5 tácticas para asegurar que otros no arruinen sus plazos

Tu equipo de marketingestá trabajando en una nueva campaña de generación de leads, y para hacerlo necesita datos del departamento de ventas.

Establece una fecha límite para cuando necesite esa información. Pero esa fecha final viene y va, y aún así, no hay nada más que los crickets en su bandeja de entrada. Entonces, tu seguimiento.

El equipo de ventas le dice que no podían llegar al mismo. Le aseguran que está en su lista, y lo enviarán cuando puedan.

Ahora, tu equipo está parado y estás detrás en unaentregableque necesitabas para lograr, lo que enviará un efecto ondulado a través de todo su flujo de trabajo y, sin duda, terminará con un montón de estrés y caos.

Es frustrante, ¿no es así? Pero, también es común en el mundo de marketing.

Según nuestro propioInforme de Marketing Estado de Agile 2016, uno de los mayores temas que se enfrentan al colaborar con otros departamentos, está obteniendo información necesaria a tiempo (con el 16.7% de los mercadólogos que citan esa respuesta).

Adicionalmente, unInforme del grupo creativo.Encontró que los procesos de aprobación dolorosamente lentos son uno de los principales desafíos que las creativas deben superarse cuando se colaboran con otros departamentos.

Si bien el retraso en obtener los materiales que necesita es suficiente para hacer que aprenda su mandíbula, en muchas maneras, es comprensible.

"Cada departamento tiene sus propios proyectos y procesos", explica Michelle Kubot, director de marketing en el Centro de Tratamiento de Ambrosia, "su naturaleza humana se preocupe más por nuestras propias prioridades".

Pero, tan fácil como es señalar el dedo en otros equipos para su enfoque indiferente para sus plazos, también tiene una parte en esto.

¿Cómo puedes hacer que tus plazos se adhieran?

Afortunadamente, hay algunas tácticas que puede implementar para administrar de manera proactiva esa relación e inspirar a los otros departamentos dentro de su organización para honrar y respetar los plazos que establece.

Cuando envía solicitudes a otros departamentos, ¿cómo se ve eso? Estamos dispuestos a apostar a enviar un correo electrónico que dice algo a lo largo de las líneas de:

Necesitamos que envíe los datos de ventas del año pasado este miércoles.

Falta mucho contexto que falta en esa solicitud, principalmente como esaactividadContribuye a cualquier resultado.

"El consejo de acción más grande es vincular proyectos de marketing y objetivos a resultados reales", comparte Barry Dyke, marketing enProveedor"Si puede enmarcar el valor de estos proyectos con un número, ya sea tasa de retención de clientes o valor de ventas potencial, es mucho más fácil hacer que el equipo preste atención y mueva elproyectohacia adelante."

Recuerde, otros departamentos están orientados a resultados como usted (especialmente los departamentos de ventas). Todos se preocupan por lograr sus propios objetivos y hitos.

Con eso en mente, se vería una solicitud de plazo más efectiva:

Tenemos que echar un vistazo a los datos de ventas del año pasado para averiguar cómo podemos ser más efectivos para generar clientes potenciales este trimestre (y, a su vez, ayudarlo a cumplir con su cuota de ventas). Por favor, tenga que los datos enviados a mí este miércoles.

Una declaración como esa incentiviza el departamento de ventas. Usted ha proporcionado contexto e informó sobre cómo completar ese relativamente pequeñotareaproducirá resultados mucho más grandes para la empresa (y ellos individualmente). Los has vinculado a la meta más grande, a diferencia de sacar una fecha arbitraria del aire delgado.

Si bien el juego de la culpa es tentador, también tiene algo de responsabilidad en esta relación.

Piense en la última vez que le dieron instrucciones realmente vagas, inútiles. ¿Qué hiciste? Si usted es como la mayoría de las personas, continuó empujando ese proyecto o tarea en el quemador trasero. Fuiste intimidado por la idea de comenzar, por lo que simplemente no empezaste.

Es normal, lo que significa que si no proporciona instrucciones claras, otros departamentos responderán de la misma manera.

"En cualquier momento, usted está en un papel especializado y un experto en una determinada práctica, comunica las cosas de una manera que no tiene sentido para alguien sin ese conocimiento", comparte el dique.

