Τι πρέπει να γνωρίζετε για τη συλλογή απαιτήσεων

Εσείς και η ομάδα σας αποφασίστε ότι πρόκειται να αγοράσετε μια απόλαυση για να στείλετε ένα από τα μέλη της ομάδας σας για τα γενέθλιά της και είστε υπεύθυνοι να το πάρει.

Εγκαταστάσατε σε ένα κασσίτερο γκουρμέ cookies και έκανε την αγορά. Αλλά τώρα, κάποιος έχει αναφέρει ότι το μέλος της ομάδας σας δεν τρώει γλουτένη. Στεναγμός. Είσαι πίσω στο πίνακα σχεδίασης. Στη συνέχεια, παραγγείλετε ένα νόστιμο κέικ σοκολάτας χωρίς γλουτένη. Αλλά στη συνέχεια? Ανακαλύπτετε ότι το μέλος της ομάδας σας δεν του αρέσει η σοκολάτα - προτιμά το κέικ καρότων.

Αντε πάλι. Πρέπει να παραγγείλετε μια άλλη απόλαυση.

Να απογοητευμένοι (και το άγχος τρώνε όλες αυτές τις επιπλέον θεραπείες); Δεν σας κατηγορούμε. Αυτό είναι ένα από τα πολλά παραδείγματα όταν η συλλογή αποτελεσματικών απαιτήσεων δεν πραγματοποιείται.

Ποιες είναι οι απαιτήσεις που συγκεντρώνονται στη διαχείριση έργων;

Απαιτήσεις Η συλλογή είναι η διαδικασία προσδιορισμού των έργων σας πρέπει να επιτύχουν και τι πρέπει να δημιουργηθεί για να συμβεί αυτό.

Είστε πιθανώς εξοικειωμένοι με το γεγονός ότι όλοι έχουν τη δική τουςΚοινές υποθέσεις έργουγια το τι αέργοθα πρέπει να περιλαμβάνει. Μέσω της συγκέντρωσης των απαιτήσεων, συλλέγετε πληροφορίες από τους ενδιαφερόμενους φορείς ενός έργου για να πάρετε μια επαρκής κατανόηση του τρόπου λειτουργίας ενός έργου - προτού ξεκινήσετε το έργο.

Οι απαιτήσεις του έργου είναι γενικά χωρισμένες σε δύο κατηγορίες:

Ας προσθέσουμε κάποια σαφήνεια με ένα παράδειγμα που σχετίζεται με το έργο. Φανταστείτε ότι η ομάδα σας είναι υπεύθυνη για την οικοδόμηση μιας νέας πύλης εφαρμογής εργασίας για την εταιρεία σας. Μέσω της διαδικασίας συγκέντρωσης των απαιτήσεων, θα συνδεθείτε με διαφορετικούς ενδιαφερόμενους - την ομάδα ηγεσίας, την ομάδα ανθρώπινου δυναμικού κλπ. - Για να καταλάβετε όλα όσα η πύλη εφαρμογής σας πρέπει να περιλαμβάνει:

Σκεφτείτε τις απαιτήσεις που συγκεντρώνουν ως την ευκαιρία σας να συλλέξετε όλα τα διαφορετικά κομμάτια για να συμπεριλάβετε έτσι ώστε το τελικό σας έργο όχι μόνο να ανταποκρίνεται μόνο στις προσδοκίες αλλά να τους ξεπεράσει.

Γιατί οι απαιτήσεις συγκεντρώνουν σημαντικές;

Η απαίτηση συγκέντρωση και ανάλυση μπορεί να ακούγεται σαν μια περιττή τυπικότητα, ειδικά όταν εσείς και η ομάδα σας είναι πρόθυμοι να βυθίσετε τα δόντια σας στο έργο.

Ωστόσο, η λήψη λαβής για τις απαιτήσεις ενός έργου είναι ένα κρίσιμο βήμα για διάφορους λόγους. Εδώ είναι τι μπορεί να συμβεί όταν δεν παίρνετε το χρόνο να τα καταλάβετε:

Τα έργα εμπίπτουν στις προσδοκίες: Αν δεν ξέρετε τι εργάζεστε προς την κατεύθυνση, είναι πολύ δύσκολο να το πετύχετε.47% των ανεπιθύμητων στόχων του έργουΣυνδέστε ξανά τη διαχείριση των κακών απαιτήσεων.

