6 питань, щоб запитати при оцінці найкращого програмного забезпечення для управління проектами

Управління проектамице складне поле.Команди проектупостійно зростають і змінюються протягом курсупроект, є кілька каналів зв'язку для управління, а клієнт потребує, здається, розвиваються.

Враховуйте постійно мінливий конкурентний ринок та тиск, щоб постійно знаходити більш ефективні процеси, і результат є все більш напруженим середовищем.

Електронні таблиці та електронні листи неефективні для управління всіма кулями, які менеджер проекту повинен тримати в повітрі. Покладаючись занадто сильно на цих інструментах, може призвести до помилок даних, неправильних спілкування, плутанини та розчарування, оскільки вхід - це ручне, і часто існують декілька версій даних.

Ваша команда буде спалити, і ваші проекти розвалиться, якщо ви не знайдете кращого способу організації всіх цих творів та спрощення співпраці та роботи.

Управління програмним забезпеченнямє очевидним рішенням. Однак сьогодні є тонни варіантів на ринку, так як ви знаєте, що є правильним для вашої команди?

Ось 6 питань, які ви повинні попросити звузити ігрове поле при оцінці найкращих інструментів для управління проектами.

1. Чи робить це легше керувати часом та ресурсами моєї команди?

Оскільки прогрес проектів, вимоги до ресурсів зміняться, і намагаючись відстежувати доступні ресурси, необхідні та призначені, - це неможливо в простому таблиці.

Але невиконання належного часу іуправління ресурсамиможе призвести до невдачі проекту. Насправді,18% проектів FAIL Через погане прогнозування ресурсів, а 21% не вдається, що не мають достатньої кількості наявних ресурсів.

Важливо шукати інструмент керування проектом, який дозволяє вамМонітор загального використання ресурсіві дозволяє вам попереджати пріоритети проектів та завдань, як змінити вимоги та пріоритети.

Найкраще програмне забезпечення управління проектамипропонує надійний вигляд навантаженняЦе показує, хто досяг повної потужності, і хто все ще доступний для отримання додаткових завдань.

Перегляд цієї інформації в часовій шкалі абоФорма календарядопоможе вам візуалізувати, які завдання тримаються зараз, і які заходи підходять. Потім ви можете використовувати цю інформацію для визначення пріоритетів, призначити та запланувати завдання ефективно.

ТочнийНайкраще програмне забезпечення управління проектами пропонує часову шкалуабоГрафік GanttПереглянути, що також дозволяє додавати або перепланувати проекти в пару клацання. КращийІнструменти управління проектамиНадайте можливість перетягування та падіння проектів або завдань на часовій шкалі, щоб змінити їхні дати, а також змінити відповідні терміни будь-якоїЗалежні завданняабопідваски .

2. Чи буде вона швидко та ефективно та ефективно та ефективно використовувати свою команду?

Для того, щоб створити баланс між надійнимплануванняі швидке виконання, важливо шукати програмне забезпечення, яке підтримує ефективне створення та налаштування проекту. Одна найкраща практика управління проектами є використанняФорми та шаблонидопомогти у ефективній обробці нових завдань та проектів.

Наприклад, 2 основні функції, включені в найкращі програми для управління проектами, є:

Найкращі інструменти управління проектами приходять з aфункція динамічної форми запиту. Ця функція змінює форму на основі інформації, яку запитувальник забезпечує, як вони заповнюють його.

Наприклад, якщо ваш технічний свинцем запитує інженерну зміну, форма буде підказувати іншу інформацію, ніж якщо ваш продаж проводить запит на зміну умов договору. Таким чином, члени команди не повинні заповнювати інформацію, яка не має значення для певного запиту.

3. Наскільки тісно я зможу відстежувати прогрес своєї команди?

Як ваш проект прогресує іВаше підприємство зростає та змінюється, це може стати складним для відстеження та управління проектами без допомоги потужного інструменту. Спроба взяти докладно через неформальні розмови, зустрічі команди, або електронні листи можуть створювати Havoc, оскільки оновлення втрачені, неправильно зрозумілі або забуті.

Найкраще програмне забезпечення для управління проектами для Mac або ПК має допомогти вам відслідковувати прогрес вашої команди, тому вам не доведеться спробувати зберегти всю інформацію у вашій голові або в папці "Вхідні". Вам потрібен інструмент, який дозволяє залишатися в курсі без мікропорожнення вашої команди.

Шукайте програмне забезпечення, яке підтримує спільну роботу, дозволяючи побачити те, що робиться в режимі реального часу, і надає автоматичні сповіщення, коли ключові завдання прогресуються. Це повинно також заповнити завдання, які падають або прострочені. ДосліджуватиСтавки контракту програмного забезпеченняякі досяжні для вашого бізнесу.

Виберіть інструмент, який забезпечує правильний рівень видимості всім відповідним зацікавленим сторонам. Наприклад:

4. Чи буде він спростити співпрацю, відгуки та схвалення?

Коли ви рекламуєте спільну роботу іПідтримка різноманіття, вірогідність успіху проекту збільшується. Але, без системи, яка може підтримувати ефективну співпрацю, робота може бути дубльованою, завдання можуть бути пропущені, можуть виникнути помилки, і може виникнути плутанина.

