Πώς να γράψετε ένα έγγραφο επιχειρηματικών απαιτήσεων (συμπεριλαμβάνεται το πρότυπο)
Η έρευνα δείχνει ότι11,4% των οργανωτικών επενδύσεωνπηγαίνετε στα απόβλητα λόγω φτωχώνέργοεκτέλεση. Έτσι, πώς μπορείτε να αποφύγετε να είστε μέρος αυτού του τρομακτικού στατιστικού;
Το κλειδί για μια επιτυχημένηέργοείναι ένα στοχαστικό και καλά γραπτό έγγραφο επιχειρηματικών απαιτήσεων (συχνά συντομευμένο ως BRD).
Τι είναι ένα έγγραφο επιχειρηματικών απαιτήσεων (BRD);
Έτσι, τι είναι ένα έγγραφο επιχειρηματικών απαιτήσεων; Καθορίζει σαφώς όλα όσα συνεπάγεται ένα έργο. Θεωρεί όλες τις πτυχές του έργου, συμπεριλαμβανομένων των αναμενόμενων αποτελεσμάτων και των βασικών ενδιαφερομένων.
Αυτό το έγγραφο περιγράφει τι χρειάζεται για να φτάσει στα προβλεπόμεναστόχοι του έργου. Όταν τελειώσει καλά, θα πρέπει να είναι τόσο αυτονόητο που αφαιρεί οποιαδήποτε ασάφεια που σχετίζεται με την εργασία του έργου. Κανείς δεν μένει εικασία - όλα όσα χρειάζονται παρατίθενται στο έγγραφο των επιχειρηματικών απαιτήσεων.
Σε έναΧαρτί για το Ινστιτούτο Διαχείρισης Έργων (PMI), Ο Paul Burek τόνισε ότι οι επιχειρηματικές απαιτήσεις είναι το "τι" - τι θέλει να κάνει ένας οργανισμός μετά την ολοκλήρωση ενός έργου. Οι απαιτήσεις καθορίζουν τις αλλαγές που θα προκύψουν ως αποτέλεσμα της εργασίας του έργου.
Ενώ μπορεί να ακούγεται υπερβολικά επίσημο, ένα έγγραφο επιχειρηματικών απαιτήσεων αποτελεί κρίσιμο στοιχείο για να εξασφαλιστεί η ευθυγράμμιση μεταξύ όλων των εμπλεκομένων μερών.
Ποιες πληροφορίες θέτετε σε ένα έγγραφο επιχειρηματικών απαιτήσεων;
Τώρα που έχουμε μια χαλαρή επισκόπηση του τι είναι αυτό το έγγραφο, ας σκάψουμε το nitty-gritty τι συμβαίνει σε αυτό.
Τα έγγραφα των επιχειρηματικών απαιτήσεων είναι παρόμοια με άλλα επίσημα έγγραφα, όπως αιτήματα υποβολής προτάσεων (RFPS) και συμβάσεις πελατών. Με αυτό κατά νου, συχνά περιλαμβάνουν:
Πώς να γράψετε ένα έγγραφο επιχειρηματικών απαιτήσεων
Δεν υπάρχει κανένας αρνητής ότι υπάρχουν πολλά που πηγαίνουν σε αυτό το έγγραφο. Αλλά, η σύνταξη των επιχειρηματικών απαιτήσεων και η προσθήκη τους σε ένα έγγραφο επιχειρηματικών απαιτήσεων δεν πρέπει να είναι μια συντριπτική πρόκληση. Ακολουθήστε αυτές τις συμβουλές για να γράψετε το δικό σας.
1. Ξεκινήστε μαθαίνοντας από τα προηγούμενα επιτυχημένα έργα
Εάν η εκκίνηση αυτού του εγγράφου αισθάνεται τρομακτική, περάστε λίγο χρόνο αναθεώρησης επιτυχημένων προηγούμενων έργων που ολοκληρώθηκαν στο πλαίσιο του οργανισμού.
