Làm thế nào các công ty doanh nghiệp vượt qua những thách thức quản lý dự án chung
Quản lý dự ánkhông bao giờ là dễ dàng. Nhưng, khi bạn đang giám sát các dự án về quy mô toàn công ty, mọi thứ trở nên khó khăn hơn. Những thách thức với việc chạy mộtKinh doanh dịch vụ chuyên nghiệp, và tất cả các dự án đều theo cách nàyphạm vi, dường như không bao giờ kết thúc, nhưng điều quan trọng là phải giữ quan điểm khi quản lý nhiều bộ phận chuyển động.
Là một doanh nghiệpdự ánquản lý, bạn phải phối hợpnhiều đội- Mỗi với các quy trình, mốc thời gian và giao hàng riêng của họ. Bạn cũng cần đảm bảo rằng mỗi dự án đang hỗ trợ các mục tiêu kinh doanh bao trùm. Và bạn cần phải làm tất cả với sự tự tin.
Khi bạn thuộc nhiệm vụ nhận được những dự án quy mô lớn này trên khắp dòng kết thúc, có một số rào cản độc đáo mà bạn cần phải thực hiện. Dưới đây là bốn thách thức quản lý dự án khác nhau mà các doanh nghiệp đấu tranh, cũng như một lời khuyên hữu ích để điều hướng từng người trong số họ.
Thử thách số 1: Thông tin sai lệch giữa các thành viên trong nhóm
Có rất nhiều thách thức trong quản lý dự án có thể phá hoại công việc của bạn. Nhưng, nếu bạn được yêu cầu chỉ vào một thủ phạm chính, hầu hết các nhà quản lý dự án sẽ nhanh chóng đề cập đến việc thông tin sai lệch.
Tất nhiên, dây đeo chéo có thể xảy ra trên bất kỳ đội nào, nhưng chúng đặc biệt phổ biến đối với các dự án doanh nghiệp nơi bạn có nhiều đội khác nhau (và có khả năng phân tán về mặt địa lý) làm việc cùng nhau.
Thật không may, giao tiếp không hiệu quả là một sự xuất hiện phổ biến ở nơi làm việc. To lớn80% nhân viênThừa nhận rằng thông tin sai lệch xảy ra trên các nhóm của họ đến nhiều bằng nhiều độ - từ đôi khi đến rất thường xuyên.
Làm thế nào để vượt qua thử thách này
Bạn sẽ không bao giờ ngăn chặn các thông điệp hỗn hợp hoàn toàn, nhưng chúng trở nên quá phổ biến khi các thành viên trong nhóm dự án bị bỏ ngoài các thông điệp quan trọng hoặc cần đào qua các chuỗi email vô tận để tìm các bản cập nhật trạng thái mới nhất.
Sử dụng một nền tảng quản lý công việc hợp tác nhưQuản lý tác vụ UDNSẽ giúp bạn hợp lý hóa và tập trung các bản cập nhật, phản hồi, câu hỏi liên quan đến dự án, và nhiều hơn nữa để mọi thứ ở một nơi có thể truy cập.
Ngoài ra, với tư cách là người quản lý dự án, điều quan trọng là bạn ưu tiên giao tiếp thường xuyên. Bạn không thể cho rằng mọi người đang nhìn thấy mọi tin nhắn trong của bạnPhần mềm quản lý dự án doanh nghiệp .
Khi bạn tìm ra kế hoạch dự án của mình, phối hợp aKế hoạch truyền thôngvới nó. Ngay cả khi đó là một cái gì đó đơn giản như gửi một ghi chú, hãy tóm tắt tiến độ dự án mỗi chiều thứ Sáu, bạn sẽ đảm bảo rằng bạn giữ mọi người trong vòng lặp.
Thử thách # 2: Sai lệch về mục tiêu dự án
Các dự án doanh nghiệp thường lớn và phức tạp với nhiều bộ phận chuyển động. Điều này giúp cho các thành viên trong nhóm của bạn dễ dàng bỏ lỡ rừng. Đội ngũ phát triển được tập trung vào mục tiêu của họ để có được một nguyên mẫu mới sẵn sàng để đi, trong khiđội ngũ tiếp thịcó tầm nhìn đường hầm cho chiến lược quảng cáo sẽ hỗ trợ ra mắt.