Συνδυάστε όλα αυτά, και έχετε τον πιο τρομακτικό κίνδυνο όλων: Αποτυχία έργου.Κατευθυνόμενες απαιτήσεις έργουείναι μία από τις κύριες αιτίες της αποτυχίας του έργου.

Ποια είναι η διαδικασία συγκέντρωσης των απαιτήσεων;

Η συλλογή των απαιτήσεων του έργου μπορεί να αισθάνεται συντριπτική, αλλά δεν χρειάζεται να είναι υπερβολικά περίπλοκη - ειδικά αν το σπάτε σε τρία βήματα.

Βήμα # 1: Ζητήστε τις απαιτήσεις από τα ενδιαφερόμενα μέρη

Ξεκινήστε προσδιορίζοντας τα ενδιαφερόμενα μέρη του έργου και την κατανόηση του τι πιστεύουν ότι το έργο πρέπει να αντιμετωπίσει ή να συμπεριλάβει.

Για παράδειγμα, ίσως η ομάδα ηγεσίας σκέφτεται ότι η δικτυακή πύλη εργασίας σας θα περιλαμβάνει βίντεο και πληροφορίες σχετικά με τον πολιτισμό σας και η ομάδα ανθρώπινου δυναμικού θέλει να παρακολουθήσει κάθε touchpoint με έναν υποψήφιο. Αυτά είναι όλα σημαντικά πράγματα που πρέπει να λάβετε υπόψη καθώς δημιουργείτε το σχέδιο του έργου σας.

Αυτό είναι ένα από τα πιο δύσκολα βήματα της διαδικασίας συγκέντρωσης των απαιτήσεων και μερικές φορές μπορεί να αισθάνεται σαν να τραβάει τα δόντια. Ωστόσο, υπάρχουν πολλά διαφορετικά εργαλεία που μπορείτε να χρησιμοποιήσετεΣυλλέξτε αυτές τις πληροφορίεςμε έναν στοχευόμενο και εξυπηρετικό τρόπο, όπως:

Βήμα # 2: Απαιτήσεις τεκμηρίωσης

Μόλις συγκεντρώσετε τις απαιτήσεις του έργου σας, πρέπει να τα τεκμηριώσετε σε ένα συνοπτικό και καλά οργανωμένο έγγραφο.

Αυτό το έγγραφο εξασφαλίζει τη λογοδοσία και δίνει σε όλους μια ενιαία πηγή πληροφοριών σχετικά με τους στόχους του έργου σας. Μην ανησυχείτε - θα σκάψουμε σε αυτό που ένα έγγραφο απαιτήσεων έργου πρέπει να μοιάζει λίγο αργότερα.

Βήμα # 3: Επιβεβαίωση της κατανόησης των απαιτήσεων

Μόλις τεκμηριωθούν οι απαιτήσεις του έργου σας, μην υποθέσετε ότι όλοι έχουν κοινή κατανόηση.

Αντ 'αυτού, μοιραστείτε τις τεκμηριωμένες απαιτήσεις με όλους τους ενδιαφερόμενους φορείς του έργου για να εξασφαλίσετε ότι όλοι βρίσκονται στην ίδια σελίδα πριν αρχίσει το έργο. Αν κάτι είχε παραλειφθεί ή παρεξηγηθεί, είναι καλύτερο να το ξέρετε τώρα.

Ποιες είναι οι προκλήσεις των απαιτήσεων που συγκεντρώνουν;

Ο τύπος για τη διαδικασία συλλογής απαιτήσεων είναι αρκετά απλή. Ωστόσο, πολλές ομάδες τρέχουν σε οδοφράγματα όταν προσπαθούν να κατανοήσουν τις απαιτήσεις ενός έργου. Αυτά μπορούν να περιλαμβάνουν (αλλά δεν περιορίζονται σε):

Η διαδικασία συγκέντρωσης των απαιτήσεων δεν είναι χωρίς το λόξυμά της, αλλά εξακολουθεί να αξίζει τον χρόνο και την προσπάθειά σας για να εξασφαλίσετε ότι θα παραδώσετε επιτυχημένα έργα.