Важливо вибрати інструмент, який може підтримуватиЗбір зворотного зв'язкуІ обробка схвалень, щоб цінна інформація не втрачена, а також зберігається запис з усіх рішень та змін.

Покладаючись на електронні листи або спільні комп'ютерні диски можуть призвести до відсутності інформації, який не вистачає, дублювання, або не належним чином пріоритетним. Крім того, ці параметри не забезпечують засобу для відстеження переглядів та реєстрацій.

Найкращі програми управління проектами дозволяють привести всі файли та відгуки разом у одному місці. Це означає, що документи можуть бути пов'язані з асоційованими проектами або завданнями, тому всі знають, де їх знайти, а співробітники отримують сповіщення в режимі реального часу, коли є новий коментар або @mention, оптимізація зв'язку.

Програмне забезпечення також має підтримувати перевірку та затвердження, які будуть приймати здогадку з процесу перегляду. Можливість візуально розмістити документи мінімізує неоднозначні відгуки та дозволяє учасникам бачити зміни один одного та працювати через конфліктуючі зміни в режимі реального часу.

Деякі з найкращих програмного забезпечення для управління проектами такожПідтримує інтеграціїТаким чином, файли можуть бути завантажені безпосередньо з Документів Google, коробки та інших інструментів управління активами. Керування змінами в одному місці створює чітке редагування та затвердження.

5. Чи достатньо, щоб задовольнити різноманітні потреби та вимоги моєї команди?

Часто,Безкоштовне програмне забезпечення управління проектамизосереджено на тому, що пропонує лише один аспект управління проектами або підтримувати лише одну методологію. Наприклад, що, якщо ваше програмне забезпечення підтримує лише окреме завдання, і деякі члени вашої команди вважають, що це важко працювати?

Навіть найкращий інструмент керування проектом буде зазнати невдачі, якщо ваша команда відмовляється використовувати його. Один з найбільш ефективних методів дляЗбільшення прийняття користувачівПереконайтеся, що програмне забезпечення може бути налаштоване до своїх стилів та уподобань.

Можливість налаштування наступних 5 аспектів може забезпечити гнучкість, яку ваша команда вимагає:

6. Чи буде це звільнити мою команду від зайнятості і дати нам більше часу бути стратегічним?

Busywork - це діяльність, яка зберігає вас, і ваша команда зайняла, але не забезпечують значне значення для вашого проекту або вашої організації. Приклади зайнятості включають:

Ці завдання все ще повинні відбуватися, але мета полягає в тому, щоб вони займаються якомога менше часу. Найкращим програмним забезпеченням для управління проектами допоможе автоматизувати та оптимізувати ці низькі цінні завдання, щоб звільнити вас до зосередження уваги на високому.

Провідні рішення управління проектами централізувати розмов у єдиний спільний робочий простір. Це усуває необхідність покладання по електронній пошті, таблиці та інших брудних середовищах, і це заощаджує вам проблему поєднання нот і предметів дій з розбіжних джерел.

Шукайте інструмент, який дозволяє зберігати всі повідомлення у контексті конкретних проектів, завдань або файлів. Таким чином, кожен завжди знає, що це стосується, і ви можете уникнути довгих електронних листів.

Можливість інтеграціїТакож важливо оцінити при виборі програмного забезпечення для управління проектами. Ви хочете, щоб рішення, яке здатне інтегрувати з інструментами, яку ваша команда вже використовує щодня, наприклад, Gmail або Slack.

Ця інтеграція підтримує однуєдине джерело істини , одночасно підтримуючи доступ та введення інформації через існуючі інструменти. Їх здатність "поговорити один з одним" ефективно централізує спілкування, одночасно дозволяючи учасникам працювати, однак вони найбільш комфортні.

Шаблони - це чудовий спосіб звільнити свою команду від зайнятості в рамках проекту. Найкраще програмне забезпечення для управління проектами дозволить вам зберегти спільні завдання, ініціативи та структури, тому ви можете просто клонувати їх кожного разу, коли ви запускаєте нове завдання, журнал новогоризикабо пропонують нові зміни.

Замість того, щоб починати з нуля, ключові компоненти, такі як залежності, тривалість завдання, правопорушення та звіти автоматично копіюються. Знаючи саме те, що робить ваша нова ініціатива робитьплануванняі виконання менш стресового та більш ефективного для всіх, хто бере участь.

Відкрийте для себе найкраще програмне забезпечення для управління проектами

З сотнями інструментів управління проектами на ринку, знаходження найкращого для вашої команди може зайняти деяку роботу. Запитуючи ці 6 питань допоможе вамВизначте основні функціїЦе важливо для вашої команди та вузькі варіанти. Ознайомтеся з нашими виборамиНайкращі сайти програмного забезпечення для управління проектами .

Чому ніспробуватиДиспетчер завдань UDNБЕЗКОШТОВНО сьогодні?Наша нагородами платформи управління проектами може бути саме тим, що вам потрібно, щоб стрибати проекти, спрощення співпраці, розумніші рішення та набагато більше.