Як компанії подолання спільних проблем з управління проектами

Управління проектаминіколи не є легким. Але, коли ви здійснюєте нагляд за проектами у загальнонаціональному масштабі, речі стають навіть складними. Виклики з бігом aПрофесійні послуги бізнесу, і всі проекти, які приходять під цимобсяг, може здатися нескінченним, але важливо, щоб зберегти перспективу при керуванні багатьма рухомими частинами.

Як підприємствопроектМенеджер, ви повинні координуватиЧисленні команди- кожен з власними процесами, часовими та доставками. Вам також потрібно забезпечити, щоб кожен проект підтримує загальну ділову цілі. І вам потрібно зробити все це з упевненістю.

Коли ви є одним завданням отримувати ці великомасштабні проекти через фінішу, є кілька унікальних перешкод, які вам доведеться зробити. Ось чотири різних проблем управління проектами, з якими підприємства, а також деякі корисні поради щодо навігації кожного з них.

Виклик №1: неправильне спімофонство між членами команди

У процесі управління проектами є безліч викликів, які можуть саботувати вашу роботу. Але, якщо вас попросили вказати на один головний винуватців, більшість менеджерів проектів будуть швидкими, щоб згадати неправильне спілкування.

Звичайно, перехрещені дроти можуть відбутися за будь-якою командою, але вони особливо поширені на проектах підприємства, де ви маєте численні (і потенційно навіть географічно розповсюджені) команд, що працюють разом.

На жаль, неефективне спілкування є загальним виникненням на робочому місці. Колосання80% працівниківвизнати, що неправильне спілкування виникає на своїх команд до різних ступенів - коли час від часу часто дуже часто.

Як подолати цей виклик

Ви ніколи не зможете повністю запобігти змішаним повідомленням, але вони стають занадто поширеними, коли члени команди проекту залишаються поза важливими повідомленнями або потрібно виконати через нескінченні мережі електронної пошти, щоб знайти останні оновлення статусу.

Використання спільної платформи управління роботоюМенеджер завдань UDNдопоможе вам упорядкувати та централізувати оновлення, пов'язані з проектом, відгуки, запитання тощо, щоб все було в одному доступному місці.

Крім того, як менеджер проекту важливо, щоб ви визначили пріоритетну комунікацію. Ви не можете припустити, що всі бачать кожне повідомлення у вашомуПрограмне забезпечення для управління підприємством .

Коли ви розробіте свій план проекту, координуйтеПлан зв'язкуз цим. Навіть якщо це щось настільки ж просто, як надсилати записку, що повторно прогресує проект кожну п'ятницю, ви переконаєтеся, що ви тримаєте всіх у петлі.

Виклик №2: Зміщення щодо цілей проекту

Проекти підприємства, як правило, великі та комплексні з багатьма рухомими частинами. Це робить його легким для членів вашої команди пропустити ліс для дерев. Команда розвитку є особливим, зосередженою на їхній меті отримання нового прототипу, готового до того, якМаркетингова групаМає тунельне бачення для рекламної стратегії, яка буде підтримувати запуск.

Ці командні віхи важливі. Але ось те, що може загубитись у переході: загальна стратегія та мета. Як цей проект підтримує більш широку ділову мету? Який передбачуваний вплив? Які переваги цього проекту досягне компанії?

Цей виклик є загальним, навіть для компаній, що покладаються на офіс управління проектами (PMO). Тільки41% організаційЗ управлістю підприємств у сфері управління проектами (EPMO) повідомляє, що вона високо узгоджується з стратегією організації.

Як подолати цей виклик

Це все починається з успішногоПлан проекту. Ваш план буде детальноЦілі проекту, Поряд з конкретними показниками та вигодами ви будете відслідковувати протягом усього терміну дії проекту.

З вашим планом, не нехтуйте, щоб прийнятивідбиток. Поряд з обговоренням плану і на випередження виявлення інших потенційних проблем підприємства для вашого проекту, ця розмова, коли ви будете давати команді розуміння більш широких цілей для даного проекту. Переконайтеся, що ви залишаєте час для питань.

Нарешті, оскільки ви є одним, провідним заряд, вам доведеться зберегти тісний очей за цілями проекту, щоб ви могли звичайно правильно, коли це необхідно. Використання Диспетчер завдань UDNЗвітівЩоб отримати детальний погляд, як ваш проект прогресує, і які коригування вам, можливо, доведеться зробити.