Υπάρχουν βέλτιστες πρακτικές για τις τεχνικές συγκέντρωσης απαίτησης;

Ας μιλήσουμε για το μεγαλύτερο μέρος της διαδικασίας: στην πραγματικότητα συγκεντρώνοντας τις απαιτήσεις. Όπως αναφέραμε στην προηγούμενη ενότητα, αυτό μπορεί να αισθάνεται προκλητική.

Ευτυχώς, υπάρχουν μερικές συμβουλές που μπορείτε να παίξετε για να συλλέξετε και να κατανοήσετε τις απαιτήσεις ενός έργου με τρόπο που είναι τόσο αποτελεσματικό όσο και αποτελεσματικό.

1. Επαναλάβετε το στόχο του έργου

Όλες οι απαιτήσεις του έργου σας έχουν αυτό το κοινό: είναι σε υποστήριξη του ευρύτερου στόχου του έργου σας. Έτσι, βεβαιωθείτε ότι επαναλαμβάνετε αυτόν τον στόχο κάθε φορά που συζητάτε τις απαιτήσεις.

Προσκόμιση με το Παράδειγμα πύλης εφαρμογής εργασίας εργασίας, ποιος είναι ο κύριος στόχος σας στην έναρξη αυτής της πύλης; Θέλεις να:

Η γνώση του βασικού σας στόχου θα σας δώσει το πλαίσιο που πρέπει να καταλάβετε ποιες απαιτήσεις πρέπει να λάβουν προτεραιότητα - και οι οποίες μπορεί να χρειαστεί να αναβληθούν.

2. Εστίαση στους δεξιούς ενδιαφερόμενους φορείς

Θέλετε να διασφαλίσετε ότι συνδέεστε με αρκετούς ανθρώπους για να έχετε μια καλά στρογγυλεμένη προβολή των απαιτήσεων του έργου σας. Αλλά το άνοιγμα του σε όλους μπορεί να είναι τόσο συντριπτική όσο και συγκεχυμένη.

Όταν πρόκειται για τη συγκέντρωση των απαιτήσεων, παραμείνετε επικεντρωμένοι στους βασικούς ενδιαφερόμενους του έργου. Ποιοι είναι οι άνθρωποι ή οι ομάδες που θα επηρεαστούν άμεσα από αυτό το έργο; Αυτοί είναι οι άνθρωποι που πρέπει να μιλήσετε.

3. Αφήστε αρκετό χρόνο

Οι απαιτήσεις που συγκεντρώνονται δεν θα είναι γρήγοροέργο, και πιθανότατα δεν θα είναι ένα ενιαίο γεγονός. Οι ενδιαφερόμενοι θα σκεφτούν τα πράγματα που ξεχάσουν να αναφέρουν και θα σκεφτείτε ερωτήσεις που ξεχάσατε να ρωτήσετε.

Για το λόγο αυτό, βεβαιωθείτε ότι δημιουργείτε αρκετό χρόνο για τη διαδικασία συλλογής απαιτήσεων. Αυτό θα σας δώσει το αναπνευστικό δωμάτιο που πρέπει να κάνετε μια διεξοδική δουλειά, χωρίς να αισθάνεστε να συμπιέζετε για το χρόνο.

4. Συνοψίστε και επιβεβαιώστε την κατανόησή σας

Οι υποθέσεις μπορούν να είναι επικίνδυνες, ειδικά όταν πρόκειται για τις απαιτήσεις του έργου. Μπορεί να νομίζετε ότι ξέρετε τι αφαίοςΉ η ομάδα ζητεί, μόνο για να μάθετε ότι ήσασταν σε λάθος μονοπάτι όταν έχετε ήδη βυθίσει τις ώρες στο έργο.

Ποτέ δεν πονάει για να επιβεβαιώσει την κατανόησή σας. Όταν κάποιος αναφέρει μια απαίτηση, συνοψίζει αυτό που έχουν μοιραστεί μαζί σας. Αυτό είναι ένα σημαντικό στοιχείο ενεργούακούγοντας, το οποίο είναι χρήσιμο σε μια ποικιλία πλαισίων - συμπεριλαμβανομένων των απαιτήσεων που συγκεντρώνονται. Αυτή η γρήγορη περίληψη τους δίνει την ευκαιρία να επιβεβαιώσουν την κατεύθυνση σας ή να σας διορθώσουν πριν ξεκινήσετε.

