Como as empresas corporativas superam os desafios de gerenciamento de projetos comuns

Gerenciamento de Projetosnunca é fácil. Mas, quando você está supervisionando projetos em uma escala em toda a empresa, as coisas se tornam ainda mais complicadas. Os desafios com a execução de umNegócio de serviços profissionaise todos os projetos que vêm sob estealcance, pode parecer interminável, mas é importante manter a perspectiva ao gerenciar muitas partes móveis.

Como uma empresaprojetoGerente, você tem que coordenarnumerosas equipes.- Cada um com seus próprios processos, cronogramas e entregas. Você também precisa garantir que cada projeto esteja apoiando as metas de negócios abrangentes. E você precisa fazer tudo com confiança.

Quando você é o único encarregado de obter esses projetos em larga escala em toda a linha de chegada, existem vários obstáculos únicos que você precisa para acabar. Aqui estão quatro desafios de gerenciamento de projetos diferentes que as empresas lutam, assim como alguns conselhos úteis para navegar cada um deles.

Desafio # 1: Miscomunicação entre os membros da equipe

Há muitos desafios no gerenciamento de projetos que podem sabotar seu trabalho. Mas, se você foi solicitado a apontar para um principal culpado, a maioria dos gerentes de projeto seria rápida em mencionar a falta de comunicação.

Naturalmente, os fios cruzados podem acontecer em qualquer equipe, mas são especialmente comuns em projetos corporativos, onde você tem várias equipes diferentes (e potencialmente até geograficamente dispersas) trabalhando em conjunto.

Infelizmente, a comunicação ineficaz é uma ocorrência comum no local de trabalho. Um ensopado80% dos funcionáriosAdmita que a falta de comunicação ocorre em suas equipes para vários graus - variando de ocasionalmente a muito frequentemente.

Como superar esse desafio

Você nunca previrá inteiramente mensagens mistas, mas se tornam muito comuns quando os membros da equipe do projeto são deixados de fora de mensagens importantes ou precisam cavar através de cadeias de e-mail intermináveis ​​para encontrar as atualizações de status mais recentes.

Usando uma plataforma de gerenciamento de trabalho colaborativo comoGerenciador de tarefas UDN.Ajudá-loá a simplificar e centralizar atualizações relacionadas ao projeto, feedback, perguntas e mais para que tudo esteja em um local acessível.

Além disso, como o gerente do projeto, é importante que você priorize a comunicação frequente. Você não pode supor que todo mundo está vendo cada mensagem dentro do seuEnterprise Project Management Software .

Quando você trabalha seu plano de projeto, coordene umplano de comunicaçãocom isso. Mesmo que seja algo tão simples quanto enviar uma nota que recapata o progresso do projeto toda sexta-feira à tarde, você garantirá que você mantenha todos no loop.

Desafio # 2: desalinhamento sobre os objetivos do projeto

Os projetos corporativos são tipicamente grandes e complexos com muitas partes móveis. Isso torna fácil para os membros da sua equipe perderem a floresta para as árvores. A equipe de desenvolvimento é focada singularmente em seu objetivo de obter um novo protótipo pronto para ir, enquanto oequipe de marketingtem visão de túnel para a estratégia promocional que suportará o lançamento.

Esses marcos específicos da equipe são importantes. Mas, aqui está o que pode se perder no shuffle: a estratégia geral e objetivo. Como este projeto suporta o objetivo de negócios mais amplo? Qual é o impacto pretendido? Quais benefícios este projeto conseguirá para a empresa?

Este desafio é comum, mesmo para empresas que confiam em um escritório de gerenciamento de projetos (PMO.). Apenas41% das organizaçõesCom um Relatório de Gerenciamento de Gerenciamento de Projetos de Enterprise (EPMO), é alimentado à estratégia da organização.

Como superar esse desafio

Tudo começa com um sucessoplano de projeto. Seu plano detalhará suaObjetivos do projeto, juntamente com as métricas e benefícios específicos, você estará rastreando durante toda a duração do projeto.

Com seu plano no lugar, não deixe de hospedar umEncontro de pontapé. Juntamente com a discussão do plano e identificando proativamente outros potenciais desafios corporativos para o seu projeto, essa conversa é quando você dará à equipe uma compreensão dos objetivos mais amplos para esse projeto. Certifique-se de deixar tempo para perguntas.

