Πώς οι εταιρείες επιχειρήσεων ξεπερνούν τις κοινές προκλήσεις διαχείρισης έργων
Διαχείριση έργουδεν είναι ποτέ εύκολο. Αλλά, όταν επιβλέπετε έργα σε μια κλίμακα σε ολόκληρη την εταιρεία, τα πράγματα γίνονται ακόμα πιο δύσκολα. Τις προκλήσεις με τη λειτουργία ενόςΕπαγγελματικές υπηρεσίεςκαι όλα τα έργα που έρχονται κάτω από αυτόπεδίο εφαρμογής, Μπορεί να φανεί ποτέ τελειώνει, αλλά είναι σημαντικό να διατηρηθεί η προοπτική όταν διαχειρίζονται πολλά κινούμενα μέρη.
Ως επιχείρησηέργοΔιευθυντής, πρέπει να συντονίσετεπολυάριθμες ομάδες- το καθένα με τις δικές τους διαδικασίες, χρονοδιαγράμματα και παραδοτέα. Πρέπει επίσης να διασφαλίσετε ότι κάθε έργο υποστηρίζει τους πρωταρχικούς επιχειρηματικούς στόχους. Και πρέπει να το κάνετε όλα με σιγουριά.
Όταν είστε αυτός που επιδιώκει να πάρει αυτά τα έργα μεγάλης κλίμακας σε όλη τη γραμμή τερματισμού, υπάρχουν πολλά μοναδικά εμπόδια που θα πρέπει να το κάνετε. Εδώ είναι τέσσερις διαφορετικές προκλήσεις διαχείρισης έργων που οι επιχειρήσεις αγωνίζονται με, καθώς και κάποιες χρήσιμες συμβουλές για την πλοήγηση σε κάθε μία από αυτές.
Πρόκληση # 1: Miscommunication μεταξύ των μελών της ομάδας
Υπάρχουν πολλές προκλήσεις στη διαχείριση έργων που μπορεί να σαμποτάρει την εργασία σας. Αλλά, αν σας ζητήθηκε να επισημάνετε έναν κύριο ένοχο, οι περισσότεροι διαχειριστές έργων θα ήταν γρήγοροι να αναφέρουν την εσφαλμένη επικοινωνία.
Φυσικά, τα διασταυρωμένα καλώδια μπορούν να συμβούν σε οποιαδήποτε ομάδα, αλλά είναι ιδιαίτερα κοινά σε έργα επιχειρήσεων όπου έχετε πολλές διαφορετικές (και δυνητικά ακόμη και γεωγραφικά διασκορπισμένες) ομάδες που εργάζονται μαζί.
Δυστυχώς, η αναποτελεσματική επικοινωνία είναι ένα κοινό περιστατικό στο χώρο εργασίας. Ένα wheppingΤο 80% των εργαζομένωνπαραδέχονται ότι η εσφαλμένη επικοινωνία συμβαίνει στις ομάδες τους σε διάφορους βαθμούς - που κυμαίνονται από περιστασιακά έως πολύ συχνά.
Πώς να ξεπεραστεί αυτή η πρόκληση
Ποτέ δεν θα αποτρέψετε εξ ολοκλήρου τα μικτά μηνύματα, αλλά γίνονται πολύ συνηθισμένα όταν τα μέλη της ομάδας έργων παραμένουν από σημαντικά μηνύματα ή χρειάζονται να σκάψουν με ατελείωτες αλυσίδες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να βρείτε τις τελευταίες ενημερώσεις κατάστασης.
Χρησιμοποιώντας μια πλατφόρμα διαχείρισης συνεργασίας όπωςUDN Task ManagerΘα σας βοηθήσει να εξορθολογήσετε και να συγκεντρώσετε ενημερώσεις, ανατροφοδότηση, ερωτήσεις, και περισσότερο, ώστε όλα να είναι σε ένα προσβάσιμο τόπο.
Επιπλέον, ως διευθυντής έργου, είναι σημαντικό να δώσετε προτεραιότητα στην συχνή επικοινωνία. Δεν μπορείτε να υποθέσετε ότι όλοι βλέπουν κάθε μήνυμα μέσα σαςΛογισμικό διαχείρισης έργων επιχειρήσεων .
Όταν εργάζεστε το σχέδιο του έργου σας, συντονίστε ένασχέδιο επικοινωνίαςΜε αυτό. Ακόμα κι αν είναι κάτι τόσο απλό όσο η αποστολή μιας σημείωσης που ανατρέπει την πρόοδο του έργου κάθε Παρασκευή το απόγευμα, θα διασφαλίσετε ότι κρατάτε όλους τους βρόχους.
Πρόκληση # 2: κακή ευθυγράμμιση σχετικά με τους στόχους του έργου
Τα έργα επιχειρήσεων είναι συνήθως μεγάλα και πολύπλοκα με πολλά κινούμενα μέρη. Αυτό διευκολύνει τα μέλη της ομάδας σας να χάσουν το δάσος για τα δέντρα. Η ομάδα ανάπτυξης επικεντρώνεται μεμονωμένα στο στόχο τους να πάρει ένα νέο πρωτότυπο έτοιμο να πάει, ενώ τοΜάρκετινγκΈχει όραμα σήραγγας για τη στρατηγική προώθησης που θα υποστηρίξει την εκτόξευση.
