Cum companiile de întreprinderi depășesc provocările comune de management al proiectelor

Management de proiectnu este niciodată ușor. Dar, atunci când supravegheați proiecte la o scară largă a companiei, lucrurile devin și mai dificile. Provocările cu a alerga aServicii profesionale de afaceri, și toate proiectele care vin sub acest lucruDomeniul de aplicare, poate părea fără sfârșit, dar este important să păstrați perspectivă atunci când gestionați o mulțime de părți în mișcare.

Ca o întreprindereproiectManager, trebuie să coordoneziNumeroase echipe- fiecare cu propriile lor procese, termene și rezultate. De asemenea, trebuie să vă asigurați că fiecare proiect sprijină obiectivele de afaceri globale. Și trebuie să faceți totul cu încredere.

Când sunteți cel însărcinat cu obținerea acestor proiecte la scară largă pe linia de sosire, există mai multe obstacole unice, pe care trebuie să le faceți. Iată patru provocări diferite de management de proiect pe care întreprinderile le luptă, precum și un sfat util pentru navigarea fiecăruia dintre ele.

Provocarea # 1: Necomunicarea fără probleme între membrii echipei

Există o mulțime de provocări în managementul de proiect care vă pot sabota munca. Dar, dacă vi sa cerut să indicați un fel de vinovat, majoritatea managerilor de proiect ar fi rapizi să menționeze necorespunzătoare.

Desigur, firele încrucișate se pot întâmpla în orice echipă, dar sunt deosebit de comune pentru proiectele de întreprindere, unde aveți numeroase echipe diferite (și potențial chiar dispersate din punct de vedere geografic) împreună.

Din păcate, comunicarea ineficientă este un eveniment comun la locul de muncă. O crestătură80% din angajațiRecunoaște că comunicarea necorespunzătoare are loc pe echipele lor la diferite grade - variind din ocazional la foarte frecvent.

Cum să depășim această provocare

Nu veți împiedica niciodată mesajele mixte în întregime, dar ele devin prea frecvente atunci când membrii echipei de proiect sunt lăsate din mesaje importante sau trebuie să se săpare prin lanțuri de e-mail fără sfârșit pentru a găsi cele mai recente actualizări de stare.

Utilizarea unei platforme de gestionare a lucrărilor de colaborare cum ar fiManager de sarcini UDN.vă va ajuta să simplificați și să centralizați actualizările legate de proiect, feedback, întrebări și multe altele, astfel încât totul să fie într-un loc accesibil.

În plus, ca manager de proiect, este important să prioritizați comunicarea frecventă. Nu puteți presupune că toată lumea vede fiecare mesaj în tineEnterprise Project Management Software .

Când lucrați la planul de proiect, coordonați aPlan de comunicareCu acesta. Chiar dacă este ceva la fel de simplu ca trimiterea unei notă că recapeste progresul proiectului în fiecare după-amiază de vineri, veți asigura că păstrați toată lumea în buclă.

Provocarea # 2: Nealinierea privind obiectivele proiectului

Proiectele de întreprinderi sunt de obicei mari și complexe cu multe părți în mișcare. Acest lucru face ușor ca membrii echipei dvs. să rateze pădurea pentru copaci. Echipa de dezvoltare se concentrează singular pe scopul lor de a obține un nou prototip gata să meargă, în timp ceEchipa de marketingAre viziune de tunel pentru strategia de promovare care va sprijini lansarea.

Aceste etape specifice echipei sunt importante. Dar, iată ce se poate pierde în Shuffle: strategia și obiectivul general. Cum susține acest proiect obiectivul de afaceri mai larg? Care este impactul dorit? Ce beneficii vor realiza acest proiect pentru companie?

Această provocare este comună, chiar și pentru companiile care se bazează pe un birou de management al proiectului (PMO.). Numai41% dintre organizațiiCu un birou de management al proiectelor la nivel de întreprindere (EPMO), acesta este foarte aliniat la strategia organizației.

Cum să depășim această provocare

Toate acestea încep cu succesplan de proiect. Planul dvs. vă va detaliaObiectivele proiectului, Împreună cu valorile și beneficiile specifice, veți urmări pe întreaga durată a proiectului.

Cu planul dvs. în loc, nu neglija să găzduiți aÎntâlnire de kickoff. Împreună cu discutarea planului și identificarea proactivă a altor provocări potențiale ale întreprinderilor pentru proiectul dvs., această conversație este atunci când veți da echipei înțelegerea obiectivelor mai largi pentru proiectul respectiv. Asigurați-vă că ați lăsat timp pentru întrebări.

În cele din urmă, din moment ce sunteți cel care conduce taxa, va trebui să păstrați un ochi apropiat asupra obiectivelor proiectului, astfel încât să puteți efectua corect când este necesar. Utilizare Manager de sarcini UDN.RapoartePentru a obține o privire detaliată la modul în care proiectul dvs. progresează și ce ajustări ar trebui să faceți.

