Den væsentlige vejledning til it-billetværktøjer

Hvis et problem afgrøder på arbejde, hvem gør du til for hjælp? Tekniske problemer håndteres typisk af hold kendt som kundeservice desk, help desk, support team, service desk, og it-support.

Informationsteknologien eller it-holdet er vigtigt på hver arbejdsplads, og især i en itprojektledelseOpsætning. De hjælper med at straks løse ethvert teknisk eller it-relateret problem, som et holdmedlem kan møde, øge individuel, team og organisatorisk effektivitet.

Ticketing Tools er en fantastisk måde at hjælpe dit it-team på gøre deres bedste arbejde. I denne vejledning diskuterer vi, hvad et support billetsystem er, dets fordele, og hvordan man identificerer de bedste billetværktøjer til din virksomhed.

Hvad er et it-billetværktøj?

Uanset om et firma består af to medarbejdere eller to hundrede tusind, har hver enkelt brug for robuste billetværktøj til at levere en fremragende oplevelse for deres interne og eksterne kunder.

IT Ticketing Tools Hjælp Record, Administrer og Løs kundeproblemer, brugeranmodninger eller tekniske problemer.

Hvordan fungerer it-billetter?

Et it-billetsystem centraliserer alle supportbilletter og deres relaterede oplysninger i et samlet hub, hvilket gør hele processen lettere at håndtere. Her er den typiske proces efterfulgt af en serviceanmodning eller brugersupportbillet:

Har din virksomhed brug for et it-billetværktøj?

Hvis dit kundesupport team kæmper med problemstyring og er overvældet af nummeret ogOmfangetAf supportbilletter, installerer et billetværktøj perfekt fornuft.

Dine holdmedlemmer håndterer sandsynligvis flere og forskellige eksterne eller interne supportanmodninger. Introduktion til et stærkt it-billetsystem kan hjælpe med at strømline deres arbejdsbyrde, forbedre kundetilfredsheden og forbedre interne arbejdseffektivitet.

Ticketing System bedste praksis Du skal vide

Der er ingen mening om at introducere ny software, hvis dit hold ikke kan måle resultaterne. Ved at oprette vigtige parametre og nøglepræstationsindikatorer (KPI'er), vil dit it-service skrivebord være i stand til at løse kundeproblemer, opretholde høje tilfredshedsgrader og opfylde serviceaftaler.

Her er billetsystemets bedste praksis at vide, før du starter din søgning efter den bedste.

Giv selvbetjeningsmuligheder

De fleste kunder vælger at brugeVidenbaserover enhver anden form for kundeservice. Opmuntre selvbetjening til supportanmodninger, der let kan løses. Giv flere former for indhold til at hjælpe dem, herunder fællesskabsfora, video tutorials, blogindlæg og meget mere.

Bortset fra at reducere omkostningerne, vil dit hold kunne skære det samlede antal supportbilletter og hjælpe kunder med at finde svar hurtigere.

Tilføj supportportaler

Vidste du, atMere end 71% af kunderneønsker at løse deres egne problemer? Oprettelse af en simpel supportportal kan levere de værktøjer, dine kunder har brug for at løse problemer hurtigt og gennemgå billetopløsningsprocessen.

Din valgte it-billet-software skal have en brugerdefineret supportportal til at håndtere forskellige anmodninger og tillade kunderne nemt at uploade yderligere oplysninger.

Opret en overlegen kundeoplevelse

Ifølge A.2015 Gartner Study.89% af virksomhederne konkurrerer omkvalitetaf kundeoplevelsen. Med kundeoplevelse Den nye markedsføring, styring af kundeforespørgsler bliver en forretningskritisk proces, der ikke kan tages let.

Investering i billetprogrammer, der gør det muligt for dit hold at støtte enOmnichannel Experience., Få konsistens i kommunikation, og løse kundernes problemer på tværs af kontaktpunkter kunne være en klog beslutning for din virksomhed.

