Omfamna kaos: Framtidsäkerhet dina processer för elasticitet och amp; Tillväxt

Samarbetet är hörnstenen i tillväxten. Att ha en mångsidig arbetskraft som arbetar i tandem mot samma mål ger inte bara unika bakgrunder och perspektiv på din organisation, blir det din nyckeldifferentiator: inget annat företag har det exakta samma nätverk av individer som är anpassade till ett gemensamt mål.

Men som ditt företag börjar expandera, så gör samarbetsutmaningarna. Kommunikation mellan några få personer är ganska hanterbara, men ledningar blir korsade när fler människor läggs till blandningen. För många människor leder till flaskhalsar och stoppar momentum. Utan tydliga beslutsfattare och innehavare passeras arbetet runt som en varm potatis, och ingenting blir uppnått.

Stuck uppgifter, förlorade data, felkommunikation och glömda önskemål, slutligen stammar från misslyckade samarbetsprocesser. Om du inte är utrustad med rätt kanaler och processer för att växa med ditt företag kan du förvänta dig att möta ännu större utmaningar.

Underlättande av fel: Chaos-effekten

Innan du ens börjar strukturera en ny process måste du närma dig den med den rätta tankegången. Det vanligaste misstaget människor gör när man bygger en ny process tror att det blir lösningen för eventuella problem de står inför. Detta kunde inte längre från t

Enligt Netflix: "Det bästa sättet att undvika misslyckande är att misslyckas ständigt." I början av 2007 lanserade Netflix sin strömmande tjänst som en gratis tillägg till sina abonnenter. Eftersom Streaming-tjänsten byggdes på toppen av programvaran inom vertikalt skalade serverställen, följde kaos under en stor databas korruption, vilket resulterade i en 3-dagars driftstopp. Denna modell av centraliserad kraft blev i slutändan sin största källa till misslyckande.

När Netflix skiftades mot en mer distribuerad ram av mikroservices, var slumpmässiga avbrott direkt placerade och hanterades, utan att hela systemet gick ner. Ingenjörer injicerade detta nya, distribuerade system med avbrott och korruptions, förberedde systemet för att hantera eventuella abnormiteter som kastades.

Medan de flesta testar om något fungerar innan de börjar använda det, testade Netflix vad som inte fungerade - vilket säkerställde att deras system kunde hantera det oväntade och vilket gör det praktiskt taget oförstörbart. Genom att omfamna Chaos Engineering-värden och tekniker föddes Chaos Monkey.

"De bästa processerna är konstruerade av olika perspektiv, säger Adler Chan, globalt chef för kundens framgång enligtUDN Task Manager. "Running fransscenarier säkerställer att medan en given process kan fungera mestadels kan saker och kommer att hända. Det är där beredskapsplanerna för de återstående fallen kan utnyttjas för att säkerställa elasticitet och tolerans. "

Genom att acceptera det misslyckandet är oundvikligt och äger kaoset istället för att dodging det, kan du fastställa samma elasticitet och smidighet över alla dina processer. Med den tankegången, låt oss ta en titt på andra viktiga tekniker för att bygga fjädrande processer över ett växande företag:

1. Tänk horisontellt ... och vertikalt

När du tänker på hur du vill strukturera dina idealiska arbetsprocesser, undvik att lägga alla dina ägg i en korg. Alltför ofta söker människor efter ett samarbetsverktyg med enstorlek, som kalkylblad, för att stödja sina processer. DeriskAtt investera i en lösning som "gör allt" som att äta på en restaurang som erbjuder alla rätter. De kan göra allt, men ingen av det är gjort mycket bra.

"Verktyg som är mycket anpassningsbara är sällan användarvänliga och verktyg som i allmänhet är mer användarcentrerade saknar ofta flexibiliteten i att skräddarsy lösningen på exakta behov", säger Chan. "Att ha lite mer diversifiering genom att utnyttja verktyg i det område de är specialiserade på möjliggör en mer skräddarsydd lösning och minimerar risken."

Å andra sidan förvärvar företagen ofta för många verktyg för att göra specifika saker. I många fall överlappar funktionaliteten över dessa verktyg eller det finns inget tydligt sätt att navigera mellan dessa olika lösningar. Hoppning mellan dessa verktyg väger inte bara lag ner, men resulterar ofta i duplicerade ansträngningar och manuell manipulering av data - vilket leder till fler silor, ineffektivitet och dålig synlighet över lag. Detta gör några framtida processplåtar eller förändringar mycket svåra eftersom det störs på flera system.

