές πολύ δύσκολη επειδή διαταράσσει τις εργασίες σε διάφορα συστήματα.

Οι πιο αποτελεσματικές διαδικασίες που απελευθερώνουν μια υγιή ισορροπία μεταξύ μιας οριζόντιας και κατακόρυφης τεχνολογίας - διατηρώντας τα εργαλεία που είναι απαραίτητα και προσθέτουν αξία για τις μοναδικές ανάγκες της ομάδας, ενώ βρίσκουν έναν τρόπο να τους συνδέσετε μαζί για ένα ρευστό και απρόσκοπτη ροή εργασίας.

Ξεκινήστε από την αξιοποίηση των εργαλείων που χρησιμοποιείτε ήδη και αγαπάτε. Εάν εμπιστεύεστε αυτά τα εργαλεία και τα βρείτε πολύτιμα, εξερευνήστε τον τρόπο με τον οποίο μπορείτε να τα συνδέσετε μαζί για να αποφύγετε τα σιλό πληροφοριών, γεμίζοντας τα κενά όπου εμφανίζονται σφάλματα και αναποτελεσματικότητες. Αυτό απαιτεί την εφαρμογή ενόςΕργαλείο διαχείρισης εργασίαςπου όχι μόνο παρέχει ένα μεγαλύτερο βάθος δυνατοτήτων, όπως τα εργαλεία επικοινωνίας καιταμπλό, αλλά και μπορεί να διαμορφωθεί με τις μοναδικές ροές εργασίας της ομάδας σας και Tech στοίβα. Με μια λύση που ταιριάζει με τον τρόπο που εργάζεστε και συνδέετε τα αξιόπιστα εργαλεία της εταιρείας σας, μπορείτε να δημιουργήσετε διαδικασίες που είναι πιο αποτελεσματικές και ανθεκτικές.

2. Ενθαρρύνετε την αλλαγή και την AMP; ευκινησία

Οι διαδικασίες είναι ένας τρόπος να οργανώνουν συστηματικά τα καθήκοντα για την ενίσχυση της παραγωγικότητας και να προβλέπουν πιο προβλέψιμα αποτελέσματα. Καθώς οι ανάγκες και οι προτεραιότητες στην αγορά της αγοράς, οι διαδικασίες που κάποτε ήταν επιτυχείς στο παρελθόν αυξάνονται. Ωστόσο, οι άνθρωποι συνεχίζουν να πηγαίνουν τυφλά μέσα από τις κινήσεις και να χρησιμοποιήσουν τις διαδικασίες από τη συνήθεια και την άνεση. Έτσι, η διαδικασία γίνεται εμπόδιο και όχι μια βοήθεια

Αυτός ο φαύλος κύκλος της παθητικότητας τελικά προέρχεται από αυτόν τον φόβο της αποτυχίας. Αν κάτι λειτούργησε καλά στο παρελθόν, τότε γιατί δεν θα λειτουργούσε τώρα; Έχουμε πάντα το κάνει με αυτόν τον τρόπο. Γιατί πρέπει να αλλάξουμε;

Ο ρυθμός των επιχειρήσεων παρουσιάζει ακόμη μεγαλύτερες προκλήσεις σε εταιρείες που προσπαθούν να κλιμακωθούν.Σε μια μελέτη HBR, σχεδόν το ένα τρίτο των διαχειριστών αναφέρουν δυσκολίες προσαρμογής στην αλλαγή των περιστάσεων της αγοράς ως την πρώτη τους πρόκληση. Αλλά δεν είναι απαραίτητα αποτυχία προσαρμογής που δημιουργεί ένα εμπόδιο, είναι η ταχύτητα με την οποία γίνεται. Σχεδόν το ένα τρίτο των οργανισμών δεν μπορεί να αντιδράσει αρκετά γρήγορα για να καταλάβει τις ευκαιρίες φευγαλέα ή να μετριάσει τις αναδυόμενες απειλές, ή αντιδρούν τόσο γρήγορα ώστε να χάνουν τη στάση της στρατηγικής της εταιρείας (24%).

