บริษัท องค์กรสามารถเอาชนะความท้าทายด้านการจัดการโครงการทั่วไปได้อย่างไร
การจัดการโครงการไม่ใช่เรื่องง่าย แต่เมื่อคุณดูแลโครงการในระดับที่กว้างของ บริษัท สิ่งต่าง ๆ จะกลายเป็นเรื่องยาก ความท้าทายที่มีการวิ่งธุรกิจบริการระดับมืออาชีพและโครงการทั้งหมดที่อยู่ภายใต้นี้ขอบเขตดูเหมือนจะไม่มีวันจบ แต่เป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องรักษามุมมองเมื่อจัดการชิ้นส่วนที่เคลื่อนไหวจำนวนมาก
เป็นองค์กรโครงการผู้จัดการคุณต้องประสานงานทีมมากมาย- แต่ละกระบวนการมีกระบวนการระยะเวลาและการส่งมอบของตัวเอง คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าแต่ละโครงการสนับสนุนเป้าหมายทางธุรกิจที่ครอบคลุม และคุณต้องทำทุกอย่างด้วยความมั่นใจ
เมื่อคุณเป็นคนหนึ่งที่ทำงานด้วยการได้รับโครงการขนาดใหญ่เหล่านี้ข้ามเส้นชัยมีอุปสรรคที่เป็นเอกลักษณ์หลายแห่งที่คุณจะต้องทำให้มันจบลง ต่อไปนี้เป็นความท้าทายในการจัดการโครงการที่แตกต่างกันสี่ประการที่ผู้ประกอบการต่อสู้ด้วยเช่นเดียวกับคำแนะนำที่เป็นประโยชน์สำหรับการนำทางแต่ละคน
Challenge # 1: การสื่อสารผิดพลาดระหว่างสมาชิกในทีม
มีความท้าทายมากมายในการจัดการโครงการที่สามารถก่อวินาศกรรมงานของคุณ แต่ถ้าคุณถูกขอให้ชี้ไปที่ผู้ร้ายหลักหนึ่งผู้จัดการโครงการส่วนใหญ่จะพูดถึงการสื่อสารผิดพลาดอย่างรวดเร็ว
แน่นอนว่าสายไขว้สามารถเกิดขึ้นได้กับทีมใด ๆ แต่พวกเขาเป็นเรื่องธรรมดาโดยเฉพาะอย่างยิ่งในโครงการระดับองค์กรที่คุณมีทีมที่แตกต่างกัน (และอาจมีการกระจายทางภูมิศาสตร์) ที่ทำงานร่วมกัน
น่าเสียดายที่การสื่อสารที่ไม่มีประสิทธิภาพเป็นเหตุการณ์ทั่วไปในที่ทำงาน มหันต์80% ของพนักงานยอมรับว่าการสื่อสารผิดพลาดเกิดขึ้นกับทีมของพวกเขาไปยังองศาที่หลากหลาย - ตั้งแต่บางครั้งถึงบ่อยครั้ง
วิธีการเอาชนะความท้าทายนี้
คุณจะไม่ป้องกันข้อความที่หลากหลายทั้งหมด แต่พวกเขากลายเป็นเรื่องธรรมดาเกินไปเมื่อสมาชิกในทีมโครงการถูกทิ้งให้อยู่ในข้อความสำคัญหรือต้องขุดผ่านเครือข่ายอีเมลที่ไม่มีที่สิ้นสุดเพื่อค้นหาการอัปเดตสถานะล่าสุด
การใช้แพลตฟอร์มการจัดการงานที่ทำงานร่วมกันเช่นผู้จัดการงาน UDNจะช่วยให้คุณปรับปรุงและรวมศูนย์อัพเดทที่เกี่ยวข้องกับโครงการข้อเสนอแนะคำถามและอื่น ๆ เพื่อให้ทุกอย่างอยู่ในที่เดียวที่สามารถเข้าถึงได้
นอกจากนี้ในฐานะผู้จัดการโครงการเป็นสิ่งสำคัญที่คุณจะให้ความสำคัญกับการสื่อสารบ่อยครั้ง คุณไม่สามารถสันนิษฐานได้ว่าทุกคนเห็นทุกข้อความภายในของคุณซอฟต์แวร์การจัดการโครงการระดับองค์กร .
