Forskning viser det 11,4% av organisatoriske investeringer Gå til avfall på grunn av fattige prosjekt opptreden. Så, hvordan kan du unngå å være en del av den skremmende statistikken?
Forskning viser det 11,4% av organisatoriske investeringer Gå til avfall på grunn av fattige prosjekt opptreden. Så, hvordan kan du unngå å være en del av den skremmende statistikken?
Nøkkelen til en vellykket prosjekt er et gjennomtenkt og velskrevet forretningsbehovsdokument (ofte forkortet som BRD).
[1. 3]Hva er et forretningsbehovsdokument (BRD)?
Så, hva er et forretningsbehovsdokument? Det definerer tydeligvis alt som et prosjekt innebærer. Det vurderer alle fasetter av prosjektet, inkludert de forventede resultatene og de viktigste interessentene.
Dette dokumentet beskriver hva som trengs for å nå den tiltenkte prosjektmål . Når det er gjort bra, bør det være så selvforklarende at det fjerner noen tvetydighet knyttet til prosjektarbeidet. Ingen er igjen gjetting - alt de trenger er oppført i forretningsbehovsdokumentet.
I en Papir for prosjektledelsesinstituttet (PMI) Paul Burek understreket at forretningsbehov er "hva" - hva en organisasjon ønsker å gjøre når du fullfører et prosjekt. Kravene definerer endringene som kommer som følge av prosjektarbeidet.
Selv om det kan høres altfor formelt, er et forretningsbehov et kritisk element for å sikre justering blant alle involverte parter.
[1. 3]Hvilken informasjon legger du i et forretningsbehovsdokument?
Nå som vi har en løs oversikt over hva dette dokumentet er, la oss grave inn i det nitty-gritty av hva som går inn i det.
Bedriftskrav Dokumenter ligner andre formelle dokumenter som forespørsler om forslag (RFPS) og klientkontrakter. Med det i tankene inkluderer de ofte:
[1. 3]Slik skriver du et forretningsbehovsdokument
Det er ikke nektet at det er mye som går inn i dette dokumentet. Men å skrive forretningsbehov og legge dem til et forretningsbehovsdokument trenger ikke å være en overveldende utfordring. Følg disse tipsene for å skrive din egen.
Hvis du starter dette dokumentet føles skremmende, tilbringer du litt tid på å gjennomgå vellykkede tidligere prosjekter som er gjennomført i organisasjonen.
Se på dokumentasjonen som er knyttet til disse prosjektene, og bruk innsiktene dine til å skissere ditt nye forretningsbehovsdokument. Noen elementer å vurdere som du gjennomgår Tidligere dokumentasjon inkluderer:
Her er kjøttet og potetene i denne prosessen: samle kravene . Dette kan bestå av mange forskjellige typer krav som spenner fra høy level til teknisk .
Til slutt vil forretningsbehovet ditt ikke være Effektiv Uten å samle og fange alle interessenter krav tilsvarende.
"En guide til forretningsanalysekroppen av kunnskap" ( BABOK® Guide ) Identifiserer vanligvis brukt Krav til å planlegge metoder , gjelder også:
Ikke bekymre deg - det er absolutt ikke viktig å bruke alle de nevnte teknikkene. I stedet identifiser hvilke som vil fungere best for deg og din nåværende produktspesifikasjoner . Gjennom prosjektets livssyklus, sørg for at du lytter til innvirkning på kravene som er definert i begynnelsen av prosjektet og adresserer dem etter behov.
Visualer og omgivende kontekst kan øke planens effektivitet og bryte opp tekst-tunge biter av informasjon.
Forskning indikerer det 65% av befolkningen Er visuelle elever, som betyr å inkorporere visualer i dokumentet ditt, kan hjelpe deg med å formidle meldingen din og planlegge på en mer overbevisende måte.
For eksempel a Forretningsprosessdiagram er en typisk visuell sett i et forretningsbehovsdokument. Kartlegging av forretningsprosesser i sin nåværende tilstand versus den foreslåtte fremtidige staten kan bidra til å kommunisere kravene med letthet.
Når du er ferdig med forretningsbehovsdokumentet, spør interessenter å gjennomgå det og validere det. Dette gir muligheten for deg å bekrefte at du har fanget alle kravene tilsvarende og gir en sjanse for interessenter å gi tilbakemelding og gjøre endringer før prosjektet begynner.
Som en ekstra bonus bidrar du til å fullføre en gjennomgangsprosess også til samlet justering, og sette teamet ditt opp for suksess fra Get-Go.
[1. 3]Forretningsbehov Dokumenteksempel og mal
Vi innrømmer at alt dette kan føles litt kompleks og akademisk, så la oss gå gjennom et grunnleggende krav til et grunnleggende krav.
Tenk deg at organisasjonen din ønsker å finne en måte å bedre spore ansattes ytelse og nøkkelindikatorer (KPIer).
For å si dette eksemplet, la oss si at det for øyeblikket ikke er noe system som gjør at ansatte kan spore deres ytelse, så man må velges og implementeres. Her er hva et veldig enkelt dokument kan se ut for denne typen prosjekt (sammen med noen nyttige tips):
Vår organisasjon søker et ytelsesstyringssystem for å spore vår samlede ansattes ytelse, øke oppbevaring og moral, og øke gjennomsiktigheten mellom ledere og ansatte.
Vi tar sikte på å ha dette systemet lansert innen andre kvartal og vil evaluere systemer, implementere systemet, og gi tilstrekkelig opplæring til ledere og ansatte innen 1. juni 2021.
Det er en rekke krav vi ønsker å tilfredsstille, inkludert karrierehåndverk kartlegging, rapportering og analyse og målstyring. En rekke interessenter vil være involvert i valg og implementering av dette systemet, inkludert en prosjektleder, menneskelige ressurser, avdelingshoder, ledere, ledere og ansatte.
Dette dokumentet beskriver valget av dette systemet, målene, behovene, omfanget, kravene, interessentene, tidsplanen og kostnadsfordelingsanalysen.
Bruk SMART-systemet til prosjektmålene dine:
Tilbake Din erklæring med data og forskning, om mulig, for å styrke posisjonen din:
Definer klart hvilket arbeid som faller i omfanget:
Arbeid med viktige interessenter for å skissere alle kravene:
Identifiser viktige interessenter og skissere sine roller og ansvar:
Sett opp alle ulike faser av prosjektet sammen med fristen for hver fase:
Fullfør en kostnadsfordelingsanalyse:
[1. 3]Slik planlegger du et forretningsbehovsdokument med UDN Task Manager
Mens en mal og eksempel vil bidra til å gjøre prosessen med å skape dine egne forretningsbehovsdokument, føles det litt mer håndterbart, det er ikke nektet at det er mye involvert i prosessen.
Den gode nyheten er at en samarbeidende arbeidsstyringsplattform som UDN Task Manager kan ta rikelig med stress og hodepine ut av prosessen av:
Klar til å lage dine egne forretningsbehovsdokument? Trenger mer Produktledelsesressurser ? Start din gratis prøveversjon av UDN Task Manager i dag .
Leter du etter en enkel, rask, lett, lett, lett, lett, og enkel å bruke løsning for din bedrift? Kontakt oss nå!