Η αλήθεια είναι, καθώς η εταιρεία σας μετατοπίζει και οι ομάδες επεκτείνουν, οι διαδικασίες που ήταν κάποτε αποδοτικές και ξεπερασμένες. Οι πιο ελαστικές διαδικασίες είναι αυτές που μπορούν να εξελιχθούν ώστε να ταιριάζουν στις επιχειρηματικές σας ανάγκες, μόλις εμφανιστούν οι ανάγκες αυτές.

"Η αλλαγή είναι μια σταθερή", λέει ο Chan. "Η αξιοποίηση της αξίας στις συνεχώς εξελισσόμενες διαδικασίες σας κρατά ευέλικτη και ευέλικτη για να κυριαρχήσει με ό, τι ρίχνεται σε σας. Όταν έχετε τη νοοτροπία να είστε ρευστό και ευέλικτοι, πλησιάζετε κάθε πρόκληση ως ευκαιρία να μάθετε και να μεγαλώνετε ακόμα πιο δυνατά. "

Η διατήρηση του οργανισμού σας να ευνοεί όχι μόνο επηρεάζει την παραγωγικότητα θετικά, αλλά προωθεί ένα ορισμένο ήθος στο ηθικό που υποστηρίζει την αλλαγή και την ανάπτυξη. "Η αγκαλιά της αλλαγής αφορά τις προκλήσεις όπως οι ευκαιρίες", λέει η Mary Anne Hensley, αντιπρόεδρος μάρκετινγκ στα εμπορεύματα. "Η προσέγγισή μας είναι να αποτύχουμε γρήγορα και να προσαρμοστούν γρήγορα. Ιδιαίτερα σε μια εκκίνηση, μαθαίνετε με τον τρόπο - είτε επιτύχετε ή αποτυγχάνετε - και οι δύο τύποι μαθήματα είναι εξίσου πολύτιμες ».

Υιοθετώντας τις ευέλικτες τεχνικές όπωςScrum και KanbanΟρίζει ένα θεμέλιο για την οικοδόμηση των διαδικασιών σας με μια νοοτροπία ανάπτυξης. Τα ευέλικτα εργαλεία, όπως τα ταμπλό και τα γραφήματα Gantt, καθιστούν εύκολη την απεικόνιση της προόδου, των προτεραιοτήτων μετατόπισης, των πιθανών οδικών καμπίνων και τη μέτρηση της απόδοσης. Αυτές οι μεθοδολογίες και τα εργαλεία κατασκευάζονται με γνώμονα τη συνεργασία και την ευελιξία, ώστε να μπορούν να υποστηρίξουν τις συνεχώς μεταβαλλόμενες ανάγκες της εταιρείας σας.

Η φιλοξενία καθημερινών ή εβδομαδιαίων standups με την ομάδα σας είναι ένας καλός τρόπος για να ελέγξετε και τα δύο έργα και τις διαδικασίες. Τι δουλεύει; Τι δεν είναι; Τι έχετε ξεπεράσει; Κάνοντας τη συνήθεια να παίρνετε τη θερμοκρασία των διαδικασιών σας όχι μόνο χρησιμεύει ως μια καλή υπενθύμιση για να τα χρησιμοποιήσετε, αλλά και διατηρεί τη ροές εργασίας φρέσκια καιέργοπρόβλεψη σε τροχιά.

3. Η αυτοματοποίηση επιταχύνει την ανάπτυξη

Ας πούμε ότι έχετε ένα φυτό που απαιτεί το νερό καθημερινά. Το πότισμα χρειάζεται μόνο περίπου 30 δευτερόλεπτα την ημέρα, έτσι ώστε να καταλάβετε ότι δεν πρέπει να καταλάβετε πάρα πολύ το χρόνο σας. Καθώς νοιάζετε το φυτό και παρακολουθείτε την αναπτύσσει, αποφασίζετε να θέλετε ένα άλλο. Μετά το πότισμα και τη φροντίδα για ένα ζευγάρι φυτά, παίρνετε μερικά ακόμα. Τότε μερικά ακόμα.