Ακόμα κι αν κάνετε ό, τι μπορείτε για να συγκεντρώσετε τις απαιτήσεις όσο το δυνατόν ακριβέστερα, οι εκπλήξεις και οι κακομετατροπές μπορούν ακόμα να συμβούν. Γι 'αυτόΕυκίνητη προσέγγιση(ή η συγκέντρωση ευέλικτων απαιτήσεων) μπορεί να είναι τόσο χρήσιμη, καθώς σας δίνει τακτά χρονικά διαστήματα για να επανεξετάσετε και να κάνετε τις απαραίτητες προσαρμογές.

Κορυφαίες συμβουλές για τη σύνταξη εγγράφου απαιτήσεων

Τα έγγραφα απαίτησης του έργου μπορούν να κυμαίνονται από συνοπτικά μονόμετρα έως μακρά αρχεία. Στην πιο βασική του μορφή, το έγγραφο των απαιτήσεων σας θα πρέπει να περιλαμβάνει:

Αλλά, τι άλλο πρέπει να ξέρετε να το γεμίσετε με επιτυχία; Εδώ είναι μερικές συμβουλές που πρέπει να θυμάστε.

1. Αποφύγετε το Jargon

Αυτό το έγγραφο δεν αφορά μόνο την εγγραφή των απαιτήσεων σας. Θα πρέπει επίσης να σας δώσει ένα εργαλείο για να τα διαχειριστείτε αποτελεσματικά. Για να γίνει αυτό δυνατό, οι απαιτήσεις πρέπει να είναι κρυστάλλινες. Αποφύγετε τη φρασεολογία, τα ακρωνύμια και άλλες πολύπλοκες φράσεις και κρατικά πράγματα όσο το δυνατόν πιο απλά.

2. Χρησιμοποιήστε ένα μορφοποιημένο πρότυπο

Η δημιουργία ενός προτύπου για το έγγραφο των απαιτήσεων σας εξοικονομεί χρόνο και εξασφαλίζει ότι οι πληροφορίες σας οργανώνονται και εύκολο να αφομοιώσουν. Επιπλέον, είναι ένα προβλέψιμο πλαίσιο που οι ενδιαφερόμενοι μπορούν να πάρουν άνετα, γεγονός που διευκολύνει τους να επανεξετάσουν και να παρέχουν ανατροφοδότηση.

3. Προσκαλέστε τους άλλους να αναθεωρήσουν το έγγραφο

Μιλώντας για τα σχόλια, Λάβετε υπόψη ότι οι απαιτήσεις που συγκεντρώνουν δεν είναι κάτι που κάνετε μόνοι σας - άφθονες άλλες εμπλέκονται στη διαδικασία. Δεν πρέπει απλώς να παίξουν ενεργό ρόλο κατά τη συλλογή των απαιτήσεων, αλλά την επανεξέταση τους. Μοιραστείτε το έγγραφό σας μαζί τους, ώστε να παρέχουν ανατροφοδότηση και να επιβεβαιώσουν ότι όλοι έχουν τη σωστή κατανόηση.

Υπάρχουν διαθέσιμα εργαλεία συγκέντρωσης απαίτησης;

Από τους χάρτες μυαλού ή τα διαγράμματα επεξεργασίας σε έρευνες ή ιστορίες χρήστη, δεν υπάρχει έλλειψη εργαλείων που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να συγκεντρώσετε καλύτερες απαιτήσεις προϊόντος.

Στην πλευρά της τεχνολογίας, υπάρχει επίσης άφθονο λογισμικό που μπορεί να πάρει τον πόνο και την πίεσηΣυλλογή απαιτήσεων. Για παράδειγμα, μια συνεργατική πλατφόρμα διαχείρισης εργασίας όπωςUDN Task Managerθα σε βοηθήσει:

Αυτό σημαίνει ότι θα γνωρίζετε ακριβώς τι απαιτείται από ένα έργο και να έχετε την ορατότητα που πρέπει να βεβαιωθείτε ότι έχετε τον έλεγχο αυτών των κιβωτίων.

Είστε έτοιμοι να πάρετε μια σταθερή λαβή στις απαιτήσεις και να ωθήσει περισσότερα έργα που κερδίζουν σε όλη τη γραμμή τερματισμού;Ξεκινήστε τη δωρεάν δοκιμή σαςUDN Task Managerσήμερα .