Αυτά τα ομαδικά ορόσημα είναι σημαντικά. Αλλά, εδώ είναι που μπορεί να χαθεί στο Shuffle: τη συνολική στρατηγική και τον στόχο. Πώς υποστηρίζει αυτό το έργο τον ευρύτερο επιχειρηματικό στόχο; Ποια είναι η επιδιωκόμενη επίδραση; Ποια οφέλη θα επιτύχει αυτό το έργο για την εταιρεία;
Αυτή η πρόκληση είναι κοινή, ακόμη και για εταιρείες που βασίζονται σε ένα γραφείο διαχείρισης έργων (Pmo). Μόνο41% των οργανισμώνΜε ένα επιχειρηματικό γραφείο διαχείρισης έργων (EPMO) αναφέρει ότι είναι ιδιαίτερα ευθυγραμμισμένη με τη στρατηγική του οργανισμού.
Πώς να ξεπεραστεί αυτή η πρόκληση
Όλα αυτά ξεκινούν με μια επιτυχημένησχέδιο έργου. Το σχέδιό σας θα σας αναφέρει λεπτομερέστεραστόχοι του έργου, μαζί με τις συγκεκριμένες μετρήσεις και οφέλη που θα παρακολουθείτε καθ 'όλη τη διάρκεια του έργου.
Με το σχέδιό σας στη θέση σας, μην παραμένετε να φιλοξενήσετε ένασυνάντηση kickoff. Μαζί με τη συζήτηση του σχεδίου και την προληπτική αναγνώριση άλλων δυνητικών επιχειρηματικών προκλήσεων για το έργο σας, αυτή η συζήτηση είναι όταν θα δώσετε στην ομάδα κατανόηση των ευρύτερων στόχων για το έργο αυτό. Βεβαιωθείτε ότι αφήνετε χρόνο για ερωτήσεις.
Τέλος, δεδομένου ότι είστε αυτός που οδηγεί τη χρέωση, θα χρειαστεί να διατηρήσετε προσεκτικά τους στόχους του έργου, ώστε να μπορείτε να διορθώσετε τη σωστή θέση όταν είναι απαραίτητο. Χρήση UDN Task ManagerΑναφορέςΓια να πάρετε μια λεπτομερή ματιά στο πώς το έργο σας προχωράει και ποιες προσαρμογές μπορεί να χρειαστεί να κάνετε.
Πρόκληση # 3: Αντιμετώπιση και ανταγωνιστικούς πόρους
Οι επιχειρήσεις επιχειρήσεων είναι μεγάλες, αλλά αυτό δεν σημαίνει ότι οι πόροι είναι απεριόριστοι. Στην πραγματικότητα, μπορεί συχνά να αισθάνεται ότι υπάρχει περισσότερο ανταγωνισμός για τους πόρους του έργου, επειδή υπάρχουν τόσες πολλές διαφορετικές μπάλες στον αέρα ταυτόχρονα.
Αυτό σημαίνει ότι η αποτυχία να προγραμματίσει και να διαχειριστεί τους πόρους σας (είτε πρόκειται για την ώρα, τον προϋπολογισμό, το λογισμικό, τις πρώτες ύλες ή κάτι άλλο) να στείλει γρήγορα το έργο σας σε ένα nosedive.
Σύμφωνα με το Ινστιτούτο Διαχείρισης Έργων (PMI), οι οδοιπωτές που σχετίζονται με το πόρο είναι κοινά λόγια τα έργα δεν είναι επιτυχείς. Οι ερωτηθέντες των ερευνητών ανέφεραν την εξάρτηση από τους πόρους, ανεπαρκείς πρόβλεψη πόρων και περιορισμένους ή φορολογούμενους πόρους ως πρωταρχικές αιτίες αποτυχίας του έργου.
Πώς να ξεπεραστεί αυτή η πρόκληση
Διαχείριση πόρωνδεν θα πρέπει να συνεπάγεται να ρίξει ένα βέλος σε ένα διοικητικό συμβούλιο ή να διασχίσει τα δάχτυλά σας και να ελπίζουμε ότι όλα λειτουργούν. Παίρνει προσεκτικάσχεδίασηκαι την παρακολούθηση για να βεβαιωθείτε ότι αντιπροσωπεύετε εξαρτήσεις και δεν εξαπλώνετε πόρους πολύ λεπτά.
UDN Task ManagerΠόροςΜπορεί να σας βοηθήσει να αποκτήσετε ορατότητα στους διαθέσιμους πόρους σας, ιδιαίτερα το χρόνο και το εύρος ζώνης που διαθέτει κάθε ομάδα. Αυτό σας επιτρέπει να είστε πολύ πιο ρεαλιστικοί σχετικά με τη χρησιμοποίηση των πόρων και να αποφύγετε τις προθεσμίες της ομάδας και τις αναπάντητες προθεσμίες.
