Hur företagsföretag övervinner gemensamma utmaningar för projektledning

Projektledningär aldrig lätt. Men när du övervakar projekt på en företagsövergripande skala blir sakerna ännu svårare. Utmaningarna med att köra aProfessional Services Business, och alla projekt som kommer under dettaomfattning, kan tyckas oändligt, men det är viktigt att hålla perspektivet när man hanterar många rörliga delar.

Som ett företagprojektchef, du måste samordnamånga lag- Var och en med egna processer, tidslinjer och leveranser. Du måste också se till att varje projekt stöder de övergripande affärsmålen. Och du måste göra allt med förtroende.

När du är den som har uppgift att få dessa stora projekt över målstrecket, finns det flera unika hinder som du behöver göra det. Här är fyra olika projekthanteringsutmaningar som företagen kämpar med, liksom några hjälpsamma råd för att navigera var och en av dem.

Utmaning # 1: Miscommunication mellan lagmedlemmar

Det finns gott om utmaningar i projektledning som kan sabotera ditt arbete. Men om du blev ombedd att peka på en huvuddragning, skulle de flesta projektledare vara snabba att nämna felkommunikation.

Naturligtvis kan korsade ledningar hända på något lag, men de är särskilt vanliga på företagsprojekt där du har många olika (och potentiellt även geografiskt dispergerade) lag som arbetar tillsammans.

Tyvärr är ineffektiv kommunikation en vanlig förekomst på arbetsplatsen. En jätte80% av anställdaerkänna att felkommunikation sker på sina lag i olika grader - allt från ibland till mycket ofta.

Hur man övervinna denna utmaning

Du kommer aldrig att förhindra blandade meddelanden helt, men de blir alltför vanliga när projektgruppsmedlemmar är borta från viktiga meddelanden eller behöver gräva genom oändliga e-postkedjor för att hitta de senaste statusuppdateringarna.

Använda en samarbetsplattform somUDN Task Managerhjälper dig att effektivisera och centralisera projektrelaterade uppdateringar, feedback, frågor och mer så att allt är på ett tillgängligt ställe.

Dessutom, som projektledaren, är det viktigt att du prioriterar frekvent kommunikation. Du kan inte anta att alla ser varje meddelande inom dinEnterprise Project Management Software .

När du tränar din projektplan, samordna enkommunikationsplanmed det. Även om det är något så enkelt som att skicka en anteckning som återupptar projektets framsteg varje fredag ​​eftermiddag, ser du till att du håller alla i slingan.

Utmaning # 2: Misalignment om projektmål

Företagsprojekt är vanligtvis stora och komplexa med många rörliga delar. Det gör det enkelt för dina lagmedlemmar att sakna skogen för träden. Utvecklingslaget är singulärt fokuserat på sitt mål att få en ny prototyp redo att gå, medanmarknadsföringsteamHar Tunnel Vision för den reklamstrategi som kommer att stödja lanseringen.

De lagspecifika milstolparna är viktiga. Men här är vad som kan gå vilse i shuffle: den övergripande strategin och målet. Hur stöder detta projekt det bredare affärsmålet? Vad är den avsedda effekten? Vilka fördelar kommer detta projekt att uppnå för företaget?

Denna utmaning är vanlig, även för företag som är beroende av ett projektledningskontor (Pmo). Endast41% av organisationernaMed ett företagsövergripande projektledningskontor (EPMO) rapporterar att den är mycket anpassad till organisationens strategi.

Hur man övervinna denna utmaning

Allt detta börjar med en framgångsrikprojekt plan. Din plan kommer att beskriva dinProjektmål, tillsammans med de specifika mätvärdena och fördelarna kommer du att spåra under hela projektets varaktighet.

Med din plan på plats, försumma inte att vara värd för enkickoffmöte. Tillsammans med att diskutera planen och proaktivt identifiera andra potentiella företagsutmaningar för ditt projekt är denna konversation när du ger laget en förståelse för de bredare målen för det projektet. Se till att du lämnar tid för frågor.

Slutligen, eftersom du är den som leder avgiften, måste du hålla ett ögonblick på projektmål så att du kan korrigera när det är nödvändigt. Använda sig av UDN Task ManagerRapporterFör att få en detaljerad titt på hur ditt projekt fortskrider och vilka justeringar du kan behöva göra.

