6 Preguntas para solicitar al evaluar el mejor software para la gestión de proyectos.

Gestión de proyectosEs un campo desafiante.EQUIPOS DE PROYECTOSestán creciendo constantemente y cambian en el transcurso de unproyecto, hay múltiples canales de comunicación para administrar, y las necesidades del cliente siempre parecen estar evolucionando.

Tenga en cuenta el mercado competitivo siempre cambiante y la presión para encontrar continuamente procesos más eficientes, y el resultado es un ambiente cada vez más estresante.

Las hojas de cálculo y los correos electrónicos son ineficientes para administrar todas las bolas que un gerente de proyecto necesita para mantener en el aire. Confiar demasiado en estas herramientas puede llevar a errores de datos, errores erróneas, confusión y frustración, ya que la entrada es manual y las versiones de datos múltiples a menudo existen.

Su equipo se quemará, y sus proyectos se derrumbarán si no encuentra una mejor manera de organizar todas estas piezas y agilizar la colaboración y el trabajo.

Gestión de proyectos de softwareEs la solución obvia. Sin embargo, hoy en día, hay toneladas de opciones en el mercado, entonces, ¿cómo sabe cuál es el adecuado para su equipo?

Aquí están las 6 preguntas que debe solicitar reducir el campo de juego al evaluar las mejores herramientas para la gestión de proyectos.

1. ¿Hace que sea más fácil administrar el tiempo y los recursos de mi equipo?

A medida que se avanzan los proyectos, los requisitos de recursos cambiarán e intentarán rastrear los recursos disponibles, necesarios y asignados, es casi imposible en una hoja de cálculo simple.

Pero la falta de realizar el tiempo adecuado yAdministracion de recursosPuede conducir al fracaso del proyecto. De hecho,18% de los proyectos FAIl Debido a la pronóstica de los recursos, y el 21% falla debido a no tener un número adecuado de recursos disponibles.

Es importante buscar una herramienta de gestión de proyectos que le permitamonitorear la utilización general de los recursosy le permite volver a priorizar los proyectos y las tareas como requisitos y prioridades.

El mejor software de gestión de proyectos.Ofrece una vista de carga de trabajo robusta.Eso le muestra quién ha alcanzado la capacidad total, y que aún está disponible para asumir tareas adicionales.

Visualización de esta información en una línea de tiempo oformato de calendarioLe ayudará a visualizar qué tareas están en progreso ahora, y qué actividades están surgiendo. Luego puede usar esta información para priorizar, asignar y programar tareas de manera efectiva.

losEl mejor software de gestión de proyectos ofrece una línea de tiempo o Gráfico de ganttVer que también le permite agregar o reprogramar proyectos en un par de clics. Lo mejorHerramientas de gestión de proyectos.proporcionar la capacidad de arrastrar y soltar proyectos o tareas en la línea de tiempo para cambiar sus fechas de vencimiento y cambiar los plazos correspondientes de cualquierTareas dependientes o subtareños .

2. ¿Ayudará a mi equipo los proyectos de Jumpstart de manera rápida y efectiva?

Para crear un equilibrio entre robusto.planificaciónY la ejecución rápida, es importante buscar software que admita la creación y configuración del proyecto eficiente. Una mejor práctica en la gestión de proyectos es usar.Formas y plantillasPara ayudar en el procesamiento eficiente de nuevas tareas y proyectos.

Por ejemplo, 2 características clave incluidas en las mejores aplicaciones para la gestión de proyectos son:

Las mejores herramientas de gestión de proyectos en línea vienen con unaFunción de formulario de solicitud dinámica. Esta función cambia las preguntas del formulario según la información que proporciona el solicitante, ya que lo están llenando.

Por ejemplo, si su liderazgo técnico está solicitando un cambio de ingeniería, el formulario solicitará información diferente a la que su cable de ventas está solicitando un cambio en los términos y condiciones del contrato. De esta manera, los miembros del equipo no tienen que completar la información que es irrelevante para una solicitud en particular.

3. ¿Qué tan cerca podré rastrear el progreso de mi equipo?

A medida que su proyecto progrese ySu empresa crece y cambia, puede ser difícil rastrear y administrar proyectos sin la ayuda de una herramienta poderosa.. Intentar tomar detalles a través de conversaciones informales, reuniones de equipo o correos electrónicos pueden crear estragos a medida que se pierden las actualizaciones, mal entendidas u olvidadas.

El mejor software de gestión de proyectos para MAC o PC debería ayudarlo a rastrear el progreso de su equipo, por lo que no tiene que intentar mantener toda la información en su cabeza o en su bandeja de entrada. Necesita una herramienta que le permita mantenerse al día sin Micromenaging Your Equipo.

Busque el software que admite el trabajo de colaboración al permitirle ver lo que se está haciendo en tiempo real y que proporciona notificaciones automáticas cuando se progresan las tareas clave. También debe marcar tareas que están cayendo detrás o vencidas. Investigar elTasas de contrato de softwareque son alcanzables para su negocio.

Seleccione una herramienta que proporcione el nivel correcto de visibilidad a todas las partes interesadas relevantes. Por ejemplo:

4. ¿Se opira la colaboración, la retroalimentación y las aprobaciones?