De mest effektiva processerna slår en sund balans mellan en horisontell och vertikal teknisk stapel - håller de verktyg som är nödvändiga och lägger till värde för varje lags unika behov, samtidigt som man hittar ett sätt att ansluta dem till ett flytande och sömlöst arbetsflöde.

Börja med att utnyttja de verktyg du redan använder och älskar. Om du litar på de verktygen och hitta dem värdefulla, utforska hur du kan ansluta dem för att undvika informationssilos, fyller luckorna där fel och ineffektivitet uppstår. Detta kräver att man implementerar aArbetshanteringsverktygDet ger inte bara ett större kapacitet, som kommunikationsverktyg ochdashboards, men kan också konfigureras till ditt lags unika arbetsflöden och tekniska stapel. Med en lösning som passar in på det sätt du arbetar och ansluter ditt företags tillförlitliga verktyg till varandra, kan du bygga processer som är effektivare och fjädrande.

2. Uppmuntra förändring och amp; rörlighet

Processer är ett sätt att rutinmässigt organisera uppgifter för att öka produktiviteten och göra resultat mer förutsägbara. Som behov och prioriteringar i marknadsskiftet växer processer som en gång lyckades i det förflutna föråldrade. Ändå fortsätter folk att blinda genom rörelserna och använda processerna ur vana och bekvämlighet. Således blir processen ett hinder snarare än en hjälp

Denna onda passivitetscykel härrör slutligen från denna rädsla för att misslyckas. Om något fungerade bra i det förflutna, varför skulle det inte fungera nu? Vi har alltid gjort det på det här sättet. Varför ska vi ändra?

Företagets takt presenterar ännu större utmaningar för företag som försöker skala.I en HBR-studie, nästan en tredjedel av cheferna citerar svårigheter att anpassa sig till förändrade marknadsförhållanden som sin bästa utmaning. Men det är inte nödvändigtvis ett misslyckande med att skapa ett hinder, det är den hastighet som den är klar. Nästan en tredjedel av organisationerna kan inte reagera tillräckligt snabbt för att utnyttja flyktiga möjligheter eller mildra nya hot, eller de reagerar så snabbt att de förlorar syn på företagsstrategi (24%).

Sanningen är, som ditt företag skiftar och lag expanderar, processer som en gång var effektiva växer inaktuella och föråldrade. De mest fjädrande processerna är de som kan utvecklas för att passa dina affärsbehov, så snart de behöver uppstå.

"Ändring är en konstant", säger Chan. "Att utnyttja värdet i ständigt utvecklande processer håller dig smidig och flexibel för att sväva med vad som kastas på dig. När du har tankegången att vara flytande och flexibel, närmar du varje utmaning som ett tillfälle att lära och växa ännu starkare. "

Att hålla din organisation Nimble påverkar inte bara produktiviteten positivt, men främjar en viss etos i moral som stöder förändring och tillväxt. "Omfamna förändring handlar om att titta på utmaningar som möjligheter", säger Mary Anne Hensley, vice VD för marknadsföring på Freightwaves. "Vårt tillvägagångssätt är att misslyckas snabbt och anpassa sig snabbt. Särskilt i en uppstart lär du dig genom att göra - oavsett om du lyckas eller misslyckas - båda typerna av lektioner är lika värdefulla. "

Antagande av smidiga tekniker somScrum och KanbanStäller in en grund för att bygga ut dina processer med en tillväxtminskning. Agile Tools som instrumentpaneler och Gantt-diagram gör det enkelt att visualisera framsteg, skiftprioriteringar, spotpotentialvägar och mäta prestanda. Dessa metoder och verktyg är konstruerade med samarbete och flexibilitet i åtanke, så de kan stödja det ständigt föränderliga behoven hos ditt företag.

Hosting Daily eller Weekly Standups med ditt lag är ett bra sätt att checka in på både projekt och processer. Vad jobbar? Vad är det inte? Vad har du odlat? Att göra det till en vana att ta tempen för dina processer tjänar inte bara som en bra påminnelse att använda dem, men också hålla arbetsflöden fräscha ochprojektprognos på spår.

3. Automatisering accelererar tillväxten

Låt oss säga att du har en växt som kräver vatten varje dag. Vattning Det tar bara cirka 30 sekunder om dagen, så du räknar med att det inte ska ta upp för mycket av din tid. När du bryr dig om växten och se det växa, bestämmer du att du vill ha en annan. Efter att ha vattnat och omtänksamt för ett par växter får du några fler. Då några fler.