Κοιτάξτε την τεκμηρίωση που σχετίζεται με αυτά τα έργα και χρησιμοποιήστε τις γνώσεις σας για να περιγράψετε το νέο έγγραφο των επιχειρηματικών απαιτήσεων. Ορισμένα στοιχεία που πρέπει να ληφθούν υπόψη καθώς εξετάζετε προηγούμενη τεκμηρίωση περιλαμβάνουν:
2. Καταγράψτε τις απαιτήσεις σας
Εδώ είναι το κρέας και οι πατάτες αυτής της διαδικασίας:Συγκέντρωση απαιτήσεων. Αυτό μπορεί να αποτελείται από πολλούς διαφορετικούς τύπους απαιτήσεων που κυμαίνονται απόυψηλό επίπεδοπρος τηντεχνικός .
Τελικά, το έγγραφο των επιχειρηματικών απαιτήσεων δεν θα είναιαποτελεσματικόςΧωρίς τη συγκέντρωση και τη σύλληψη όλων των ενδιαφερομένωναπαιτήσειςαναλόγως.
"Ένας οδηγός για το σώμα ανάλυσης των επιχειρήσεων της γνώσης" (Οδηγός Babok®) προσδιορίζει συνήθως χρησιμοποιούμενουςΑπαιτήσεις Μέθοδοι Επίδειξης, συμπεριλαμβανομένου:
Μην ανησυχείτε - είναι σίγουρα δεν είναι απαραίτητο να χρησιμοποιήσετε όλες τις τεχνικές που αναφέρονται παραπάνω. Αντ 'αυτού, προσδιορίστε ποιες θα λειτουργήσουν καλύτερα για εσάς και το τρέχον σαςΠροδιαγραφές προϊόντων. Σε όλο τον κύκλο ζωής του έργου, βεβαιωθείτε ότι ακούτε αντίκτυπες στις απαιτήσεις που ορίζονται στην αρχή του έργου και θα τους αντιμετωπίσετε ανάλογα με τις ανάγκες.
3. Προσθέστε οπτικά στοιχεία για να κάνετε το περιεχόμενο πιο εύπεπτο
Τα οπτικά και το περιβάλλον περιβάλλοντος μπορούν να αυξήσουν την αποτελεσματικότητα του σχεδίου σας και να σπάσουν τα κεφάλαια-βαριά κομμάτια πληροφοριών.
Η έρευνα δείχνει ότι65% του πληθυσμούΕίναι οπτικοί εκπαιδευόμενοι, πράγμα που σημαίνει ότι ενσωματώνει οπτικά στο έγγραφό σας μπορεί να σας βοηθήσει να μεταδώσετε το μήνυμά σας και να σχεδιάσετε με πιο συναρπαστικό τρόπο.
Για παράδειγμα, έναΔιάγραμμα επιχειρηματικών διαδικασιώνείναι μια τυπική οπτική που παρατηρείται σε ένα έγγραφο επιχειρηματικών απαιτήσεων. Η χαρτογράφηση των επιχειρηματικών διαδικασιών στην τρέχουσα κατάσταση τους έναντι του προτεινόμενου μελλοντικού κράτους μπορεί να βοηθήσει στην επικοινωνία απαιτήσεων με ευκολία.
4. Ρωτήστε τα μέλη της ομάδας να αναθεωρήσουν το έγγραφό σας
Μόλις ολοκληρώσετε το έγγραφο των επιχειρηματικών απαιτήσεων, ζητήστε από τα ενδιαφερόμενα μέρη να το αναθεωρήσουν και να την επικυρώσουν. Αυτό παρέχει την ευκαιρία να επιβεβαιώσετε ότι έχετε καταγράψει όλες τις απαιτήσεις ανάλογα και προσφέρει μια ευκαιρία για τα ενδιαφερόμενα μέρη να παρέχουν ανατροφοδότηση και να κάνουν αλλαγές πριν αρχίσει το έργο.
Ως πρόσθετο μπόνους, η ολοκλήρωση μιας διαδικασίας επανεξέτασης συμβάλλει επίσης στη συνολική ευθυγράμμιση, ορισμός της ομάδας σας για επιτυχία από το get-go.
Απαιτήσεις επιχειρηματικών απαιτήσεων Παράδειγμα και πρότυπο
Θα παραδεχτούμε ότι όλα αυτά μπορούν να αισθανθούν ένα μικρό περίπλοκο και ακαδημαϊκό, οπότε ας περπατήσουμε μέσω ενός βασικού στοιχείου εγγράφου απαιτήσεων.
Φανταστείτε ότι ο οργανισμός σας θέλει να βρει έναν τρόπο για να παρακολουθήσετε καλύτερα τις επιδόσεις των εργαζομένων και τους βασικούς δείκτες απόδοσης (KPIs).