เมื่อคุณทำงานแผนโครงการของคุณประสานงานแผนการสื่อสารกับมัน แม้ว่ามันจะเป็นสิ่งที่ง่ายเหมือนการส่งโน้ตที่สรุปโครงการคืบหน้าทุกบ่ายวันศุกร์คุณจะมั่นใจได้ว่าคุณเก็บทุกคนไว้ในลูป
Challenge # 2: การเยื้องศูนย์เกี่ยวกับวัตถุประสงค์ของโครงการ
โดยทั่วไปโครงการองค์กรจะมีขนาดใหญ่และซับซ้อนกับชิ้นส่วนที่เคลื่อนไหวหลายชิ้น ทำให้ง่ายสำหรับสมาชิกในทีมของคุณที่จะคิดถึงป่าไม้สำหรับต้นไม้ ทีมพัฒนามุ่งเน้นไปที่เป้าหมายของการได้ต้นแบบใหม่พร้อมที่จะไปในขณะที่ทีมการตลาดมีการมองเห็นอุโมงค์สำหรับกลยุทธ์การส่งเสริมการขายที่จะสนับสนุนการเปิดตัว
เหตุการณ์สำคัญที่เฉพาะเจาะจงของทีมนั้นมีความสำคัญ แต่นี่คือสิ่งที่สามารถหลงทางในการสับเปลี่ยน: กลยุทธ์โดยรวมและวัตถุประสงค์ โครงการนี้สนับสนุนเป้าหมายทางธุรกิจที่กว้างขึ้นอย่างไร ผลกระทบที่ตั้งใจไว้คืออะไร? โครงการนี้จะทำประโยชน์อะไรให้กับ บริษัท
ความท้าทายนี้เป็นเรื่องธรรมดาแม้สำหรับ บริษัท ที่พึ่งพาสำนักงานการบริหารโครงการ (ปล้นสะดม). เท่านั้น41% ขององค์กรด้วยรายงานการจัดการโครงการทั่วทั้งองค์กร (EPMO) ที่สอดคล้องกับกลยุทธ์ขององค์กรอย่างมาก
วิธีการเอาชนะความท้าทายนี้
ทั้งหมดนี้เริ่มต้นด้วยความสำเร็จแผนโครงการ. แผนของคุณจะแสดงรายละเอียดของคุณวัตถุประสงค์ของโครงการพร้อมกับตัวชี้วัดที่เฉพาะเจาะจงและประโยชน์ที่คุณจะติดตามตลอดระยะเวลาของโครงการ
ด้วยแผนของคุณในสถานที่อย่าละเลยที่จะเป็นเจ้าภาพการประชุม Kickoff. พร้อมกับการหารือเกี่ยวกับแผนและระบุความท้าทายขององค์กรที่มีศักยภาพอื่น ๆ ในเชิงรุกสำหรับโครงการของคุณการสนทนานี้คือเมื่อคุณจะให้ความเข้าใจในการสร้างเป้าหมายที่กว้างขึ้นสำหรับโครงการนั้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณออกจากคำถาม
ในที่สุดเนื่องจากคุณเป็นคนหนึ่งที่นำค่าใช้จ่ายคุณจะต้องจับตาดูเป้าหมายของโครงการอย่างใกล้ชิดเพื่อให้คุณสามารถแก้ไขได้อย่างถูกต้องเมื่อจำเป็น ใช้ ผู้จัดการงาน UDNรายงานในการรับรายละเอียดเกี่ยวกับวิธีการที่โครงการของคุณก้าวหน้าและการปรับเปลี่ยนที่คุณอาจต้องทำ
ความท้าทาย # 3: ทรัพยากรที่ขัดแย้งกันและการแข่งขัน
บริษัท องค์กรมีขนาดใหญ่ แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าทรัพยากรนั้นไร้ขีด จำกัด ในความเป็นจริงมันมักจะรู้สึกว่ามีการแข่งขันมากขึ้นสำหรับทรัพยากรโครงการเพราะมีลูกต่าง ๆ มากมายในอากาศในครั้งเดียว
ซึ่งหมายความว่าไม่สามารถวางแผนและจัดการทรัพยากรของคุณได้สำเร็จ (ไม่ว่าจะเป็นเวลางบประมาณซอฟต์แวร์วัตถุดิบหรืออย่างอื่น) สามารถส่งโครงการของคุณไปยังนิวเคลียสได้อย่างรวดเร็ว
ตามที่สถาบันการจัดการโครงการ (PMI)สิ่งกีดขวางบนถนนที่เกี่ยวข้องกับทรัพยากรเป็นเหตุผลทั่วไปที่โครงการไม่ประสบความสำเร็จ ผู้ตอบแบบสำรวจอ้างถึงการพึ่งพาทรัพยากรการพยากรณ์ทรัพยากรที่ไม่เพียงพอและทรัพยากรที่ จำกัด หรือเก็บภาษีเป็นสาเหตุหลักของความล้มเหลวของโครงการ
วิธีการเอาชนะความท้าทายนี้
การจัดการทรัพยากรไม่ควรเกี่ยวข้องกับการขว้างปาเป้าที่กระดานหรือข้ามนิ้วของคุณและหวังว่าทุกอย่างจะทำงานได้ ต้องใช้ความระมัดระวังการวางแผนและตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจว่าคุณบัญชีสำหรับการอ้างอิงและการแพร่กระจายทรัพยากรที่บางเกินไป