Utmaning # 3: motstridiga och konkurrerande resurser

Företagsföretag är stora, men det betyder inte att resurserna är obegränsade. Faktum är att det ofta kan känna att det finns mer konkurrens om projektresurser, eftersom det finns så många olika bollar i luften på en gång.

Det innebär att det inte kan planera och hantera dina resurser (om det är dags, budget, programvara, råvaror eller något annat) snabbt kan skicka ditt projekt till en nosedive.

Enligt projektledningsinstitutet (PMI), Resursrelaterade vägar är vanliga skäl att projekt inte lyckas. Undersökningsanordent angav resursberoende, otillräckliga resursprognoser och begränsade eller beskattade resurser som de främsta orsakerna till projektfel.

Hur man övervinna denna utmaning

ResurshanteringBör inte involvera att kasta en pil på ett bräde eller korsa fingrarna och hoppas allt fungerar. Det krävs försiktigtplaneraoch övervakning för att se till att du redovisar beroenden och inte sprider resurser för tunna.

UDN Task ManagerResursKan hjälpa dig att få synlighet i dina tillgängliga resurser, särskilt den tid och bandbredd som varje lag har tillgång till. Det låter dig vara mycket mer realistiskt om resursutnyttjandet och undvika lagutbrändhet och missade tidsfrister.

Det är också bra att bygga en liten resursbuffert i din projektplan. Det är inte vanligt att resurserna kan övergå eller nås utan någon fördröjningstid, så vidare därför det.

Till exempel kan IT-teamet behöva en dag eller två för att byta växlar innan de kan hoppa direkt in i ditt projekt - du måste lämna tillräckligt med tid för det.

Utmaning # 4: Missade deadlines

Från begränsade resurser eller oklara mål till kommunikationsnsnor sjunker alla ovanstående projekthanteringsutmaningar dina projekt och kan i slutändan leda till missade tidsfrister.

Det är frustrerande att blåsa med ditt målsänddatum utan att ha projektet i hand, men det är förvånansvärt vanligt. Bara en måttlig2,5% av företagenhävdar att de slutför sina projekt 100% framgångsrikt. Resten misslyckas med att möta sina ursprungliga mål, budgetar eller deadlines. Yikes.

Ännu värre är att dessa tappade tidsfrister kan ha en snöbollseffekt inom företagsföretag. En försening i slutförandet av detta projekt innebär att din nästa börjar senare än tänkt - och problemet fortsätter bara snöboll därifrån.

Hur man övervinna denna utmaning

Detta är ett annat område där aKollaborativ arbetshanteringsplattformkan hjälpa. Förutom att du kan ställa tidsfrister på enskilda uppgifter,UDN Task ManagerGör det också enkelt att skapa enGanttdiagramatt upprätta en detaljeradprojekt schema .

Detta schema får alla på samma sida om hela projektets livscykel, och ökar också en känsla av ansvarighet genom att visa dominoeffekten av projektmilstoler. När en bit är klar sent, kan den skicka det helaProjekt tidslinjefyller över.

På samma sätt skulle du bygga i en liten buffert för dina resurser, gör detsamma för ditt projekts övergripande schema. Saker som projekthantering eller oväntade nödsituationer kan kasta en skiftnyckel i din tidslinje, och du kommer att vara glad att ha en kudde för att ta hänsyn till dem.

Sparka dessa företagsprojektledning utmaningar till kanten

Hantering av projekt har alltid sina kamp, men det är särskilt sant när du är den som har uppgift att fåFöretagsprojektöver mållinjen. Du samordnar flera lag, övervakar begränsade resurser och alltid håller ett öga på de bredare affärsmålen.

Det är nog att göra även den mest skickliga projektledaren svettas. Men den goda nyheten är att vissa framsyn och noggrann planering kan hjälpa dig att undvika många fallgropar.

Använd den här listan över projekthanteringsutmaningar och lösningar som din guide, och du kommer att springa över de potentiella hindren och säkerställa framgångsrikt slutförandet av dina företagsprojekt.

Starta din kostnadsfria rättegång avUDN Task Manageri dag, och hantera dina företagsprojekt med förtroende.