Proporciona el ejemplo de pedirle a un técnico de apoyo que escriba una publicación de blog o responda a una revisión. Es fácil olvidar que un técnico de apoyo no tiene la experiencia para hacer esas cosas de la misma manera que usted hace.

"Es nuestro trabajo como los vendedores guíen a estos otros equipos a través del proceso y les dan instrucciones específicas con el conocimiento de apoyo, para que puedan llevar a cabo estas tareas", agrega Dyke.

¿No estás seguro si estás siendo lo suficientemente claro? Proporcione a otros departamentos la oportunidad de hacerle preguntas o para una aclaración, antes de asumir que están avanzando con esa tarea. Es un acto simple que puede hacer un mundo de diferencia.

"Decir y hacerlos son con demasiada frecuencia diametralmente opuestos", dice David Taylor, principalmente crecer en Londres, "Si quieres que otros departamentos honren los plazos (y cualquier otra cosa para el caso), debes hacer lo que dices, no solo Lo que dijiste que ibas a hacer ".

Esto significa algunas cosas diferentes para su equipo.

En primer lugar, su departamento necesita tomar en serio sus propios plazos. Si otros equipos te ven, dejes que tus propios plazos se deslizan, pensará que pueden tratarlos con esa misma falta de atención.

En segundo lugar, necesita honrar los plazos que otros departamentos se ajusten a su equipo. "Si la gente ve que se entrega a tiempo cada vez, le respetarán, la ética de su trabajo y, con suerte, también sus plazos", dice Kubot.

La comunicación frecuente es importante, pero especialmente cuando ha establecido plazos más alejados en el futuro. Es fácil que las personas sean atrapadas en apagar los incendios y dejar que esos otros proyectos a largo plazo se deslicen desde el radar.

De ahí la importancia de mantener constantemente esa tarea de la mente. "Antes, durante, y después de cada proyecto, comuníquese constantemente", dice Taylor.

Él aconseja que debe hacer lo siguiente durante cada etapa de proyecto distinto:

"Cualquiera que trabaje en Marketing sepa que los líneas de tiempo son siempre evolucionados", dice Diane Domeyer, Director Ejecutivo del Grupo Creativo, "Las aprobaciones pueden demorar más de lo esperado y los obstáculos imprevistos, como los problemas técnicos, pueden surgir. "La comunicación continua y la empatía son clave para mantener los proyectos que avanzan hacia adelante y en la pista".

Al hacer una comunicación regular una prioridad, se asegura de que el otro departamento esté consciente de la tarea, cualquier cambio relevante, y la fecha límite que se aproxima, lo que hace que sea mucho más difícil para ellos, sin un segundo pensamiento.

A veces, no hay espacio para la negociación con una fecha límite: la fecha de finalización es firme. Pero, ¿cuando tienes alguna habitación de respiración extra? Involucrar a ese otro departamento en el proceso de establecer la fecha límite.

En lugar de decir: "Necesito esto por X Fecha", comienza esa conversación con algo más colaborativo, como: "¿Qué crees que es una línea de tiempo realista para hacer esto?"

"No solo ayuda a garantizar que la fecha límite sea realista, sino que ayuda a otros departamentos que se sienten respetados y una parte del proyecto", dice Kubot, "esto hace que sea más probable que correspiquen ese respeto por honrar la fecha límite. Tampoco tienen mucho terreno para quejarse de la fecha límite cuando lo han puesto ellos mismos ".

¿Quieres un ejercicio que usted y otros departamentos puedan hacer para establecer plazos más realistas? Este video lo rompe todo para ti:

¡Moviéndose hacia adelante (en el horario!)

Para que usted y su equipo realicen su trabajo de manera efectiva, necesita otros departamentos para respetar sus plazos. Pero, eso es a menudo más fácil decirlo que hacerlo.

Hay algunas estrategias diferentes que puede usar para obtener a otros dentro de su organización para respetar su horario y la línea de tiempo para proyectos, que incluyen:

Haz esas cosas, y estás seguro de presenciar algunas mejoras con el tiempo.

"Manténgase en ello", concluye Dyke: "No vas a tener a otros equipos entusiasmados con la comercialización y hacer que sean efectivos para ayudarlo durante la noche. Pero si sigues educando, promoviendo y explicando el valor, hará clic en eventualmente ".