एक व्यावसायिक आवश्यकताएँ दस्तावेज़ कैसे लिखें (टेम्पलेट शामिल)

शोध से पता चलता है कि संगठनात्मक निवेश का 11.4% गरीबों के कारण अपशिष्ट पर जाएं परियोजना प्रदर्शन। तो, आप उस डरावनी आंकड़े का हिस्सा होने से कैसे बच सकते हैं?

एक सफल की कुंजी परियोजना एक विचारशील और अच्छी तरह से लिखित व्यावसायिक आवश्यकताओं दस्तावेज (अक्सर एक बीआरडी के रूप में संक्षिप्त) है।

एक व्यावसायिक आवश्यकताएँ दस्तावेज़ (BRD) क्या है?

तो, एक व्यापार आवश्यकता दस्तावेज क्या है? यह स्पष्ट रूप से उस परियोजना को परिभाषित करता है जो एक परियोजना में प्रवेश करता है। यह अनुमानित परिणामों और प्रमुख हितधारकों सहित परियोजना के सभी पहलुओं को मानता है।

यह दस्तावेज़ बताता है कि इच्छित तक पहुंचने के लिए क्या आवश्यक है परियोजना के उद्देश्यों । जब यह अच्छी तरह से किया जाता है, तो यह इतना आत्म-व्याख्यात्मक होना चाहिए कि यह परियोजना के काम से जुड़ी किसी भी अस्पष्टता को हटा देता है। कोई भी अनुमान नहीं बचा है - उन्हें जो भी चाहिए वह व्यवसाय आवश्यकताओं दस्तावेज़ में सूचीबद्ध है।

में परियोजना प्रबंधन संस्थान (पीएमआई) के लिए पेपर , पॉल बुर्क ने जोर दिया कि व्यावसायिक आवश्यकताएं "क्या" हैं - एक परियोजना को पूरा करने पर एक संगठन क्या करना चाहता है। आवश्यकताएं परियोजना के काम के परिणामस्वरूप आने वाले परिवर्तनों को परिभाषित करती हैं।

हालांकि यह अत्यधिक औपचारिक लग सकता है, एक व्यापार आवश्यकता दस्तावेज शामिल सभी पार्टियों के बीच संरेखण सुनिश्चित करने के लिए एक महत्वपूर्ण तत्व है।

आप व्यवसाय आवश्यकताओं के दस्तावेज़ में क्या जानकारी डालते हैं?

अब जब हमारे पास यह दस्तावेज है, तो हमारे पास एक ढीला अवलोकन है, चलो उस पर खोदने वाले नाइट्टी-किरकिरा में खोदें।

व्यापार आवश्यकताओं दस्तावेज अन्य औपचारिक दस्तावेजों के समान हैं जैसे प्रस्तावों के लिए अनुरोध (आरएफपी) और ग्राहक अनुबंध। इस बात को ध्यान में रखते हुए, वे अक्सर शामिल होते हैं:

एक व्यावसायिक आवश्यकताएँ दस्तावेज़ कैसे लिखें

इस बात से इनकार नहीं किया जा रहा है कि इस दस्तावेज़ में बहुत कुछ है। लेकिन, व्यावसायिक आवश्यकताओं को लिखना और उन्हें व्यावसायिक आवश्यकताओं के दस्तावेज़ में जोड़ना एक भारी चुनौती नहीं है। अपने आप को लिखने के लिए इन युक्तियों का पालन करें।

1. पिछली सफल परियोजनाओं से सीखकर शुरू करें

यदि इस दस्तावेज़ को शुरू करना चुनौतीपूर्ण महसूस करता है, तो संगठन के भीतर पूर्ण पिछली परियोजनाओं की समीक्षा करने में कुछ समय व्यतीत करें।

इन परियोजनाओं से जुड़े दस्तावेज़ीकरण को देखें और अपनी नई व्यावसायिक आवश्यकताएँ दस्तावेज़ को रेखांकित करने के लिए अपनी अंतर्दृष्टि का उपयोग करें। पिछले दस्तावेज की समीक्षा के रूप में विचार करने के लिए कुछ तत्वों में शामिल हैं:

2. अपनी आवश्यकताओं को कैप्चर करें

यहां इस प्रक्रिया के मांस और आलू हैं: सभा की आवश्यकताएं । इसमें कई अलग-अलग प्रकार की आवश्यकताएं हो सकती हैं उच्च स्तर प्रति तकनीकी ।

आखिरकार, आपकी व्यावसायिक आवश्यकताएँ दस्तावेज़ नहीं होंगे प्रभावी सभी हितधारकों को इकट्ठा करने और कैप्चर किए बिना आवश्यकताएं इसलिए।

"ज्ञान के व्यापार विश्लेषण निकाय के लिए एक गाइड" ( बाबोक® गाइड ) आमतौर पर इस्तेमाल की पहचान करता है आवश्यकताएं विशिष्टता विधियों , समेत:

चिंता न करें - उपरोक्त वर्णित सभी तकनीकों का उपयोग करने के लिए निश्चित रूप से आवश्यक नहीं है। इसके बजाय, पहचानें कि कौन से आपके और आपके वर्तमान के लिए सबसे अच्छा काम करेंगे उत्पाद विनिर्देश । परियोजना जीवन चक्र के दौरान, सुनिश्चित करें कि आप परियोजना की शुरुआत में परिभाषित आवश्यकताओं के प्रभावों को सुनें और उन्हें आवश्यकतानुसार संबोधित करें।

3. सामग्री को अधिक पचाने योग्य बनाने के लिए दृश्य तत्व जोड़ें

दृश्य और आस-पास के संदर्भ आपकी योजना की प्रभावशीलता को बढ़ा सकते हैं और जानकारी के टेक्स्ट-भारी हिस्सों को तोड़ सकते हैं।

शोध इंगित करता है कि जनसंख्या का 65% दृश्य शिक्षार्थियों हैं, जिसका अर्थ है कि आपके दस्तावेज़ में दृश्यों को शामिल करना आपको अपने संदेश को व्यक्त करने और अधिक आकर्षक तरीके से योजना बनाने में मदद कर सकता है।

उदाहरण के लिए, ए व्यापार प्रक्रिया आरेख एक व्यावसायिक आवश्यकता दस्तावेज में एक विशिष्ट दृश्य है। प्रस्तावित भविष्य की स्थिति बनाम अपने वर्तमान राज्य में व्यापार प्रक्रियाओं को मानचित्रण करने से आसानी से आवश्यकताओं को संवाद करने में मदद मिल सकती है।

4. टीम के सदस्यों को अपने दस्तावेज़ की समीक्षा करने के लिए कहें

एक बार जब आप अपनी व्यावसायिक आवश्यकताओं को पूरा कर लेंगे, तो हितधारकों को इसकी समीक्षा करने और इसे सत्यापित करने के लिए कहें। यह आपके लिए पुष्टि करने का अवसर प्रदान करता है कि आपने तदनुसार सभी आवश्यकताओं को कैप्चर किया है और हितधारकों को फीडबैक प्रदान करने और परियोजना शुरू होने से पहले बदलाव करने का मौका प्रदान करता है।

एक अतिरिक्त बोनस के रूप में, एक समीक्षा प्रक्रिया को पूरा करने से समग्र संरेखण में भी योगदान मिलता है, जिससे आपकी टीम को गेट-गो से सफलता के लिए सेट किया जाता है।

व्यापार आवश्यकताएँ दस्तावेज़ उदाहरण और टेम्पलेट

हम स्वीकार करेंगे कि यह सब थोड़ा जटिल और अकादमिक महसूस कर सकता है, इसलिए आइए मूलभूत आवश्यकता दस्तावेज़ उदाहरण के माध्यम से चलें।

कल्पना कीजिए कि आपका संगठन कर्मचारी प्रदर्शन और कुंजी प्रदर्शन संकेतक (केपीआई) को बेहतर तरीके से ट्रैक करने का एक तरीका ढूंढना चाहता है।