Cuando promueves el trabajo en equipo yDiversidad de apoyo, la probabilidad de que el éxito del proyecto aumenta. Pero, sin un sistema que pueda respaldar la colaboración eficiente, el trabajo puede ser duplicado, se pueden perder las tareas, pueden ocurrir errores y la confusión puede surgir.

Es importante seleccionar una herramienta que pueda admitir elreunión de retroalimentacióny el procesamiento de aprobaciones para que la información valiosa no se pierda, y se mantiene un registro de seguimiento de todas las decisiones y cambios.

Confiando en los correos electrónicos o las unidades de computación compartidas pueden resultar en que la información está desaparecida, se duplique o no se está priorizando adecuadamente. Además, estas opciones no proporcionan un medio para rastrear revisiones y licenciaturas.

Las mejores aplicaciones de administración de proyectos le permiten traer todos los archivos y retroalimentación juntos en un solo lugar. Esto significa que los documentos pueden estar vinculados a sus proyectos o tareas asociadas, por lo que todos sepan dónde encontrarlos, y los colaboradores reciben alertas en tiempo real cuando hay un nuevo comentario o @mention, que racionaliza la comunicación.

El software también debe soportar pruebas y aprobaciones, lo que se llevará a cabo las conjeturas del proceso de revisión. La capacidad de marcar los documentos visualmente minimiza la retroalimentación ambigua y permite a los participantes ver los cambios y trabajar a través de ediciones conflictivas en tiempo real.

Algunos de los mejores software para la gestión de proyectos también.apoya las integracionesPara que los archivos puedan ser cargados directamente desde Google Docs, Box y otras herramientas de administración de activos. La gestión de las revisiones en un solo lugar crea un camino claro de edición y aprobación.

5. ¿Es lo suficientemente flexible para satisfacer las diversas necesidades y requisitos de mi equipo?

Con frecuencia,Software gratuito de gestión de proyectos.Se centra en ofrecer un solo aspecto de la gestión del proyecto o apoyar una única metodología. Por ejemplo, ¿qué sucede si su software solo admite una sola vista de la tarea y algunos miembros de su equipo les resulta difícil trabajar de esa manera?

Incluso la mejor herramienta de administración de proyectos fallará si su equipo se niega a usarlo. Uno de los métodos más efectivos paraAumentando la adopción del usuarioestá asegurándose de que el software pueda ser personalizado en sus estilos y preferencias de trabajo.

La capacidad de personalizar los siguientes 5 aspectos puede proporcionar la flexibilidad que su equipo requiere:

6. ¿Liberará a mi equipo de BusyWork y darnos más tiempo para ser estratégico?

Owywork es actividades que lo mantienen y su equipo ocuparon, pero no proporcionan mucho valor para su proyecto o su organización. Los ejemplos de trabajo de trabajo incluyen:

Estas tareas aún deben ocurrir, pero el objetivo es tener que ocupen la menor cantidad de tiempo posible. El mejor software para la gestión de proyectos ayudará a automatizar y agilizar estas tareas de bajo valor para liberarlo para enfocarse en los de alto valor.

Las soluciones líderes de gestión de proyectos centralizan las conversaciones en un solo espacio de trabajo compartido. Esto elimina la necesidad de confiar en correo electrónico, hojas de cálculo y otros medios desordenados, y le ahorra la molestia de combinar notas y elementos de acción de fuentes dispares.

Busque una herramienta que permita que toda la comunicación se mantenga en el contexto de proyectos, tareas o archivos específicos. De esta manera, todos saben siempre con qué se relaciona, y puede evitar correos electrónicos de resumen largos.

Capacidad de integraciónTambién es importante evaluar al seleccionar su software de gestión de proyectos. Querrá una solución que sea capaz de integrarse con las herramientas que su equipo ya utiliza diariamente, como Gmail o Slack.

Esta integración admite uno.Fuente única de la verdad , aunque todavía apoya el acceso y la entrada de información a través de las herramientas existentes. Su capacidad de "hablar entre sí" centraliza efectivamente la comunicación, mientras que aún permite que los contribuyentes funcionen, sin embargo, son más cómodos.

Las plantillas son una excelente manera de liberar a su equipo de trabajo ocupado dentro del proyecto. El mejor software para la gestión de proyectos le permitirá guardar tareas, iniciativas y estructuras comunes, por lo que puede simplemente clonarlos cada vez que inicie una nueva tarea, registre un nuevoriesgo, o proponer un nuevo cambio.

En lugar de comenzar desde cero, los componentes clave como las dependencias, la duración de la tarea, los cesionarios e informes se copian automáticamente. Sabiendo exactamente lo que implica tu nueva iniciativaPlanificacióny la ejecución menos estresante y más eficiente para todos los involucrados.

Descubre el mejor software para la gestión de proyectos.

Con cientos de herramientas de gestión de proyectos en el mercado, encontrar el mejor para su equipo puede tomar algún trabajo. Preguntar estas 6 preguntas te ayudará aIdentificar las características claveEso es importante para su equipo y reduce sus opciones. Echa un vistazo a nuestras selecciones paraLos mejores sitios de revisión de software de gestión de proyectos. .

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