Είναι επίσης χρήσιμο να οικοδομήσουμε ένα μικρό buffer πόρων στο σχέδιο του έργου σας. Δεν είναι κοινό ότι οι πόροι μπορούν να μεταφερθούν ή να έχουν πρόσβαση χωρίς χρόνο καθυστέρησης, οπότε αντιπροσωπεύουν αυτό αναλόγως.
Για παράδειγμα, η ομάδα πληροφορικής μπορεί να χρειαστεί μια μέρα ή δύο για να αλλάξει ταχύτητες προτού να πηδούν αμέσως στο έργο σας - πρέπει να φύγετε αρκετό χρόνο για αυτό.
Πρόκληση # 4: Έχασα προθεσμίες
Από τους περιορισμένους πόρους ή τους ασαφείς στόχους για την επικοινωνία Snags, όλες οι παραπάνω προκλήσεις διαχείρισης έργων επιβραδύνουν τα έργα σας κάτω και τελικά θα οδηγήσουν σε χαμένες προθεσμίες.
Είναι απογοητευτικό να χτυπάτε από την ημερομηνία του στόχου σας χωρίς να έχετε το έργο στο χέρι, αλλά είναι εκπληκτικά κοινό. Μόνο ένα μέτρια2,5% των εταιρειώνισχυρίζονται ότι ολοκληρώνουν τα έργα τους 100% με επιτυχία. Τα υπόλοιπα δεν ανταποκρίνονται στους αρχικούς στόχους, τους προϋπολογισμούς ή τις προθεσμίες τους. Yikes.
Ακόμα χειρότερο είναι ότι αυτές οι πτώση των προθεσμιών μπορούν να έχουν φαινόμενο χιονοστιβάδας στις εταιρείες επιχειρήσεων. Μια καθυστέρηση στην ολοκλήρωση αυτού του έργου σημαίνει ότι η επόμενη θα ξεκινήσει αργότερα από το προορισμό - και το πρόβλημα συνεχίζει να χιονίζει από εκεί.
Πώς να ξεπεραστεί αυτή η πρόκληση
Αυτή είναι μια άλλη περιοχή όπου έναΣυνεργατική πλατφόρμα διαχείρισης εργασίαςμπορώ να βοηθήσω. Εκτός από την επιλογή σας να ορίσετε τις προθεσμίες σε μεμονωμένες εργασίες,UDN Task ManagerΕπίσης, διευκολύνει τη δημιουργία ενόςGantt διάγραμμαΓια να δημιουργήσετε μια λεπτομερήπρογραμματισμός έργου .
Αυτό το πρόγραμμα παίρνει όλους στην ίδια σελίδα σχετικά με τον κύκλο ζωής του συνόλου του έργου και επίσης αυξάνει την αίσθηση της λογοδοσίας δείχνοντας το φαινόμενο ντόμινο των ορόσημων έργων. Όταν ένα κομμάτι ολοκληρώνεται αργά, μπορεί να στείλει το σύνολοΧρονοδιάγραμμα έργουανατροπή.
Με τον ίδιο τρόπο θα δημιουργούσατε σε ένα μικρό buffer για τους πόρους σας, κάντε το ίδιο για το συνολικό πρόγραμμα του έργου σας. Πράγματα όπως οι χειροτεχνίες έργων ή οι απροσδόκητες καταστάσεις έκτακτης ανάγκης μπορούν να ρίξουν ένα κλειδί στο χρονοδιάγραμμά σας και θα χαρούμε να έχετε ένα μαξιλάρι να λογοδοτούν για αυτά.
Κτυπήστε αυτές τις επιχειρηματικές διαχείρισης έργων προκλήσεις στο περίπτερο
Η διαχείριση των έργων έχει πάντα τους αγώνες του, αλλά αυτό ισχύει ιδιαίτερα όταν είσαι αυτός που επιδιώκει να πάρειΕπιχειρηματικά έργαπάνω από τη γραμμή τερματισμού. Συντονίζετε πολλαπλές ομάδες, επιβλέποντας περιορισμένους πόρους και παρακολουθείτε πάντα τους ευρύτερους επιχειρηματικούς στόχους.
Αρκεί να κάνει ακόμη και τον πιο εξειδικευμένο διαχειριστή έργου ιδρώτα. Αλλά, τα καλά νέα είναι ότι κάποιος πρόβλεψη και προσεκτικός σχεδιασμός μπορεί να σας βοηθήσει να αποφύγετε πολλές παγίδες.
Χρησιμοποιήστε αυτή τη λίστα των προκλήσεων και των λύσεων διαχείρισης έργων ως οδηγό σας και θα πηδήσετε πάνω από αυτά τα δυνητικά εμπόδια και εξασφαλίστε την επιτυχή ολοκλήρωση των επιχειρηματικών σας έργων.
Ξεκινήστε τη δωρεάν δοκιμή σαςUDN Task Managerσήμερακαι να διαχειριστείτε τα έργα των επιχειρήσεων σας με εμπιστοσύνη.