इस उदाहरण के लिए, मान लें कि वर्तमान में कोई सिस्टम नहीं है जो कर्मचारियों को अपने प्रदर्शन को ट्रैक करने की अनुमति देता है, इसलिए किसी को चयनित और कार्यान्वित करना होगा। यहां बताया गया है कि इस प्रकार की परियोजना (कुछ उपयोगी टिप्स के साथ) के लिए एक बहुत ही सरल दस्तावेज़ कैसा दिख सकता है:

1 कार्यकारी सारांश

हमारा संगठन हमारे समग्र कर्मचारी प्रदर्शन को ट्रैक करने, प्रतिधारण और मनोबल को बढ़ावा देने और प्रबंधकों और कर्मचारियों के बीच पारदर्शिता बढ़ाने के लिए एक प्रदर्शन प्रबंधन प्रणाली की मांग कर रहा है।

हमारा लक्ष्य है कि यह प्रणाली दूसरी तिमाही में लॉन्च करेगी और सिस्टम का मूल्यांकन करेगी, सिस्टम को लागू करेगी, और 1 जून, 2021 तक प्रबंधकों और कर्मचारियों को पर्याप्त प्रशिक्षण प्रदान करेगी।

ऐसी कई आवश्यकताएं हैं जिन्हें हम संतुष्ट करने के लिए देख रहे हैं, जिसमें करियर पथ मैपिंग, रिपोर्टिंग और एनालिटिक्स और लक्ष्य प्रबंधन शामिल हैं। एक परियोजना प्रबंधक, मानव संसाधन, विभाग प्रमुख, अधिकारियों, प्रबंधकों और कर्मचारियों सहित कई हितधारकों को इस प्रणाली के चयन और कार्यान्वयन में शामिल किया जाएगा।

यह दस्तावेज़ इस प्रणाली, उद्देश्यों, आवश्यकताओं, दायरे, आवश्यकताओं, हितधारकों, अनुसूची, और लागत-लाभ विश्लेषण के चयन का विवरण देता है।

2. परियोजना उद्देश्य

अपने प्रोजेक्ट उद्देश्यों के लिए स्मार्ट सिस्टम का उपयोग करें:

3. कथन की जरूरत है

यदि संभव हो, तो डेटा और शोध के साथ अपने बयान को वापस, अपनी स्थिति को मजबूत करने के लिए:

4. प्रोजेक्ट स्कोप

स्पष्ट रूप से परिभाषित करें कि कौन सा काम दायरे में आता है:

5. आवश्यकताएं

सभी आवश्यकताओं को रेखांकित करने के लिए प्रमुख हितधारकों के साथ काम करें:

6. प्रमुख हितधारकों

प्रमुख हितधारकों की पहचान करें और उनकी भूमिकाओं और जिम्मेदारियों की रूपरेखा तैयार करें:

7. अनुसूची

प्रत्येक चरण के लिए समय सीमा के साथ परियोजना के सभी चरणों की रूपरेखा:

8. लागत-लाभ विश्लेषण

एक लागत लाभ विश्लेषण पूरा करें:

के साथ एक व्यावसायिक आवश्यकता दस्तावेज की योजना कैसे बनाएं यूडीएन कार्य प्रबंधक

जबकि एक टेम्पलेट और उदाहरण आपकी व्यावसायिक आवश्यकताओं को बनाने की प्रक्रिया में मदद करेगा दस्तावेज़ थोड़ा अधिक प्रबंधनीय महसूस करता है, वहां कोई इनकार नहीं है कि प्रक्रिया में बहुत कुछ शामिल है।

अच्छी खबर यह है कि एक सहयोगी कार्य प्रबंधन मंच की तरह यूडीएन कार्य प्रबंधक प्रक्रिया से बाहर तनाव और सिरदर्द ले सकते हैं:

अपनी खुद की व्यावसायिक आवश्यकताएँ दस्तावेज़ बनाने के लिए तैयार हैं? और चाहिए उत्पाद प्रबंधन संसाधन ? अपना नि: शुल्क परीक्षण शुरू करें यूडीएन कार्य प्रबंधक आज ।