Provocarea # 3: Resurse conflictuale și concurente

Companiile de întreprinderi sunt mari, dar asta nu înseamnă că resursele sunt nelimitate. De fapt, se poate simți adesea mai multă concurență pentru resursele de proiect, deoarece există atât de multe bile diferite în aer la un moment dat.

Acest lucru înseamnă că nu reușiți să vă planificați și să vă gestionați cu succes (fie că este timpul, bugetul, software-ul, materiile prime sau altceva), puteți trimite rapid proiectul într-un nostiv.

Potrivit Institutului de Management al Proiectului (PMI), Blocurile rutiere legate de resurse sunt motive comune proiectele nu au succes. Respondenții sondajului au citat dependența de resurse, prognoza inadecvată a resurselor și resursele limitate sau impozitate ca cauze primare ale eșecului proiectului.

Cum să depășim această provocare

Managementul resurselorNu ar trebui să implice aruncarea unui dart la o bord sau trecerea degetelor și sperând că totul funcționează. Este nevoie de atentplanificareși monitorizarea pentru a vă asigura că sunteți contabilizați dependențe și nu răspândiți resursele prea subțiri.

Manager de sarcini UDN.Resursăvă poate ajuta să obțineți vizibilitate în resursele disponibile, în special timpul și lățimea de bandă pe care fiecare echipă le-a disponibilă. Acest lucru vă permite să fiți mult mai realiști în ceea ce privește utilizarea resurselor și evitați terminarea echipei și termenele pierdute.

De asemenea, este util să construiți un mic tampon de resurse în planul dvs. de proiect. Nu este obișnuit ca resursele să poată fi transferate sau accesate fără nici un timp de întârziere, deci reprezintă acest lucru în consecință.

De exemplu, echipa IT ar putea avea nevoie de o zi sau două pentru a comuta unelte înainte de a putea sări direct în proiectul dvs. - trebuie să lăsați suficient timp pentru asta.

Provocarea # 4: Termene limită pierdute

De la resurse limitate sau de obiective neclare la snag-urile de comunicare, toate provocările de management de proiect de mai sus încetinesc proiectele dvs. și pot duce, în cele din urmă, la termenele limită pierdute.

Este frustrant să sufli de data de încheiere a țintă fără a avea proiectul în mână, dar este surprinzător de comun. Doar o melodie2,5% din companiiRevendicați că își îndeplinesc proiectele 100% cu succes. Restul nu reușesc să-și îndeplinească obiectivele, bugetele sau termenele inițiale. Yikes.

Chiar mai rău este că aceste termene abandonate pot avea un efect de zăpadă în cadrul companiilor de întreprinderi. O întârziere în completarea acestui proiect înseamnă că următorul dvs. va începe mai târziu decât intenționat - și problema păstrează doar bulgări de zăpadă de acolo.

Cum să depășim această provocare

Aceasta este o altă zonă în care aPlatformă de gestionare a lucrărilor de colaborarepoate ajuta. Pe lângă faptul că vă permite să stabiliți termenele limită privind sarcinile individuale,Manager de sarcini UDN.de asemenea, facilitează crearea unui aGantt Chart.Pentru a stabili o detaliatăprogramul proiectului .

Acest program primește toată lumea pe aceeași pagină cu privire la ciclul de viață al întregului proiect și, de asemenea, crește un sentiment de responsabilitate, arătând efectul de domino al etapelor de proiect. Când o singură bucată este finalizată târziu, poate trimite întregulCronologie de proiectînclinându-se peste.

În același mod în care veți construi într-un mic tampon pentru resursele dvs., faceți același lucru pentru programul general al proiectului dvs. Lucrurile precum handoff-urile proiectului sau urgențele neașteptate pot arunca o cheie în cronologia dvs. și veți fi bucuroși să aveți o pernă pentru a ține cont de aceștia.

Kick aceste provocări de management de proiect ale întreprinderilor la bordură

Gestionarea proiectelor are întotdeauna luptele sale, dar acest lucru este valabil mai ales atunci când sunteți cel însărcinat cu obținereaProiecte de întreprinderepeste linia de sosire. Coordonați mai multe echipe, supravegherea resurselor limitate și respectați întotdeauna obiectivele de afaceri mai largi.

Este suficient să faceți chiar și transpirația cel mai calificat manager de proiect. Dar, vestea bună este că o anumită previziune și o planificare atentă vă poate ajuta să evitați o mulțime de capcane.

Utilizați această listă de provocări și soluții de management de proiect ca ghid și veți sări peste aceste potențiale obstacole și veți asigura finalizarea cu succes a proiectelor dvs. de întreprinderi.

Începeți procesul gratuit deManager de sarcini UDN.azi, și gestionați proiectele întreprinderii cu încredere.