Những cột mốc cụ thể của đội đó rất quan trọng. Nhưng, đây là những gì có thể bị lạc trong shuffle: chiến lược và mục tiêu tổng thể. Dự án này hỗ trợ mục tiêu kinh doanh rộng lớn như thế nào? Tác động dự định là gì? Dự án này sẽ đạt được lợi ích gì cho công ty?
Thách thức này là phổ biến, ngay cả đối với các công ty dựa vào một văn phòng quản lý dự án (PMO.). Chỉ một41% tổ chứcVới báo cáo của Văn phòng Quản lý Dự án toàn doanh nghiệp (EPMO) rằng nó được liên kết cao với chiến lược của tổ chức.
Làm thế nào để vượt qua thử thách này
Tất cả điều này bắt đầu với một thành côngKế hoạch dự án. Kế hoạch của bạn sẽ chi tiết của bạnmục tiêu dự án, cùng với các số liệu và lợi ích cụ thể bạn sẽ theo dõi trong suốt thời gian của dự án.
Với kế hoạch của bạn tại chỗ, đừng bỏ qua để lưu trữ mộtCuộc họp khởi động. Cùng với việc thảo luận về kế hoạch và chủ động xác định các thách thức về doanh nghiệp tiềm năng khác cho dự án của bạn, cuộc trò chuyện này là khi bạn sẽ đưa ra sự hiểu biết về các mục tiêu rộng lớn hơn cho dự án đó. Hãy chắc chắn rằng bạn để lại thời gian cho câu hỏi.
Cuối cùng, vì bạn là người hàng đầu, bạn sẽ cần phải theo dõi các mục tiêu dự án để bạn có thể đúng khi cần thiết. Sử dụng Quản lý tác vụ UDNBáo cáoĐể có được một cái nhìn chi tiết về cách dự án của bạn đang tiến triển và những điều chỉnh bạn có thể cần để thực hiện.
Thử thách # 3: Tài nguyên xung đột và cạnh tranh
Các công ty doanh nghiệp lớn, nhưng điều đó không có nghĩa là tài nguyên là vô hạn. Trên thực tế, nó thường có thể cảm thấy như có nhiều sự cạnh tranh hơn đối với tài nguyên dự án, bởi vì có rất nhiều quả bóng khác nhau trong không khí cùng một lúc.
Điều này có nghĩa là không lên kế hoạch và quản lý thành công tài nguyên của bạn (cho dù đó là thời gian, ngân sách, phần mềm, nguyên liệu thô hoặc một cái gì đó khác) có thể nhanh chóng gửi dự án của bạn vào một mũi nhọn.
Theo Viện quản lý dự án (PMI), Roadblocks liên quan đến tài nguyên là những lý do phổ biến, các dự án không thành công. Những người trả lời khảo sát trích dẫn sự phụ thuộc tài nguyên, dự báo tài nguyên không đầy đủ và các nguồn lực hạn chế hoặc bị đánh thuế là nguyên nhân chính của thất bại dự án.
Làm thế nào để vượt qua thử thách này
Quản lý nguồn tài nguyênKhông nên liên quan đến việc ném một phi tiêu tại một bảng hoặc băng qua ngón tay của bạn và hy vọng mọi thứ hoạt động. Nó cẩn thậnlập kế hoạchvà theo dõi để đảm bảo bạn đang sử dụng các phụ thuộc và không lan truyền tài nguyên quá mỏng.
Quản lý tác vụ UDNNguồnCó thể giúp bạn có được khả năng hiển thị vào các tài nguyên có sẵn của mình, đặc biệt là thời gian và băng thông mà mỗi đội có sẵn. Điều đó cho phép bạn thực tế hơn nhiều về việc sử dụng tài nguyên và tránh sự kiệt sức của đội và thời hạn bỏ lỡ.