Για χάρη αυτού του παραδείγματος, ας πούμε ότι δεν υπάρχει κανένα σύστημα που να επιτρέπει στους υπαλλήλους να παρακολουθούν την απόδοσή τους, οπότε θα πρέπει να επιλεγεί και να εφαρμοστεί. Εδώ είναι αυτό που ένα πολύ απλό έγγραφο μπορεί να μοιάζει με αυτό το είδος έργου (μαζί με μερικές χρήσιμες συμβουλές):
1. Συνοπτική παρουσίαση
Ο οργανισμός μας αναζητά ένα σύστημα διαχείρισης απόδοσης για την παρακολούθηση των συνολικών επιδόσεων των εργαζομένων μας, την ενίσχυση της διατήρησης και του ηθικού και την αύξηση της διαφάνειας μεταξύ διαχειριστών και υπαλλήλων.
Στόχος μας είναι να δοθεί αυτό το σύστημα εντός του δεύτερου τριμήνου και θα αξιολογήσει τα συστήματα, να εφαρμόσει το σύστημα και να παράσχει επαρκή εκπαίδευση σε διαχειριστές και υπαλλήλους μέχρι την 1η Ιουνίου 2021.
Υπάρχουν ορισμένες απαιτήσεις που θέλουμε να ικανοποιήσουμε, συμπεριλαμβανομένης της χαρτογράφησης, της αναφοράς και της αναλύσεως και της διαχείρισης στόχων. Ορισμένοι ενδιαφερόμενοι θα συμμετάσχουν στην επιλογή και την εφαρμογή αυτού του συστήματος, συμπεριλαμβανομένου ενός διαχειριστή έργου, του ανθρώπινου δυναμικού, των κεφαλαίων, των στελεχών, των στελεχών και των εργαζομένων.
Αυτό το έγγραφο περιγράφει λεπτομερώς την επιλογή αυτού του συστήματος, τους στόχους, τις ανάγκες, το πεδίο εφαρμογής, τις απαιτήσεις, τους ενδιαφερόμενους, το χρονοδιάγραμμα και την ανάλυση κόστους-οφέλους.
2. Στόχοι του έργου
Χρησιμοποιήστε το έξυπνο σύστημα για τους στόχους του έργου σας:
3. Δήλωση ανάγκες
Επιστροφή της δήλωσής σας με δεδομένα και έρευνα, αν είναι δυνατόν, να ενισχύσετε τη θέση σας:
4. Πεδίο εφαρμογής έργου
Καθορίστε σαφώς ποιες εργασίες εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής:
5. Απαιτήσεις
Εργασία με βασικούς ενδιαφερόμενους να περιγράψουν όλες τις απαιτήσεις:
6. Βασικοί ενδιαφερόμενοι
Προσδιορίστε τους βασικούς ενδιαφερόμενους και περιγράψτε τους ρόλους και τις ευθύνες τους:
7. Πρόγραμμα
Περιγράψτε όλες τις διάφορες φάσεις του έργου μαζί με την προθεσμία για κάθε φάση:
8. Ανάλυση κόστους-οφέλους
Συμπληρώστε μια ανάλυση κόστους-οφέλους:
Πώς να σχεδιάσετε ένα έγγραφο επιχειρηματικών απαιτήσεων μεUDN Task Manager
Ενώ ένα πρότυπο και παράδειγμα θα συμβάλει στην πραγματοποίηση της διαδικασίας δημιουργίας δικού σας εγγράφου επιχειρηματικών απαιτήσεων αισθάνεται λίγο πιο διαχειρίσιμο, δεν υπάρχει άρνηση ότι υπάρχουν πολλά που εμπλέκονται στη διαδικασία.
Τα καλά νέα είναι ότι μια συνεργατική πλατφόρμα διαχείρισης εργασίας όπως UDN Task Managerμπορεί να πάρει άφθονο άγχος και πονοκεφάλους από τη διαδικασία από:
Είστε έτοιμοι να δημιουργήσετε το δικό σας έγγραφο επιχειρηματικών απαιτήσεων; Χρειάζομαι περισσότεροΠόροι διαχείρισης προϊόντων ? Ξεκινήστε τη δωρεάν δοκιμή σαςUDN Task Managerσήμερα .