Robuste analytics og rapporter

Førende billetsystem værktøjer understøtter real-time analyser og rapporter, der hjælper dig få indblik i help desk operationer. Dette vil igen, gør det muligt at opdage muligheder for at forbedre service-resultater og KPI'er.

Ved brug afUDN Task Manager 's Billetsalg og Help Desk SkabelonFor eksempel kan hjælpe din it-organisation opnå den bedste praksis for billettering ledelse og samtidig fjerne eventuelle serviceanmodninger glider væk ubemærket.

Sikkerhed

En sikker billetsystem er et must-have. Selvom billetter ikke indeholder fortrolige eller kunde-følsomme oplysninger, skal du oprette sikre netværk mellem browsere og serveren ved hjælp af Secure Sockets Layer (SSL). Kom HIPAA overholdelse vil give dig og dine kunder enorme tryghed og sikre, at ingen lækager ske overalt i billetten opløsning proces.

Integrationer og tilpasning

Hvis kunderne har brug for at inkludere data fra anden software eller programmer, der har et værktøj der kan integreres med dine it-helpdesk arbejdsgange vil gøre deres erfaringer glattere.

Identificer, om softwaren kan tilpasses til din organisation - dette kan hjælpe dig med at øge din støtte holdets ekspeditionstider.

For eksempel kan inkorporere flersprogede og bedre oversættelsesværktøjer være en vidunderlig add-on service for kunderne i forskellige lande som Canada eller USA.

Hvad er fordelene ved IT billettering software?

Er du stadig spekulerer på, om din organisation har brug for it-billettering software? Lad os vurdere, om fordelene ved at billetsystemer værktøjer opvejer omkostningerne.

Forbedre hold produktivitet med automatisering

Vi ved alle, at Automatisere specifikke opgaver eller job elementer kan forbedre individuel produktivitet. Centralisering alle billetter hjælper med at holde eventuelle yderligere oplysninger (såsom screenshots, billeder, dokumenter og meget mere) på samme sted.

Automatisering rutineopgaver, og som har en billet spor kan øge din it-teamets produktivitet og holde alle kundernes processer strømlinede.

Levere en overlegen kundeoplevelse

Amerikanske virksomheder står over for enanslået $ 62 mia tabhvert år på grund af dårlig kundeservice. Ingen ønsker deres organisation til at være på denne liste! Mange kunder har brug for hjælp med flere problemer, men med en organiseret og centraliseret it-support-system, kan løses hurtigt disse problemer.

Løse og centralisere alle forretningsmæssige problemstillinger

Alle organisationer har forskellige interne og eksterne interessenter, herunder investorer, kunder, leverandører og andre tredjeparter. serviceaftaler (SLA'er) sikre, at virksomheden lever op til virksomhedernes forpligtelser over for disse interessenter.

Så hvordan kan it billettering værktøjer hjælpe virksomheder mødes SLA'er? Opsætning af SLA'er kan være en god måde at holde dit team ansvarlige og sikre, at de lever op til de forventninger, bemærkede i aftalerne. En simpel help desk software kan hjælpe med at administrere forskellige SLA, gevinst compliance indsigter fra brugerdefinerede rapporter, og holde organisationens relationer trives.

Liste over IT billetsystemer værktøjer

Håndtering af key performance indicators (KPI'er) som opløsning tid eller billet responstid kan hjælpe med at optimere kundeoplevelsen. Lad os se, hvor IT billettering værktøjer kunne være en kæmpefordel for dit team.

Reducer software, hardware og cloud omkostninger medServiceNow, En specialiseret digitalt workflow management platform, der centraliserer it-support arbejdsgange at omdanne din virksomhed.

Levere en moderne og erfaringsmæssige it-service erfaring til din kunde med sikre, automatiseret, og konsekvente digitale operationer.

Afslut forsvundne billetter medConnectWise, Som lader dig oprette, vedligeholde og drive en effektiv helpdesk team. Hold dine tech agenter travlt med smarte funktioner, herunder multi-kanal billettering, mobil adgang, automatiserede eskalering, tid post management og intelligent afsendelse.

