6 spørgsmål til at spørge, når du evaluerer den bedste software til projektledelse

Projektledelseer et udfordrende felt.Projektholdvokser konstant og ændrer sig i løbet af enprojekt, Der er flere kommunikationskanaler til at styre, og kundernes behov synes altid at udvikle sig.

Tage hensyn til den stadigt skiftende konkurrencedygtige markedsplads og presset for løbende at finde mere effektive processer, og resultatet er et stadig mere stressende miljø.

Regneark og e-mails er ineffektive for at styre alle de bolde, som en projektleder skal holde i luften. At stole for tungt på disse værktøjer kan føre til datafejl, miscommunications, forvirring og frustration, da indgangen er manuel, og flere data versioner eksisterer ofte.

Dit hold vil brænde ud, og dine projekter vil falde fra hinanden, hvis du ikke finder en bedre måde at organisere alle disse stykker og strømline samarbejdet og arbejde.

Software Project Managementer den oplagte løsning. Men der er masser af muligheder på markedet i dag, så hvordan ved du, hvilken er den rigtige til dit hold?

Her er de 6 spørgsmål, du bør bede om at indsnævre spilområdet, når du vurderer de bedste værktøjer til projektledelse.

1. Gør det lettere at styre mit holds tid og ressourcer?

Som projekter fremskridt vil ressourcekrav ændres, og forsøge at spore ressourcer til rådighed, nødvendige, og tildelt er ved siden af ​​umuligt i et simpelt regneark.

Men manglende gennemførelse af korrekt tid ogressourcestyringkan føre til projektfejl. Faktisk,18% af projekterne FAIJeg på grund af dårlig ressource prognoser, og 21% mislykkes på grund af ikke at have et tilstrækkeligt antal tilgængelige ressourcer.

Det er vigtigt at kigge efter et projektstyringsværktøj, der giver dig mulighed for atOvervåg den samlede ressourceudnyttelseog giver dig mulighed for at prioritere projekter og opgaver, som krav og prioriteter ændres.

Den bedste projektstyringssoftwaretilbyder en robust arbejdsbyrde visningDet viser dig, der har nået fuld kapacitet, og hvem er stadig tilgængelig for at påtage sig yderligere opgaver.

Visning af disse oplysninger i en tidslinje ellerkalenderformatvil hjælpe dig med at visualisere hvilke opgaver der er i gang nu, og hvilke aktiviteter kommer op. Du kan derefter bruge disse oplysninger til at prioritere, tildele og planlægge opgaver effektivt.

DetBedste projektstyringssoftware tilbyder en tidslinjeellerGantt kortSe, der også giver dig mulighed for at tilføje eller omlægge projekter i et par klik. Det bedsteProjektledelsesværktøjergive mulighed for at trække og slippe projekter eller opgaver på tidslinjen for at ændre deres forfaldsdatoer, og skift de tilsvarende frister for nogenafhængige opgaver.ellersubtasks. .

2. Vil det hjælpe mit hold jumpstart projekter hurtigt og effektivt?

For at skabe en balance mellem robustplanlægningOg hurtig udførelse, det er vigtigt at søge efter software, der understøtter effektiv projektoprettelse og opsætning. En bedste praksis i projektledelsen er at brugeformularer og skabelonerat hjælpe med effektiv behandling af nye opgaver og projekter.

For eksempel er 2 nøglefunktioner inkluderet i de bedste apps til projektstyring:

De bedste online projektstyringsværktøjer kommer med enDynamisk anmodningsformularfunktion. Denne funktion ændrer formularens spørgsmål baseret på de oplysninger, som anmelderen giver, når de udfylder det.

For eksempel, hvis din tekniske ledelse anmoder om en teknisk ændring, vil formularen spørge om forskellige oplysninger, end hvis din salgsledning anmoder om en ændring af kontraktvilkårene. På denne måde har teammedlemmer ikke at udfylde oplysninger, der er irrelevant for en bestemt anmodning.

3. Hvor nøje vil jeg kunne spore mit holds fremskridt?

Som dit projekt skrider frem ogDin virksomhed vokser og ændrer sig, det kan blive svært at spore og styre projekter uden hjælp fra et kraftfuldt værktøj. Forsøger at tage detaljer gennem uformelle samtaler, holdmøder eller e-mails kan skabe kaos, da opdateringer går tabt, misforstået eller glemt.

Den bedste projektstyringssoftware til Mac eller PC skal hjælpe dig med at spore dit holds fremskridt, så du behøver ikke forsøge at holde alle oplysningerne i dit hoved eller din indbakke. Du har brug for et værktøj, der giver dig mulighed for at holde dig opdateret uden Micromanaging dit team.

Se efter software, der understøtter samarbejdsarbejde, ved at give dig mulighed for at se, hvad der gøres i realtid, og det giver automatiske meddelelser, når nøgleopgaver er kommet frem. Det skal også markere opgaver, der falder bag eller forfaldne. ForskningSoftwarekontrakt satserder er opnåelige for din virksomhed.

