Comment écrire un document d'exigences commerciales (modèle inclus)

La recherche montre que11,4% des investissements organisationnelsaller aux déchets en raison de pauvresprojetperformance. Alors, comment pouvez-vous éviter de faire partie de cette statistique effrayante?

La clé d'un succèsprojetest un document d'exigences commerciales réfléchi et bien écrit (souvent abrégé en tant que BRD).

Qu'est-ce qu'un document d'exigences commerciales (BRD)?

Alors, qu'est-ce qu'un document d'exigences commerciales? Il définit clairement tout ce qu'un projet implique. Il considère que toutes les facettes du projet, y compris les résultats escomptés et les principales parties prenantes.

Ce document décrit ce qui est nécessaire pour atteindre laobjectifs du projet. Lorsque cela se fait bien, il devrait être tellement explicite qu'il supprime toute ambiguïté associée au travail de projet. Personne n'est laissée deviner - tout ce dont ils ont besoin sont énumérés dans le document Exigences de l'entreprise.

Dans unPapier pour l'Institut de gestion de projet (PMI), Paul Burek a souligné que les exigences commerciales sont la "quelles" - quelle organisation veut faire à la fin d'un projet. Les exigences définissent les modifications qui seront résultant du travail de projet.

Bien que cela puisse sonner trop formel, un document d'exigences commerciales est un élément essentiel pour assurer l'alignement entre toutes les parties concernées.

Quelles informations mettez-vous dans un document d'exigences commerciales?

Maintenant que nous avons une vue d'ensemble des lâches de ce que ce document est, creusons dans le Nitty-Gritty de ce qui y va.

Les documents de gestion des entreprises sont similaires à ceux des autres documents formels tels que les demandes de propositions (RFP) et les contrats à la clientèle. Dans cet esprit, ils comprennent souvent:

Comment écrire un document d'entreprise

Il n'y a pas de nier qu'il y a beaucoup de choses qui vont dans ce document. Mais, écriture des exigences commerciales et les ajouter à un document d'exigences commerciales ne doit pas nécessairement être un défi accablant. Suivez ces conseils pour écrire le vôtre.

1. Commencez par apprendre des projets réussi précédents

Si la création de ce document se sent décourageant, passez un peu de temps à examiner les projets passés réussi terminés au sein de l'organisation.

Regardez la documentation associée à ces projets et utilisez vos idées pour décrire votre nouveau document d'exigences commerciales. Certains éléments à considérer à mesure que vous examinez la documentation précédente, citons:

2. Capturez vos exigences

Voici la viande et les pommes de terre de ce processus:Exigences de collecte. Cela peut consister en plusieurs types d'exigences allant dehaut niveaupourtechnique .

En fin de compte, votre document d'exigences commerciales ne sera pasefficacesans rassembler et capturer toutes les parties prenantesconditionspar conséquent.

"Guide du corps de la connaissance de l'analyse de l'entreprise" (Guide de Babok®) identifie couramment utiliséexigences méthodes d'élicitation, y compris:

Ne vous inquiétez pas - il n'est certainement pas essentiel d'utiliser toutes les techniques mentionnées ci-dessus. Au lieu de cela, identifiez lesquels les autres fonctionneront mieux pour vous et votre actuelSpécifications du produit. Tout au long du cycle de vie du projet, assurez-vous d'écouter des impacts aux exigences définies au début du projet et de les résoudre au besoin.

3. Ajoutez des éléments visuels pour rendre le contenu plus digestible

Les visuels et le contexte environnant peuvent augmenter l'efficacité de votre plan et rompre les morceaux d'informations lourds.

La recherche indique que65% de la populationLes apprenants visuels sont-ils, ce qui signifie incorporer des visuels de votre document peut vous aider à transmettre votre message et à planifier de manière plus convaincante.

Par exemple, unDiagramme de processus métierest un visuel typique vu dans un document d'exigences commerciales. Cartographier les processus opérationnels dans leur état actuel par rapport à l'État futur proposé peut aider à communiquer les exigences avec facilité.

4. Demandez aux membres de l'équipe d'examiner votre document

Une fois que vous avez terminé votre document de vos exigences professionnelles, demandez aux parties prenantes de l'examiner et de la valider. Cela vous offre la possibilité de confirmer que vous avez capturé toutes les exigences en conséquence et offre aux parties prenantes de fournir des commentaires et de modifier les changements avant le début du projet.

En tant que bonus ajouté, la complétion d'un processus d'examen contribue également à l'alignement général, à la mise en place de votre équipe de succès.

Exigences professionnelles Exemple de document et modèle

Nous admettrons que tout cela peut se sentir un peu complexe et académique, alors parcourons un exemple de document d'exigences de base.

Imaginez que votre organisation souhaite trouver un moyen de mieux suivre les performances des employés et les principaux indicateurs de performance (KPI).

Par exemple, disons qu'il n'y a actuellement aucun système qui permet aux employés de suivre leurs performances. Il faudra donc être sélectionné et mis en œuvre. Voici ce qu'un document très simple pourrait ressembler à ce type de projet (avec quelques conseils utiles):

1. Résumé

Notre organisation recherche un système de gestion de la performance de suivre notre performance globale des employés, de stimuler la rétention et du moral et d'accroître la transparence entre les gestionnaires et les employés.

Nous visons à ce système lancé au cours du deuxième trimestre et évaluera les systèmes, mettre en œuvre le système et fournir une formation adéquate aux gestionnaires et aux employés avant le 1er juin 2021.

Il y a plusieurs exigences que nous cherchons à satisfaire, y compris la cartographie des sentiers de carrière, les rapports et les analyses, ainsi que la gestion des objectifs. Un certain nombre de parties prenantes seront impliquées dans la sélection et la mise en œuvre de ce système, y compris un chef de projet, des ressources humaines, des chefs de département, des dirigeants, des gestionnaires et des employés.

Ce document détaille la sélection de ce système, les objectifs, les besoins, la portée, les exigences, les parties prenantes, l'horaire et l'analyse coûts-avantages.

2. Objectifs du projet

Utilisez le système intelligent pour vos objectifs de projet:

3. Déclaration des besoins

Retour Votre déclaration avec des données et des recherches, si possible, pour renforcer votre position:

4. Portée du projet

Définir clairement quel travail tombe dans la portée:

5. Exigences

Travailler avec les principales parties prenantes pour décrire toutes les exigences:

6. Particuliers clés

Identifier les principales parties prenantes et décrire leurs rôles et responsabilités:

7. Calendrier

Décrivez toutes les différentes phases du projet avec la date limite pour chaque phase:

8. Analyse coûts-avantages

Remplissez une analyse coûts-avantages:

Comment planifier un document d'exigences commerciales avecGestionnaire de tâches UDN

Bien qu'un modèle et un exemple vous aideront à créer votre propre document d'exigences professionnelles se sentir un peu plus gérables, il n'y a pas de nier qu'il y a beaucoup impliqué dans le processus.

La bonne nouvelle est qu'une plate-forme de gestion de travail collaborative comme Gestionnaire de tâches UDNpeut prendre beaucoup de stress et de maux de tête hors du processus:

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