Etableret i 2013 af Atlassian,Jira Service Deskhjælper it-support teams reducere manuel indsats, skråstreg kunde ventetider, og få mere fra hånden i deres arbejdsdag.

Få forskellige brancheførende funktioner som en intuitiv selvbetjeningsportal, konversation billettering og integrationer med Slack og Microsoft Teams.

En overkommelig web help desk løsning,SolarWindser også en asset management software, der hjælper it-teams automatisere billetsystemer, udvikle en centraliseret vidensbase, integrere med LDAP og Active Directory, og generere brugerdefinerede rapporter til måling af SLA'er.

Reducer kaos medGlad Fox 'alt-i-én helpdesk billetsystem, der lader dit hold få tingene gjort hurtigere. Forbedre dine SLA mål og øge dit investeringsafkast med Glad Fox evne til at skabe en handlingsrettet selvbetjening videnbase, effektiv support ticket system, og kraftfulde samfund fora.

Funktioner til at se ud i et IT billetsystem

Ikke alle it-teams er skabt lige. Da hver har forskellige behov og billettering løsning krav, vil de værktøjer, de vælger variere. Selv som det haster og antallet af indgående billetter er forskellige, kernen mål om at installere en IT billettering løsning forbliver den samme - for at reagere på kundernes forespørgsler hurtigt og effektivt. Her er nogle funktioner, der vil hjælpe dem gøre netop det.

Incident management er et problem management proces, der fokuserer på at genoprette virksomhedens drift så hurtigt som muligt ved hurtigt at løse eventuelle eksistentielle spørgsmål. Ganske ligner brandslukning, indebærer uheldsstyringen identificere et problem, diagnosticere det, og fastsættelse det samme.

Når mere end80% af organisationerimplementere en omnichannel kundeoplevelse strategi, ingen ønsker deres organisation at blive ladt tilbage. Dagens ITprojektledere tendenser managementbekræfter, at virksomhederne er nødt til at være der, hvor kunderne er.

Den billettering løsning, du vælger, skal have mulighed for at skabe help desk billetter fra telefonopkald, e-mails, live chat og sociale medier. Du bør være i stand til at håndtere alt dette fra en enkelt intuitiv instrumentbræt.

Billetsalg software attributter bør omfatte funktioner, der forbedrer effektiviteten, såsom automatiske anlæg, struktureret routing af billetter, og dækning af simple arbejdsgange.

Bruger oplevelse for både agenten og kunden skal være enkel, nem og intuitiv. Tilføjelse selvbetjening komponenter kan drastisk reducere antallet af billetter, samtidig med at en hurtigere løsning.

Har din organisation kunder i lande over hele verden? Hvorfor ikke overveje en billettering løsning, der har sprog oversættelse indbygget?

Unik og virkelig kundefokuserede funktioner som denne vil øge dine support holds ekspeditionstider og holde dine kunder gladere.

Opret en kraftfuld og selvhævdende videnbase, der lader kunder med at evaluere og løse mere ligetil forespørgsler uden faktisk at skabe en billet.

Medtag kunde ofte stillede spørgsmål, service og produktopdateringer, video tutorials, og blog guider at reducere omkostningerne billet volumen og støtte til organisationen.

Enhver organisation vokser. Når du drøfter billetsystemer løsninger, vælge en, der lader din virksomhed skala hurtigere og mere effektivt.

Datalagring, antal hold tilladt, antallet af kunder, der forvaltes, og brugerkonti er blot nogle få funktioner, der vil hjælpe dig lokalisere de billettering software muligheder, der bedst passer til dine behov.

En kraftfuld rapportering og analyser funktion bør være et must-have på din it billetsystem indkøbsliste.

Du kan matche faktiske resultater med foruddefinerede SLA'er med tilgængeligheden af real-time data omkring støtte agent ydeevne, antallet af billetter løst, og den gennemsnitlige tid, det tager at løse problemer.