Ganska snart har du 20 växter som alla kräver 30 sekunder av vattning varje dag. Vad som en gång tog upp 30 sekunder av din dag kräver nu 10 minuter. Du bestämmer dig för att investera i ett bevattningssystem som vattnar växterna så att du kan fokusera på trimning, plocka och bibehålla jorden. Du har just deltagit i automatisering.

I sin enklaste form är automatisering delegering av enkla, repetitiva uppgifter (som att vattna växterna) så att du kan ägna er uppmärksamhet på uppgifter som kräver mänsklig uppmärksamhet (som att trimma ändarna och omsorgsfulla för jorden). Medan automatisering är omfamna av människor varje dag i sina personliga liv, tenderar det att gnista rädsla för anställda som fruktar att automatisering gör sitt jobb föråldrade. Sanningen är den, Automatisering tar inte bort jobb - det förbättrar dem .

Automatisering hjälper till att växa företagen trivs genom att tillåta att anställda fokuserar på det arbete som gör störst effekt. "Skalbörden är att det inte kan vara en proportionell tillväxt i resurser med tillväxten i möjligheten. Så det enda sättet att växa är att göra mer med mindre - vilket är där automation kommer in, "säger Chan. "Effektiv och effektiv automatisering stöder de manuella aspekterna av arbetsprocesser och effektiviserar rörelsen av information från punkt till punkt. Det blir den osynliga kraften som underlättar tillväxten. "

Som dina affärsskalor är det svårare att behålla den nivån påkvalitetoch konsistens över uppblåst produktion. Genom att standardisera arbete via automatisering är kvaliteten hållbar och det finns mindre utrymme för fel. När du tänker påVad är Professional Services Automation, Tänk på de uppgifter som din organisation gör det dagligen som kan strömlinjeformas för att maximera produktiviteten. Templatiseringsprojekt och standardisering av arbetsintagsformer säkerställer att ditt lag inte kommer att sakna ett slag och kan slå marken med allt de behöver för att komma igång.

Vill du lära dig mer om hur ledande företag använder automatisering för att påskynda sina arbetsflöden? Ladda ner den här gratis ebook.

4. Lucidity raser innovation

Byggprocesser är inte en set-it-och-glömma-det-typ. Du måste kontinuerligt granska, lära och förfina dina processer. Att bygga en fjädrande process förbättrar inte bara effektiviteten, men uppmuntrar användbarheten genom att bara skräddarsy delar av processen som behöver arbete istället för att återuppbygga en helt ny.

Med en konsekvent synlighet i dina processer och konstant samarbete om att förfina dem kan du se var vanliga vägspärrar inträffar och anpassa specifika delar av processen istället för att ersätta det helt. Genom att endast raffinera små steg och hålla huvuddelen av processen bevarad fortsätter produktiviteten obehindrat.

"Du kan inte fatta beslut i ett vakuum", säger Hensley. "Att ha synlighet i dina processer hjälper dig att tweak och tinker när du växer och bryter ner silos så att du kan göra de större besluten mycket mer samarbetande."

Resurshanteringsverktygge insikt om hur arbetet distribueras över ditt lag så att du har mer kontroll överplaneraoch resultat. Bli anmäld och lär dig vilka som är i kapacitet och som har bandbredd att ta på sig mer arbete. HarresursfördelningVerktyg som är inbäddade i din process hjälper dig att prognostisera och motivera vad du kan utföra.

Granskning av processprestanda kan påverka hur du tweak dina processer över tiden. Automatiserade rapporter kan generera veckovis, månadsvis eller kvartalsstatistik på prestanda, så du vet exakt hur mycket ditt lag kan hantera vid vilken tidpunkt som helst. Denna synlighet sänker dig vid roret för att förbättra effektiviteten och samarbetet över hela organisationen.

Ett annat sätt att förfina dina arbetsprocesser?Konfigurera dina oftast använda digitala verktygFör att bättre passa de exakta behoven hos ditt lag.

Pushing mot perfektion

Oavsett vilka processer du bygger, förstår det att det inte finns något sådant som en perfekt process. Medan förändring kan leda till misslyckande, skulle det största misslyckandet av alla vara att förbli stillastående.

När du börjar bygga dina nya processer, överväga dina tidigare framgångar och misslyckanden. När du accepterar att kaos och misslyckande är par för kursen, kan du börja bygga processer som inte bara kan hantera det, men dra nytta av det. Genom att konfigurera din tekniska stack så är alla verktyg anslutna och optimerade, som är tillräckligt snyggt för att flytta med marknaden, och integrera synlighetspraxis i alla dina processer, är ditt lag beväpnat med processer och redo att ta itu med något som kommer sin väg.