ผู้จัดการงาน UDNทรัพยากรสามารถช่วยให้คุณมองเห็นทรัพยากรที่มีอยู่โดยเฉพาะอย่างยิ่งเวลาและแบนด์วิดท์ที่แต่ละทีมมีให้บริการ ที่ช่วยให้คุณมีความสมจริงมากขึ้นเกี่ยวกับการใช้ทรัพยากรและหลีกเลี่ยงการเหนื่อยหน่ายของทีมและกำหนดเวลาที่ไม่ได้รับ
นอกจากนี้ยังมีประโยชน์ในการสร้างบัฟเฟอร์ทรัพยากรขนาดเล็กลงในแผนโครงการของคุณ ไม่ใช่เรื่องปกติที่ทรัพยากรสามารถเปลี่ยนผ่านหรือเข้าถึงได้โดยไม่มีเวลาล่าช้าใด ๆ ดังนั้นจึงเป็นไปตามนั้น
ตัวอย่างเช่นทีมไอทีอาจต้องใช้วันหรือสองวันเพื่อสลับเกียร์ก่อนที่พวกเขาจะสามารถข้ามไปยังโครงการของคุณได้ - คุณต้องทิ้งเวลาให้เพียงพอ
ความท้าทาย # 4: กำหนดเวลาที่ไม่ได้รับ
จากทรัพยากรที่ จำกัด หรือวัตถุประสงค์ที่ไม่ชัดเจนในการสื่อสาร Snags ความท้าทายด้านการจัดการโครงการทั้งหมดข้างต้นชะลอการทำงานของคุณและในที่สุดสามารถนำไปสู่กำหนดเวลาที่ไม่ได้รับ
มันน่าหงุดหงิดที่จะระเบิดโดยวันที่เป้าหมายของคุณโดยไม่ต้องมีโครงการอยู่ในมือ แต่มันเป็นเรื่องธรรมดาที่น่าแปลกใจ เพียงเล็กน้อยเท่านั้น2.5% ของ บริษัทอ้างว่าพวกเขาทำโครงการให้สำเร็จ 100% ส่วนที่เหลือไม่สามารถตอบสนองเป้าหมายต้นฉบับงบประมาณหรือกำหนดเวลาเดิมได้ yikes
ยิ่งแย่ไปกว่านั้นก็คือกำหนดเวลาที่ลดลงเหล่านี้สามารถมีผลกระทบสโนว์บอลใน บริษัท ระดับองค์กร ความล่าช้าในการเสร็จสิ้นโครงการนี้หมายความว่าของคุณต่อไปจะเริ่มต้นช้ากว่าที่ตั้งใจไว้และปัญหาเพียงแค่ทำให้สโนว์บอลจากที่นั่น
วิธีการเอาชนะความท้าทายนี้
นี่เป็นอีกพื้นที่หนึ่งที่แพลตฟอร์มการจัดการงานที่ทำงานร่วมกันสามารถช่วย. นอกเหนือจากการอนุญาตให้คุณกำหนดกำหนดเวลาในแต่ละงานผู้จัดการงาน UDNยังทำให้ง่ายต่อการสร้างแผนภูมิ Ganttเพื่อสร้างรายละเอียดตารางโปรเจ็ค .
ตารางนี้ทำให้ทุกคนอยู่ในหน้าเดียวกันเกี่ยวกับวงจรชีวิตของโครงการทั้งหมดและยังเพิ่มความรับผิดชอบด้วยการแสดงผลโดมิโนของเหตุการณ์สำคัญของโครงการ เมื่อชิ้นส่วนหนึ่งเสร็จสมบูรณ์ช้าก็สามารถส่งทั้งหมดโครงการไทม์ไลน์การโค่นล้ม
ในลักษณะเดียวกับที่คุณจะสร้างในบัฟเฟอร์ขนาดเล็กสำหรับทรัพยากรของคุณทำเช่นเดียวกันกับตารางโดยรวมของโครงการของคุณ สิ่งต่าง ๆ เช่นการจัดการกับโครงการหรือเหตุฉุกเฉินที่ไม่คาดคิดสามารถโยนประแจในไทม์ไลน์ของคุณและคุณจะดีใจที่มีเบาะเพื่อบัญชีสำหรับผู้ที่
เตะการจัดการโครงการระดับองค์กรเหล่านี้ท้าทายไปที่ขอบถนน
การจัดการโครงการมีการดิ้นรนอยู่เสมอ แต่นั่นเป็นเรื่องจริงโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณเป็นคนหนึ่งที่ได้รับโครงการองค์กรเหนือเส้นชัย คุณกำลังประสานงานหลายทีม แต่ดูแลทรัพยากรที่ จำกัด และคอยจับตาดูเป้าหมายทางธุรกิจที่กว้างขึ้นเสมอ
เพียงพอที่จะทำให้แม้แต่ผู้จัดการโครงการที่มีทักษะมากที่สุด แต่ข่าวดีก็คือการคาดการณ์ล่วงหน้าและการวางแผนอย่างรอบคอบสามารถช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดได้มาก
ใช้รายการความท้าทายและโซลูชั่นการจัดการโครงการนี้เป็นแนวทางของคุณและคุณจะกระโดดข้ามสิ่งกีดขวางที่อาจเกิดขึ้นเหล่านั้นและให้ความสำเร็จในการบรรลุโครงการองค์กรของคุณสำเร็จ
เริ่มทดลองใช้ฟรีของคุณผู้จัดการงาน UDNวันนี้และจัดการโครงการองค์กรของคุณด้วยความมั่นใจ