Moderne helpdesk løsninger vil give dig flere muligheder integration med eksisterende virksomhedsprogrammer.

Med integrationer, kan dit team bruge kraftfulde data-deling og automatisering funktioner og øge systemets samledeproduktivitet .

Hvordan til at gennemføre et it billettering værktøj

Et værktøj er kun så godt som dets gennemførelse. For at implementere et it-billetværktøj med succes skal du sørge for at følge de syv trin, der er beskrevet nedenfor.

Definer dine endelige mål

Før du implementerer billetværktøjer, skal du sørge for, at holdet ved, hvorfor du gør det i første omgang.

Indstilling af klare og handlingsmæssige mål hjælper medarbejderne med visualisering af den retning, hvorpå holdets indsats er rettet. Derudover forbliver de fokuseret på specifikke mål som at tilbyde konsekvent kundesupport, hvilket reducerer supportomkostninger eller forbedring af overensstemmelsesoversigt over serviceniveau.

Afklare brugerforventninger

Spørg de rigtige spørgsmål for at dykke dybere ind i dine kunders behov, forventninger eller smertepunkter. Foretrækker de interagerer med en live agent eller har selvbetjeningsmuligheder? Fandt de processen med at registrere en billet enkel?

Byg dit Support Team

Delighting dine kunder er enkle. Bare sørg for, at dit supportteam er kyndig, hensigtsmæssigt dygtige i brug af firmaets service / produkt og selvsikker i at løse kundeforespørgsler.

Estimere ideenIT-projektSupport Team Størrelse ved hurtigt at gennemgå det gennemsnitlige antal Service forespørgsler, som dit hold kommer i en uge og den gennemsnitlige opløsningstid pr. Billet.

Oprette en automatiseret workflow

Automatiser så mange opgaver som muligt for at øge Support Team produktiviteten og spare tid, at dine it-agenter kan bruge på kritiske problemer.

Funktioner som automatisk billetopgave ved hjælp af Round Robin, afsendelse af automatiserede feedback mails, eller har foruddefinerede SLA-regler kan være nyttige.

Opret en aktionær videnbase

Mere end60% af kunderne foretrækkerEt let tilgængeligt selvbetjeningsværktøj, der hjælper dem med at løse deres egne problemer. Videnbaser er det værktøj, de oftest bruger.

For at skabe en handlingsbar videnbase skal du sikre dig, at den er optimeret til mobil og opdateret regelmæssigt, med det mest populære indhold let tilgængeligt.

Mål foruddefineret KPI'er.

Hvis din organisation har en it-helpdesk, skal du måle specifikke målinger for at sikre dens jævn drift.

Identificer nøgleparametre, der er enkle at overvåge - disse kan omfatte brugertilfredshed, billetopløsningstid og niveauer af eskalering af mere komplekse billetter.

Test og implementere it-billetværktøjet

Nej it-systemet kan implementeres uden at teste det flere gange for at minimererisikoaf problemer og sikre, at dit hold er forberedt.

Før du går live, giv dit hold tid til at udforske alle funktioner og bekræfte, at de er komfortable ved hjælp af billetværktøjet i deres daglige arbejdsgange.

Hvorfor brugUDN Task ManagerSom dit it-billetværktøj?

Hjælp dine folk til at tilpasse sig skiftendeIT Project Management.og udvikler kundernes behov ved at give dem et fleksibelt billetværktøj til at matche deres behov.

Ved brug afUDN Task ManagerS. S.FormadeskabelonKan hjælpe dine hold uden problemer med at organisere, styre og spore indkommende it-billetter, uanset om de kommer fra interne brugere eller eksterne kunder.

Empower dine hold med realtidsarbejde synlighed, brugerdefinerede billet dashboards og enkle automatiserede arbejdsgange til at sætte dem op for it-ticketing system succes. Vil du komme i gang? Prøv A.To-ugers gratis prøveversioni dag.