Finalmente, desde que você é o único liderando a carga, você precisará manter um olho próximo nos objetivos do projeto para que você possa corrigir quando necessário. Usar Gerenciador de tarefas UDN.RelatóriosPara obter uma olhada detalhada em como seu projeto está progredindo e quais ajustes você precisa fazer.

Desafio # 3: Recursos conflitantes e concorrentes

As empresas corporativas são grandes, mas isso não significa que os recursos sejam ilimitados. De fato, muitas vezes pode sentir que há mais concorrência para os recursos do projeto, porque há tantas bolas diferentes no ar ao mesmo tempo.

Isso significa que não conseguir planejar e gerenciar com sucesso seus recursos (seja hora, orçamento, software, matérias-primas ou algo mais) pode enviar rapidamente o seu projeto em um nariz.

De acordo com o Instituto de Gerenciamento de Projetos (PMI), Roadblocks relacionados a recursos são motivos comuns projetos não são bem sucedidos. Os entrevistados entrevistados citaram a dependência de recursos, a previsão inadequada de recursos e os recursos limitados ou tributados como as principais causas da falha do projeto.

Como superar esse desafio

Gestão de recursosnão deve envolver jogando um dardo em uma placa ou atravessar os dedos e esperar que tudo funcione. Custa cuidadosoplanejamentoe monitoramento para garantir que você esteja representando as dependências e não espalhando os recursos demais.

Gerenciador de tarefas UDN.RecursoPode ajudá-lo a obter visibilidade aos recursos disponíveis, particularmente o tempo e a largura de banda que cada equipe tem disponível. Isso permite que você seja muito mais realista sobre a utilização de recursos e evite queimar em equipe e perdi prazos.

Também é útil criar um pequeno buffer de recursos no plano do projeto. Não é comum que os recursos possam ser transitados ou acessados ​​sem qualquer momento de atraso, por isso, em conformidade com isso.

Por exemplo, a equipe de TI pode precisar de um dia ou dois para trocar de engrenagens antes que eles possam entrar direto para o seu projeto - você precisa deixar tempo suficiente para isso.

Desafio # 4: Prazos perdidos

De recursos limitados ou objetivos pouco claros a snags de comunicação, todos os desafios acima do gerenciamento de projetos retardam seus projetos e, em última análise, podem levar a prazos perdidos.

É frustrante soprar pela data final do alvo sem ter o projeto na mão, mas é surpreendentemente comum. Apenas um mísero2,5% das empresasalega que eles completam seus projetos 100% com sucesso. O restante não cumprir seus alvos originais, orçamentos ou prazos. Caramba.

Pior ainda é que esses prazos caídos podem ter um efeito de bola de neve dentro das empresas corporativas. Um atraso na conclusão deste projeto significa que o seu próximo será iniciado mais tarde do que o pretendido - e o problema apenas mantém a bola de neve a partir daí.

Como superar esse desafio

Esta é outra área onde umPlataforma de gerenciamento de trabalho colaborativopode ajudar. Além de permitir que você defina prazos em tarefas individuais,Gerenciador de tarefas UDN.também facilita a criação de umgráfico de GanttPara estabelecer um detalhadocronograma do projeto .

Esta programação recebe todos na mesma página sobre o ciclo de vida do projeto inteiro e também aumenta um senso de responsabilidade, mostrando o efeito dominó dos marcos do projeto. Quando uma peça é concluída até tarde, ela pode enviar o todocronograma do projetoderrubando.

Da mesma forma, você construiria em um pequeno buffer para seus recursos, faça o mesmo para o cronograma geral do seu projeto. Coisas como hegoffs do projeto ou emergências inesperadas podem lançar uma chave na sua linha do tempo, e você ficará feliz em ter uma almofada para explicar para aqueles.

Chute esses desafios de gerenciamento de projetos empresariais para o meio-fio

Gerenciar projetos sempre tem suas lutas, mas isso é especialmente verdade quando você é o único encarregado de obterProjetos Enterprise.sobre a linha de chegada. Você está coordenando várias equipes, supervisionando recursos limitados e sempre de olho nos objetivos de negócios mais amplos.

É o suficiente para fazer até mesmo o suor mais qualificado do gerente de projeto. Mas, a boa notícia é que alguma previsão e planejamento cuidadoso podem ajudá-lo a evitar muitas armadilhas.

Use esta lista de desafios e soluções de gerenciamento de projetos como seu guia, e você saltará sobre esses possíveis obstáculos e garantirá a conclusão bem-sucedida de seus projetos corporativos.

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