Πολύ σύντομα, έχετε 20 φυτά που χρειάζονται όλα τα 30 δευτερόλεπτα του πότισμα καθημερινά. Αυτό που μόλις χρειάστηκε 30 δευτερόλεπτα της ημέρας σας απαιτεί 10 λεπτά. Αποφασίζετε να επενδύσετε σε ένα σύστημα άρδευσης που θα εγκατασταθούν τα φυτά, ώστε να μπορείτε να εστιάσετε στην κοπή, τη συλλογή και τη διατήρηση του εδάφους. Έχετε μόλις ασχοληθεί με αυτοματοποίηση.

Στην απλούστερη μορφή του, η αυτοματοποίηση μεταβιβάζει απλά, επαναλαμβανόμενα καθήκοντα (όπως το πότισμα των φυτών), ώστε να μπορείτε να αφιερώσετε την προσοχή σας σε καθήκοντα που απαιτούν την ανθρώπινη προσοχή (όπως το κόψιμο των άκρων και τη φροντίδα του εδάφους). Ενώ η αυτοματοποίηση αγκαλιάζεται από τους ανθρώπους καθημερινά στην προσωπική τους ζωή, τείνει να προκαλέσει φόβο σε εργαζόμενους που φοβούνται ότι η αυτοματοποίηση κάνει την εργασία τους παρωχημένη. Η αλήθεια είναι, Η αυτοματοποίηση δεν παίρνει μακριά τις εργασίες - τα ενισχύει .

Η αυτοματοποίηση βοηθά στην αύξηση των επιχειρήσεων ευδοκιμούν επιτρέποντας στους υπαλλήλους να επικεντρωθούν στο έργο που καθιστά τον μεγαλύτερο αντίκτυπο. "Το βάρος της κλιμάκωσης είναι ότι δεν μπορεί να υπάρξει αναλογική αύξηση των πόρων με την ανάπτυξη της ευκαιρίας. Έτσι, ο μόνος τρόπος να αυξηθεί είναι να κάνουμε περισσότερα με λιγότερο - που είναι όπου η αυτοματοποίηση έρχεται ", λέει ο Chan. "Η αποτελεσματική και αποτελεσματική αυτοματοποίηση υποστηρίζει τις χειροκίνητες πτυχές των διαδικασιών εργασίας και να βελτιώσει την κυκλοφορία πληροφοριών από το σημείο στο σημείο. Γίνεται η αόρατη δύναμη που διευκολύνει την ανάπτυξη. "

Καθώς οι επιχειρηματικές σας κλίμακες, είναι πιο δύσκολο να διατηρηθεί αυτό το επίπεδο τουποιότητακαι συνέπεια μεταξύ της φουσκωμένης παραγωγής. Με την τυποποίηση των εργασιών μέσω αυτοματισμού, η ποιότητα είναι βιώσιμη και υπάρχει λιγότερο περιθώριο για σφάλματα. Όταν σκέφτεστεΤι είναι η αυτοματοποίηση των επαγγελματικών υπηρεσιών, σκεφτείτε τα καθήκοντα που ο οργανισμός σας κάνει καθημερινά που θα μπορούσε να βελτιωθεί για να μεγιστοποιήσει την παραγωγικότητα. Τα έργα που θα μεταφραστεί και τυποποιώντας τις φόρμες πρόσληψης εργασίας εξασφαλίζουν ότι η ομάδα σας δεν θα χάσει ένα ρυθμό και μπορεί να χτυπήσει το έδαφος με όλα όσα χρειάζονται για να ξεκινήσετε.

Θέλετε να μάθετε περισσότερα για το πώς οι κορυφαίες εταιρείες χρησιμοποιούν αυτοματοποίηση για να επιταχύνουν τις ροές εργασίας τους; Κατεβάστε αυτό το δωρεάν eBook.

4. Η Lucility αναπαράγει την καινοτομία

Οι διαδικασίες κτιρίων δεν είναι ένα σύνολο-it-and-fork-it type πράγμα. Πρέπει να αναθεωρήσετε συνεχώς, να μάθετε και να βελτιώσετε τις διαδικασίες σας. Η οικοδόμηση μιας ελαστικής διαδικασίας όχι μόνο βελτιώνει την αποδοτικότητα, αλλά ενθαρρύνει τη χρηστικότητα μόνο για να προσαρμόζουν τμήματα της διαδικασίας που χρειάζονται εργασία αντί να ανακατασκευαστούν ένα ολοκαίνουργιο.