Vælg et værktøj, der giver det rigtige synsniveau for alle relevante interessenter. For eksempel:

4. Vil det strømline samarbejdet, feedback og godkendelser?

Når du fremmer teamwork ogStøtte mangfoldighed, sandsynligheden for, at projektsuccesen øges. Men uden et system, der kan understøtte et effektivt samarbejde, kan arbejdet duplikeres, opgaver kan gå glip af, kan der opstå fejl, og forvirring kan opstå.

Det er vigtigt at vælge et værktøj, der kan understøtteindsamling af feedback.og behandlingen af ​​godkendelser, så værdifulde oplysninger ikke går tabt, og en track record holdes af alle beslutninger og ændringer.

Stole på e-mails eller delte computerdrev kan resultere i, at information mangler, bliver dupliceret eller ikke korrekt prioriteres. Plus, disse muligheder giver ikke mulighed for at spore revisioner og sign-offs.

De bedste projektledelsesapplikationer giver dig mulighed for at medbringe alle filer og feedback sammen på ét sted. Det betyder, at dokumenter kan knyttes til deres tilknyttede projekter eller opgaver, så alle ved, hvor man finder dem, og samarbejdspartnere modtager real-time advarsler, når der er ny kommentar eller @mention, strømlining af kommunikation.

Softwaren skal også understøtte korrektur og godkendelser, hvilket vil tage gættet ud af revisionsprocessen. Evnen til at visuelt markere dokumenter minimerer tvetydig feedback og giver deltagerne mulighed for at se hinandens ændringer og arbejde gennem modstridende redigeringer i realtid.

Nogle af de bedste software til projektledelse ogsåstøtter integrationerSå filer kan uploades direkte fra Google Docs, Box og Andet Asset Management Tools. Håndtering af revisioner på et enkelt sted skaber en klar redigerings- og godkendelsesspor.

5. Er det fleksibelt nok til at opfylde mit holds forskellige behov og krav?

Tit,Gratis Project Management Softwareer fokuseret på at tilbyde kun et aspekt af projektledelse eller kun støtte en metode. For eksempel, hvad hvis din software kun understøtter en enkelt opgavevisning, og nogle medlemmer af dit hold finder det svært at arbejde på den måde?

Selv det bedste projektstyringsværktøj vil mislykkes, hvis dit hold nægter at bruge det. En af de mest effektive metoder tiløget bruger adoptionSørg for, at softwaren kan tilpasses til deres arbejdsstil og præferencer.

Evnen til at tilpasse følgende 5 aspekter kan give fleksibiliteten, som dit hold kræver:

6. Vil det frigøre mit hold fra travlt arbejde og give os mere tid til at være strategisk?

Businesswork er aktiviteter, der holder dig og dit hold besat, men giver ikke meget værdi for dit projekt eller din organisation. Eksempler på Busywork omfatter:

Disse opgaver skal stadig forekomme, men målet er at få dem til at tage op så lidt tid som muligt. Den bedste software til projektstyring vil hjælpe med at automatisere og strømline disse lavværdige opgaver for at frigøre dig for at fokusere på de høje værdier.

Ledende projektledelsesløsninger centraliser samtaler i et enkelt delt arbejdsområde. Dette fjerner behovet for at stole på e-mail, regneark og andre rodetmedier, og det sparer dig besværet med at kombinere noter og handlingsvarer fra forskellige kilder.

Se efter et værktøj, der gør det muligt at opbevare al kommunikation i forbindelse med specifikke projekter, opgaver eller filer. På denne måde ved alle altid, hvad det relaterer til, og du kan undgå lange recap-e-mails.

Integrationskapaciteter også vigtigt at evaluere, når du vælger din projektstyringssoftware. Du vil have en løsning, der er i stand til at integrere med værktøjerne, som dit hold allerede bruger dagligt, såsom Gmail eller Slack.

Denne integration understøtter enEnkelt kilde til sandhed , mens du stadig understøtter adgangen og indtastning af oplysninger gennem de eksisterende værktøjer. Deres evne til at "tale med hinanden" effektivt centraliserer kommunikationen, mens de stadig tillader bidragsydere at arbejde, men de er mest komfortable.

Skabeloner er en fantastisk måde at frigøre dit hold fra travlt arbejde i projektet. Den bedste software til projektledelse giver dig mulighed for at spare almindelige opgaver, initiativer og strukturer, så du kan simpelthen klone dem hver gang du starter en ny opgave, log en nyrisiko, eller foreslå en ny ændring.

I stedet for at starte fra bunden, kopieres nøglekomponenter som afhængigheder, opgavevarighed, addresser og rapporter automatisk. At vide præcis, hvad dit nye initiativ indebærer gørplanlægningog udførelse mindre stressende og mere effektiv for alle involverede.

Oplev den bedste software til projektledelse

Med hundredvis af projektledelsesværktøjer på markedet kan det være nødvendigt at finde det bedste til dit hold. Spørg disse 6 spørgsmål vil hjælpe dig medIdentificer nøglefunktionerneDet er vigtigt for dit hold og indsnævre dine muligheder. Tjek vores valg tilDen bedste projektstyringssoftware anmeldelse websteder .

Hvorfor ikkePrøv udUDN Task ManagerGRATIS i dag?Vores prisbelønnede projektstyringsplatform kan være præcis, hvad du har brug for at Jumpstart-projekter, strømline samarbejdet, gøre smartere beslutninger og så meget mere.