Nó cũng hữu ích để xây dựng một bộ đệm tài nguyên nhỏ vào kế hoạch dự án của bạn. Không phổ biến là các tài nguyên có thể được chuyển hoặc truy cập mà không có bất kỳ thời gian nào, vì vậy tài khoản cho phù hợp.
Ví dụ, nhóm CNTT có thể cần một hoặc hai ngày để chuyển đổi bánh răng trước khi họ có thể nhảy ngay vào dự án của bạn - bạn cần phải để đủ thời gian cho điều đó.
Thử thách # 4: Thời hạn bỏ lỡ
Từ các tài nguyên hạn chế hoặc mục tiêu không rõ ràng đối với các liên lạc tiếp xúc, tất cả các thách thức quản lý dự án ở trên đều làm chậm các dự án của bạn xuống và cuối cùng có thể dẫn đến thời hạn bỏ lỡ.
Thật bực bội khi thổi theo ngày kết thúc mục tiêu của bạn mà không có dự án trong tay, nhưng nó là phổ biến đáng ngạc nhiên. Chỉ có một can đảm2,5% công tytuyên bố rằng họ hoàn thành các dự án của họ thành công 100%. Phần còn lại không đáp ứng các mục tiêu, ngân sách hoặc thời hạn ban đầu của họ. Yike.
Thậm chí tệ hơn là những thời hạn giảm này có thể có hiệu ứng bóng tuyết trong các công ty doanh nghiệp. Một sự chậm trễ trong việc hoàn thành dự án này có nghĩa là người tiếp theo của bạn sẽ bắt đầu muộn hơn so với dự định - và vấn đề chỉ giữ bóng tuyết từ đó.
Làm thế nào để vượt qua thử thách này
Đây là một khu vực khác mà mộtNền tảng quản lý công việc hợp táccó thể giúp đỡ. Ngoài việc cho phép bạn đặt thời hạn về các nhiệm vụ riêng lẻ,Quản lý tác vụ UDNcũng giúp dễ dàng tạo ra mộtbiểu đồ GanttĐể thiết lập một chi tiếtLịch trình dự án .
Lịch trình này nhận được tất cả mọi người trên cùng một trang về toàn bộ vòng đời của toàn bộ dự án, và cũng tăng cảm giác trách nhiệm về trách nhiệm bằng cách hiển thị hiệu ứng domino của các cột mốc dự án. Khi một mảnh được hoàn thành muộn, nó có thể gửi toàn bộDòng thời gian dự ánLật đổ.
Giống như cách bạn sẽ xây dựng trong một bộ đệm nhỏ cho tài nguyên của mình, hãy làm tương tự cho lịch trình tổng thể của dự án của bạn. Những thứ như xử lý dự án hoặc trường hợp khẩn cấp bất ngờ có thể ném một cờ lê trong dòng thời gian của bạn và bạn sẽ rất vui khi có một đệm để giải thích cho những người đó.
Kick Thử thách quản lý dự án doanh nghiệp này vào lề đường
Quản lý các dự án luôn có những cuộc đấu tranh của mình, nhưng điều đó đặc biệt đúng khi bạn là người được giao nhiệm vụDự án doanh nghiệptrên vạch đích. Bạn đang điều phối nhiều đội, giám sát nguồn lực hạn chế, và luôn luôn theo dõi các mục tiêu kinh doanh rộng lớn hơn.
Nó đủ để làm cho ngay cả người quản lý dự án lành nghề nhất. Nhưng, tin tốt là một số tầm nhìn xa và quy hoạch cẩn thận có thể giúp bạn tránh nhiều cạm bẫy.
Sử dụng danh sách các thách thức và giải pháp quản lý dự án này làm hướng dẫn của bạn và bạn sẽ nhảy qua những rào cản tiềm năng đó và đảm bảo hoàn thành thành công các dự án doanh nghiệp của bạn.
Bắt đầu dùng thử miễn phí của bạn vềQuản lý tác vụ UDNhôm nayvà quản lý các dự án doanh nghiệp của bạn một cách tự tin.