Με τη συνεπή ορατότητα στις διαδικασίες σας και τη συνεχή συνεργασία σας σχετικά με την εξευγενισμό τους, μπορείτε να δείτε όπου εμφανίζονται κοινά οδοντωτάκια και προσαρμόστε συγκεκριμένα μέρη της διαδικασίας αντί να την αντικαταστήσετε εξ ολοκλήρου. Μόνο με τη βελτίωση των μικρών βημάτων και τη διατήρηση του μεγαλύτερου χύδην της διαδικασίας διατηρούνται, η παραγωγικότητα συνεχίζεται ανεμπόδιστη.

"Δεν μπορείτε να κάνετε αποφάσεις σε κενό", λέει ο Hensley. "Έχοντας ορατότητα στις διαδικασίες σας σας βοηθάει να τσιμπήσετε και να τσιμπήσετε καθώς μεγαλώνετε και σπάει τα σιλό ώστε να μπορείτε να κάνετε αυτές τις μεγαλύτερες αποφάσεις πολύ πιο συνεργατικά."

Εργαλεία διαχείρισης πόρωνΠαρέχετε τη διορατικότητα για το πώς κατανέμεται η εργασία σε ολόκληρη την ομάδα σας, ώστε να έχετε περισσότερο έλεγχοσχεδίασηκαι αποτελέσματα. Γνωρίστε και μάθετε ποιος είναι σε χωρητικότητα και ο οποίος έχει το εύρος ζώνης να αναλάβει περισσότερη δουλειά. Έχονταςκατανομή των πόρωνΤα εργαλεία ενσωματωμένα στη διαδικασία σας βοηθούν να προβλέψετε με ακρίβεια και να δικαιολογήσετε τι μπορείτε να ολοκληρώσετε.

Η αναθεώρηση της απόδοσης της διαδικασίας μπορεί να επηρεάσει τον τρόπο με τον οποίο διατηρείτε τις διαδικασίες σας με την πάροδο του χρόνου. Οι αυτοματοποιημένες αναφορές μπορούν να δημιουργήσουν εβδομαδιαία, μηνιαία ή τριμηνιαία στατιστικά στοιχεία σχετικά με την απόδοση, οπότε γνωρίζετε ακριβώς πόσο η ομάδα σας μπορεί να χειριστεί σε οποιαδήποτε δεδομένη στιγμή. Αυτό το επίπεδο ορατότητας σας βάζει στο τιμόνι της βελτίωσης της αποτελεσματικότητας και της συνεργασίας σε ολόκληρο τον οργανισμό σας.

Ένας άλλος τρόπος για να βελτιώσετε τις διαδικασίες εργασίας σας;Διαμορφώστε τα πιο συχνά χρησιμοποιούμενα ψηφιακά εργαλείαΓια να ταιριάζει καλύτερα στις ακριβείς ανάγκες της ομάδας σας.

Πιέζοντας προς την τελειότητα

Ανεξάρτητα από τις διαδικασίες που κτίζετε, καταλαβαίνετε ότι δεν υπάρχει κάτι τέτοιο όπως μια τέλεια διαδικασία. Ενώ η αλλαγή μπορεί να οδηγήσει σε αποτυχία, η μεγαλύτερη αποτυχία όλων θα ήταν να παραμείνει στάσιμη.

Καθώς αρχίζετε να δημιουργείτε τις νέες διαδικασίες σας, εξετάστε τις προηγούμενες επιτυχίες και τις αποτυχίες σας. Μόλις δεχτείτε ότι το χάος και η αποτυχία είναι par για το μάθημα, μπορείτε να αρχίσετε να δημιουργείτε διαδικασίες που δεν μπορούν να το χειριστούν μόνο, αλλά να επωφεληθούν από αυτό. Με τη διαμόρφωση της τεχνολογίας σας, ώστε όλα τα εργαλεία να συνδέονται και να βελτιστοποιηθούν, να παραμείνετε ευκίνητοι ώστε να μετατοπίζονται με την αγορά και να ενσωματώσετε πρακτικές ορατότητας σε όλες τις διαδικασίες σας, η ομάδα σας είναι οπλισμένη με διαδικασίες και είναι έτοιμη να αντιμετωπίσει οτιδήποτε έρχεται.