Виклик №3: Конфліктні та конкуруючі ресурси

Підприємства компанії великі, але це не означає, що ресурси безмежні. Фактично, це часто відчувати, що існує більше конкуренції для ресурсів проекту, оскільки в повітрі є так багато різних куль у повітрі.

Це означає, що не в змозі успішно планувати та керувати своїми ресурсами (чи це час, бюджет, програмне забезпечення, сировина або щось інше) може швидко відправити ваш проект у носові.

За інформацією Інституту управління проектами (PMI), RoadBlocks, пов'язані з ресурсами, є загальними причинами, які проекти не є успішними. Опитування респондентів цитували залежність ресурсів, неадекватне прогнозування ресурсів та обмежені або оподаткові ресурси як основні причини провалу проекту.

Як подолати цей виклик

Управління ресурсамиНе слід залучати кидати дротик на дошці або перетинаючи пальці і сподіваючись, що все працює. Це вимагає ретельногоплануванняІ моніторинг, щоб переконатися, що ви бухгалтерські залежності та не поширюють ресурси занадто тонкими.

Диспетчер завдань UDNРесурсМоже допомогти вам отримати видимість у ваші наявні ресурси, особливо час і пропускну здатність, що кожна команда доступна. Це дозволяє бути набагато більш реалістичним щодо утилізації ресурсів та уникнути вигорання команди та пропущених термінів.

Це також корисно створити невеликий буфер ресурсу у план проекту. Це не поширене, що ресурси можуть бути перенесені або доступні без будь-якого часу відставання, тому відповідно до цього обліку.

Наприклад, команда ІТ може знадобитися день або два, щоб перемикати передач, перш ніж вони зможуть стрибати прямо у вашому проекті - вам потрібно залишити достатньо часу для цього.

Виклик # 4: Пропущені терміни

З обмежених ресурсів або незрозумілих цілей до спілкування, всі вищезгадані проблеми управління проектами уповільнюють ваші проекти та можуть в кінцевому підсумку призвести до пропущених термінів.

Це розчаровує, щоб підірвати вашу цільову дату, не маючи проекту в руках, але це несподівано. Тільки a megly2.5% компанійстверджують, що успішно виконують свої проекти на 100%. Решта не відповідає їх оригінальними цілями, бюджетами або термінами. Yikes.

Ще гірше, що ці упаковані терміни можуть мати ефект сніжку в підприємстві компанії. Затримка завершення цього проекту означає, що ваш наступний почнеться пізніше, ніж передбачається - і проблема просто зберігає снігоприбирання звідти.

Як подолати цей виклик

Це ще одна область, де aПлатформа управління спільною роботоюможе допомогти. На додаток до того, щоб дозволити вам встановити терміни на окремих завдань,Диспетчер завдань UDNтакож полегшує створенняГрафік Ganttвстановити детальнийграфік проекту .

Цей графік отримує всі на одній сторінці про життєвий цикл усього проекту, а також підвищує відчуття підзвітності, показуючи ефект доміно-наслідків етапів проекту. Коли один шматок завершується пізно, він може відправити весьХронологія проектуповернення.

Точно так само ви створите у невеликому буфері для ваших ресурсів, виконуйте те ж саме для загального графіку вашого проекту. Речі, такі як надрукування проекту або несподівані надзвичайні ситуації, можуть викинути ключ у вашій часовій шкалі, і ви будете раді мати подушку для обліку тих.

Викиньте ці підприємства управління проектами проблем до бордюру

Управління проектами завжди має свою боротьбу, але це особливо вірно, коли ви - це завданняПідприємство проектівнад фінішною лінією. Ви координуєте кілька команд, що контролюють обмежені ресурси, і завжди зберігаючи більш широкі бізнес-цілі.

Цього достатньо, щоб зробити навіть найцікавіший менеджер проекту. Але, хороша новина полягає в тому, що деякі передбачення та ретельне планування можуть допомогти вам уникнути багатьох підводних каменів.

Використовуйте цей список проблем управління проектами та рішеннями, як ваш керівництво, і ви перескочите ці потенційні перешкоди та забезпечити успішне завершення ваших підприємств.

Почніть безкоштовну судуДиспетчер завдань UDNсьогодніі керуйте своїми проектами підприємства з упевненістю.